深圳航空酒店财务管理制度.pdf

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1、一、经济合同的管理原则 1、对外的经济合同必须符合国家的各项有关法规、政策。2、经济合同的管理采用严格的授权制：对外签定经济合同必须由酒店法人代表授权。酒店对外的一切经济合同，必须加盖本酒店公章，各部门不得 用部门专用章对外签定合同。公章授权由专人保管。对外经济合同如需变更、解除，要按原合同订立时的审批程序 授权专人办理。经济合同正本授权由总经办保管，副本交财务部，复印件分送 有关部门。如经济合同在履行中发生纠纷，由总经理授权专人负责解决。如在解决纠纷中需要通过仲裁部门或司法部的，也必须由总经 理授权处理。3、经济合同管理集中与分散管理相结合。集中为主，分散为辅。二、财务部是酒店合同管理的主管

2、部门，其职责是：1、负责审核合同中有关经济条款和内容。2、参与重大经济合同的谈判、签订、变更、调解、仲裁、评估等 活动。3、核查各部门订立和履行合同的情况。凡销售合同、合作合资联 营 合同、工程合同、采购合同等，先由各有关业务部门在总经理授 权后对外负责拟订，再交财务室审核，最后交总经理审定后方 可签订。三、经济合同管理办法 1、签订合同必须由有关业务部门先填写合同审查表，由部门经 理 签署后，连同合同文本交财务部进行审核，然后再报总经理审 只有待总经理签批后业务部门才能得以授权对外签订合同。2、签订合同时对对方履约能力（包括资信、资格）不明的，除要 求其出示法人委托书外，还应要求出示营业执照

3、副本。银行资 信证明或担保单位的担保文件。3、凡涉及酒店付款合同，应于合同规定的付款之前五天，由有关 部门通知财务部，以便及时筹措资金按时付款。4、凡涉及变更、补充、修改、提前终止合同，必须由有关部门先 提出书面报告，交财务部进行审核，然后再报总经理审定后才 能执行。5、有关合同的各种往来信函、邮件等资料由业务部门负责保管，并根据财务部和总经理的要求提供需要材料的复印件。6、对已生效的履行完毕的合同要整理归档，由总经办将合同正 式文本，业务部门将往来信函等交总经办分类、整理、立卷、装订归档。一般购销合同档案保存期为五年，重大合同需永久性 保 存。物品领用制度 1、填单及批准：领用物品一律填写“

4、物品/食品领用申请单”，经 部门经理签字后到库房领取。2、领用控制：属于部门专用物品，由部门控制领用，其它部门 需经过总经理批准后方可领用。例如：客房小酒吧食品、饮料、客房用品及清洁剂由客房部负责；工程材料、工具由工程部负 责；礼品由行政办负责。3、固定资产和低值易耗品领用：经财务部办理领用手续。4、贵重物品控制：贵重物品要根据总经理指定的使用范围和领 用审批程序办理领用。5、内部供货：内部职工和员工要求由库房购买物品，一律经财 务部审批，办好交费手续后开单出库。损失报告制度 1、库存物品的丢失，变质、过期、破损、自然损耗、盘亏，物 品采购中发生的各种损失或短少，财务盘点短少等由经管人填 报损

5、失报告单，经主管或经理检验后报领导审批和处理。2、物品在使用部门使用和控制期间发生变质，过期，损坏等情况 由使用部门填报损失报告单，由财务部核实后报领导审批，这类已报损的待处理物品一律交回财务部处理。一、采购申请：一切物品的采购办理都要以经过批准的采购单为依据。米购单一般由用物部门填报，属于规定由库房常备的物品由库房 提单。尽量避免紧急采购，确实必要的应在采购单上注明，并经 财务部批准后给予安排。二、采购审批：采购单部门经理签字后送财务部办理审批。财务部应在 三天内办好审批手续，未能批准的采购单退还申请部门。三、采购单管理：采购单由财务部负责管理，包括：编号、登记、送批、交付执行（未批准的退申

