Microsoft EXCEL使用技巧教案.pptx

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1、会计学1MicrosoftEXCEL使用技巧使用技巧2007 中创建图表的基本知识。公式函数图表数据管理宏第1页/共69页公式是在工作表中对数据进行分析的等式，它可以对工作表数值进行加、减、乘等运算。公式可以包括函数、引用、运算符和常量。每个公式必须包含三个基本元素：“=”等于号：这是公式或者函数的标志。运算符：表示执行那种运算。Microsoft Excel 2003包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本连接运算符和引用运算符。数据：用于计算的数据，可以是单元格、函数或者常数。第2页/共69页输入公式输入公式n n在输入公式的时候总是以等号作为开头，然后才是公式的表达式。在在输入

2、公式的时候总是以等号作为开头，然后才是公式的表达式。在工作表中输入公式后，单元格中显示的是公式计算的结果，而在编辑工作表中输入公式后，单元格中显示的是公式计算的结果，而在编辑栏中显示输入的公式。栏中显示输入的公式。第3页/共69页复制公式复制公式 n n利用公式复制可以使带有“重复性”的操作得以简化。当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化。利用单元格填充柄，将鼠标指向此单元格的填充句柄，向后复制公式。第4页/共69页公式中的引用公式中的引用 n n引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个

3、公式中使用同一个单元格的数值。相对引用 第5页/共69页在复制包含相对引用的公式时，在复制包含相对引用的公式时，ExcelExcel将自动调整复制将自动调整复制公式中的引用，以便引用相对于当前公式复制的其公式中的引用，以便引用相对于当前公式复制的其他单元格。如在复制公式中介绍的单元格他单元格。如在复制公式中介绍的单元格D3D3中含中含有公式：有公式：=B3+C3=B3+C3当公式复制到单元格当公式复制到单元格D4D4、D5D5、D6D6、D7D7中时，相应地中时，相应地自动改为：自动改为：=B4+C4=B4+C4=B5+C5=B5+C5=B6+C6=B6+C6=B7+C7=B7+C7第6页/共

4、69页绝对引用 有时在复制公式时，不希望公式中单元格坐标随着引用位置不同而变化，此时就应使用绝对引用。绝对引用的格式是在单元格的行和列前面加上“$”号。首先在单元格D8中计算出总消费，然后在单元格E3中输入公式“=D3/$D$8”，并将该公式复制到单元格E4、E5、E6、E7中，在单元格E4、E5、E7、E7中的公式分别为“=D3/$D$8”、“=D4/$D$8”、“=D5/$D$8”、“=D6/$D$8”、“=D7/$D$8”表明单元格D8采用了绝对引用，复制时除式分母单元格的坐标都不能变 第7页/共69页混合引用 在某些情况下，复制时只想保留行固定不变或者列固定不变，此时可以使用混合引用，

5、即同时包含绝对引用和相对引用。例如，混合引用$A3使得列始终保持在A不变，但是行相对于复制单元格调整（“$”保持A不变）；而A$3的情况正好相反，列将随着单元格位置进行调整，而行将固定在第3行不变（“$”保持行不变）。第8页/共69页不同工作表间单元格的引用 有时，创建公式可能会遇到不同工作表间的单元格引用，这种单元格的引用格式为：工作表名!单元格引用 例如，在同一工作簿中，将工作表Sheet1的单元格A2、Sheet2的单元格A2、Sheet3的单元格A2求和，结果放到Sheet4的单元格A2中，则在工作表Sheet4的单元格A2中输入公式：=Sheet1!A2+Sheet2!A2+Shee

6、t3!A2第9页/共69页数组公式数组公式 数组公式可以同时进行多个计算并返回一个或多个数组公式可以同时进行多个计算并返回一个或多个结果。数组公式对两组或多组被称为数组参数的数结果。数组公式对两组或多组被称为数组参数的数值进行运算。每个数组参数必须有相同数量的行和值进行运算。每个数组参数必须有相同数量的行和列。列。如果数组公式返回一个结果，则单击需要输入数组如果数组公式返回一个结果，则单击需要输入数组公式的单元格，然后在该单元格中输入数组公式；公式的单元格，然后在该单元格中输入数组公式；如果数组公式返回多个结果，则选定需要输入数组如果数组公式返回多个结果，则选定需要输入数组公式的单元格区域，然

