公司档案管理办法.pdf

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1、档 案 管 理 方 法 FX/QG-XZ 200706-03 第一章 总 如此 第一条 为提高档案管理水平，标准档案工作程序，系统保存企业资料，有效保守机密，提高档案利用效率，依据?中华人民共和国档案法?和相关法律法规，结合本企业工作实际，特制定本方法。第二条 档案管理，遵循“归口管理、分级负责的原如此，确保档案的完整与平安。本方法适用于集团及下属企业。第二章 档案范围 第三条本方法所称的档案，是指集团及下属企业在行政管理和生产经营活动中形成的，记录并反映集团经营管理过程、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等资料。包括公文文书、人事、财务、审计、法律事务、技术、证照等。第三章 管理职

2、责 第四条 集团总裁办是全集团档案的管理部门。事业部、子公司综合部或办公室是本单位档案管理的责任部门。各单位、部门行政主要负责人是本单位、部门档案管理的第一责任人，对任期内本单位档案管理负总责，其间因为档案管理而发生的任何问题，均由其负领导责任。档案专管员负责按照本方法的规定具体管理本单位部门全部档案。第五条集团及下属各单位均应设立档案室或档案柜，配备兼职或专职管理人员，分级负责档案的具体管理工作。第六条 集团总裁办负责集团机关档案管理，并对全集团档案工作进展规划、指导、检查、考核和培训等。第四章 资料点收和归档 第七条 工作职责 一公文文书、综合性材料类：由综合部门点收；二人事劳资类：由人事

3、或综合部点收；三财务类：由财务部门点收；四工程、技术类：由专业部门点收；五法律、审计类：由法务、审计部门点收；六证照类：由综合部点收。第八条 资料点收及归档范围 凡属本方法涵盖范围内的所有文字、图表、声像、电子文档等资料，均须全部归档。一集团档案室归档目录清单 1、集团公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2、集团股东会、董事会、监事会形成的文件材料；3、本集团历史沿革、大事记及反映集团重要活动的剪报、照片、录音、录像资料等；4、集团副职以上及集团总部人员人事档案资料；5、集团证照、印章；6、集团收购、变卖资产等重要文件资料；7、公司重要的会议材料，包括会议的通

4、知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。8、集团制度体系、会议纪要、内部发文包含总裁批示后的各项工作流程、决定等、董事会会议记录、总裁办公会会议记录；9、工程批文、合同；10、集团下发文件。11、财务管理、资金信贷、业务往来方面的文件材料含合同、重要报表、银企联系函件等；12、各相关业务单位往来函件；一三、集团签定的各类合同含商品房买卖合同；14、重要工程招投标文件资料；一五、审计报告；16、集团及各部门月度、年中、年度工作方案及资金方案。17、其他具有法律效力及保存价值的文件；二 单位部门或子公司归档目录清单。1、集团下发文件及本单位部门制发的文件。2、证照、印鉴。

5、3、工程立项、报建、建设、竣工、质监、安监、权证办理等一系列资料文件具体按照房地产事业部?档案管理规定?及附件目录进展整理；4、单位实施或完成的工程资料从谈判、接洽开始形成的文件开始到工程操作完成止，单工程进展归档 5、与当地政府职能部门往来函件；6、单位部门签订的经济合同；7、客户、特约商家资料及信息管理；8、公司的媒体宣传资料、销售报表；9、财务会计凭证、账册、月度、年度财务报表；10、各部门单位报请集团批复的工作联系单、工作方案、总结、统计报表、简报；11、人事劳资档案及信息管理；12、单位部门例会会议纪要；一三、各部门与其相关业务单位函件；14、仪器、设备维修保养资料；一五、其他具有法

