档案业务培训班-曾都区档案局.ppt

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1、档案业务培训班档案业务培训班湖北省机档案工作业务建设规范湖北省机档案工作业务建设规范1 11 1学习要求通过学习要掌握的主要内容：文书档案：文书档案价值鉴定最主要的方法、本单位“三合一”制度保管期限的划分、“件”的定义。还要结合单位实际，说说你单位选择的文书档案分类方法的可行性。科技档案：科研档案的分类方法、科技档案底图的保管方法、什么是科技档案保管期限表？1 12 2电子档案：电子档案的定义、电子文件在管理过程中应做到的“三个确保”。档案编研利用：什么是组织机构沿革？档案利用工作的指导思想、以及如何做好本单位的档案利用工作？档案保管及法律法规：什么是露点温度？档案违法行为应具备的条件有哪些？

2、等等。1 13 3一、档案的概念一、档案的概念中华人民共和国档案法在定义档案概念时指出：“本法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”1 14 4湖北省档案管理条例规定：档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动，直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种形式的历史记录。1 15 5二、档案工作机构与人员二、档案工作机构与人员机关应建立综合档案室，配备档案人员，集中统一管理机关各种门类和载体的档案。在行政中心（大楼）

3、集中办公的多个机关，可以建立联合档案室性质的档案（文件）管理中心，集中管理大楼内多个机关的档案。1 16 6三、档案工作主要任务三、档案工作主要任务（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关、本系统档案工作规章制度。（二）按照中华人民共和国档案法和湖北省档案管理条例的规定，向同级档案行政管理部门办理档案登记。（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，确保档案的齐全、完整、安全。（四）运用现代化手段，积极开发利用档案信息资源，为机关各项工作服务。（五）按照中华人民共和国政府信息公开条例及相关规定，向同级国家综合档案馆报送政府公开信息。按照中华人民共和国档案法实施办法规定，向同级国家

4、综合档案馆移交档案资料。（六）对机关各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作和系统档案工作进行业务监督和指导。（七）完成上级领导交办的其它工作。1 17 7四、档案工作职责四、档案工作职责1 1、区档案局职责、区档案局职责2、镇（办）人民政府职责镇（办）人民政府职责3、机关、团体、企业事业单位和其他组织机关、团体、企业事业单位和其他组织及其职责及其职责4、档案工作人员的基本素质档案工作人员的基本素质1 18 8区档案局职责区档案局职责中华人民共和国档案法第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织档案工

5、作实行监督和指导。”中华人民共和国档案法实施办法第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照档案法第六条第二款的规定，履行下列职责：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”1 19 9镇（办）人民政府职责镇（办）人民政府职责中华人民共和国档案法第六条规定：“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”湖北省档案管理条例第六

6、条规定：“乡、民族乡、镇人民政府和街道办事处应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”1 11010机关、团体、企业事业单位和其他机关、团体、企业事业单位和其他组织及其职责组织及其职责中华人民共和国档案法第七条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”中华人民共和国档案法实施办法第九条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照档案法第七条的规定，履行下列职责：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；指导本单位文件、资料的形

7、成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。”湖北省档案管理条例第七条规定：“各机关、团体、企事业单位和其他组织应当按照国家规定加强档案工作，其档案工作机构或者档案工作人员负责本单位的档案工作，并对本系统或者所属单位的档案工作进行监督和指导。”1 11111档案工作人员的基本素质档案工作人员的基本素质中华人民共和国档案法第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是用国家法律形式确定下来的我国档案工作人员的基本素质。湖北省档案管理条例第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律、具备专业知识，并经培训考核取

