公司物流管理制度.pdf

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1、物流管理制度物流管理制度第一章第一章总则总则第一条第一条 物流部是公司实现商品、包装物、宣传促销品等实物资源向销售终端合理配送的功能性、服务性部门.第二条第二条 为保障公司在途、库存商品的管理,及时了解公司经营商品的情况及防范风险，特制定本制度.第三条第三条 公司从事商品经营的各业务部在销售活动过程中均要严格执行本制度.所称业务部为参与公司商品经营活动所涉及到的部门.第二章第二章物流部职能及物流管理范围物流部职能及物流管理范围第一条第一条物流部要保障物流体系运作的高效率，与营销部门紧密协调，对前台网站销售的客户订单进行处理并提供配送服务与监控。第二条第二条 保障在途、库存商品的完整性。使商品从

2、入库到销售完毕的过程中，商品质量及实质形态无任何改变，尽量确保商品在存储及运输过程中无损耗。第三条第三条科学合理地进行商品的调配、储存、运输，不断降低运营成本，减少货损。第四条第四条组织商品售后逆向物流过程,辅助协调售后服务。辅助协调营销部做好退/换货、物品缺失等异常情况的处理。第五条第五条物流体系指与商品经营相关的业务活动流程，包括商品的入库、储存、发货、配送、订单查询等相关信息的处理。1 1/1515第六条第六条物流管理包括物流过程管理和公司内部物流单据管理。物流过程管理是指对入库商品至销售商品的过程进行全程控制，即对实物的流动过程及其数量、质量进行实时监控；内部物流单据管理是对物流单据的

3、具体要求以及内部流转进行规范。第三章第三章物流部组织架构及岗位描述物流部组织架构及岗位描述第一条第一条 物流部组织架构图物流经理仓储主管(仓储、分拣)账务主管(进销存账务)配送主管（客服、包装、配送）仓储专员账务专员配送专员第二条第二条 岗位职责描述:1 1、物流经理、物流经理1)物流管理工作计划与预算的制定、审批与实施.2)物流系统的设计、调整、制度的建立，协助相关部门对商品储存、运输、调配等工作进行管理。3)保障物流部正常运作的同时具产生有高标准、高效率的业绩，对相关业务信息及时向营销部、财务部等接口部门进行反馈与沟通。4)对物流仓储工作进行指导和检查。2 2/15155)掌握发货与库存的

4、动态变化，协助采购部门做好订货计划。6)负责物流部员工的管理与考核。2 2、仓储主管、仓储主管1)对于公司商品的入库、存货、提货过程进行全面的管理，并附有领导职责。2)做到出、入库准确高效，日清日结，保证商品的安全与记录的正确、清晰。3)做好订单处理的协调安排，持续改进操作流程与方法，不断提升库存内运营效率与质量。4)与采购部门对接好入库商品,组织好入库商品的质检工作，保持与相关部门的沟通，确保入库、存库商品的质量。5)熟悉商品摆放原则，快速、高效完成订单分拣工作.6)各项进出库单据的保存与留档。7)完成上级领导安排的其他临时工作。3 3、配送主管、配送主管1)了解商品属性，对打包商品的包装安

5、全负责，持续改进包装过程中的流程和安全质量，不断提升工作效率和标准.2)按照公司客户服务标准对客户涉及物流部门的投诉、建议进行处理与跟踪.3)负责第三方物流配送商的开发工作及配送商绩效考核。4)收集客户投诉及建议，协助物流部门持续改进操作模式与客户服务手段。3 3/15155)订单的分单、合单处理，合理有效的控制物流配送成本。6)与仓储协调沟通，保证订单处理及配送的高效率及准确。7)订单配送异常的处理流程设计及实施，保证部门工作的顺利进行和有序开展。8)物流配送成本的核算及运费结算工作，确保财务工作的准确性。9)完成上级领导安排的其他临时工作。4 4、账务主管、账务主管1）掌握库房帐务管理的流

6、程，全面负责指导系统帐 手工帐的建立和维护。2）监督完成库房帐务的日常管理工作，能够开展技术培训并指导开展活动。3）掌握盘点、出入库、不合格品、仓库相关帐务的管理工作。4）各项进出库单据的保存与留档.5）完成上级领导安排的其他临时工作。第三条第三条 物流部门岗位设置原则及考核宗旨1、物流部门组织机构按照定岗不定人的原则进行，对主管以下的工作人员采取一人多岗进行分配，如工作量持续增加，导致该人员工作完全饱和，进行增员，岗位剥离,以增加人员利用效率、降低成本.2、对于人员绩效考核指标的设定，只设置岗位操作指标，采取“谁操作、谁负责”的方式对员工进行绩效考核。4 4/1515第四章第四章物流过程管理

