数据库基础教程报表.pptx

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1、会计学1数据库基础教程报表数据库基础教程报表5.1报表的基本概念 创建报表5.2 报表设计5.35.5 修饰报表5.4 报表的高级设计第1页/共52页5.1.15.1.1报表的功能报表的功能q报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，报表具有可以执行简单数据浏览和打印的功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。报表还可以生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而方便、有效地处理商务。q报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能。1）可制成各种丰富的格式，使用户报表更易于阅读和理解。2）可以使用剪贴画、

2、图片或者扫描图像来美化报表。3）通过页眉和页脚，可在每页的顶部和底部打印标志信息。4）可利用图表和图形来帮助说明数据的含义。5.1 报表的基本概念 第2页/共52页5.1.2 5.1.2 报表的类型和视图报表的类型和视图 q建立报表前，首先必须确定报表类型。q报表可能是一个电话号码簿，也可能是发票之类的复杂清单；还可以建立特殊种类的报表（如标签）。q常见的报表类型有4种：1 1、报表的类型、报表的类型 第3页/共52页2 2、报表的视图、报表的视图n nAccess2010Access2010提提供供的的报报表表视视图图有有4 4种种，分分别别是是设设计计视视图图、布布局局视视图、报表视图和打

3、印预览。图、报表视图和打印预览。1 1）设计视图：用来创建和编辑报表的结构。）设计视图：用来创建和编辑报表的结构。2 2）布局视图：也称为设计网格或设计图面，使用布局视图可）布局视图：也称为设计网格或设计图面，使用布局视图可以排列报表中的报表项。以排列报表中的报表项。3 3）报表视图：用于显示报表内容，可对报表内容进行筛选、）报表视图：用于显示报表内容，可对报表内容进行筛选、查找等。查找等。4 4）打印预览：用来查看报表的页面数据输出形态。）打印预览：用来查看报表的页面数据输出形态。n n这这4 4个个视视图图是是可可以以相相互互转转换换的的，单单击击“开开始始”选选项项卡卡中中“视视图图”组

4、组里里的的“视视图图”命命令令按按钮钮位位置置下下的的4 4个个选选项项：报报表表视视图图、打印预览、布局视图和设计视图即可对视图进行转换。打印预览、布局视图和设计视图即可对视图进行转换。第4页/共52页5.1.3 5.1.3 报表的组成报表的组成q在报表“设计”视图中，报表的结构一般由报表主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚五个区段组成，这些区段称为“节。q它位于报表的左上端，一般用来显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。1 1、报表页眉节、报表页眉节 2 2、页面页眉节、页面页眉节 q页面页眉中的文字或控件一般位于每页的顶端。通常，页面页眉用来显示报表中的字段

5、名称或记录的分组名称。第5页/共52页3 3、主体节、主体节n n主主体体节节用用来来定定义义报报表表中中最最主主要要的的数数据据输输出出内内容容和和格格式式，将将针针对对每每条条记记录录进进行行处处理理，各各字字段段数数据据均均要要通通过过文文本本框框或或其其他他控控件件（主主要要是是复复选选框框和和绑绑定定对对象象框框）绑绑定定显显示示，可可以以包包含含通通过过计计算算得得到到的的字字段数据。段数据。n n根据主体节内字段数据的显示位置，报表又分为根据主体节内字段数据的显示位置，报表又分为4 4种类型：种类型：（1 1）纵纵栏栏式式报报表表（也也称称窗窗体体报报表表）一一般般是是在在一一页

6、页的的主主体体节节区区内内以垂直方式显示一条或多条记录。以垂直方式显示一条或多条记录。（2 2）表表格格式式报报表表以以整整齐齐的的行行、列列形形式式显显示示记记录录数数据据，通通常常一一行行显示一条记录，一页显示多行记录。显示一条记录，一页显示多行记录。（3 3）图表报表）图表报表包含图表显示的报表类型。包含图表显示的报表类型。（4 4）标标签签报报表表一一种种特特殊殊类类型型的的报报表表。在在实实际际应应用用中中，经经常常会会用用到标签，如物品标签、客户标签等。到标签，如物品标签、客户标签等。n n根根据据需需要要可可以以在在报报表表页页中中显显示示页页码码、报报表表输输出出日日期期，甚甚

