Excel表格打印技巧.pdf

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1、教你 Excel 表格打印技巧没有打印机一样可以打印预览在没有安装打印机的电脑上按下Excel 的“打印预览”按钮后，Excel 会却提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实，只要单击“开始”“设置”“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序。重启 Excel，就会发现已经可以打印预览了。打印指定页面一个由多页组成的工作表，打印出来后，发现其中某一页（或某几页）有问题，修改后，没有必要全部都打印一遍！只要选择“文件”“打印”（不能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，否则是将整个工作表全部打印出来），打开“打印内容”对话框，选中“打印范围”下面的“页”选项，并在后面

2、的方框中输入需要打印的页面页码，再按下“确定”按钮即可。首行重复打印当工作表大于1 页时，用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行，你可以这样设置，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，接下来只需在“打印标题顶端标题行”文本框中输入：:类似的字符，或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以，以后就该表格首行就会打印在每页了。表格也缩印有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来（在Word 中可以通过“缩放”技巧来实现），可选择“文件”“页面设置”，再在打开的“页面设置”对话框中单击“页面”标签，在“缩放”组下有一个“调整为”选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数（注意

3、页宽和页高两个值必须一致）就可以了。不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。打印选定区域选定需要打印的区域，执行“文件”“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。如果经常要打印固定的某个区域，可以先选定相应区域，再执行“文件”“打印区域”“设置打印区域”。经过这样的设置后，无论是执行菜单的打印命令，还是直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，均可将设置的区域打印出来。此时，如果想打印别的内容，就必须先执行“文件”“打印区域”“取消打印区域”命令，然后再进行打印操作。打印不连续的单元格（区

4、域）如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:C8.D10,），然后选择“文件”“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2 打印在一张纸上，B2:C8 打印在另一张纸上,）。如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图”“视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框

5、“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。打印不连续的行（或列）有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行（列）标，选中不需要打印出来的多个不连续的行（列），右击鼠标，选“隐藏”选项，将其隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。将公式打印出来如果要将单元格中的公式打印出来，则执行“工具”“选项”，在“视图”标签中，选中“公式”选项，确定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，

6、而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。一次打印多个工作表在按住 Shift（或 Ctrl）键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续（或不连续）的工作表，进行正常的打印操作，即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。让每一页都打印出标题行一个由多页组成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：执行“文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“顶端标题行”后面的方框中输入：:（这里假定第2 和第 3 行为标题行，$符号在英文状

7、态下，用Shift+4组合键输入），确定退出，再打印时，系统会自动为每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。异地打印Excel 表格如果某台电脑（A电脑）没有安装打印机，而另一台有打印机的电脑（简称B电脑）上却没有安装Excel，可这样操作：先在A电脑上安装一下B电脑打印机的驱动程序，再打开需要打印的Excel 工作簿，调出“打印内容”对话框，将打印机设置成B电脑上的打印机，选中“打印到文件”选项，并设置好其他选项，按“确定”按钮，在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名（如a.prn）后，再按“确定”按钮。然后将a.prn（保存在

8、“我的文件”文件夹中）文件拷贝到电脑B中，在 DOS 状态下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以），在文件所在的目录中，执行“copy a.prn lpt1”命令，即可将Excel 工作表打印出来。让工作表居中打印有时，可能需要打印的数据不是很多。如果直接打印，这些内容有可能会集中在纸张顶端，看起来很不美观，但如果人工调整又非常麻烦。这时，只要选择“文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项页，如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，只要在“居中方式”小节下勾选“水平”复选框即可；如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，只要勾选“垂直”复选框，当然

9、建议同时勾选这两个复选项，这样就美观多了。自动避开错误值打印当工作表中存在公式时，有时难免会出现一些错误信息，当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。选择“文件”“页面设置”，单击“工作表”标签，再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框，再从中将缺省的“显示值”改为“空白”，这样就不会将屏幕上显示的错误信息也打印出来，而是只打印空白单元格。打印公式原形首先，需要在工作表中将公式显示出来才行，在“工具”“公式审核”菜单下选中“公式审核模式”选项即可。然后选择“文件”“打印”，接着单击“选项”按钮来选定区域、活动工作表或整个工作簿调整打印机的分辨率单击“文件”“打印”，在打开的“打印