7、物流过程管理第一条第一条商品在入库前，商品本身粘贴的标签必须有与采购申请单、销售网站上同样的商品名称、条形码、保质期至等等相关商品信息。第二条第二条商品在入库前,必须经过相关采购人员对质量、规格、数量等商品信息与供货商进行确认后入库存储.对于特殊存储条件的商品需与采购质检人员做好保存要求记录,并按要求进行存储。第三条第三条商品存入仓库后，应及时将商品信息输入到后台管理系统中，使客服人员快速查询到商品库存情况。第四条第四条商品出库，客服应当出具客户订单,物流人员应严格按照商品发货流程进行操作。第五章第五章内部物流单据管理内部物流单据管理第一条第一条客服部负责对商品的发运过程进行监督，物流部负责在

8、客户确认收到商品的当天,将商品派送完毕后的信息输入后台数据库中。以便客服部及时了解客户订单状态.第二条第二条商品入库时,采购部质检人员需要填制入库单，入库单所陈列内容需与采购单相符，由物流部仓储主管签字确认、物流经理对照采购单签字确认后生效.第三条第三条销售商品时，由客服部对订单进行确认，需审核订单信息是否正确，确认可正常发货后提交到物流部，物流部根据生效的订单进行商品发货和配送，将其中订货单与第三方物流交接单存放到一起。第四条第四条物流部每天需将不同第三方配送完毕的 配送信息汇总单5 5/1515到财务部。财务部根据客服部提供的客户订单和配送信息汇总单（代收货款情况）进行对账，财务部需监控每

9、笔货单账款及时到账。第五条第五条物流仓库管理人员定期制作库存商品明细表，以便客服部、财务部对货物发票数量、实际入库数量、实际出库数量、提单数量进行查询，对其差异进行分析使用.第六章第六章库存商品的盘存管理库存商品的盘存管理第一条第一条为确保公司账面存货与实际相符,避免公司资产流失，公司对库存商品实行不定期盘存管理。物流账务与仓储需每月进行一次库存盘点，将盘点情况上报物流负责人。第二条第二条盘点当天停止一切商品进出库操作，直至账务系统开帐；第三条第三条盘存管理主要为确定存货是否存在，仓库出入库数量与公司账面是否一致，存货的实际品质等。第四条第四条库存商品盘存管理由物流部负责人、仓库管理员、财务部

10、负责.第五条第五条盘存前，通过财务部取得上月报表日商品帐面数据,作为实际盘存基础。第六条第六条在实际盘存商品时，要注意观察存货的品质状况，要征询仓库管理人员、采购人员等意见，以了解和确定存货中属于残次、毁损状况。第七条第七条在盘存时，应清点库存商品实际数量，应从仓库取得盘点日前商品的出入库记录，并将盘存结果逐项记录在库存盘存情况表6 6/1515中进行现场所有人员签字确认后留存,通过倒推法计算出上月报表日的存货数量。对正常损耗部分应取得相关单据并留存。第八条第八条根据抽查取得的相关数据，如出现异常情况，物流部应填制存货异常情况表，对盘点前帐面数据、尚未入帐数、帐面应库存数、实际盘点数、盘点差异

11、、品质状况一一列示，并对盘存情况予以说明.第九条第九条如账面数据与实际库存不符，物流部应会同各部门对差异原因进行分析，差异如属于正常损耗应直接进行账务处理；如差异系非正常原因形成,应向上级主管汇报，由公司临时审核小组组织进行清查，按清查结果进行处理.第七章第七章 物流管理的责任物流管理的责任第一条第一条 公司物流过程必须严格执行本规定，各部门应承担相应的职责.第二条第二条 物流部没有擅自将商品进行出入操作权限，任何出入库操作必须根据各相关部门的申请单办理出入库手续。第三条第三条 物流部负责审核相关单据，在授权范围内进行出库单、发运单据的审批，对审批结果负责。第四条第四条财务部负责对物流部提供的