6、报部门）及事后查询。四、采购：根据已批准的采购单由财务部安排采购，一般在本市采购的 应在三日内办完。专业性较强的物品可经总经理决定派专人采购。五、收货 1、根据购货发票检查货物的品种、牌号、数量、规格、质量、保鲜、包装等情况，确认无误后入库，必要时可请进货部门派 人协助验收。属于食品饮料的验收还要执行有关质量检验的规 定，验收有问题的由采购员或经办人员负责处理。2、收货后开出收货报告一式三份，一份交采购员，一份交成本管 理员，一份留存。3、收货时发票未到的可根据经办人提供的情况验收，并在收货报 告上注明“发票未到”。仓库管理 1、货物按类别编号，每个号建一张存货卡，货物在库数量变化应 立即在卡

7、片上登记，卡片上的余数随时与实物数一致。2、各类存货要定期作盘点检查，定期不少于：食品、酒水及贵重 物品每月一次；印刷品半年一次；其他类存货三个月一次。3、卡片的记录要定期和电脑核对,卡片上经过核对无误的余额由 成本管理员加盖“已核“标记，盘点盈亏数作相应的出库入库 财务处理。4、卡片记满后要妥善保存，年终交财务部统一保管。5、库房存货要按编号的次序安排，存货卡置于货位处，货物堆 放整齐，库内经常清扫，保持整洁。6、各类货物保管要明确分工负责，保管员轮休时由专人替班，库 房存货间除经管人外其他人员不得进入，除非经管人认为必要 并在场时可允许进入。7、库房要防火、防盗、防潮、防虫、防鼠，每次下班

8、要检查门窗 及水电；每次上班先查看有无异常情况。、钥匙管理 1、库房上班时间钥匙由经管人员持用，下班时送交服务台存放。2、存放钥匙要封于纸袋内，由送存封口签字，总台设钥匙登 记簿，准确记录钥匙存取情况。3、库房下班时间因紧急情况必须开库要经财务总监及值班经 理同意，然后由总台取钥匙开库，开库要有财务人员、值 班经理和保安部人员共同参加，开库处理的业务要作记录 并由参与人员签字后留在库内。4、库房的锁要不定期更换。三、保质：食品饮料按国家关于食品卫生和质量检测的有关规定严 格管理，凡超过保鲜期或其他质量不保证的食品饮料一律列为 待处理品，另设专库存放并上报处理。四、计划备货：常用货物要根据用量和

9、进货周期作必要的储备，并 制定最低库存量加以保证，进货计划由保管员负责提出，经主 管签字后上报，防止由于计划不周而发生缺货。五、到货通知：属于部门等用的货物到货后要在 2 小时内通知领用 六、发货：按物品领用制度办理发货，“物品/食品领用申请单”是发货的原始凭证，不得涂改和增添，收货人要亲自签字认领,库管员不得代收货人签字。一、因公出差需填写“出差派遣单”并有总经理签字同意，否则不得 报销差旅费。二、车船费：总经理乘飞机普通舱或火车软卧，副总经理、财务总监 乘飞机普通舱或火车硬其他人员乘飞机要事前经总经理批准。三、住宿费：总经理可住 300 元/天的房间，副总经理、财务总监可住 250 元/天

10、的房间，部门经理可住 150 元/天的房间，其他人员可 住 100 元/天的房间，多人出差应尽量合住，住宿费在以上标准内 按实报销。四、市内交通费：市内交通费实行包干制，总经理市内交通费 20 元/天。副总经理、财务总监市内交通费 15 元/天，其他人员市内交 通费 10 元/天。五、招待费：出差期间的招待费，要事前请示总经理，根据批准的限 额执行。六、探亲路费：酒店人员探亲按合同办理，需人事经理审批。七、伙食补助：出差期间的伙食补助按 40 元/天包干。一、资金管理是酒店的一个重要组成部分，牵涉面广，政策性强，因此 必须加强管理，严格遵守财经纪律，以保证货币资金的正常使用 和 周转。二、货币

11、资金管理主要包括现金的管理和银行存款的管理。三、现金的管理 1、现金使用范围主要限于：支付工资、奖金及工资性津贴等。支付差旅费、职工医药费、房费佣金等。按银行规定的结算起点（一千元）以内的零星开支。2、对于从营业收入中取得的现金，规定由出纳进行清点并送银行。任何人都不得坐支现金。3、财务部在收支现金时，要严格审核现金收付凭证及所附单据是否 合法，数额是否完整，签字手续是否齐备等。对不符合制度规定 的，应予以纠正或拒绝办理收付。4、库存的现金保管工作。现金和有价证券必须放在保险箱内以确保 安全和完整无缺。5、部门因工作需要配备备用金时，应向财务部提出申请，经财务总 监审核批准后方可办理。备用金支

