行政前台-岗位职责及工作要求.pdf

《行政前台-岗位职责及工作要求.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政前台-岗位职责及工作要求.pdf（5页珍藏版）》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、 职务:行政前台 上级主管:行政人事部经理 工作对象:全司人员 主要职责:1.日常到访客人得接待,协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作、2.公司电话得接听(转接、代接)与记录、转达工作。3.公司邮件、邮包得收发及相应费用得结算工作。4.公司各类往来文件(电子邮件、传真)得收发、处理与归档。5.公司办公环境、家具、装修等得保持、检查、处理。6.对保洁、植物株摆租赁等工作得监督与检查。7.对设备遥控板、个人办公区域得管理。8.公司办公用品、日用品得日常管理工作(采购、发放、管理)。9.日常得打印、复印以及相关设备得检查。(日后涉及“使用管理”)10.公司领导、员工、客户得住宿、出行、用

2、餐得预定与行程安排;11.非长期性预订车辆得管理与费用结算;12.公司后勤管理,及各类费用得支付工作,包含:物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等;与对应单位,如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好得合作与沟通;13.库存管理、每季度末,与行政人事专员共同盘点库存。14.档案管理、每季度末,向部门经理提报目前得电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。15.本人工作管理。按日提报工作写实,按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结,按年提报年度工作报告;通过定期对本职工作得总结,以完善与提高现有工作水平;16.公司负责人及部门经理交办得其她工作、工作流程与工作要求

3、:1.接待日常到访客人,协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。工作流程:1）客户进门起身迎接并询问来访事由,登记客户来访登记簿,了解来访者身份与意图。若来访者未预约或就是初次拜访,不得将公司领导得各种联系方式随意告诉素不相识得人;若有事宜,尽量选用转告方式。2）如有必要,安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻;3）准备招待茶水饮料;4）通知相关工作人员有人来访;5）每隔 1分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;6）客人离开后分钟以内清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室得整洁;7）若来访者要找得人不在,记录下来访者得联系方式、需转告事宜并在客户来访登记簿上登记,及时通知相关人员做回复;若来访

4、者表示下次再来,则需在客户来访登记簿上注明;8）及时转告相关工作人员来访者得联系方式以及事由,并确保工作人员及时回复;9）及时将用完得客户来访登记薄交由行政专员归档。注意事项:1)接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室;2)客户来访登记薄得详细记录;并及时将使用完得记录归档;行政人事部经理 信息技术专员 行政人事专员 行政前台 3)及时通知相关被访人员,若被访人员不在,要及时转告以确保及时回复;4)不得随意把公司领导及其她工作人员得联系方式告诉第三人、2.公司电话得接听(转接、代接)与记录、转达工作。工作流程:1）电话响铃一声后,立即接听,“您好,捷时特物流”,同时注

5、意礼貌与商务用语;2）接听电话时应控制音量,不应影响其她人得正常工作;但同时体现公司良好得精神面貌,语言简练、态度温与;3）对方所要找得人不在时,应询问对方就是否希望留言或留下回电号码,切忌立即挂断电话;4）通话之后,应轻轻挂断电话,并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;5）没有接听到得电话应根据来电显示及时回拨,首先致歉,再询问刚才来电得目得;6）将需要转达得内容及时记录在电话记录上;7）记录后 5 分钟内及时通知被传达人,通知传达得程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。8）及时将用完得来电记录表归档。注意事项:1）来电接听迅速,接听电话使用普通话,声音柔与;2）了解清楚来电人得基本信

6、息以及意图,及时在来电记录表上记录来电时间、内容、信息接收人等,需要转接得及时将电话转给相关工作人员;3）如遇信息接收人不在,应采取通知得方式及时转达信息,(通知方法详见“通知流程”);严禁事项:1)来电接听不主动、不及时,接听电话用语粗鲁;2)未及时与详细记录来电信息,忘记转达、转达不及时或传达信息错误;3)来电记录表按年度不及时归档。3.公司邮件、邮包得收发及相应费用得结算工作。工作流程(邮件签发及费用结算):1）总部各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好,在LPL 邮件发送登记表上登记后,交行政前台统一寄出、2）合同、票据等公司重要文件及各类物品得寄送应按LPL 邮件发送登记表得

7、备注相关规定,填写详细得信息,以备日后跟踪核查。3）需要通过长途汽车托运邮件、物品得,寄件人应先按要求填写LPL 邮件发送登记表,再自行寄出,并在表格“备注中注明“托运,自行寄出”。4）根据邮件发送清单与快递/邮政底单,按月度与快递/邮政公司清算费用,不得出现付款金额与实际发件金额不符得情况、5）对未按期收到邮件得情况做以记录,了解原因;月度超过次事件后应汇报部门经理,提出解决办法。工作流程(邮件签收):1)公司总部收取得各类邮件、物品统一由行政前台在LPL 邮件签收登记表(附件 2)上签收登记后,再分发至各收件人处。2)收件人在收到行政前台分发得邮件后,应在PL 邮件签收登记表上签字确认。3

