收发文管理制度收发文管理制度条例.pdf

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1、收发文管理制度收发文管理制度条例 收发文管理制度收发文管理制度条例 为加强收发文工作，提高收发文工作效率，应制定标准的收发文管理。下面为大家了有关收发文管理制度的范文，希望对大家有帮助。一、来文处理 1.收文：由综合部定期(一般为每周两次)到公文交换站取文，并指定专人负责统一收文，建立签收登记制度，收文范围：凡市委、市政府的来文(含抄件)以及市委各部门、市直各单位主送我公司的来文。2.分办：来文应当日登记，当日交综合部经理分办。下午 16 时以后登记的来文，次日上午 9 时以前交综合部经理分办(特急件除外)，综合部经理应根据文件内容按轻重缓急分别作如下处理：(1)特急件取回后应立即分办，然后由

2、综合部公文传递员呈送公司领导阅;(2)一般文件由综合部传递员按内容分送有关领导及部门按顺序阅办。3.传递：公文传递必须做到及时、准确、平安。公文传递由综合部专人负责，各部门内勤密切配合，公文传递实行传递签名制度，一般情况下各传阅单位和个人应在收到紧急或重要传递件尽快阅办，一般文件也应在 4 个小时内阅完，并及时退回综合部公文传递员。因特殊情况需要延长阅读时间的应安排在其他领导传阅之后。公文传递时间不得超过 5 天。标有密级和涉及公司商业秘密的文件，由综合部经理直接呈送有关的公司领导及部门传阅。收文单位不得随意借阅、翻印。阅文者不得随意外传和乱放，逢节假日应将文件交回档案保管员。4.催办：对领导

3、有批示或交有关部门处理的公文，综合部应定期检查催办，对紧急公文，应及时催办检查，防止漏办或积压延误，并将落实情况及时报告有关领导和部门。二、发文处理 发文程序：部门拟稿填写发文稿纸部门负责人签名综合部经理核稿公司领导签发编号送打字室打印拟稿人校对修改后打印盖章装订发送立卷存档，全过程综合部指定专人负责传送，同时实行签名制，发文原那么规定如下：1.发文必须坚持先核稿后签发，凡未经综合部经理核稿，领导原那么上不予签发;2.但凡代表公司的对外发文和上报市委、市政府的文件必须由公司主要领导签发，其它文件可由分管领导签发。文件经领导签发后，急件打印应在四小时内完成，其它文件在一个工作日内完成。3.校核稿

4、退回后，文印室应在 2 小时内修改打印。4.打印完毕后，要及时分发，时间不得超过 1 天。5.所有发文必须留有原件，交公司档案保管员立卷归档。6.涉及公司商业秘密的发文应严格管理，责任到人，从严控制公司文件的.印数和发送范围。为了及时、准确、平安地收发市政府和市政府办公室的各种文件、资料，特制定本制度。一、收文工作程序 市政府、市政府办公室的收文，一律由秘书处签收，根据内容，分办件和阅件，按如下程序进行：(一)公文由秘书处登记编号，送办公室主任签批。办件按领导签批意见办理;阅件呈市政府领导传阅，如遇外出工作，可超顺序传阅。密码电报、电报等急件应及时分送，不得耽误。(二)秘书处应掌握文件流向，及

5、时催办。对传阅件要及时清点是否有抽出滞留，如需抽阅，应作好登记手续并及时催收。(三)领导对文件有书面或口头指示的，应送有关处室逐一登记处理并及时反应。(四)各县(市、区)政府和市政府各部门的请示件，由秘书处统一收文、登记、编号后，送有关处室具体办理。凡同时送市委、市政府的请示类公文，秘书处在进行登记编号后，先送市政府、市政府办公室有关领导和有关处室阅知，待市委办批办后再予以办理。(五)各县(市、区)政府、市级各部门主送市政府、市政府办公室的报告，由秘书处统一登记后，送有关处室具体办理。二、发文工作程序 发文包括市政府、市政府办公室文件两大类。其工作程序为：登记，编发文字号，送印，校对，分发，归

6、档等。(一)送印。秘书处收到市政府、市政府办公室正式文件的发文文稿，应统一编号、登记。登记前，要认真检查原稿的审批、签发手续是否完备。(二)校对。印成待发的文件，由秘书处通知承办处室完成“第一读者”工作。经“第一读者”阅读无误签字认可后，秘书处进行盖章发文。(三)分发。印制完成的文件，特急件应随到随办、随校、随发。其他文件一般要求当日发出，最迟应于第二天发出。发给各县(市、区)政府的机要件须在信封上编号，注明份数，封好信口打上密级，送邮政局机要科发出。发给市政府各部门的机要件，由各部门到市政府办公室领取。同时，履行交接手续，注明发文日期。做到当日发文，当日送出。普通公文除各县(市、区)存档需要