12、单据进行检查、对账，负责监控物流部对库存商品进行实地盘点。第五条第五条物流部作为公司物流管理的具体负责部门,对公司物流进行协调和组织，并负责对公司库存商品进行实地盘点，并对实地盘点的7 7/1515真实性负责。第六条第六条公司总裁根据物流部提供的存货异常情况表中非正常损耗有最终处理权。第八章第八章 物流部门工作流程物流部门工作流程第一条第一条采购入库：涉及部门：采购部（采购助理、QC 质检员）物流部、（仓储、账务）、财务部8 8/1515采购入库供应商/采购部按照采购流程在系统中创建采购申请单，并通知供应商送货质检/采购部仓储/物流部账务/物流部财务部供应商按照采购指示送货到采购部指定地点供应

13、商在送货前提前与物流部约定送货日期质检员根据采购申请单对送货商品质量进行现场盘定不符合入库规则符合入库规则将不合格商品退回供应商带回与仓储人员交接，由仓储人员对入库商品进行数量核对仓储人员核对入库商品数量仓储人员根据实际送货量登记入库商品，转交账务专员账务根据采购单编号系统中查找该采购单，并在采购数量后面录入实际收货数量确认审核后，系统自动生成入库单编号以及入库确认单，入库信息自动进入系统库存打印一式三联入库确认单，由仓仓储专员、供应商双方签字确认一联供应商/采购部留档商品入库一联账务留档一联财务留档入库单与采购单一起留存、进行财务账务处理备注：项目详细描述由销售部和采购部提供组合完成后的商品

14、编码再加商品入库日期合并为商品统一条形码。同一类型的商品（如：商品类别、商品名称、商品规格、销售价格、供应商进货渠道等等一样的商品)固定为同一组条形码，任何不一样类别的商品，其所属的条形码也相应的变化；责任部门商品编码/条形码采购部9 9/1515商品编码商品名称每一组条形码对应一个商品编码,此编码为各部门之间的对接依据。按照官网的上统一商品名称采购进货商品，要求同一款商品在官网、采购单、商品本身的商品名称必须一致，避免因为采购货物的商品名称和官网上不一致而造成物流部在发货时出现发错货现象。因有一些采购商品上没有显示保质期以及生产日期，为有效对商品保质期的控制，由质检部负责对采购商品进行管控.

15、按照采购流程在系统中创建采购申请单，并通知供应商携带采购申请单送货到采购指定地址，供应商在送货时与物流部送货约定送货时间,采购单上必须注明“超过保质期（例如：1年）拒绝入库标签在商品入库前全部贴在进货商品上面(标签内容：商品名称条形码等详细内容，如商品本身没有保质期的，商品在入库前必须在标签注明保质期)，没贴标签的商品物流部有权拒收。供应商按照约定的时间送货到仓库后，由质检员对商品进行质量检验由于物流部人员不能详细对采购商品的质量做到深刻了解,需要采购部质检员在仓库现场对入库商品进行质检（包括质量、商品真伪、进货渠道、规格、商品名称、商品类别、保质期、条形码等等)仓储专员根据采购单信息中商品编

16、号与采购商品进行数量核对，并填写商品入库货位号.账务专员根据仓储专员的收货信息录入系统入库确认后打印一式三联确认单,由供应商、财务、物流部各自保留采购部采购部保质期采购部采购申请采购部标签采购部/供应商商品质检采购部/质检员数量核对系统录入打印确认单物流部/仓储专员物流部/账务专员物流部/账务专员第二条第二条退回供应商:涉及部门：采购部、物流部（账务、仓储)1010/1515退回供应商采购部供应商物流部/仓储物流部/账务财务部按照退回供应商流程在系统中创建退货申请单通知供应商按照按照退货申请单及时到仓库办理退货供应商在办理退货前提前与物流部约定办理退货日期账务专员根据退货申请单编号在系统中查询

17、退货申请单在退货商品后备注货位号，转交仓储专员备货仓储专员根据退货申请单开始取货与供应商双方核对退货数量账务专员在系统根据实际退货信息修改退货申请单，确认审核后系统自动生成退货确认单以及编号打印一式三联确认单，双方签字确认供应商带回财务留档单据留档备案备注:项目退货标准退货申请详细描述商品质量有问题的商品；临近保质期限的商品；库存积压的商品，向供应商沟通办理退换货操作。采购部根据退货流程在系统中创建退货申请单，通知供应商按照退货申请单及时到仓库办理退货责任人采购部采购部1111/1515退货查询数量核对打印确认单账务专员根据退货单信息在系统中查询货物货位号仓储专员与供应商双方核对退货信息，并签