7、至至以以直直线线或或方方框框等等来来分分隔隔数数据据，与与窗窗体体设设计计一一样样也也可可以以设设置置颜颜色色和和阴阴影影等等外观属性。外观属性。第6页/共52页4 4、页面页脚节、页面页脚节q页面页脚位于每页报表的底部，用来显示本页数据的汇总情况。一般包含页码或控制项的合计内容，数据显示安排在文本框等类型控件中。5 5、报表页脚节、报表页脚节q报表页脚节区一般是在所有的主体和组页脚输出完成后才会出现在报表的最后面，用来显示整份报表的汇总说明。通过在报表页脚区域安排文本框等控件，可以输出整个报表的计算汇总或其他统计信息。q另外，根据报表设计需要还可以添加组页眉和组页脚。组页眉一般在组的明细部分

8、的最前面，显示分组字段等分组信息；组页脚一般在组的明细部分的最后面，显示分组统计数据等分组信息。第7页/共52页5.2.1 5.2.1 自动创建报表自动创建报表 q“自动创建报表”是使用向导创建报表的一种方法。使用“自动创建报表”方法可以选择表或查询作为报表的记录源，然后选择纵栏式或表格式类型来创建报表。5.2 创建报表 qAccess 2010提供了5种创建报表的工具：报表、报表设计、空报表、报表向导和标签。创建报表的报表工具如图5-1所示。报表的创建过程可归纳为以下3种方法：一是使用自动报表创建基于单个表或查询的报表，二是使用向导创建基于一个或多个表或查询的报表，三是在设计视图中自行创建报

9、表。第8页/共52页1 1、使用、使用“报表工具报表工具”创建报表创建报表2 2、使用、使用“自动创建报表：表格式自动创建报表：表格式”创建报表创建报表qP128【例5-1】qP129【例5-2】q使用“报表”按钮创建报表是一种创建报表的快速方法，其数据源是某个表或查询，所创建的报表是表格是报表。q创建空报表是可以在布局视图中打开一个空报表，并显示出字段列表任务窗格。将字段从字段列表拖到报表中时，Access 将创建一个嵌入式查询并将其存储在报表的记录源属性中。第9页/共52页5.2.2 5.2.2 利用报表向导创建报表利用报表向导创建报表q使用向导创建报表比较简单，用户只要按照向导提示即可正

10、确建立报表。在创建报表的过程中，如果对前面的设计不满意，可以返回上一步进行修改，直到满意为止。1 1、使用报表向导创建报表、使用报表向导创建报表qP130【例5-3】q 注意：q如果要在报表中包含来自多个表或查询的字段（多个表之间必须已经建立“关系”），则在报表向导中选择第一个表或查询中的字段后，不要单击“下一步”按钮或“完成”按钮，而是重复执行选择表或查询的步骤，直至选完所有需要的字段。字段选择完毕后，按“下一步”按钮，弹出的对话框要求选择报表使用的布局，接着弹出的对话框则要求选择报表所用的样式，最后一个对话框则要求给出报表的标题（也是报表的名字），然后单击“完成”按钮即可生成报表。q如果生

11、成的报表不符合预期要求，可以在报表设计视图中进行修改。第10页/共52页q 为了使报表更形象，或为了特殊需要，可以使用标签向导来创建标签格式的报表。P133【例5-5】3 3、使用标签向导创建标签报表、使用标签向导创建标签报表q 以上所创建的报表，大多以数据形式为主。如果需要更加直观地将数据以图表的形式表示，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。P131【例5-4】2 2、使用图表向导创建报表、使用图表向导创建报表 说明q因为步骤7）中选择的是“修改标签设计”单选按钮，所以单击“完成”按钮后，打开该标签的设计视图界面。在标签设计视图界面中，调整3个字段标签

