中心档案课件----业务档案.ppt

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1、档案档案规范化规范化管理管理知识讲座知识讲座 讲座提讲座提纲纲一一.档案的概念档案的概念二二.档案管理工作的原则档案管理工作的原则 三三.档案工作的要求档案工作的要求四四.档案的档案的主要主要分类分类 五五.归档归档 程序程序、内容及内容及时间时间六六.档案的保管档案的保管 七.档案的利用档案的利用八.档案的销毁档案的销毁九.法律责任法律责任一一.档案的概念档案的概念 指指过过去去和和现现在在的的国国家家机机构构、社社会会组组织织以以及及个个人人从从事事政政治治、军军事事、经经济济、科科学学、技技术术、文文化化、宗宗教教等等活活动动直直接接形形成成的的对对国国家家和和社社会会有有保保存存价价值

2、值的的各各种种文文字字、图图表表、声像等不同形式的历史记录。声像等不同形式的历史记录。二二.档案管理工作的原则档案管理工作的原则 对国家规定的应当立卷归档的材料，对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。何个人不得据为己有。三三.档案工作的要求档案工作的要求各级各类档案馆，机关、团体、企业事各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；立科学的管理制度，便于对

3、档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。用先进技术，实现档案管理的现代化。应当加强对本单位档案工作的领导，保应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。障档案工作依法开展。四四.档案的档案的主要分主要分类类（一）（一）文书档案文书档案 包括党支部的党务档案及办公室行政档案包括党支部的党务档案及办公室行政档案。党务档案主要包括：党组会议记录、纪要；机构党务档案主要包括：党组会议记录、纪要；机构名称更改、人员编制等文件材料名称更改、人员编制等文件材料;党、工、团、妇党、工、团、妇各项活动记录等。各项活动记录等。行政

4、档案主要包括：上级机关颁发的文件材料；行政档案主要包括：上级机关颁发的文件材料；局办公会议、局长办公会议记录纪要；本部门制局办公会议、局长办公会议记录纪要；本部门制发的文件材料等。发的文件材料等。1、上级文件材料、上级文件材料 2、同级文件材料、同级文件材料 3、本级文件材料、本级文件材料 4、其它材料、其它材料 （二二）会计档案）会计档案 是记录和反映单位经济业务的重要是记录和反映单位经济业务的重要史料和凭证。史料和凭证。1、会计凭证、会计凭证 2、会计帐薄、会计帐薄 3、财务报告（表）、财务报告（表）4、其它、其它 （三三）中心中心业务档案业务档案 是是档案管理中心档案管理中心在办理在办理

5、档案经办业务和档案经办业务和各各项项管理服务工作管理服务工作中形成的各种中形成的各种文件文件材料。材料。主要主要包括：包括：业务受理、业务代办、档案管理工作等业务受理、业务代办、档案管理工作等项项具体具体内容。内容。五五.归档程序归档程序、内容及、内容及时间时间（一）（一）归档归档程序、内容程序、内容1 1、平时立卷和整理、平时立卷和整理 （1 1）选择有使用、利用和保存价值的资料。）选择有使用、利用和保存价值的资料。（2 2）按照类型分门别类进行整理。）按照类型分门别类进行整理。（3 3）档案卷内文件材料，要按照各类文件）档案卷内文件材料，要按照各类文件材料归档范围、时间、依次进行排列。材料

6、归档范围、时间、依次进行排列。（4 4）从源头上达到标准，实现规范化）从源头上达到标准，实现规范化管理管理。（5 5）对于归档文件材料破损、局部残缺现）对于归档文件材料破损、局部残缺现象，要在文件装订前进行修裱。象，要在文件装订前进行修裱。2、分类编号（、分类编号（五五大类）大类）A类类 党群工作类党群工作类 (1)党务工作党务工作-01 (2)组织工作组织工作-02 (3)宣传工作宣传工作-03 (4)纪检工作纪检工作-04 (5)工会和共青团工作工会和共青团工作-05 (6)其它工作其它工作-06 党建工作、文明单位建设、优化环境建设工党建工作、文明单位建设、优化环境建设工作作、政务公开、

