公文收发处理和档案管理.ppt

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1、文书处理程序和文书处理程序和 档案管理档案管理 综合办公室 杜娟文书处理程序收文办理程序发文处理程序1.熟悉了解发文处理程序和收文办理程序 2.了解各个步骤是如何实施的以及一些细节问题3.要熟悉掌握且会运用各个发文环节收收 文文 办办 理理 程程 序序概述概述收文办理指收文单位履行法定职能，对收到外单位送达本单位的文件按规定程序进行办理并使之产生实际效用的过程。签收签收催办催办传阅传阅承办承办答复答复登记登记收文程序收文程序收文办理的原则收文办理的原则一、一、实事求是原则。实事求是原则。收文办理过程中会遇到许多特殊情况，收文办理过程中会遇到许多特殊情况，要结合本要结合本单位的工作实际，既要按照

2、规定程序办理，以要根据实际情况灵活掌单位的工作实际，既要按照规定程序办理，以要根据实际情况灵活掌握。握。二、二、准确规范原则。准确规范原则。收文办理有一整套严密运转程序，文秘人员必须收文办理有一整套严密运转程序，文秘人员必须严格遵循，这样才能不断推进公文处理工作的规范化、制度化。严格遵循，这样才能不断推进公文处理工作的规范化、制度化。三、三、精简高效原则。精简高效原则。收文办理要迅速及时，要根据内容的不同，区别收文办理要迅速及时，要根据内容的不同，区别主次先后和轻重缓急，急件急办，特件特办，对重要文件随到随办，主次先后和轻重缓急，急件急办，特件特办，对重要文件随到随办，力争缩短公文运转周期，不

3、积压、不拖延、不误时、不误事。同时，力争缩短公文运转周期，不积压、不拖延、不误时、不误事。同时，不断改进方法和手段，提高收文办理效率。不断改进方法和手段，提高收文办理效率。四、四、安全保密原则。安全保密原则。在收文办理过程中要严格执行有关规定，采取严在收文办理过程中要严格执行有关规定，采取严密措施，加强安全管理，确保第一份公文不丢失、不残缺、不污损，密措施，加强安全管理，确保第一份公文不丢失、不残缺、不污损，更不失控、不泄密，随时掌握公文去向。更不失控、不泄密，随时掌握公文去向。收 文来 源机要部门送来的机要文件机要部门送来的机要文件邮局送来的信函邮局送来的信函EMS等快递公司送来的信函等快递

4、公司送来的信函外部和行内部门直接送来的文件材料外部和行内部门直接送来的文件材料签收签收登记登记公文登记的作用：公文登记的作用：便于管理和保护文件，防止积压和丢失便于检查和检索文件便于文件的统计、催办和查阅工作作为核对和交接文件的工具和凭据收文登记方法主要有两种：收文登记方法主要有两种：流水式登记法。流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上。分类式登记法。分类式登记法。就是根据本单位确定 的文件分类标准分类进行登记。如，可分为银监局、市委市政府、省联社、下设分支机构、其他收文等。登记信息登记信息收文日期收文日期收文编号收文编号原

5、文件文号原文件文号文件标题文件标题来文单位来文单位秘级秘级 承办承办公文应当根据公文内容、要求和工作需要确公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报董事长批示或者转有关部门办理；需要见报董事长批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。求的应当在规定时限内办理完毕。传阅传阅根据行领

6、导批示和工作需要将公文及时送传阅对根据行领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误文去向，不得漏传、误传、延误催办催办及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。负责催办。答复答复公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。及时答复是单位认真履职的需要告知相关单位。及时答复是单位认真履职的重要表现重要

7、表现（一）书面答复。分为两种情况：（）制发公文答复（）复印批件交办（二）口头答复。分以下两种情况：（）电话答复。（）面谈答复发发 文文 处处 理理 程程 序序（一）拟稿（一）拟稿1.拟稿人和拟稿过程拟稿人和拟稿过程2.发发 文文 稿稿 纸纸发文稿纸形式（二）（二）发文审核发文审核1.发文审核的含义和意义发文审核的含义和意义（1）控制发文总量）控制发文总量（2）促进政策协调）促进政策协调（3）确保文书质量）确保文书质量（4）减轻领导负担）减轻领导负担2.文书审核的步骤。文书审核的步骤。一般分为两步。第一步为通读，第二部为正式审核，一般分为两步。第一步为通读，第二部为正式审核，即对文稿逐字、逐句、