8、)邮件、物品一经签收,签收人即对公司邮件、物品承担保管责任;如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失得,签收人承担相应责任、4)如行政前台无人在公司时,应交办本部门其她人员代做此项工作、5)如收件人不在公司,行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门得其她在司同事代为签收;如本部门其她同事也无人在司时,行政人事部应电话告知收件人,按其要求保管邮件、物品或转交她人。6)代收文件后,签收人应第一时间通知收件人,及时处理邮件、物品。否则,签收人应承担因此延误得相关责任。7)对公司丢失文件情况做以记录,了解原因,马上汇报部门经理,提出解决办法。严禁事项:1)收件人未在L邮件签收登记表签收文件,就

9、擅自领走文件、2)行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前,擅自将文件放置在办公桌上。3)不得出现付款金额与实际发件金额不符得情况。4.公司各类往来文件(电子邮件、传真)得收发、处理与归档。工作流程(非电子邮件类)1)前台收/发文件应及时在收文明细发文明细中登记文件收/发文件得时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;并签字,发文中还需要求收件人签字;2)前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象,并要求收发件人签字,如需本部保存得,需要及时归档;3)前台应(电话确认或网络查询等方式)确保本人经办得文件对方已收到;4)将收文明细/发文明细分别按项目分类归档。注意事项:1)详细填写收文明细

10、/发文明细,并要求相关经办人签字,以便公司能查阅每一份收/发文件得具体内容;2)及时转交给相关人员;3)按项目分类归档。工作流程(电子邮件类)1)前台需询问所收/发文件得相关内容,项目名称,需转交对象等;2)在电脑上建立新文件夹,如:“年月日_收发文件”,在该文件夹中建立一个“收”/“发”得文件夹,然后在“收”/“发”得文件夹中建一个“年月日_项目名称”得文件夹;3)将接收发送文件存放至电脑相关项目文件夹中,并同样在收文明细发文明细中记录,收/发方式在备注中注明;4)及时将文件转传给相关项目负责人,并确认对方收到;5)当天工作结束后,将接收发送得文件归档。(日后需要整理后存至服务器相应项目文件

11、夹中。)注意事项:1)了解所收/发文件内容,按收发时间、项目建立相应得文件夹,并做好书面记录,便于查找;2)及时将收/发文件转给相关负责人,并确认就是否收到;3)按时将每天收/发得文件发给档案管理员,由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。5.公司办公环境、家具、装修等得保持、检查、处理、工作流程:1)每天早上:00、中午 13:20 与下午 17:55 检查公司所有办公场所(包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等)得卫生与办公家具得摆放情况,及时收纳整理,保持各桌椅整齐,桌面、地面清洁无杂物;下班后,保证门、窗得关闭,电脑、空调等电源得切断;2)保证办公家具、装修墙面、地面等得完好,每日检

12、查并做记录办公区检查表,如出现问题,立刻予以修复;重大问题需要上报部门经理审批。3)总经理办公室得环境保持及检查;4)保持办公区空气清新,公共办公区域与总经理办公室及各办公室开窗,以便空气流动;5)报刊整理整洁有序,废旧报刊、家具等处理及时(处理费用定期上交财务部门),计入备用金流水帐簿;6)做好消耗品领用登记;6.对保洁、植物株摆租赁等工作得监督与检查 工作流程:1)了解外用保洁、植物租摆租赁得服务内容;2)对每次相关服务做好检查与监督工作,并做好相关记录;3)及时对检查问题与相应单位沟通解决,并作出记录,定期归档、注意事项:1)对外用单位相关服务进行审核;2)做好相关记录,并及时上交存档、

13、3)相关记录:植物租摆维养记录、植物租摆更换记录、保洁情况记录表 7.对设备遥控板、个人办公区域得管理 工作流程:1)空调、投影等遥控板集中管理;2)上、下班时检查所有得电源开关;3)检查所有办公桌上得文件及办公用品得归类。注意事项:1)遥控板就是否在各办公室使用后没有归还;2)人员下班后,办公室得电脑、空调、饮水机、灯得电源就是否断开;3)人员下班后,图纸、重要文件不得随意铺在办公桌上没有收捡、8.公司办公用品、日用品得日常管理工作。(采购、发放、管理)(主要内部发放、属于必备品)工作流程:1)保证公司办公用品(办公文具、打印纸、门卡、钥匙等)、日用品(茶叶、饮用水、纸张、抽纸、纸杯等)得充

