会务工作汇报-会务不简单.ppt

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1、会务工作汇报秘书科 一、会务基本情况n内涵o围绕会议（活动）主题和目的而进行的一系列工作。n特点o服务性：会务服务于会议，它的一切活动都是为了会议的正常进行。o事务性：会务工作具有很强的操作性。o综合性：为众多人服务，决定了会务工作的综合性。o时效性：会议总是在特定时间召开，所有参与人员都必须具有强烈的时效意识，会务工作人员也不例外。一、会务基本情况n常见会议形式o座谈会、会办会、调研会、纪念会、追悼会、交流会、报告会、传达会、演讲会、庆祝会、总结会、表彰会、动员会、运动会、协商会、联欢会、招待会、团拜会；党代会、人代会、政协会；宴会、文艺晚会o纪念活动、慰问活动、检查评比活动、参观活动、会谈

2、活动、拜会活动、展览活动、凭吊活动、采风活动o奠基、揭牌、开业、庆典一、会务基本情况n程序o确定主题o制发通知o安排会务o检查落实o应急准备o收尾清理一、会务基本情况n程序o确定主题o制发通知o安排会务o检查落实o应急准备o收尾清理一、会务基本情况n会务工作者的素质要求o基本素质n善服务、识大体、守规矩o专业知识n主要指文字材料方面o工作能力n指挥能力n协调能力n应变能力n“眼里容不得沙子”的发现问题能力（补位）二、会议的确定n目标、主题（必要性）o未列入“两办”会议计划的会议不得召开（领导特批除外），能以文件、电话安排的工作不开会。n规模和方式o宁简勿繁n无事无责的人不请、职务可大可小的请小

3、。n内容相同、相近的会合并召开，人员相同、相近的会套开或连续召开。o该来的一个也不能少，不需要的一个也不要多二、会议的确定n时间/时长o尽量精简内容、压缩时间。n管理学中的“精简与效率原则”，请自行baidu。n地点o根据会议的目的，选取合适的地点。n考虑因素包括但不限于如下内容：是交流还是宣讲、是否需要合影、用餐、交通、住宿等。n比如：中共第一次会议的地点前半段在上海法租界望志路一0六号，后半段在浙江嘉兴的一条游船上。n再比如：1990年第一次政报协作会议是在武汉至重庆的“扬子江”号邮轮上召开的。n我们领导开调研会也经常在考斯特上进行。n经费三、会务人员的组成与培训n人员类别o专职人员o外聘

4、专业人员o临时人员n会务人员的选用原则o因需设岗、人岗匹配n会务人员的培训（筹备会）o目的：增加对会议的了解、增进人员之间的交流与了解、提高实际业务水平。o内容：会议程序、每人职责、每个细节的规范。四、会议通知n何时通知o如有可能，越早越好，方便参会人员提前做好准备，实在不行，可以发预备通知。n关于的XXX的预备通知。n一些“紧急通知”本身的内容早就在准备，但等发通知的时候就紧急的了。为什么？市府办部分科室发通知，从来没有提前半天的，正常是提前2-3个小时，甚至半小时。换位思考？n如何通知o电话、网络、短信n通知谁o参会人员、会务人员、保障人员效率&证据四、会议通知n通知什么o主题、时间、地点

5、、人员、任务、职责o需要提前研究的会议材料n通知信息的反馈o地点预约反馈o人员（参会人员、服务人员、保障人员）反馈o设备反馈（供水、供电、餐饮、车辆等）五、会议材料n方案/日程表/会议须知n证件/选票o代表证、工作证、记者证、司机证、专用票据o各类选票o通行证、专用物品证时间活动安排地点陪同人员9月12日（周六）14:30迎 候高速路出口王 艳赵 明15:00入住酒店XX国际酒店五、会议材料n各类讲话稿o事先一定更要和发言人沟通。o材料定稿要有一定的提前量。o放在合适的位置，及时提醒。（印度在联合国的发言）n其它材料o颁奖音乐、视频短片、PPT、宣传资料、新闻通稿等。六、会议场地的布置n布置原

6、则o气氛适度配合活动主题，比如婚宴。o以人为本重点突出“人”。o方便使用指示标志、文字说明。o右手为上、正对门为上n会标：醒目、鲜明、准确，字体规范、端正、大方n标语、空飘、气球、烟花n徽铭o党徽、国徽、军徽、团徽、n旗帜、背景板六、会议场地的布置n人员站位o引导人员：前进方向左右45位置o会务人员：会场四角，门口n设备布置o音频：足够数量的话筒、多路信号保障、录音设备o视频：要分别考虑台上台下视角问题o灯光：不熟悉的场地需提前“彩排”，请专业灯光、摄影人员现场检查，确保效果o空调：冬天18以上，夏天25以下，不能有异味、噪音o饮用品：茶、水，毛巾七、吃住行吃n工作餐o人员确定n多少人来吃，有