8、得岗位资格证书。”1 11212五、档案用房及设施设备五、档案用房及设施设备（一）档案用房机关应设置档案库房、阅档室和档案员办公室，并实行三室分开。成立满20年和实物档案多的机关，还应建立实物档案室。形成档案特别多的机关，应根据工作需要设置档案整理和信息化等技术工作用房。档案用房应相对集中，不宜设在楼房的最高或最底层，以利于档案安全管理和防潮、防漏。安装密集架的档案库房地面活荷载不应小于12kNm2（1Kg等比于9.8N）。库房应安装铁门、铁窗。实物档案室是保管和展示本单位实物档案的专门场所，具有实物档案保管和陈列双重功能。1 11313（二）设施设备机关档案室应配备密集架或铁皮柜、防磁柜等标

9、准档案装具，配置防火、防盗报警系统及灭火器材等安全管理设施和除湿机、空调机、温湿度记录仪、计算机、扫描仪等基本设备。1 11414六、档案工作制度六、档案工作制度（一）本机关档案工作制度1、机关档案分类方案、归档范围、保管期限表（简称机关档案、机关档案分类方案、归档范围、保管期限表（简称机关档案“三三合一合一”制度，格式见附件制度，格式见附件1）。）。分类方案按档案门类结合机关档案分类方法编制；归档范围应涵盖机关形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的文件材料；保管期限应符合国家相关规定。各级直属一级机关档案“三合一”制度应报送同级档案行政管理部门审批；垂直管理机关档案“三合一”制度应

10、报送同级档案行政管理部门备案；二级以下单位档案“三合一”制度应报送主管机关审批。2、档案管理制度。、档案管理制度。对本机关文件材料收集、整理、归档，档案保管、保密、统计、鉴定和销毁等作出规定。3、档案利用制度。、档案利用制度。对利用档案的权限、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈等作出规定。（二）系统档案工作制度对机关直属单位和系统档案工作的监督管理和专业档案管理工作作出规定。1 11515七、归档文件材料的收集七、归档文件材料的收集（一）收集范围反映本单位职能活动、历史面貌、单位和个人权益的各种门类和载体的文件材料均应收集归档。同时收集与档案有关的资料。文件材料具体收集范围按经过批准的机

11、关档案“三合一”制度执行。实行无纸化办公的机关，应做到电子文件与纸质文件双套制归档。属于国家所有的档案，任何单位和个人不得拒绝归档或据为己有。国家禁止归档的文件材料，不得擅自归档。（二）归档时间机关文书文件材料于次年6月底前归档。基建文件材料于项目结束（竣工）或中止后3个月内归档。设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修文件材料在工作结束后归档。会计文件材料由财务部门按年度整理归档，在财务部门保存一年后向综合档案室移交。专业文件材料一般随办随归或于次年上半年归档，国家有特殊规定的按其规定执行。声像材料、电子文件、实物等即时归档。（三）归档责任与要求文件材料由承办部门负责收集、整理、归档，由承办

12、部门负责人签字负责。归档文件材料应齐全完整，整理质量应符合相关标准、规范的要求。移交档案、资料应填写档案交接文据（格式见附件2）；移交电子档案应填写归档电子文件移交、接收检验登记表（格式见附件3）。1 11616八、归档文件材料的整理八、归档文件材料的整理归档文件材料的整理原则是：遵循形成规律，保持有机联系，区分保管期限，便于管理和利用。（一）全宗的设立具有独立法人资格的立档单位设立全宗。内设机构不设立全宗。派出性机构一般不单独设立全宗。机关档案全宗的具体设立与编号由同级档案局（馆）确定。全宗名称用机构全称或规范化的简称。联合全宗应并列列出单位名称。乡、镇、街道办事处汇集全宗名称直接用其行政区

13、划名称。机构更名后的全宗名称用当前的机构名称，变更前名称在全宗介绍和整理说明中说明。1 11717（二）文书文件材料的整理2000年以前形成的文书文件材料，按文书档案案卷格式（GB/T9705）的规定，立卷整理。2001年以后形成的文书文件材料，按归档文件整理规则（DA/T22）和湖北省归档文件整理实施细则（鄂档规20117号）的规定,以件为单位整理。通过分件、装订、分类、划分保管期限、排列、编号（档号编制方法见附件4）、编目、装盒、排架等步骤完成整理工作。1 11818湖北省归档文件整理实施细则归档章式样（注：标有“*”号为选择项，下同）17171919归档文件目录表头式样1 12020归档

