秘书实务之信息工作.ppt

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1、信息工作信息工作1 1 信息工作概述信息工作概述2 2 信息工作程序图信息工作程序图3 3 信息的收集与整理信息的收集与整理4 4 信息的传递与存储信息的传递与存储5 5 信息的开发与利用信息的开发与利用6 6 信息的反馈信息的反馈7 7 技能训练技能训练教学目的 通过本模块的学习，通过本模块的学习，熟悉信息工作的基熟悉信息工作的基本程序，能够运用多种方法收集信息及对本程序，能够运用多种方法收集信息及对信息进行系统整理、有效传递、有序存储、信息进行系统整理、有效传递、有序存储、开发利用，掌握信息利用服务的方法并做开发利用，掌握信息利用服务的方法并做好信息服务工作。好信息服务工作。教学重点与难点

2、1 1、教学重点、教学重点信息工作的程序与方法；信息工作的程序与方法；收集信息的渠道和方法；收集信息的渠道和方法；信息整理工作；信息整理工作；传递信息工作；传递信息工作；信息利用与反馈工作。信息利用与反馈工作。2 2、教学难点、教学难点信息工作的程序与方法；信息工作的程序与方法；信息工作案例分析；信息工作案例分析；技能训练。技能训练。案例导入案例导入：（教材）（教材）P179案例一、二案例一、二 小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大

3、作用，究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。身的理解。会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新决断时，卢主

4、任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。了他。“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些的水灾；第四，今年又是乡镇企业发

5、展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0 02 2至至0 05 5元之间；我厂每年工业原料用粮元之间；我厂每年工业原料用粮1010万吨，按每千克万吨，按每千克原料用粮上涨原料用粮上涨0 03 3元计算，每吨将上涨元计算，每吨将上涨300300元，元，1010吨就是吨就是30003000元，全年就是元，全年就是3 3千万千万

6、!因此，我建议当务之急是在粮食因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。际市场竞争打下了坚实的基础。”卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有

7、的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改

8、造。请大家对这两个方案再议一议。术改造。请大家对这两个方案再议一议。”大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿亿!小张敬佩地对卢主任说：小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法看来信息是金钱

9、的说法一点不假一点不假!您是怎样获得这些信息的呢您是怎样获得这些信息的呢?”?”卢主任说：卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索张引入了对信息工作的深层思索从这件事中，你对信息工作有哪些认识与启发从这件事中，你对信息工作有哪些认识与启发？1 1 信息工作概述信息工作概述

10、信息的含义及类型（阅读教材：信息的含义及类型（阅读教材：P172P172）对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。动状态经过一定的方式传递后的再现。文字形态、声像形态和记忆形态文字形态、声像形态和记忆形态。信息的特点（大家谈）信息的特点（大家谈）1 1、可量度、可量度 2 2、可识别、可识别 3 3、可转换、可转换 4 4、可存储、可存储 5 5、可处理、可处理 6 6、可传递、可传递 7 7、可再生、可再生 8 8、可压缩、可压缩 9 9、可利用、可利用 10 10、可共享、可共享信息对秘书工作的意义信息对秘书工作的意

11、义秘书人员辅助领导决策的依据；秘书人员辅助领导决策的依据；秘书人员处理日常事务的依据。秘书人员处理日常事务的依据。秘书人员起草文书的基础；秘书人员起草文书的基础；秘书人员协助管理、协调关系的依据。秘书人员协助管理、协调关系的依据。信息工作的基本要求信息工作的基本要求及时、准确、全面、适用及时、准确、全面、适用目前最急需的信息目前最急需的信息预测性信息预测性信息 动态性信息动态性信息反馈性信息反馈性信息 综合性信息综合性信息秘书信息工作的特点秘书信息工作的特点普遍性普遍性 紧迫性紧迫性 开拓性开拓性 2 2 信息工作程序图信息工作程序图收集整理存储传递利用开发反馈3 3 信息的收集与整理信息的收

12、集与整理信息的收集信息的收集 1 1、范围、范围 政策法规信息；政策法规信息；社会动态信息社会动态信息 组织内部信息；组织内部信息；国际信息国际信息 同级相关信息；同级相关信息；贸易信息贸易信息 客户信息；客户信息；交际信息交际信息 信息的收集信息的收集2 2渠道渠道信息网络渠道信息网络渠道 、大众传描媒介渠道、大众传描媒介渠道文书渠道、调查渠道文书渠道、调查渠道会议渠道、图书馆渠道会议渠道、图书馆渠道关系渠道、信访渠道关系渠道、信访渠道档案渠道、信息机构渠道档案渠道、信息机构渠道信息的收集信息的收集 3 3、方法、方法 1)1)观察法观察法 2)2)询问法询问法 3)3)问卷法问卷法 4)4

13、)阅读法阅读法 5)5)交换法交换法 6)6)索取法索取法 7)7)购置法购置法 8)8)网络法网络法信息的收集信息的收集 4 4、原则、原则 价值原则价值原则 时效性原则时效性原则 层次性原则层次性原则 针对性原则针对性原则 全面系统性原则全面系统性原则信息整理信息整理 1 1、分类方法、分类方法 1 1）字母分类法；）字母分类法；2 2）主题分类法；）主题分类法；3 3）来源分类法；）来源分类法；4 4）地区分类法；）地区分类法；5 5）数字分类法；）数字分类法；6 6）时间分类法。）时间分类法。信息整理信息整理 2 2、筛选方法、筛选方法 1 1）查重法。）查重法。2 2）时序法。）时序