7、后在该区域的左上角单元格公式的单元格区域，然后在该区域的左上角单元格中输入公式。完成公式输入后，这两种情况都要同中输入公式。完成公式输入后，这两种情况都要同时按下时按下CtrlCtrl、ShiftShift、EnterEnter键键键键，而不是单击回车键就，而不是单击回车键就行。行。第10页/共69页第11页/共69页Excel 2003中包含了各种各样的函数，如：数据库函数、财务函数、统计函数等。函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。函数可用于执行简单或复杂的计算。每个函数由4个基本要素组成：“=”等于号：这是函数或者公式的标志。函数名：每个函数

8、都有一个名称。（）括号：表示函数的参数部分。参数：函数运算所需要的数据，一般为常数、单元格引用，也可以是另外一个函数。第12页/共69页手工输入函数手工输入函数 对于一些简单函数，可以手工输入，手工输入的方法与在单元格中输入公式的方法一样。插入函数插入函数插入函数插入函数 选定需要插入函数的单元格。单击“插入”“函数”或者单击编辑栏旁边的插入函数图标，弹出“插入函数”对话框第13页/共69页 单击“确定”按钮，将弹出“函数参数”对话框，其中显示了函数名称、函数功能、参数、参数的描述、函数的当前结果等。第14页/共69页 输入数值、单元格引用区域或者用鼠标在工作表中选定单元格区域，单击“确定”按

9、钮，在单元格中显示出函数计算结果。第15页/共69页图表具有较好的视觉效果，可方便用户查看数据的差异、图案和预测趋势。有时用很多文字无法表达的问题，可以用图表轻松地解决，并能够做到层次分明、条理清楚、易于理解。Excel包含了11种基本图表类型，在这些图表类型中，还提供了各种图表子类型。可以使用不同的颜色、间距、图例、网格以及其他特征使同一类型的图表在外观上有所差别。第16页/共69页创建图表创建图表打开或者创建一个需要创建图表的工作表单击“插入”“图表”命令，弹出“图表”工具栏第17页/共69页共有内置的14种图表类型，可以根据需要选择相应的图表类型。单击“下一步”按钮，将弹出步骤2的对话框

10、。第18页/共69页选中“行”单选按钮是指将所选数据区域中的第一行作为X轴的刻度单位；选中“列”单选按钮是指将所选数据区域的第一列作为Y的刻度单位单击“下一步”按钮，弹出步骤3的对话框，该对话框包括六个选项卡，主要是对图表中的一些选项进行设置。第19页/共69页第20页/共69页第21页/共69页第22页/共69页第23页/共69页完成所有的图表设置操作后，单击“完成”按钮，把图表作为新工作表插入或者作为其中的对象插入。第24页/共69页1、数据筛选2、数据排序3、数据汇总4、数据透视表第25页/共69页数据筛选n n高级筛选单列上具有多个条件第26页/共69页 单击“数据”“筛选”“高级筛选

11、”，弹出“高级筛选”对话框，选择“在原有区域显示筛选结果”，设置“列表区域”和“条件区域”第27页/共69页单击“确定”按钮，结果如下第28页/共69页多列上具有单个条件（且）多列上具有单个条件（且）第29页/共69页 单击“数据”“筛选”“高级筛选”，弹出“高级筛选”对话框，选择“在原有区域显示筛选结果”，设置“列表区域”和“条件区域”第30页/共69页第31页/共69页某一列或另一列上具有单个条件某一列或另一列上具有单个条件(或）或）第32页/共69页单击“数据”“筛选”“高级筛选”，弹出“高级筛选”对话框，选择“在原有区域显示筛选结果”，设置“列表区域”和“条件区域”第33页/共69页第