14、文件目录封面式样1 12121备考表式样1 12222科技文件材料的整理科技管理性文件材料归入文书档案。科技项目形成的文件材料遵照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822）的规定，按项目集中、赋予代号、立卷整理。通过分类、组卷、排列、编号、编目、装订、装盒等步骤完成整理工作。1 123231、基建文件材料整理。、基建文件材料整理。基建文件材料参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28）的规定整理。基建项目多的单位，应按项目性质或用途对项目进行分类；项目少的单位可不对项目进行分类。基建档案应按项目归档顺序编制项目代号。同一项目的文件材料一般可按项目前期、设计、施工、监

15、理、竣工、验收、组织管理及运行与维护等建设管理流程组卷、排列。项目复杂的，可在项目内按单项工程分类整理。技术图纸按专业组卷，按图纸编号排列卷内文件，在图纸图标附近空白处加盖档号章；其它文件材料在每份文件材料首页上方空白处盖档号章。文件材料采用整卷装订或单件装订方式。编制卷内目录和案卷目录（格式见附件5）。1 124242、设备仪器文件材料整理。、设备仪器文件材料整理。设备仪器（以下简称“设备”）多的单位，应按设备用途对设备进行分类；设备少的单位可不对设备进行分类。设备档案按台（套）集中，按归档顺序编制设备代号。同一台（套）设备的文件材料一般可按立项审批、采购、开箱验收、安装调试、运行维护等阶段

16、组卷、排列。1 125253、科研文件材料整理。、科研文件材料整理。科研文件材料按照科学技术研究课题档案管理规范（DA/T2）的规定整理。科研项目多的单位，应按科研性质对课题进行分类；科研项目少的单位可不对课题进行分类。科研档案按课题集中，按归档顺序编制课题代号。同一科研项目的文件材料一般按课题立项、研究方案、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用、组织协调等科研流程组卷、排列。1 12626（四）会计文件材料的整理（四）会计文件材料的整理财务管理性文件归入文书档案。会计核算材料按会计档案管理办法、会计档案案卷格式（DA/T39）等规定整理。会计文件材料分为凭证、账簿、财务报告和其他四类，立卷

17、整理。凭证按会计科目、性质结合时间组卷；账簿一般一本一卷；财务报告中的年度与月度报告分别组卷；其他类材料一种一卷。卷内材料编页号。案卷按类型时间顺序排列，一般编制跨年度大流水案卷号，案卷数量特别多的单位可分年度编制小流水案卷号。1 12727会计档案需要注意的问题1、会计档案属专门档案，涉及法律和经济责任，因此移交归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。2、归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。3、电算化核算材料的归档要求是“双轨制”，即电子核算材料、打印输出的纸质核算材料一并归档。另外，会计软件的文档及软件程序，也应作为电算化核算材料的重要组成

18、部分，不可缺少。（这是因为有应用软件，才能打开存储在媒介上的数据）4、会计档案移交要严格按照会计档案管理办法执行。交接双方要办理交接手续。移交单位要编制会计档案的移交清册。双方按照移交清册内容逐项交接。交接后，双方经办人应在移交清册上签名或盖章。会计档案档案移交目录（封面）；会计档案的移交清册（会计档案案卷目录（用纸代即可）；会计档案移交说明。1 12828（五）声像材料的整理（五）声像材料的整理1、照片的整理。、照片的整理。照片档案按湖北省照片档案规范管理指导意见（鄂档规20112号）的规定整理。2、录音录像的整理。、录音录像的整理。录音、录像带分别整理。一般按“保管期限年度问题”分类。“问