7、办事公开政务公开、办事公开以及上级党委各项工作以及上级党委各项工作部署部署等等。B类类 行政管理类行政管理类 (1)行政事务工作行政事务工作-01 (2)干部管理工作干部管理工作-02 (3)教育工作教育工作 -03 (4)安全保卫安全保卫 -04 (5)其它工作其它工作 -05 (6)多媒体资料多媒体资料 -06 C类类 会计类会计类 (1)会计凭证会计凭证-01 (2)会计帐簿会计帐簿-02 (3)财务报告财务报告（表）（表）-03 (4)其它类其它类 -04 D类类 业务类业务类 （1）业务受理）业务受理-01 （2）业务代办）业务代办-02 （3）档案管理）档案管理-03 E E类类

8、设备类设备类 (1)(1)计算机设备计算机设备（0101）包括：购置设备合同、协议，随）包括：购置设备合同、协议，随机图样及文字材料、设备开箱验收记录、设备运行记录及机图样及文字材料、设备开箱验收记录、设备运行记录及事故分析处理报告、安装使用说明书、设备组装、调试、事故分析处理报告、安装使用说明书、设备组装、调试、试运行记录和检测报告、计算机设备硬件档案、计算机软试运行记录和检测报告、计算机设备硬件档案、计算机软件档案、计算机耗材采购档案等。件档案、计算机耗材采购档案等。(2)(2)交通设备交通设备 （02 02）包括：申请购置报告、批复，设）包括：申请购置报告、批复，设备组装、调试、试车记录

9、和检测报告、安装使用说明书、备组装、调试、试车记录和检测报告、安装使用说明书、设备运行记录、事故分析及处理报告、大修计划、记录、设备运行记录、事故分析及处理报告、大修计划、记录、操作规程，设备报废鉴定书、申请报废通知、批复和处理操作规程，设备报废鉴定书、申请报废通知、批复和处理结果等。结果等。(3)(3)其它（其它（0303）3、案案卷卷的的装订装订 档案的装订方法采用档案的装订方法采用“三眼装订法三眼装订法”，具体步骤和方法：，具体步骤和方法：（1）归档文件装订时，应左边）归档文件装订时，应左边(或装订的一边或装订的一边)及相应的及相应的底边整齐、检查文件材料是否齐全、空白页是否去掉、底边整

10、齐、检查文件材料是否齐全、空白页是否去掉、有无颠倒、错页、重份现象；表格文头一律向上或向左，有无颠倒、错页、重份现象；表格文头一律向上或向左，装订案卷时拆掉金属物。装订案卷时拆掉金属物。（2）装订归档材料时，要求各科室按月装订归档材料，）装订归档材料时，要求各科室按月装订归档材料，厚度最多控制在四厘米以内，但依照工作实际情况，应厚度最多控制在四厘米以内，但依照工作实际情况，应采取一类文件尽量同等厚度，禁止出现同类归档材料多采取一类文件尽量同等厚度，禁止出现同类归档材料多种厚度现象。种厚度现象。（3）文件采用三孔一线进行装订，三个线孔所占位置要）文件采用三孔一线进行装订，三个线孔所占位置要大小适

11、宜，既不影响翻阅档案，又不使档案脱落散失；大小适宜，既不影响翻阅档案，又不使档案脱落散失；装订时按照案卷皮、目录、文件顺序进行装订，要求装装订时按照案卷皮、目录、文件顺序进行装订，要求装订后，案卷皮折叠位置进行粘贴，粘贴中应遵循美观原订后，案卷皮折叠位置进行粘贴，粘贴中应遵循美观原则；棉线位置不进行粘黏，以免长期保管后出现硬痕。则；棉线位置不进行粘黏，以免长期保管后出现硬痕。（4）为便于利用查找，各科室对归档的材料进行为便于利用查找，各科室对归档的材料进行逐页编号，（除空白页（卷内文件目录、案卷封逐页编号，（除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外），文字与图纸逐一编号；页号位面、封底）外）