12、和3个字段文本框的位置和大小，在上方添加用于显示标题的标签，输入“教师卡”，在其右侧添加一个图片，再在标签标题下方添加一个“线段”控件，然后在主体中添加一个“矩形”控件，修改完后显示结果如图5-22所示。第11页/共52页5.2.3 5.2.3 使用使用”报表视图创建报表报表视图创建报表q在实际应用中，许多用户喜欢先使用向导创建报表，然后再在设计视图中修改报表的设计。可见“设计视图”可以让用户完全自主地来创建和修改报表。q在数据库窗口功能区“创建”选项卡的“报表”组中，单击“报表设计”按钮，系统将弹出报表设计视图。qP134【例5-6】第12页/共52页5.3 报表设计5.3.1 5.3.1

13、报表设计视图报表设计视图q在Access中提供了报表视图，允许用户通过直观的操作来直接设计或修改报表。打开报表视图的方法如下。q打开Access 2010数据库，在“导航窗格”中选定“表”中作为报表数据源的数据表，在“创建”选项卡中选择“报表”组，单击“报表设计”按钮，如图5-26所示。系统将自动打会开“报表设计”视图对话框，这时屏幕会出现报表视图窗口。1 1、打开报表视图的方法、打开报表视图的方法q首次启动“报表视图”时，报表布局中默认有3个节：页面页眉、主体和页面页脚，也可以根据需要添加报表页眉和报表页脚。2 2、报表视图的基本组成、报表视图的基本组成第13页/共52页说明：1）报表页眉：

14、以字号大的文本将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。2）页面页眉：页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下面。3）主体：用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域，通常含有计算字段。4）页面页脚：页面页脚通常包含页码或控件，其中的“=第&page&页”表达式用来打印页码。5）报表页脚：用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。第14页/共52页q除了以上通用区段外，在分组和排序时，有可能需要组页眉和组页脚区段

15、。可选择“视图”“排序与分组”命令，弹出“排序与分组”对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现“组属性”选项组，将“组页眉”和“组页脚”均设置改为“是”，在工作区即可出现相应的组页眉和组页脚。q 每个节的大小是可以改变的，将鼠标指针指向节分隔条，此时鼠标指针变成垂直双箭头，拖动鼠标即可改变节的大小。改变大小后的节，反映在报表上，页面页眉区域、页面页脚区域和记录的行间距也随之发生改变。第15页/共52页5.3.2 5.3.2 报表控件报表控件 q报表是由各种控件组成的。标题、图标、页面页眉、日期及时间等，都需要用添加控件的方法来实现。在“创建”选项卡中选择“报表”组，单击“报表设计”按钮，屏幕的

16、“报表设计工具”中的“设计”选项卡下就会显示报表控件工具栏。如图5-27所示。图5-27 报表控件工具栏第16页/共52页q 用户可以在设计视图中对控件进行如下操作：1）通过鼠标拖动可以创建新控件、移动控件。2）通过按Delete键删除控件。3）激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大小。4）通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。5）对控件增加边框和阴影等效果。6）向报表中添加非绑定控件，可通过从工具栏中选择相应的控件，拖动到报表上即可。向报表中添加绑定控件是一项重要工作，这类控件主要是文本框，它与字段列表中的字段相结合来显示数据。1 1、控件的操作、控件的操作 第17页/共52页q

17、 在报表中创建计算控件时，可使用以下两种方法：若控件是文本框，可以直接在控件中输入计算表达式；不管控件是不是文本框，都可以使用表达式生成器来创建。q 使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下：1）在设计视图中打开报表。2）创建或选定一个非绑定的文本框。3）单击报表设计工具栏中的“属性”按钮。4）打开属性对话框中的“数据”选项卡，并单击“控件来源”行。5）单击表达式生成器按钮，弹出“表达式生成器”对话框6）单击“=”按钮，并单击相应的计算按钮。7）双击计算中使用的一个或多个字段。8）输入表达式中的其他数值，然后单击“确定”按钮。2 2、计算控件的操作、计算控件的操作 第18页/共52页q在报表