10、内容”中单击“属性”按钮，然后在打开窗口的对话框下“打印质量”下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率，例如360 点/英寸，这样打印起来速度就会快很多。以草稿方式打印以草稿方式打印工作表时，将忽略格式和大部分的图形，这样也可以达到提高打印速度的目的，大家要做的只需选择打印机设置框中的“按草稿方式”复选框。以单色方式打印如果工作表中有很多彩色格式设置，那么要采用单色打印的方式，这样Excel 在打印时就会自动将彩色字体和边框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以选择打印机设置框中的“单色打印”复选框。不让表头到表格中有时打印表格线时，经常会把表头也弄到表格里面。这时，可以选取表格中

11、需要打印的区域（记住不要选择表头），然后单击快捷工具栏中“边框”按钮旁边的小三角形符号，在出现的边框样式中选“所有框线”就行了。这样，打印出来后，表头就再也不会跑到表格里面去了。快速打开打印机窗口Excel XP具有后台打印功能，执行打印任务时，你可以在前台继续从事其他操作，而系统会在后台进行打印，状态栏会显示一个打印机图标。此时，只需双击状态栏中的打印机图标即可打开打印机状态窗口，从中可快速执行暂停、删除打印等操作。打印预览的妙用假设 Excel 的一个工作簿建有两个工作表，现第二个工作表的页码要接着第一个工作表的页码。只要选中第二个工作表，按“打印预览”“设置”，进入“页面设置”“页面”，

12、最下面有一项“起始页码”，默认是自动，现修改其默认值即可，如第一个工作表的结束页码是5，那么在起始页码中输入6。打印行号和列标选择“文件”“页面设置”命令，单击“工作表”标签，再选中“行号列标”复选框即可。不打印图形对于一个图文混排的文件，常常需要校对其中的文本，为了节省纸张和油墨，不打印其中的图片。你可以通过下面两种方法来实现：（1）执行“工具”“选项”，单击“打印”标签，将“打印文件附加信息”下面的“图形对象”复选框前面的对号去掉。（2）在“打印”对话框中，按下端的“选项”按钮，即可单独打开“选项”对话框中的“打印”标签，去掉“图形对象”前面的对号去掉。纵横向纸张混合打印有时，文件中插入表

13、格，而表格需要横向输出时，可这样设置：将光标定位在表格所在页（即需要横向输出的页）的开头，打开“页面设置”对话框，在“页边距”标签下，将纸张类型设置为“横向”，按“应用于”右边的下拉按钮，选“插入点之后”选项，确定退出；再将光标定位在后面需要恢复“纵向”输出页的开头，仿照上面的操作，将纸张类型设置为“纵向”。双面打印1）在“打印”对话框中，按下端“打印”右边的下拉按钮，选定“奇数页”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成后，将打印了内容的纸张翻过来装入打印机（顺序千万不要搞错哟），再将“偶数页”打印上去就行了。（2）在“打印”对话框中，选中“人工双面打印”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成

14、后，系统会弹出一个提示打印另一面的对话框，此时，将打印了“奇数页”内容的纸张翻过来装入打印机，按下上述对话框的“确定”按钮，将“偶数页”内容打印上去就好了。小提示如果打印机有夹纸的“不良”习惯，请采取前面的“打印指定页面”的做法，一页一页实现双面打印。尽管此法很麻烦，但最可靠！打印连续页码默认情况下，打印Excel 表格时，每个工作表中的表格页码都是从1 开始编号的。如果需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击“文件”“页面设置”，进入“页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”（或“自定义页脚”）按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框，再单击带有“#”字样的按钮，即可将“&页码”放入框中。如果要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只须在“&页码”后输入后者的总页数（即尾页码，例如 11），使其变成“&页码+11”的样子。如果必要，还可以在“&页码+15”前后加上“第”和“页”字样，使其变成“第&页码+11 页”。最后按上面介绍的方法操作，就可以打印页码连续的多个工作表了。小提示采用上述方法打印连续页码时，“页面设置”、“页面”选项卡中的“起始页码”选项应为“自动”。