6、律效率或保存价值的文件资料。第九条资料点收、归档的层级和权限：1、公文文书、财务、技术资料：按照权责属于集团的由集团归档，事业部的由事业部归档，子公司的由子公司归档。2、人事资料：集团副职(含)以上人员、集团总部、总部所在地事业部、子公司的行管人员、全集团财务和审计人员的档案，由集团归档；总部所在地以外的事业部、子公司的其他行管人员，根据管辖权自行管理。汽修行业师傅、学徒，旅游度假行业效劳人员的档案由用人单位归档。归档内容、目录按照人力资源中心的统一要求办理。3、法律事务、审计类资料由职能部门整理，交集团档案室归档，每年六月前向档案室移交上年度资料。4、证照类资料的归档，按?证照管理方法?执行

7、。第十条工作要求：一时限要求：1、工程、工程、课题等文件材料在其工程鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；2、外购设备仪器或引进工程的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后向档案部门移交；3、公司领导、职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动完毕后及时移交；4、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档；5、电子文件逻辑归档实时进展，物理归档应与纸质文件归档时间一致；6、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作完毕后及时归档。二资料点收工作要求：1、检查资料的文本及附件是否完整，如有短缺应立即追查归入；2、文件或资料的处理手续必须完备，如有

8、遗漏应立即退回经办部门补办；3、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门；4、所有资料办理完毕后，经办人应在规定时间内移交专(兼)职管理员统一归档，并附资料详细清单(附表一)。5、资料点收经办人调动或离职，应办理资料移交手续，主管领导负责监交。三资料归档工作要求：1、所有档案资料除依规定应提交有关职能中心外，均一律以原件存档。提交有关职能中心的档案资料，须以复印件存档。文件材料归档后，一律不得更改。2、所有文字资料原如此上采用电脑打印件或复印件归档，须保存手写资料的，应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写；件须复印后合并归档。3、电子文档、图片等资料须备份保存，必要时刻录成光盘进展归档。

9、外文或少数民族文字材料假如有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。4、资料归档时，应认真核对是否完整，如有短缺，应立即追查归入。5、工程、工程等相关证照、文件在办理完成时，需先移交归档，不得私人存放保管。6、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。7、归档时，档案专管员须使用专门登记簿分门别类予以登记，建立目录表，便于查询。第五章 整理与立卷 第十一条集团及下属企业应在次年第一季度末前，将上年度档案资料进展分类整理与立卷。第十二条档案整理和立卷工作要求：(一)保证顺序、正反面正确；(二)确保图纸清晰，字迹难识别的，应附抄件；(三)及时修补残破

10、档案资料，特殊情况下应附复印件；(四)材料过窄应加衬边，过宽应折叠整齐。第十三条 档案立卷要求：(一)分类准确，同一中心内容的档案资料须一起组卷；(二)卷宗标准，标准统一，编号连续；(三)案卷按序号、标题、文种类别、制发机关、编码页次、备注等进展目录编制；(四)编码页次要求连续，不增减页码；(五)案卷厚度应控制在 1-2 厘米之间；(六)每一案卷须端正书写标题和编号；(七)装订标准、整齐，装订线统一为文书页面左侧 2 公分处，用厚质牛皮纸作封皮，以细绳装订；(八)全集团应采用统一的档案袋(盒)封存。第六章 保管与使用 第十四条档案保存要求：一防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案平安。二做

11、好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。第十五条 档案管理员应保持相对稳定，专兼职人员由基层各单位申报，集团审批，下发确认文件；其岗位调整需报集团总裁办同意前方可办理，岗位调整前，须办理档案交接手续，交接由档案管理员的直接上级监交，对重点单位总裁办可派人监交。档案移交时要认真对照移交人在上次接交时的档案清单，确保档案数量。第十六条 接交人员应对移交的所有档案资料的完整性负责。因监交人、接交人失职造成的责任由监交人、接交人承当。交接时，接交人、监交人要敦促移交人出示其上次接交时的清单，本次交接内容不得比上次交接内容减少。第十七条 借阅、复制档案要求：(一)案