18、设计视图中，有一个属性对话框，用来显示选定对象的属性。报表由许多控件（又称对象）组成，这些控件彼此独立，每个对象都具有自己的属性，如颜色、尺寸大小、标题、名字、在屏幕上的位置等都是它的属性，可以通过属性对话框来定义或修改对象的各种属性。q打开属性对话框的方法是，选择“视图”下的“属性”命令，或单击“报表设计”工具栏中的“属性”按钮，屏幕显示属性对话框，如图5-29所示。报表中的每个控件都具有自己的属性。控件属性可分为以下4类。1）格式：用来指定控件的外观。2）数据：用来指定控件如何使用数据。3）事件：允许为控件上所发生的事件指定命令。4）其他：任何不属于以上类别中的属性。5）全部：以上4个控件

19、属性中的所有内容。3 3、控件属性、控件属性第19页/共52页5.3.3 5.3.3 报表控件的使用报表控件的使用 q下面介绍如何添加各种报表控件，添加报表控件的方法也类似于添加窗体控件的方法。下面介绍几个主要控件。1 1、标签、标签 q在报表中，标签控件是最常用的一种控件，它可以单独使用，也可以和其他控件结合使用。在报表视图窗口中，单击报表控件工具栏中的“标签”按钮，然后将鼠标指针指向报表页眉节并单击在光标处输入标签文本内容“学生基本情况一览表”。用同样的方法，在页面页眉节输入字段名，如输入“学号”、“姓名”、“专业编号”、“出生日期”、“入学时间”和“入学成绩”等。第20页/共52页2 2

20、、文本框控件、文本框控件 q报表设计中的文本框控件用于显示表字段、变量和表达式的内容。添加文本框控件有以下两种方法。（1）从字段列表中添加q在字段列表对话框中选择要添加到数据表中的字段，将该字段单击并拖到报表区域。本例中将数据环境学生表中的“学号”、“姓名”、“专业编号”、“出生日期”、“入学时间”和“入学成绩”字段分别拖到主体节中，并与页面页眉节内相应的标头对齐。结果如图5-29所示。（2）从报表控件工具栏中添加q单击报表控件工具栏中的“文本框控件”按钮，将光标指向要放置文本框控件的位置并单击，可在指定区域添加一个未绑定文本框控件。在属性窗口的“控件来源”行中选择相应字段。或者单击“控件来源

21、”行后面的浏览按钮，打开“表达式生成器”。第21页/共52页3 3、图形控件、图形控件q在报表中添加线条和矩形框等控件可以使报表更为清晰、美观。例如，例题中我们在标题与页面页眉之间都用线条分隔开来。可以按照以下操作步骤完成。q单击报表控件工具栏中的“直线”按钮，分别将鼠标指针指向标题节和总结节，单击并拖动鼠标，一条直线就画出来了。q如果要修改线条的粗细或形状，可在属性对话框中的“边框宽度”下拉列表框中设置，在其下拉列表框中选择适当粗细的线条磅值。q利用同样的方法，可以画出矩形。例如，在标题“学生基本情况一览表”上添加矩形，方法是先添加矩形控件，再将标题粘贴在矩形控件上。第22页/共52页4 4

22、、图像控件、图像控件q在报表中添加图片、公司的标志和学校的校徽，根据显示记录的不同显示每个学生的照片这些会使设计的报表图文并茂，更加美观。下面介绍如何添加图片。q首先，单击报表控件工具栏中的图像控件按钮，将鼠标指针指向标题节的合适位置单击，屏幕出现“插入图片”对话框，在“插入图片”对话框中指定图片来源及图片文件名，单击“确定”按钮，则可在报表视图中显示选中的图片。报表设计结果如图5-31所示。预览结果如图5-32所示。第23页/共52页5.4 报表的高级设计q 实际应用过程中，经常需要按照某个指定的顺序排列记录数据，也会在报表设计时按选定的某个（或几个）字段值是否相等而将记录划分成组。将字段值