7、没有特殊要求（民族、种族），比如：印度教不吃牛、回民不吃猪o菜品n菜品应符合大众口味，兼具地方特色，不是绝对自信不要做客人的家乡菜o形式n大型会议尽量使用自助餐的形式n桌餐（围餐）要注意席卡摆放。七、吃住行吃n圆桌餐卡o原则左为上。o方案一：按职务级别，由主到次。n比如领导班子会后用餐o方案二：按职务级别，与客人交叉而坐。n比如接待市府办领导n祝酒：入乡随俗。一般对客人不作过多要求。n上菜：o按照冷菜、饮料、酒水、热菜、汤、主食、点心、水果顺序，人多时要保证上菜速度。七、吃住行住n住地设施要求o卫生、基本生活设施、房间设备、餐饮o活动场地要求（健身、游乐设施）o停车场地要求n住宿安排o套间、单

8、间、标间、特殊用房（医疗、临时会议室）n通讯保障o涉密要求o电话、网络、无线基站一般外包，特殊情况下，需要亲自检查七、吃住行行n迎送o时间：绝对不能迟到o地点：机场、车站、高速路出口o位置：多看看新闻联播，尽量站在客人下车（飞机）能直接看到的位置，列队站好。o礼仪：n不认识的客人需事先取得联系n见面介绍，按照“从高到低、先主后次、避免重复”的原则n握手（拥抱、致军礼）：不可学习印度阿三n出入走正门n迎送职级对等七、吃住行行n迎送o车辆：n宁多勿缺n每辆车上要有跟车联络人n行驶路线以顺畅、不走回头路为原则，下乡慰问、现场办公等会议，条件允许的情况下，尽量做到提前“踩点”七、吃住行行n陪同o人员确

9、定n业务对等n性别对等n身份对等n餐饮、住宿、乘车标准与其身份一致o陪同人员应知事项n客人基本情况n此行目的n全程接待计划八、宣传报道n宣传报道的确定o确定报道原则：n通稿n自由采访：建议以记者会、新闻发布会的形式进行绝对的自由采访会容易造成混乱，信息不受控制（2014.8.2昆山工厂爆炸事故）o确定媒体数量和人数n媒体类型：纸媒、网络、电台、电视n采访数量和人数八、宣传报道n配合采访o主题采访o专题采访o随队采访o新闻发布会n新闻刊播o内容审核（不可学南京）o图片审核 记者也是人，搞新闻是他的工作，是混饭吃的工具（昆山）九、硬件保障及其它n水、电、气九、硬件保障及其它n医疗卫生（清远马拉松）

10、n舞台设备（四川合唱地道战）n会议礼物（武汉鸭脖）n2008年7月14日，一家中央单位的全国性工作会议在武汉召开，该单位驻汉办事处作为东道主，特意选购了一批精武鸭脖作为礼品送给与会代表。但就是这一举动，几乎让东道主丢尽颜面。n13日，会议东道主找到位于汉口精武路上的“九九精武”食品经贸发展有限公司，定购了46盒鸭脖，共计4600元。会议结束后，大多数与会代表带着这一武汉特产高兴地回到全国各地。15日晚，几名未来得及离汉的代表拆开鸭脖品尝。没想到刚一打开包装，大家都皱起了眉头：鸭脖子散发出一阵异味。九、硬件保障及其它n经费保障n会议的检查与彩排o会标和标语、徽铭和旗帜、桌椅、席卡、通道、交通、灯

11、光、音像、天气、指示标志o文字材料检查：须知、材料、简报、资料、主持词、讲话稿、文件、证件、票据、文具o食宿检查：场地、桌椅、菜式、卫生、客房、服务员、联络员、停车、调度o其它：活动方案落实情况，医疗、十、检查与彩排检查n会标和标语、徽铭和旗帜、桌椅、席卡、通道、交通、灯光、音像、天气、指示标志n文字材料检查：须知、材料、简报、资料、主持词、讲话稿、文件、证件、票据、文具n食宿检查：场地、桌椅、菜式、卫生、客房、服务员、联络员、停车、调度n其它：活动方案落实情况，医疗、消防、水电气、证件、安检十、检查与彩排彩排n全员到位n按计划完成预演内容n用挑剔的眼光找问题n及时总结情况、发现问题、探索解决方案n有保密需要的会议做好保密工作总结o凡事预则立，不预则废 礼记中庸 o不以规矩，不能成方圆孟子离娄章句上 o业精于勤荒于嬉，行成于思毁于随 韩愈劝学解 及时 规范 准确