12、34页/共69页两列上具有两组条件之一两列上具有两组条件之一第35页/共69页单击“数据”“筛选”“高级筛选”，弹出“高级筛选”对话框，选择“在原有区域显示筛选结果”，设置“列表区域”和“条件区域”第36页/共69页第37页/共69页一列有两组以上条件一列有两组以上条件第38页/共69页 单击“数据”“筛选”“高级筛选”，弹出“高级筛选”对话框，选择“在原有区域显示筛选结果”，设置“列表区域”和“条件区域”第39页/共69页第40页/共69页数据排序n n数据排序是数据处理的准备工作，也是处理数据时经常用到的功能，可以把数据依照次序由小到大或由大到小地排列。n n在按升序排序时，Microso

13、ft Excel 2003按数字、字母、逻辑值、错误值、空格的次序排序（在按降序排序时，除了空白单元格总是在最后外，其他的排序次序反转）。第41页/共69页多关键值排序多关键值排序 多关键值排序可以指定多个排序条件，当第一个排序条件碰到相同值时，可以依第二个条件来排序，以此类推。第42页/共69页将光标定位到工作表中，单击“数据”“排序”命令，弹出“排序”对话框。在“主要关键字”下拉列表框中选择“收益率”，并选择右侧的“升序”单选按钮；在“次要关键字”下拉列表框中选择“成交价格”，在“次序”中选择“升序”第43页/共69页第44页/共69页特殊排序特殊排序 按月或星期对行排序第45页/共69页

14、n n在“主要关键字”中选择“发行日期”，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，在“自定义排列次序”中选择“一月，二月，三月，四月，五月，”第46页/共69页n n单击两次“确定”按钮 第47页/共69页将自定义列作为排序的次序将自定义列作为排序的次序第48页/共69页单击“工具”“选项”，弹出“选项”选项卡，选择“自定义序列”。单击“导入”按钮，然后单击“确定”。第49页/共69页第50页/共69页在“主要关键字”中选择“发行日期”，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，在“自定义排列次序”中选择“高，中，低”第51页/共69页数据汇总n n使用Microsoft Excel 分类汇

15、总功能可自动计算表格中的分类汇总和总计值。当插入自动分类汇总时，Excel 将分级显示表格，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。若要插入分类汇总，请先将表格排序，以便将要进行分类汇总的行组合到一起。第52页/共69页第53页/共69页首先进行排序，在首先进行排序，在“主要关键字主要关键字”中选择中选择“房屋来源房屋来源”，单击，单击“确定确定”按钮按钮第54页/共69页第55页/共69页n n单击“数据”“分类汇总”，弹出“分类汇总”对话框，选择“房屋来源”；在“汇总方式”中选择“求和”；在“选定汇总项”中“总价（万元）”；单击选中“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”，第56页

16、/共69页第57页/共69页第58页/共69页数据透视表 数据透视表是一种对大量数据进行快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，它不仅可以转换行和列以显示源数据的不同汇总结果，也可以显示不同页面以筛选数据。第59页/共69页第60页/共69页单击“数据”“数据透视表和数据透视图”命令，将弹出“数据透视表和数据透视图向导3步骤之1”对话框第61页/共69页第62页/共69页第63页/共69页第64页/共69页在 Excel 中执行的许多任务都是一次性的（例如输入某天的销售数据或向工作表工作表中添加公式）。不过，还有一些任务需要频繁反复执行但可以使用 Excel 中的工具很快完成（例如更改单元格区域的格式）。除此之外，您可能还会常常碰到一两个既需要反复执行又步骤繁琐的任务。第65页/共69页n n将安全级设置为“中”或“低”。n n在“工具”菜单上，指向“宏”，再单击“录制新宏”。n n在“宏名”框中，输入宏宏的名称。n n在“保存在”框中，单击要存放宏的地址。n n单击“确定”。n n执行需要录制的操作。n n在“停止录制”工具栏上，单击“停止录制”。第66页/共69页第67页/共69页第68页/共69页