23、相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。5.4.1 5.4.1 排序和分组数据排序和分组数据q 排序一般用来整理数据记录，以便查找和输出。1 1、排序、排序 qP140【例5-7】第24页/共52页q排序是指按某个字段值将记录排序。而分组，是指按某个字段值进行归类，将字段值相同的记录分在一组之中。使用报表视图也可以根据一定的条件对记录进行分组输出，使具有相同条件的记录在一个组中。在设计视图方式打开相应的报表，单击工具栏上的“排序与分组”按钮，弹出对话框，在对话框上部的“字段/表达式”和“排序次序”栏中选定相应内容，则在下部出现“组属性”区域。q系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数

24、据进行分组时，可以单击要设置分组属性的字段或表达式，然后设置其组属性。最多可对10个字段和表达式进行分组。2 2、分组、分组 第25页/共52页1）组页眉：用于设定是否显示该组的页眉。2）组页脚：用于设定是否显示该组的页脚。3）分组形式：选择值或值的范围，以便创建新组。或用选项，取决于分组字段的数据类型。4）组间距：指定分组字段或表达式值之间的间距值。5）保持同页：用于指定是否将组放在同一页上。第26页/共52页q下面对不同的分组情况进行介绍。（1）按日期/时间字段分组1）每一个值：按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。2）年：按照相同历法中的日期对记录进行分组。3）季度：按照相同历法季度中

25、的日期对记录进行分组。4）月份：按照同一月份中的日期对记录进行分组。5）周：按照同一周中的日期对记录进行分组。6）日：按照同一天的日期对记录进行分组。7）时：按照相同小时的时间对记录进行分组。8）分：按照同一分钟的时间对记录进行分组。第27页/共52页（2）按文本字段分组1）每一个值：按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。2）前缀字符：按照字段或表达式中前几个字符相同的值对记录进行分组。（3）按自动编号、货币字段或数字字段分组1）每一个值：按照字段或表达式中相同数值对记录进行分组。2）间隔：按照位于指定间隔中的值对记录进行分组。（4）设置排序与分组的步骤q在对报表中数据进行分组时，可以添加组

26、页眉或组页脚。组页眉通常包含报表数据分组所依据的字段，称为分组字段，而组页脚通常用来计算每组的总和或其他汇总数据。它们不一定要成对出现。qP141【例5-8】第28页/共52页5.4.2 5.4.2 创建有计算数据的报表创建有计算数据的报表q报表设计过程中，经常要进行各种运算并将结果显示出来。如，页码的输出、分组统计平均成绩的数据输出等均是通过设置绑定控件的控件来源为计算表达式来实现的，这些控件就称为“计算控件”。1 1、报表添加计算控件、报表添加计算控件 q计算控件的控件来源是计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出。qP142【例5-9】，P143【例5-10】第29页/共

27、52页2 2、报表统计计算、报表统计计算 q报表设计中，可以根据需要进行各种类型的统计计算并输出结果，操作方法就是将计算控件的“控件来源”设置为所需的统计计算表达式。q在Access中利用计算控件进行统计运算并输出结果，有以下两种操作形式。（1）主体节内添加计算控件；（2）组页眉/组页脚节区或报表页眉/报表脚节区内添加计算字段。第30页/共52页（1）主体节内添加计算控件q在主体节内添加计算控件对记录的若干字段求和或计算平均值时，只要设置计算控件的“控件来源”为相应字段的运算表达式即可。例如：q 例5-8中计算学生平均成绩只要设置新添计算控件的控件来源为“=AVG(成绩】)”；q 又如在报表中

28、列出学生3门课“多媒体技术与应用”、“网页制作与应用”和“Access数据库程序设计”的成绩，若要对每位学生计算3门课的平均成绩，只需设置新添计算控件的控件来源为“=(多媒体技术与应用】+网页制作与应用】+Access数据库程序设计】)/3”即可。q 这种形式的计算还可以前移到查询设计中，以改善报表操作性能。若报表数据源为表对象，则可以创建一个选择查询，其中添加计算字段完成计算；若报表数据源为查询对象，则可以再添加计算字段完成计算。第31页/共52页（2）组页眉/组页脚节区或报表页眉/报表脚节区内添加计算字段q在组页眉/组页脚或报表页眉/报表页脚内添加计算字段对记录的若干字段求和或进行统计计算