18、字确认出库确认后打印一式三联确认单，由供应商、财务、物流部各自保留物流部/账务专员物流部/仓储专员物流部/账务专员第三条第三条订单出库:涉及部门：客服部、物流部（仓储、账务、配送）1212/1515订单出库客服部物流部/配送物流部/仓储物流部/账务财务部客服部随时关注系统订单，在客户系统中下单同时第一时间确认订单订单自动转入“以确认订单”财务部“在已确认订单中”根据已付款订单与财务确认是否收款通过确认配送专员随时关注客服部确认通过的订单，并在规定的时间内进行二次确认订单确认订单的信息完整性不完整及时与客户联系，完善订单的完整性，确认通过后按照“通过确认”流程操作异常确认订单是否符合订单发货规则

19、确认已收款的订单返回订单列表，并注明原因，由客服部负责根据原因有效的处理订单异常无异常异常订单自动转入“待发货订单”打印发货单和快递配送单后交给仓储专员账务专员根据已转入“待发货订单”打印拣货单交由仓储专员仓储专员根据拣货单开始配货、分拣等操作拣货完成后将拣货单转交账务专员配送专员将快递单号录入相应的订单中，确认后订单转入“已发货订单”账务专员根据拣货单在系统中录入实际配货信息，确认通过后系统自动生成出库单编号以及出库单包装完成后后交接配送专员配送专员将发货商品与第三方交接打印一式三联出库确认单财务留档根据第三方快递公司的反馈修改订单的配送状态仓储专员留档备案单据留档备案操作项目详细描述负责人

20、客服部随时关注系统订单，客户订单生成后由客服部确认订单是否有效（收货人信息、商品信息等），如遇订确认订单单信息不完整的情况下,由客服部及时与客户沟通完善订单信息，以保证物流部订单及时配送。核对是否收款如有客户先付款的订单，财务部及时核对收款信息客服部财务部1313/1515配送专员在二次确认客户订单,确认订单信息是否完善，二次确认订单已付款订单是否到账,核对无误后进行二次确认,有异常的订单及时与相关部门反馈，并将订单返回经过二次确认的订单，配送专员打印发货单,交由仓储专打印发货单员开始分拣经过二次确认的订单，账务专员打印拣货单,交仓储专员打印拣货单开始配货仓储专员根据拣货单和发货单开始配货、分

21、拣操作，分配货、分拣拣完成后将分拣商品和拣货单分别与配送专员、账务专员交接.账务专员根据拣货单在系统中录入实际配货信息，确认确认拣货信息通过后系统自动生成出库单编号以及出库单打印出库单将该批次的生成的出库确认单打印一式三联出库单由财务部、账务专员、仓储专员分别保留配送专员与第三方物流交接商品发货清单，由配送专员商品配送负责追踪订单的配送状态,并根据第三方物流公司反馈的信息及时修改系统中订单状态。物流部/配送专员物流部/配送专员物流部/账务专员物流部/账务专员物流部/账务专员物流部/账务专员物流部/配送专员第四条第四条退换货处理流程：涉及部门：客服部、物流部、采购质检，财务部.1414/1515

22、退换货处理客服部质检/采购部账务专员/物流部仓储专员/物流部配送专员/物流部客服部接收客户退换货申请根据退换货原则判定是否退换货符合不符合通知客户邮寄回客服部指定地址不予办理退换货业务检验商品品质是否符合退换货，并提交书面反馈意见返回客服部，与客户沟通相关工作不符合符合符合退款与财务协调退款业务账务专员将订单做入库操作，系统入账商品入不良品库修改订单状态，需要换货的订单在订单状态修改为“换货”时，系统自动生成一张换货出库单配送发货备注:项目客户投诉详细描述客服部根据退换货原则与客户沟通,符合退换货原则的，通知客户通过邮寄的方式寄到客服部指定地址采购部质检返回商品的品质（例如:是否是仓库发货、商品是否破坏等等）是否符合退换货原则，并将结果反馈客服部符合退换货原则的商品根据客户的要求办理退换货业务,不符合退换货的商品与客户沟通并将商品邮寄回客户处.仓储专员将返回的商品办理不良品入库手续账务专员根据订单做系统退货入库.配送专员根据订单修改订单状态。责任人客服部商品质检采购部/质检退换货操作商品入库系统入账订单状态客服部物流部/仓储专员物流部/账务专员物流部/配送专员1515/1515