19、题”可分为会议、视察检查、其他活动等。录音、录像档案少的单位可不设“问题”类。保管期限参照文书档案确定。录音、录像档案以件（盘、盒）为单位在保管期限内编制大流水档号，编制声像档案目录。模拟录音、录像文件应转换为数码文件保存。1 12929（六）电子文件材料的整理电子文件按电子文件归档与管理规范（GB/T18894）的规定整理。电子文本文件应按国家规定的通用格式存储。归档电子文件应进行真实性、完整性、有效性检验。电子文件可采用在线或离线方式归档。离线备份介质按载体类型分类，按年度排列、编号，编制目录。离线备份介质应编制标签，注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称、文件格式和软硬件应用环境等元

20、数据。1 13030电子文件归档注意事项电子文件归档注意事项1、要求：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。2、格式：符合国标电子文件归档与管理规范（GB/18894-2002）中推荐的格式。3、归档整理：应按本单位档案分类方案进行分类、排列与编号，一个归档年度的电子文件应集中拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的电子文件不应存储在同一盘载体中。还应将其背景信息、元数据、应用程序等一并归档，以确保归档电子文件的完整性、有效性和安全。4、归档份数：把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性好的

21、载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存，并分别用ABC符号表示套别。1 13131（七）实物的整理实物分为奖品、印章、字画、赠品和其他类，按形成或针对年度顺序排列、编号，编制实物档案保管单位目录。1 13232实物档案的整理方法实物档案的整理方法1、鉴定。一是根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。三是归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。2、分类。归档实物应在其全宗实物类别内，按照年度或类别年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立

22、档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。3、排列。根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式：全宗号实物件号。格式：全宗号实物年度件号。格式：全宗号实物类别年度件号。4、编号。(全宗号)Sw(年度)(类别)(件号)(参见号)长宽=5516mm1 13333（八）专业文件材料的整理专业文件材料一般按专业性质分类，以项目为单位组卷，以件为单位排列、编号，编制案卷目录。国家有专门规定的按其规定。按管理对象建立的专业档案，一般按照一人（户、案件等）一档、一档一号的原则立卷整理。机关编辑的图书和期刊等按书刊名称组卷。卷内文件材料按印刷本在前，定稿在后

23、的顺序排列。编制卷内文件目录和案卷目录。1 13434九、档案的保管九、档案的保管（一）防护措施。库房应采取防火、防盗、防高温、防潮、防水、防尘、防紫外线、防有害生物等管理措施，保持清洁卫生，禁放杂物。磁性载体档案应采取防磁措施。（二）柜架及档案排列。档案柜架与窗户垂直排放。档案应分门别类，按从上至下，从左至右的顺序排列。永久、长期或30年保管期限的档案可接续排列；短期或10年保管期限的档案宜单独排列。档案柜架标签（格式见附件6）应标明档案门类及类别、起止年度、保管期限等。1 13535（三）温湿度控制。库房应做好温湿度控制和记录（格式见附件7，档案数量多的单位宜采用自动周记仪）工作。库房温度

24、应控制在14-24之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。温湿度记录保存2年。（四）定期检查。室藏档案应每年进行一次全面清点检查。档案人员调整时，应对档案进行清点交接。（五）建立全宗卷。机关应按全宗卷规范（DA/T12）的规定建立全宗卷。存放全宗介绍、组织沿革和档案管理过程中形成的各种备查文件材料。1 13636十、档案的移交十、档案的移交（一）移交期限。县（市、区）直及乡镇、街道办事处机关自形成之日起满10年的永久、长期或30年保管期限的档案向县（市、区）级国家综合档案馆移交。国家另有规定的从其规定。撤销单位应及时将全部档案向同级国家综合档案馆或接续其职能的机关移交。个别单位利用和变更频繁

