艾琪美业人事档案管理制度.pdf

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1、艾琪美业有限公司人事档案管理制度艾琪美业有限公司人事档案管理制度第一章第一章总则总则第一条：第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为艾琪美业各项工作服务，特制定本管理制度。第二条：第二条：人事档案工作是公司组织人事工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。第三条：第三条：本制度适用于艾琪美业总部及其各子公司。第二章第二章管理职责管理职责第四条：第四条：公司人力资源中

2、心人事档案的管理职责就是a、负责制订、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；c、负责艾琪美业战略决策董事会成员的人事档案管理工作；d、负责艾琪美业各中心、部门的员工人事档案管理工作；e、负责艾琪美业各子公司部门经理及其以上的所有管理人员的人事档案管理工作；f、负责对各子、分公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。第五条：第五条：公司人力资源中心人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。第六条：第六条：公司人力资源部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的

3、人事档案管理；负责管理部门经理级以下的所有员工人事档案管理工作。第三章第三章人事档案内容人事档案内容第七条第七条：人事档案正本，是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：a、履历材料（包括个人的简历资料）、上一份工作离职证明、体检报告；b、自传材料（包括艾琪美业职位申请表）；c、鉴定、考核、入职追踪面谈表；d、学历和评聘专业技术职务材料；e、奖励及处分材料；f、培训记录及外训协议等材料；g、劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料；h、目标责任书、保密协议；i、其他可供企业用人参考的资料。第八条第八条：人事档案副本，是人事档案正本中主要材料的复制件。由正本中的以下主要材料构成：

4、a、近期履历材料、上一份工作离职证明、体检报告；b、主要鉴定、考核材料；c、学历、学位、评聘专业技术职务的材料；d、奖励及处分材料、晋升/降级表、调薪调岗说明书；e、任免呈报（审批）表；f、身份证、户口本等身份证明文件的复印件。其他类别如有重复的重要材料，也可归入副本。第四章第四章档案编号管理档案编号管理第九条第九条：各级人力资源管理部门必须按照艾琪美业员工编码系统中的员工编号（即：工号）进行编号，并每 10 个档案做一个小标记、50 个档案做一个标记、每 100 个档案做一个大标记，方便查找。第五章第五章 人事档案的收集与整理人事档案的收集与整理第十条第十条：日常收集员工履历表、转正定级审批

5、表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等材料。各子公司人事档案管理人员必须在每次大型招聘会结束后的三日之内，必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。每年 3 月与 9 月份收集员工聘任晋升审批材料；每年1 月收集年度目标责任书等；每月月初5号前收集新员工入职追踪面谈表；其他人事档案资料要按时进行收集、整理并及时归档。第十一条第十一条：公司人力资源部门负责管理员工关系的专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。1 1、新员工报到时、新员工报到时新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证

6、件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号（同员工的工号相同）、员工姓名、性别。办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：、职位申请书（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）；、身份证（双面都印在同一页上，A4 纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；、试岗通知单在员工入职时人力资源部门开具，由员工带到部门，在 3 天试岗合格后，部门签字返回人力资源部，后而办理正式入职。2 2、员工办理正式入职手续时、员工办理正式入职手续时办理完入职手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件

7、和资料进行再次归档：、签署好的保密协议；、试岗通知单（必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价）。3 3、员工办理转正手续时、员工办理转正手续时员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：该员工的转正申请表、转正通知单；、劳动合同 新员工入职追踪面谈表分别为4-5 份；、保密协议。4 4、员工办理调动手续时、员工办理调动手续时各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案案内，具体的资料有：、人事异动审批表；、员工调动工作移交表包括文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、客户资料移交明细表、待办工作（事宜）

8、移交明细表；、调令。5 5、员工办理离职手续时、员工办理离职手续时各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：、该员工的书面离职申请书；、该员工交回的自己保存的劳动合同、保密协议、转正通知单；、离职手续办理表；、离职物品/工作交接表、薪 资 结 算 表、解除劳动用工合同协议。6、员工受到表扬等与人事相关工作时，需要归档的资料必须第一时间（三天以内）归档。第十二条：第十二条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。第十三条第十三条：在整理过

9、程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。第六章第六章 人事档案的借阅与移交人事档案的借阅与移交第十四条第十四条：凡借用人事档案，必须填写人事档案借阅登记表，由人力资源部门的负责人核实理由，经分管人力资源的公司领导签批后，方可借出，借出的档案必须在3 天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。成都区域内的所有人事档案的借阅必须经公司人力资源部负责人批准后方可借阅，借阅只可借阅副本。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。第十五条第十五条：人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。第七章第七章 其他规定其他规定第十六条第十六条：

10、凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。第十七条第十七条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。第十八条第十八条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。第十九条：第十九条：公司人力资源中心定期或不定期地对各子、分公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查结果员工关系专员的当季度绩效评分挂钩。第二十条：第二十条：本制度最终解释权归公司人力资源中心。第二十一条：第二十一条：本制度从下发之起实施。第八章第八章 附附 则则本办法由行政人事部负责解

11、释和修订，自发布之日起执行。附件：1人事档案借阅申请表2人事档案借阅登记表3人事档案移交表人事档案借阅申请表人事档案借阅申请表日期：20年月日申请单位借用查阅人事档案事由借用查阅人事档案内容被查阅单位部门编号被查阅人档案查阅申请部门申请人部负责人部门主管意见行政人事部意见总经理意见人事档案借阅登记表人事档案借阅登记表档案借阅人信息序日期时间单位/部门借阅人单位被借阅人档案编号档案归属人信息归还日期归还时间档案保管人人事档案移交表人事档案移交表单位单位部门部门档案归属人档案归属人档案编号档案编号1、需调动档案信息档案调出档案人力资源部门负责人签字档案调入档案人力资源部门负责人签字2、3、4、5、6、7、8、档案调出单位档案管理员续会 档案调入单位档签案管理员分公司人力资源部意见公司人力资源中心意见