29、，这种形式的统计计算一般是对报表字段列的纵向记录数据进行统计，而且要使用Access提供的内置统计函数完成相应计算操作。q例如，要计算上述报表中所有学生考试课程的平均成绩，在报表页脚节内对应“成绩”字段列的位置添加一个文本框计算控件，设置“控件来源”属性为“=Avg(成绩】)”即可。q如果是进行分组统计并输出，则统计计算控件应该放置在“组页眉/组页脚”节区内相应位置，然后设置“控件来源”即可，如例5-8。第32页/共52页5.4.3 5.4.3 创建子报表创建子报表q 子报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的报表称为主报表。q 主报表中包含的是“一对多”关系中的“一”，而子报表显示“多

30、”的相关记录。q 创建子报表的过程与创建常规报表的过程相似。q 子报表具有报表的大多数特性，包括它自己的记录选择条件。q 子报表与主报表之间的唯一区别是子报表作为对象插入到主报表中，它不能独立存在（但可以将子报表另存为主报表），可以放置在报表的任意一节内，整个子报表将在该节中打印。子报表不能包含另一个子报表。第33页/共52页5.4.3 5.4.3 创建子报表创建子报表q子报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是“一对多”关系中的“一”，而子报表显示“多”的相关记录。创建子报表的过程与创建常规报表的过程相似。子报表具有报表的大多数特性，包括它自己的记录选择

31、条件。子报表与主报表之间的唯一区别是子报表作为对象插入到主报表中，它不能独立存在（但可以将子报表另存为主报表）。可以放置在报表的任意一节内，整个子报表将在该节中打印。子报表不能包含另一个子报表。q一个主报表，可以是结合型，也可以是非结合型。也就是说，它可以基于查询或SQL语句，也可以不基于它们。通常，主报表与子报表的数据来源有以下几种联系。q1）一个主报表内的多个子报表的数据来自不相关记录源。在此情况下，非结合型的主报表只是作为合并的不相关的子报表的“容器”使用。q2）主报表和子报表数据来自相同数据源。当希望插入包含与主报表数据相关信息的子报表时，应该把主报表与查询或SQL语句结合起来。q3）

32、主报表和多个子报表数据来自相关记录源。一个主报表也可以包含两个或多个子报表共用的数据，在此情况下，子报表包含与公共数据相关的详细记录。第34页/共52页1 1、非结合型的子报表、非结合型的子报表 q有时可能希望将不相关的报表组合到单个报表中。例如，可能希望创建单个报表来表示按姓名分组的学生成绩和按课程分组的学生成绩。虽然两个报表都处理成绩数据，但两个报表之间没有真正的线性关系。可以使用子报表将不相关的报表组合到像这样的单个报表中。报表可以基于相同的数据集，也可以分别基于完全不同的数据集。这些报表中的每一个都是独立的，任何报表中的数据不以任何方式链接到另一个报表中的数据。这是最容易使用的子报表选

33、项。q P145【例5-11】第35页/共52页2 2、相同数据源的子报表、相同数据源的子报表q主报表数据和子报表数据来自相同数据源。例如，利用某个查询作为主子报表的共同数据源。如果插入包含与主报表数据相关信息的子报表时，应该把主报表与查询或SQL语句结合起来。qP145【例5-12】3 3、结合型的子报表、结合型的子报表 q主报表和子报表数据来自相互关联的数据源，即创建子报表之前主表和子表已建立了表之间的关联。qP146【例5-13】第36页/共52页5.5 修饰报表q 创建好的报表进行进一步修饰和完善，这是报表操作中非常重要的环节。在创建报表后，许多细节是不够完善的，还需要对报表中各控件进