7、发送纸质文件以外，一般只发送电子公文。三、电子公文收发工作程序 根据全省计算机政务网络建立的实际情况，市政府办公室公文收发同时实行纸质、电子文件双轨制运行。(一)省政府、省政府办公厅通过计算机政务网络传输的电子公文，由秘书处负责及时接收。(二)市政府、市政府办公室的各类普发性文件，一般只发送电子文件。由文书人员按照公文的发送范围，及时将电子公文发送到各受文单位。各类电报及紧急公文应做到随到随发，不得延误。(三)市政府、市政府办公室上报省政府的文件，在纸质文件报送的同时，需及时将电子文件通过计算机政务网络传输到省政府办公厅。四、文稿归档 (一)国务院、国务院办公厅，省政府、省政府办公厅的文件，传

8、阅后要及时，正文与附件要完整，于次年 3 月前档案室存档。(二)市政府、市政府办公室文件的文稿，发文时同时核查底稿，完整，妥为保存，每年 3 月底前送档案室归档。办公室是全校公文处理的管理部门，负责全校收发文的的管理。一、收文办理 收文的办理程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办、回复、归档等。具体办理标准如下：(一)办公室文秘工作人员每天负责对全部来文(纸质、电子)进行签收、登记，收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期、办理意见等情况逐项填写清楚。登记后由办公室主任阅文并提出拟办意见后呈送校领导阅批。办公室主任外出时有由副主任提出拟办意见。(二)阅办文件由办公室文秘人员

9、按以下程序处理：1、常务副校长阅示。所有来文一律先呈送常务副校长阅批。2、分管校领导阅处。根据常务副校长的批示和校领导的分工送有关校领导阅处。急件即送批办，常务副校长外出遇有急办件时可由办公室主任先送分管领导阅处并说明情况。3、有关处室阅办。根据校领导的批示交有关处室办理，有关处室负责人应按时完成公文办理工作，并及时将办理结果反应给办公室。4、存档。有关处室办结后，文秘人员应将文件交办公室主任签字确认后按规定存档。(三)传阅件原那么上按校领导的排序由前向后递送，传批件按校领导的排序由后向前递送。遇有领导，可先送下一位阅文领导。文秘人员应随时掌握公文的去向并做好记录，防止漏传、误传和延误。(四)

10、文秘人员要催促承办人公文办理工作，确保公文按时办结。(五)文件传阅过程中不准横传，一律由文秘人员负责传递。(六)文秘人员必须高度重视网发文件的收文工作，每个工作日不定时浏览 OA 网及时收发文件，急件要做到随收随送。二、发文办理 (一)凡以我校名义印发的公文，都要按拟稿、审稿、核稿、领导批示、签发、登记、印制、用印、分发等程序办理。(二)拟稿审稿。由主办公文拟制的处室负责，要求符合国家有关法律、法规和政策规定，操作简便可行，文种使用恰当，内容准确全面，结构简洁完整。拟稿完成后由拟稿处室负责人审稿。(三)核稿。审稿完成后交办公室主任核稿。办公室主任外出时由副主任负责。(四)批示。审稿完成后由分管

11、校领导批示或签发。(五)签发。以本校名义印发的上行文，一律由常务副校长签发;以本校名义印发的平行文或下行文，一般性业务工作由分管校长签发，涉及干部任免等重大事项由常务副校长签发。(六)发文登记。发文登记由办公室负责文秘的同志负责，包括填写发文字号、记录签发人、按经校领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。发文登记前应进行复核，重点是检查审批、签发手续是否按规定程序办理，是否完备，附件材料是否齐全。(七)复校。复校由办文的同志负责，办文的同志负全面校对责任，包括文字、格式、内容等。(八)分发。分发由文件主办处室负责文件的装封、分发。办理完毕后，由主办处室将文件一式二份连同拟稿单交办公室存档。(九)严格以下发文程序：1、处室草拟公文未经处室负责人核稿的，办公室退回拟文处室核稿。2、公文签发后未经发文登记和复校的，打字室不予印制，送由办文同志和处室复校。3、未完善手续的公文，办公室不予用印，退回办文同志完善手续。