25、的专业档案，经省以上档案行政管理部门同意可以延期移交。立档单位因保管条件不善，可能导致档案损毁的，经档案馆同意，可以提前向档案馆移交档案。1 13737（二）移交要求。移交档案的整理质量应符合相关规定；纸质档案和相关目录及资料同时移交；电子档案按国家规定和档案行政管理部门的统一要求移交；涉密档案在移交前应进行解密鉴定；移交目录的份数按当地档案局（馆）的规定执行。我区在建馆后，各地各单位纸质和电子档案同时移交区档案馆。向档案馆移交的档案应接受档案馆的检查（检测）验收。移交时应填写交接文据，办理交接手续。1 13838十一、档案的统计、鉴定及销毁十一、档案的统计、鉴定及销毁（一）档案统计。机关档案

26、部门应按规定填报全国档案事业统计年报及档案行政管理部门和上级业务主管部门要求上报的档案业务统计表，建立本机关档案收进移出、鉴定销毁、利用和数字化等情况的统计台账。1 13939（二）档案鉴定。划分档案保管期限鉴定，由档案整理人员按经批准的本机关档案“三合一”制度执行，由办公室主任审定；保管到期档案的存毁鉴定，应组织鉴定小组，制定工作方案，按国家有关规定，采取逐件审查档案原文的方式定期集中进行，由机关主要领导审批；档案解密鉴定按照国家保密局和国家档案局制定的相关规定执行。1 14040（三）档案销毁。对失去保存价值的档案，由鉴定小组编制书面鉴定报告和档案销毁清册（格式见附件8），经机关主要领导审

27、批后，指定2人监销。销毁档案应采取不可逆的方式销毁档案载体。档案销毁清册永久保存。机关销毁会计档案应报请同级财政和审计部门派人监销。保管到期但涉及未结清债权债务和其他未了事项的原始凭证不得销毁。1 14141十二、档案的开发利用十二、档案的开发利用（一）检索工具机关应编制文书档案归档文件目录，科技、会计、声像、电子、实物、专业档案案卷（保管单位）目录。1 14242（二）档案利用机关保管的档案应积极为本机关和上级机关提供利用服务。涉及社会管理和民生的档案应按中华人民共和国政府信息公开条例的规定，对公民、法人和其他组织提供利用。机关工作人员利用涉密档案或将档案借出档案室，须经办公室负责人批准。对

28、外提供利用档案，须经机关分管领导批准。利用档案应填写利用档案登记表，并及时反馈利用效果（档案利用及效果登记表格式见附件9）。机关档案部门应定期编印档案利用效益汇编，向同级档案行政管理部门报送。机关应根据工作需要，编制发文汇集、专题汇集、全宗介绍、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编等资料。1 14343十三、档案信息化管理十三、档案信息化管理（一）机关应配备档案工作专用计算机，使用符合国家档案局制发的档案管理软件功能要求暂行规定的管理软件，办公自动化软件应具有文件归档功能，为实现文档一体化管理创造条件。机关档案工作人员应熟练掌握计算机及档案管理软件操作技能。（二）机关室藏全部档案应建立文

29、件级电子目录数据库，主要业务档案应建立专题数据库，文书和主要业务档案应建立全文数据库。1 14444（三）文书档案数据库的结构及数据质量应符合湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则的要求。分批建立的档案数据库应进行合库处理，形成可以统一提供利用的综合数据库。电子档案（文件）数据应进行安全备份。离线备份应采用档案行政管理部门认可的一次写光盘和移动硬盘等存储介质。严禁使用软磁盘和U盘备份数据。（四）机关应创造条件，通过授权访问方式逐步实行内部网络化档案利用服务。机关内部网上利用档案应符合保密工作规定。机关网站或网页上应按中华人民共和国政府信息公开条例规定公布政府公开信息目录及全文。1 14545十四、附则十四、附则本规范适用于全省各级机关、团体、具有行政管理职能的事业单位、文化事业单位及其他组织。本规范自印发之日起施行。湖北省档案局以前发布的业务规定，与本规范不一致的，以本规范为准。本规范由湖北省档案局负责解释。1 14646