34、行适当的修饰，包括选择、移动、删除控件，设置字体和字号，设置颜色控件布局排序等。5.5.1 5.5.1 完善报表完善报表 1 1、添加背景图案、添加背景图案 2 2、添加日期和时间、添加日期和时间qP147【例5-14】qP147【例5-15】第37页/共52页3 3、添加分页符和页码、添加分页符和页码 （1）在报表中添加分页符q 在报表中，可以在某一节中使用分页控制符来标志要另起一页的位置，操作步骤如下。1）使用“设计视图”打开报表，单击工具箱中的“分页符”按钮。2）选择报表中需要设置分页符的位置，然后单击，分页符会以短虚线标志在报表的左边界上。注意q分页符应设置在某个控件之上或之下，以免拆

35、分控件中的数据。如果要将报表中的每条记录或记录组都另起一页，可以通过设置组标头、组注脚或主体节的“强制分页”属性来实现。第38页/共52页（2）在报表中添加页码q在报表中添加页码的操作步骤如下。使用“设计”视图打开报表，选择“插入”“页码”命令。在弹出的“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。对齐方式有四个可选项：左，在左页边距添加文本框；中，在左右页边距之间添加文本框；右，在右页边距添加文本框；内，在左、右页边距之间添加文本框，在奇数页位于左侧，而偶数页位于右侧；外，在左、右页边距之间添加文本框，在偶数页位于左侧，而奇数页位于右侧。若要在第一页显示页码，选中“在第一页显

36、示页码”复选框。q可用表达式创建页码。Page和Pages是内置变量，Page】代表当前页号，Pages】代表总页数。常用的页码格式如表5-2所示。第39页/共52页4 4、使用节、使用节 q报表中的内容是以节划分的。每一个节都有其特定的目的，而且按照一定的顺序输出在页面及报表上。在“设计”视图中，节代表各个不同的带区，每一节只能被指定一次。在打印报表中，某些节可以指定很多次。可通过放置控件来确定在节中显示内容的位置。（1）添加或删除报表页眉/页脚和页面页眉/页脚q页眉和页脚只能同时添加。如果不需要页眉或页脚，可以将不需要的节的“可见性”属性设为“否”，或者删除该节的所有控件，然后将其大小设置

37、为零或将其“高度”属性设为“0”。删除页眉和页脚，将同时删除页眉、页脚中的控件。第40页/共52页（2）改变报表的页眉/页脚或其他节的大小q可以单独改变报表上各个节的大小。但是，报表只有唯一的宽度，改变一个节的宽度将改变整个报表的宽度。q可以拖曳节的底边（改变高度）或右边（改变宽度），改变节的高度或宽度；也可以在节的右下角拖曳，同时改变高度和宽度。（3）为报表中的节或控件创建自定义颜色q如果调色板中没有需要的颜色，可以利用节或控件的属性对话框中的“前景颜色”（对控件中的文本）、“背景颜色”或“边框颜色”等属性并配合使用“颜色”对话框来进行相应颜色设置。第41页/共52页5 5、绘制线条和矩形、

38、绘制线条和矩形 q在报表设计中，可通过添加线条或矩形来修饰版面，以实现更好的显示效果。（1）在报表上绘制线条q在报表上绘制线条的操作步骤如下。1）使用“设计视图”打开报表，单击控件工具箱中的“直线”按钮。2）单击报表的任意处可以创建默认大小的线条，或通过单击并拖动的方式创建自定大小的线条。利用“格式”工具栏中的“线条/边框宽度”按钮和“属性”按钮，可以分别更改线条样式（点、点画线等）和边框样式。第42页/共52页（2）在报表上绘制矩形q 在报表上绘制矩形的操作步骤如下。1）使用“设计”视图打开报表，单击工具箱中的“矩形”按钮。2）在窗体或报表的任意位置单击，可以创建默认大小的矩形，或通过拖曳创