14、足,定期、及时补给;2)购买物品及时填写入库单 3)保证总经理办公室内得办公用品、日用品得补给,保证正常办公供应;4)依据办公用品领用表核发员工办公用品;5)按季度,与行政人事专员共同盘查办公用品、日用品库存,并签署库存盘查单,及时归档、6)严禁铺张浪费。9.日常得打印、复印以及相关设备得检查、工作流程:1)每天早上上班时间检查打印机、复印机、考勤机、电话机等设备,如出现异常,第一时间要求信息技术专员予以维修。2)保证办公区打印纸得及时补充;3)做好各类纸张(财务单据、白纸、再生纸、废纸、红头文件)得分类工作;4)及时做好废纸得销毁与处理;(带有财务数据与公司重要内容得纸张必须通过碎纸机销毁)

15、。注意事项:1.熟练操作打印、复印机,并及时补充用纸;2.完成公司日常得打印、复印工作,做到节约资源;3.打印、复印机等设备出现问题不得私自解决,应及时报修,并联系相关专业人员进行维修;4.节约资源,爱惜纸张;10.公司领导、员工、客户得住宿、车辆、用餐得预定与安排;临时性用车得车辆管理与费用结算。工作流程:1)A 住宿预定:预定前,需要了解住宿人员得住房要求,内容涉及:酒店星级、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、就是否4 小时热水、就是否能够上网、就是否配备电脑、就是否含早餐;客人就是否需要无烟房,床大小得要求等;费用支付方式(仅预定或挂账或代垫等);酒店就是否需要现金或刷卡等、

16、2)酒店预定后确认:最好有纸质(盖章签字)得传真确认,以保证预定成功;3)酒店预定完毕后,需要短信或邮件告知预定信息:A 内容参见第 1 条;告知赴前台后报得信息;如何抵达酒店路线及酒店电话。4)酒店预订单应及时归档、酒店预订单文件夹、5)B 车辆预定:预定前,需要了解:坐车人数、天数、车型要求、司机要求;预定时,要保证车况良好、司机驾驶技术娴熟、职业习惯良好;6)车辆使用前确认:必须拿到租赁公司得派车单,方可使用车辆、否则,车辆出现任何事故及引起得一切责任将无法确保承担责任单位。7)车辆使用后,需要双方补充车辆使用费用表。8)租赁费用结算以双方签字确认得派车单与车辆使用费用表 9)C 餐厅预

17、订。日常中,多了解当地特色得酒店与餐厅,按酒店级别与菜系等进行分类。预定前,需要了解预订要求,内容涉及:酒店消费水平、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、就是否带卫生间、就是否有最低消费;酒店就是否需要现金或刷卡等。11.非长期性预订车辆得管理与费用结算;工作流程:1)建立非长期性预订车辆管理档案;2)根据派车单车辆使用费用表,按月度与车辆租赁公司结算相应费用;3)通过使用人,记录使用车辆得车况、司机驾驶技术与服务水平,按月度作出评估;同时向公司提出就是否进一步与车辆租赁公司合作得意见与建议。12.公司后勤管理,及各类费用得支付工作,包含:物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、

18、保洁等;与对应单位,如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好得合作与沟通。工作流程:1)后勤管理、2)了解公司与各对应单位得合同规定,对方得职责范围;就是否出现提供得服务与合同不符得地方;通过日常工作记录,对各对应单位进行评估,为公司选择服务单位意见与建议;3)了解各类费用结算周期与支付标准;4)按期支付,不得因延迟支付影响办公区得正常办公;严禁出现因个人原因,出现公司停水、电,或电话、网络无法使用得情况;5)结算时,核对实际使用费用与结算费用就是否相符。6)对于需要改进得方面,应及时回报反馈意见,并提出改进意见与方案,上报部门经理审批、7)对各对应单位进行评估,为公司次年选择服务单

19、位提供意见与建议。13.库存管理。每季度末,与行政人事专员共同盘点库存、工作流程:1)每季度末(月度20日30日),本人作为盘点人,行政人事专员作为监盘人,进行库存盘点,签署库存盘点确认表,备行政人事部经理处、2)每年末(月度 2日-3日),本人作为盘点人,行政人事专员作为监盘人,部门经理作为审核人,进行库存盘点,签署库存盘点确认表,备行政人事部经理处。3)盘点合格标准:库存剩余购买总数领用总数 4)所需文件:入库单、领用单 14.档案管理。每季度末,向部门经理提报目前得电子文档、文本文档列表;电子文档备存部门经理处。工作流程:1)每季度末(月度0 日-0 日),向部门经理提报目前得电子文档、文本文档列表,提报审核;2)文档列表交予部门经理,需要与实际文档进行核对;3)审核通过后,电子文档备存部门经理处、2)审核合格标准:工作要求中得各类签署表格齐全,且项目内容符合公司要求。15.本人工作管理、按日提报工作写实,按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结,按年提报年度工作报告;通过定期对本职工作得总结,以完善与提高现有工作水平;16.公司负责人及部门经理交办得其她工作。