12、用不得超过规定范围，业务内 不得移作他用或私人挪用，财务部将对各部门备用金使用情况抽查。6、各部门领用工资、奖金如有待领部分或多余的，应及时交财务部,各部门不得存放现金。7、现金一切收付款项，均须按业务性质分别填写交款单或支款单。支款单应写明支付的用途及有关情况、金额，并由有关人员审核 盖章后方能办理支款手续。8、现金收支业务必须当日登记现金日记帐，做到日清月结，帐款相 符。杜绝用白条或原始凭证抵库、堵塞帐外资金，现金收付凭证 和收付存单，按规定需送审核员审核。9、各部门的收付款项都应通过财务部入帐。任何部门和个人都不得 自彳了保留现金，不得私设小金库。八、银行存款的管理 1、对超过现金收付额

13、以上的款项进行收付时，必须通过银行结算。2、因经营业务需要转帐支票付款，一律由各部门填写付款申请单，部门经理签字后，经财务总监签批报总经理批准后方能办理领 取支票手续。3、支票领用者，必须在支票登记簿上写明领用日期、付款内容并 签字后方可领用。凡领用后的支票应在 7 天内将发票送回财务 部，并注销登记。对无特殊原因而逾期不送回者，及时报告财 务总监。4、财务部签发转帐支票时，应进行登记并将支票项目填写齐全,不准签发空头支票。当无法明确收款单位名称、金额时，也应 写清支票用途、签发日期。5、实行计划控制的费用或物资采购，在付款时应同时核实计划。超过计划的部分必须按规定办理追补手续后，方能付款。6

14、、严格遵守银行有关规定，不得将银行帐户借给其他单位或个人 办理结算。保管好空白支票及已用支票存根。7、正确使用和审核各种银行结帐凭证，并及时审核银行往来单，月末有未达帐款，应查明原因，编制银行存款余额调节表。每 月根据货币资金使用情况编制“现金流量表”，反映当月现金和 银行存款的流入、流出及存款余额的状况。每年需编年度现金 流量表，“现金流量表”由财务部负责编制。深圳航空酒店电话费管理制度 一、客用长途电话由总机逐次记录，交前台收银入帐，财务室每月根 据电话局的明细帐单查对，若有漏记，由当时值班的电话员负责。二、因公打国内长途电话的，要事先经总经理批准，发话时向总机说 明对方单位，这些电话单每

15、天由财务部送总经理审阅。三、经理人员私人用长途电话一律由总机挂发，并说明是私人用，每月 底统一到财务部结帐。四、办公室的直拨电话要有人负责管理，用时登记（日期、发往地及 单位、事由、批准人）直拨电话一般只供因公使用，特殊情况下 私人需用时要经部门经理同意并按章交费。五、酒店各办公室每部电话话费标准：1、总经理办公室每月话费控制在 800 元内；2、酒店财务总监、留任董事、董事长助理、副总经理每月话费控 制在 500 元内；3、各部门办公室每月话费控制在 300 兀以内。车辆维修费及油耗的管理制度 一、总经办参照机动车辆日常检查标准和小修、二保、中修、大修 计划单填写车辆维修申请单报总经理审批。二、主车司机对车况做日常检查，代班司机在出车前对车况进行检查后 方可出车，发现问题及时通知总经办。三、车辆在途中出现机件损坏，必须电话通知副总经理，副总经理同意 后方准修理，开具发票，凭报废机件和实际修理费用填写报销单，按报销程序上报审批。四、车辆维修费用凭维修申请单、车辆报修单及发票方可办理报销。五、维修申请单及车辆报修单由行政办存档。六、酒店各部门用车需填写用车申请单报副总经理审批。七、各部门用车时需在用车申请单上登记用车前后的里程数。八、酒店车辆补充燃油，开具发票，凭里程和燃油实际数填写报销单，按报销程序上报审批。九、酒店车辆燃油费只可在月度计划内列支。