39、建自定大小的矩形。利用“格式”工具栏中的“线条/边框宽”按钮和“属性”按钮，可以分别更改线条样式（实线、虚线和点画线）和边框样式。第43页/共52页5.5.2 5.5.2 页面设计页面设计 1 1、选择、移动和删除控件、选择、移动和删除控件q在完善报表的操作过程中，必须遵循“先选择，后操作”的原则。选择一个控件时，单击要调整的控件，这时在控件的周围出现控制点，可以对它进行相应的操作。也可以同时选择多个控件，对多个控件进行操作，方法是按住Shift键，然后单击每一个要选择的控件。q选择了一个控件或一组控件后就可以进行移动操作了，拖曳鼠标即可将选中的控件移到另一个位置；如果是一组控件则同时被移动，

40、它们的相对位置保持不变。q控件的删除操作同移动操作类似，首先选中要删除的单个控件或一组控件，然后按Delete键，这时选中的控件就会被删除。第44页/共52页2 2、设置字体和字号、设置字体和字号q 在报表视图中可以对不同栏目中的文字属性进行设置。设置控件字体和字号的方法是，在报表视图窗口中选择控件，选择“格式”“字体”命令，弹出“字体”对话框，选择合适的文字属性进行设置，然后单击“确定”按钮。3 3、设置颜色、设置颜色q 对报表中的控件，特别是图片和标题，可以设置控件的前景色和背景色，使设计的报表更漂亮。设置颜色的方法是，首先选中要设置颜色的控件，然后选择“显示”“调色板工具栏”命令，打开调

41、色板工具栏，对控件进行相应的设置。第45页/共52页4 4、布局排列、布局排列q创建的报表往往需要调整各个控件的布局排列，包括控件间距、文本对齐方式等。首先选择要调整布局的一个或一组控件，然后打开“格式”菜单，选择一种布局，然后选择一种对齐方式。例如，选择“靠上对齐”，系统会使选中的一组控件以最上边的一个为参照控件，其余控件全部和它顶边对齐。5 5、调整各节的大小、调整各节的大小 q在报表视图中，节用来放置报表所需的各个控件。有时需要根据控件的多少、字体的大小及报表中各部分内容之间的间距来调整节的大小。调整时，只要将鼠标指针指向要调整节的分隔条，这时鼠标指针变成上下双箭头，拖曳鼠标即可调节的大

42、小。也可以双击节分隔条，精确设置节的高度。第46页/共52页5.5.3 5.5.3 报表的预览及打印报表的预览及打印 1 1、预览报表、预览报表 q在数据库窗口中选择“对象”栏中的“报表”选项，选中所需预览的报表后单击工具栏中的“预览”按钮，即打开“打印预览”窗口。q打印预览效果与打印的真实效果一致。如果报表记录很多，一页无法容纳，在每页的下面有显示一个滚动条和页数指示框，可进行翻页操作。第47页/共52页2 2、设置页面、设置页面 q在“页面设置”选项卡中的“页面布局”组中单击“页面设置”命令按钮，弹出“页面设置”对话框。在该对话框中可以设置页面的边距、每列的宽度、打印纸张大小及方向等，如图

43、5-50所示。第48页/共52页3 3、打印报表、打印报表 q在“文件”选项卡中单击“打印”，在打开的“打印”选项 中单击“打印”按钮，直接将报表发送到打印机上。但在打印之前，有时需要对页面和打印机进行设置，如图5-51所示。第49页/共52页小小 结结q 报表是Access中的主要功能之一，是数据库程序设计的重要环节，用户可以根据需要来设计数据输出格式。通过学习本章，读者应掌握以下内容：理解报表的概念、作用和类型；理解报表的概念、作用和类型；熟练掌握创建普通报表的方法；熟练掌握创建普通报表的方法；掌握建立和修改报表的方法，了解报表排序和分组的方法；掌握建立和修改报表的方法，了解报表排序和分组的方法；了解使用计算控件和创建子报表的基本操作；了解使用计算控件和创建子报表的基本操作；掌握使用窗体向导创建各类窗体的方法；掌握使用窗体向导创建各类窗体的方法；掌握窗体的修饰和美化。掌握窗体的修饰和美化。第50页/共52页第51页/共52页