12、，文字与图纸逐一编号；页号位置标在非装订线一侧的下角，编号采用置标在非装订线一侧的下角，编号采用3 3位阿拉伯位阿拉伯数字进行标注（数字进行标注（001001）。）。（5）对需要归档的文件进行编辑目录。对需要归档的文件进行编辑目录。1 1）序号：即顺序号。序号的给定是以一份）序号：即顺序号。序号的给定是以一份 文文件或一张图纸为单位；件或一张图纸为单位；2 2）责任者：归档文件的直接形成科室；）责任者：归档文件的直接形成科室；3 3）文号：按照档案分类编号标准进行填写；）文号：按照档案分类编号标准进行填写；4 4）题名：即文件标题或图纸的全称；）题名：即文件标题或图纸的全称；序号责任者文号题名

13、日期页数 5 5）日期：文件的形成日期，格式为）日期：文件的形成日期，格式为2007061220070612（8 8位数）；位数）；6 6）页数：填每份文件的起始页码。）页数：填每份文件的起始页码。7 7）叠案卷封皮时要将图纸外框线折齐，从图标处）叠案卷封皮时要将图纸外框线折齐，从图标处往后叠，将案卷皮折成手风琴式，使图标外露；往后叠，将案卷皮折成手风琴式，使图标外露；装订时，原则上要求留出装订边装订时，原则上要求留出装订边30mm30mm，文件图标，文件图标处（即案卷脊背处）要加垫纸板以固定脊背，禁处（即案卷脊背处）要加垫纸板以固定脊背，禁止装订完毕后，再用纸板填充缝隙现象。止装订完毕后，再

14、用纸板填充缝隙现象。4、案卷封面的填写、案卷封面的填写 5、归档交接、归档交接（二）（二）归档时间归档时间一般情况下，在次年一般情况下，在次年1 1月份（集中进行）月份（集中进行）六六.档案的保管档案的保管 （一）八防：（一）八防：防盗、防火、防盗、防火、防水、防水、防虫防虫（鼠鼠）、防潮、防尘、防高温、防潮、防尘、防高温、防强光。周围严禁存放易、防强光。周围严禁存放易燃易爆物品，保证档案安全。燃易爆物品，保证档案安全。（二）（二）定期检查定期检查,对破损或变质的档案对破损或变质的档案及时修及时修补补、复制或其他技术处理、复制或其他技术处理。（三）档案保管人员工作调动时，要严格履（三）档案保管

15、人员工作调动时，要严格履行档案交接手续行档案交接手续。七七.档案的利用档案的利用 1、借阅制度。、借阅制度。2 2、履行审批手续。、履行审批手续。3 3、不准涂改、损毁。、不准涂改、损毁。4 4、建立档案资料目录，为档案利用创造条件，建立档案资料目录，为档案利用创造条件，简化手续，提供方便。简化手续，提供方便。5、本系统以外人员查询档案须持有身份证、本系统以外人员查询档案须持有身份证、工作证或者介绍信等合法证明。工作证或者介绍信等合法证明。6、单位和个人利用档案，应当遵守查阅、单位和个人利用档案，应当遵守查阅档案的有关规定，不得涂改、损毁、丢失、档案的有关规定，不得涂改、损毁、丢失、伪造或者擅

16、自抄录和复制档案。伪造或者擅自抄录和复制档案。7、应逐步实现以复制件代替原件。档案、应逐步实现以复制件代替原件。档案复制件载有档案收藏单位法定代表人的签复制件载有档案收藏单位法定代表人的签名或提供者印章标记的，具有与档案原件名或提供者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。同等的效力。、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。严格进行鉴定。、经过鉴定确需销毁的

17、档案，必须列出档案销毁清、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。册。、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。续。、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明已销毁并签名盖章。销毁清册永销人要在销毁清册上写明已销毁并签名盖章。销毁清册永久保存。久保存。、档案的销毁，必须在相应的、档案的销毁，必须在相应的案卷目录案卷目录、文文件检索目录件检索目录上注明上注明“已销毁已销毁”。八八.档案的销毁档案的销毁九九.法律责任法律责任 有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任;情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；（二）未按规定办理档案登记的；（三）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；（四）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；（五）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的；（七）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。讲座完毕讲座完毕 谢谢大家！谢谢大家！