8、逐条、逐项进行认真审核。即对文稿逐字、逐句、逐条、逐项进行认真审核。（三）（三）签签 发发1.签发的含义和作用。签发是指分管领导在签发是指分管领导在综合办公室审核的基础上，对送审稿经行最综合办公室审核的基础上，对送审稿经行最后审阅，确认可以发出后，在发文稿纸的签后审阅，确认可以发出后，在发文稿纸的签发栏内写明发文意见并签字的行为。发栏内写明发文意见并签字的行为。（四）（四）复复 核核复核的重点是复核的重点是:审批、签发手续是否完备，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。（五）（五）编编 号号1.编号的含义:是指由综合办公室对需要

9、发是指由综合办公室对需要发出的文书统一编排发文字号。出的文书统一编排发文字号。2.编号的方法 (1)按任职届别编号按任职届别编号（2）按单位连续编号）按单位连续编号（3）按年份编号）按年份编号:总流水编号法总流水编号法 分类流水编号分类流水编号3.字体字体的要求（六）用印（六）用印1.用印（1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。未经签发或不同意发出的公文不得盖章。（七）发文登记发文登记的作用和形式发文登记的作用和形式(1)簿式登记（簿式登记（2)计算机登记计算机登记发文登记的项目发文登记的项目（1）顺序号，一般以发文的时间顺序年度编排，）顺序号，一般以发文的时间顺序年度编排，发文数量较多的单

10、位，可以分类编顺序号发文数量较多的单位，可以分类编顺序号（2）发文字号）发文字号-如马商银、马商银党、马商银如马商银、马商银党、马商银工、马商银纪、马商银转（工、马商银纪、马商银转（3）文件标题（）文件标题（4）主题词（主题词（5）密级（）密级（6）拟稿人（）拟稿人（7）紧急程度）紧急程度（8）部门经理（）部门经理（9）主送（）主送（10）抄送（）抄送（11）签）签收人收人发文拟稿发文登记 根据档案法：档案是档案是国家机构国家机构、社会组织社会组织或或个人个人在社会活动中形成的有价值的各种在社会活动中形成的有价值的各种形式的形式的历史记录历史记录。它的本质属性是原始记录性。它的本质属性是原始记

11、录性。1、必须是办理完毕的文件，即已经完成公文处理程序的文件。2、必须是对日后有查考利用价值的文件。3、必须是整理归档的文件。文书档案实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中直接形成的一个档案门类，其实质是行政性、政治性档案。科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院等单位和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。有些部门习惯称其为技术资料（如测绘成果、测绘资料、设计任务书、科研报告等）。专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中

12、形成的档案材料。如会计档案、人事档案、工商档案、税务档案、教学档案、诉讼档案、医院的病例档案、婚姻登记档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。档案的凭证价值档案的借鉴参考价值档案可以记录历史，维护历史的真实面貌。档案可以作为单位工作的查考和凭证。档案是经济建设的必备条件和依据。档案是科学研究的依据和必备条件。档案是文化建设和宣传教育的生动素材。档案工作是管理档案和档案事业的活动。狭义档案工作系指具体管理档案的业务活动,即档案管理工作。档案工作是一项管理性的工作，简单的说就是管理档案和档案事业的活动。文书档案概念及特点文书档案的收集工作文书档案的整理工作它是由机关、团体、部队、

13、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料，它具有涉及面广、内容丰富、形式规范、记录方式多样等特点。文书档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过执行接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构的业务活动。归档范围，是指在一个单位产生的所有文件中需要归档的部分。收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料必须用蓝黑墨水或碳素墨书写。归档材料必须是原件，复印件、打印件与原件一并归档。归档文件的有关内容应依次逐件登记。案卷或卷盒的封面、脊背项应填写清楚 认真填写盒内或卷内备考表。文书档案的整理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。文件材料的组卷步骤：分类组卷-划分保管期限-抄卷内目录-装订-编页号-拟标题-填写案卷封皮（封面和背脊）-填写备考表 谢 谢！