12、卷原如此上不许借出，只供在档案室查阅。未归档的文件及资料可借出。凡借阅、复制档案须填写?档案使用申请表?(见附表二)。(二)档案管理人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，严格履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。借阅、复制使用秘密级档案资料，须经档案主管领导批准；机密级档案资料须经使用单位第一负责人核准，报上一级分管领导审批；绝密级档案资料需报集团总裁审批。密级的划分见?保密制度?。三借出的档案材料不得转借他人，不得带入公共场所；借阅人不得撕毁、涂改档案；不得擅自摘录档案内容；任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，视情节轻重予以处理。(四)复制档

13、案资料需由档案员办理，并加盖“与原件无异、“使用用途和“有效期限等内容的蓝色印章。第十八条 各单位应建立健全档案管理方法，添置保管设施，确保各类档案妥善保管。一旦发现被盗或丧失，应立即逐级报告。第七章 鉴定与销毁 第十九条 档案资料须每年综合鉴定一次：(一)从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。(二)依据价值确定各类档案的保存年限分为永久、长期、短期三种。第二十条 经鉴定已过保存年限、失去保存价值的档案，由档案员登记造册见附表三，提出处理建议，经档案主管领导审核，报集团分管副总裁或事业部总经理核准；重要资料销毁前须报集团总裁或总裁授权委托人审批。第二十一条 经批准销毁的

14、档案资料销毁时由上一级领导和本单位档案主管领导监销。第八章 罚 如此 第二十二条凡违反本方法第七、九、十条第一、二款者，未造成损失的处责任人 10100 元罚款，造成损失的全额赔偿。第二十三条 凡违反本方法第十条第三款者，处责任人50-200 元罚款。第二十四条凡违反本方法第十二、十三条者，处责任人 50-200 元罚款。第二十五条凡违反本方法第十四、十八条者，处责任人 100-400 元罚款。第二十六条凡违反本方法第十五、十六条者，处责任人 10-100 元罚款。其中：擅自调整档案管理员岗位的，处单位第一负责人 500 元罚款，未及时监视办理交接手续的处第一负责人 400 元罚款。造成损失的

15、由责任人承当全部责任。第二十七条凡违反本方法第十七条者，处责任人 20-100 元罚款，造成经济损失全额赔偿，并处 100-200 元罚款。第二十八条凡违反本方法第十九、二十、二十一条者，处责任人 50-200 元罚款。第九章 附 如此 第二十九条本方法由集团总裁办负责解释。第三十条本制度自公布之日起实行。附表一：湖南富兴集团档案资料移交清单 移交单位：接交单位：序号 档 案 资 料 内 容 单位 页数 附 件 备注 移交人：(签章)接交人：(签章)监交人：(签章)移交时间：年月日 附表二：湖南富兴集团档案使用申请表 申 请 人 申请时间 自 止 档案名称 档案密级 绝密 机密 秘密 使用方式

16、 借阅 复印 档案使用原由:签名:年 月 日 使用人所在单位(部门)意见:第一负责人签名:年 月 日 审批人意见:签名:年 月 日 备注 附表三：湖南富兴集团档案资料销毁清单 资料管理单位：序号 档 案 资 料 内 容 单位 页数 附 件 备注 销毁建议人：(签章)销毁实施人：(签章)销毁审核人：签章 销毁审批人：签章 销毁监视人：(签章)销毁方式：销毁时间：年月日 销毁地点：内容总结 （1）档案管理方法 FX/QG-XZ 200706-03 第一章 总 如此 第一条 为提高档案管理水平，标准档案工作程序，系统保存企业资料，有效保守机密，提高档案利用效率，依据（2）第三章 管理职责 第四条 集团总裁办是全集团档案的管理部门（3）第六条 集团总裁办负责集团机关档案管理，并对全集团档案工作进展规划、指导、检查、考核和培训等（4）4、集团副职以上及集团总部人员人事档案资料