14、法。3 3）比较法。）比较法。4 4）测评法。）测评法。3 3、校核方法、校核方法 1 1）溯源法。）溯源法。2 2）比较法。）比较法。3 3）核对法。）核对法。4 4）逻辑法。）逻辑法。5 5）调查法。）调查法。6 6）数理统计法。）数理统计法。信息整理信息整理 4 4、综合分析方法、综合分析方法 1 1）点面结合法。）点面结合法。2 2）定性定量分析法。）定性定量分析法。3 3）预测分析法。）预测分析法。5 5、信息加工的形式、信息加工的形式 1 1）编写信息简报。）编写信息简报。2 2）信息资料的编写。）信息资料的编写。4 4 信息的传递与存储信息的传递与存储信息传递的方法（信息传递的方

15、法（4 4个）个）当面对话当面对话 召开会议召开会议 1、语言传递语言传递 接打电话接打电话 电台传送电台传送 电视传输电视传输 文本文本 2、文字传递文字传递 表格表格 图表图表 表格示例收文机关名称收文机关名称收文号收文号收文日期收文日期年年 月月 日日存档号存档号柱状图饼状图折线图框 图收集整理存储传递利用开发反馈组织图校长校长校长校长教学教学副校长副校长副校长副校长后勤后勤副校长副校长教务科教务科实习基地实习基地教研组教研组图书馆图书馆实验室实验室学生科学生科招生招生就业办就业办办公室办公室人事科人事科总务科总务科财务室财务室门卫门卫食堂食堂医务室医务室信息传递的方法信息传递的方法 电

16、话、电报电话、电报 3 3、电讯传递、电讯传递 传真传真 电子邮件电子邮件 摄影、摄影、摄像摄像 4 4、实物及辅助设备传递、实物及辅助设备传递 投影投影 实物展示实物展示 信息存储信息存储 1 1、方法、方法 登记登记 编码编码 存放排列存放排列 检索检索 2 2、方式、方式 手工存储、计算机存储、手工存储、计算机存储、电子存储、缩微胶片存储。电子存储、缩微胶片存储。5 5 信息的开发与利用信息的开发与利用信息的开发信息的开发 1 1、形式、形式 剪报、剪报、索引、目录编制、文摘简讯、调剪报、剪报、索引、目录编制、文摘简讯、调查报告、资料册和综述。查报告、资料册和综述。2 2、方法、方法 汇

17、集法。归纳法。纵深法。汇集法。归纳法。纵深法。连横法。图表法。转换法。连横法。图表法。转换法。信息的利用信息的利用 1 1、信息利用服务的途径、信息利用服务的途径 （1）信息检索服务信息检索服务 信息复制服务。信息复制服务。信息发布服务。信息发布服务。数据库检索服务。数据库检索服务。网络信息检索。网络信息检索。电子期刊利用。电子期刊利用。信息的利用信息的利用 (2)(2)信息加工服务信息加工服务 (3)(3)定题、查询利用服务定题、查询利用服务 (4)(4)信息咨询服务信息咨询服务 (5)(5)网络信息服务网络信息服务6 6 信息的反馈信息的反馈信息反馈的形式信息反馈的形式 1 1、正反馈和负

18、反馈正反馈和负反馈 2 2、纵向反馈和横向反馈、纵向反馈和横向反馈 3 3、前反馈、前反馈 和后反馈和后反馈信息反馈的方法信息反馈的方法 1 1、口头反馈、口头反馈 2 2、书面反馈、书面反馈 3 3、通讯反馈、通讯反馈注意事项既报喜也报忧既报喜也报忧做到快准结合做到快准结合做到深浅结合做到深浅结合做到冷热结合做到冷热结合7 7 技能训练技能训练1 1收集有关环保信息，然后将信息资料整理成一本收集有关环保信息，然后将信息资料整理成一本小册子，供宣传普及用。小册子，供宣传普及用。2 2收集技能考证方面的信息，包括外语等级、计算收集技能考证方面的信息，包括外语等级、计算机等级、教师资格证证书、职业

19、资格鉴定证书、上机等级、教师资格证证书、职业资格鉴定证书、上岗资格证书等，因各人情况不同，请你根据你小组岗资格证书等，因各人情况不同，请你根据你小组成员的情况，整理出适合他们参加考试的信息。成员的情况，整理出适合他们参加考试的信息。3 3到学校就业指导办公室索取今年来本校招聘的用到学校就业指导办公室索取今年来本校招聘的用人单位信息，并将这些信息整理加工，形成今年人单位信息，并将这些信息整理加工，形成今年招聘计划表、用人单位对毕业生素质的要求招聘计划表、用人单位对毕业生素质的要求等信息材料。等信息材料。问题讨论问题讨论1 1、为什么说、为什么说“在一定程度上，秘书工作在一定程度上，秘书工作就等于接收、变换、传输信息的工作就等于接收、变换、传输信息的工作”？2 2、秘书收集信息的渠道和方法有哪些、秘书收集信息的渠道和方法有哪些？3 3、秘书如何做好信息整理工作？、秘书如何做好信息整理工作？4 4、秘书如何准确、快速地传递信息？、秘书如何准确、快速地传递信息？5 5、秘书如何做好利用与反馈工作？、秘书如何做好利用与反馈工作？