公文写作与处理培训(东方泵业).ppt

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1、公文写作与处理2012年8月上海东方泵业（集团）有限公司 吴三江前言前言o大学毕业生不一定要能写小说、诗歌，大学毕业生不一定要能写小说、诗歌，但一定要能写工作和生活中使用的文章，但一定要能写工作和生活中使用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。而且非写得既通顺又扎实不可。-著名作家、教育家叶圣陶著名作家、教育家叶圣陶前言前言o由工业社会向信息社会过渡中，有五件由工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要的事情应当记住。而其中的一条最重要的事情应当记住。而其中的一条就是：在这个文字密集的社会里，我们就是：在这个文字密集的社会里，我们比任何时候都更需要具备最基本的读写比任何时候都更需要具备最基本的读写技

2、能。技能。-美国著名未来学专家约翰美国著名未来学专家约翰奈斯比奈斯比特特前言前言o公文是一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面代表。o公文处理的正确与规范从一个侧面反映企业的管理水平和管理质量。同时，也可为企业为企业创造效益并减少不必要的损失创造效益并减少不必要的损失。主要内容oo一、公文概论一、公文概论o公文的概念、政府文件、种类、特征、作用、语言特点、分类、行文规则、公文格式、处理方法和程序oo二、如何写好公文二、如何写好公文oo三、公文写作相关资料三、公文写作相关资料oo四、公文写作与办理中的常见错误四、公文写作与办理中的常见错误o

3、o五、常用公文介绍五、常用公文介绍oo六、事务性公文介绍六、事务性公文介绍一、公文概论一、公文概论什么是公文什么是公文 公文公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在公务活动中形成的具有法定效力和特定体式具有法定效力和特定体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布法规和规章，实施领导和管理，办理公务，规范行为，记载和传递公务信息的重要工具重要工具。（广义公文、狭义公文）企业公文企业公文，是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有约束力和规范体式具有约束力和规范体式的文书（包括传真、电报、电子文件等），是贯彻企业发展目标、开展经营业务，颁布

4、规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具重要工具。一、公文概论一、公文概论广义和狭义之分广义和狭义之分 狭义的公文广义的公文规范性文书法定性文书机关事务性文书日用性文书各类专业文书一、公文概论一、公文概论政府文件政府文件o*国家行政机关公文处理办法o*中国共产党机关公文处理条例o*国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法o*国家行政机关公文格式o*广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则o*广西壮族自治区人民政府及办公厅公文格式细则o*广西壮族自治区国家行政机关电子公文处理暂行办法o*南宁市人民政府及办公厅公文格式细则一、公文概论一、公文概论公文的种类公

5、文的种类o公文的种类是指文件各种不同的名称，通常也称为文种。不同的名称的公文能体现出公文制作与发布不同的名称的公文能体现出公文制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。权限及其与收文者之间的行文关系。正确认识与选用文种能够准确反映发文者的正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现公文的作用与价值，便于目的与意图，体现公文的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高公文工作的公文的处理与查找，并对于提高公文工作的质量与机关工作效率有直接的影响。质量与机关工作效率有直接的影响。一、公文概论一、公文概论公文的种

6、类公文的种类o条例规定了14种党的机关公文党的机关公文：决议、公报、指示、条例、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。o办法规定了13种行政公文行政公文：命令（令）、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。o企业常用公文：决议、规定、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、计划、总结、简报。一、公文概论一、公文概论公文的特征公文的特征公文的公文的特征特征 公文是由公文是由法定作者法定作者法定作者法定作者制成并向一定制成并向一定的对象发布的对象发布公文必须反映与处理公文必须反映与处理公务活动公务活动公务活动公务活动公文有一

7、套公文有一套规范的体式规范的体式规范的体式规范的体式和相互关和相互关联、衔接有序的联、衔接有序的处理程序处理程序处理程序处理程序公文具有合法性、权威性、强制公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质性、时效性等性质一、公文概论一、公文概论公文的作用公文的公文的作用作用一是法规和准绳作用一是法规和准绳作用 二是领导和指导作用二是领导和指导作用 三是沟通和合作作用三是沟通和合作作用 四是宣传和教育作用四是宣传和教育作用 五是记录和凭证作用五是记录和凭证作用一、公文概论一、公文概论公文语言的特点公文语言的特点 准确：一字入公文，九牛拔不出简明：句中无余字，篇内无赘语朴实：不拐弯抹角，不可以藻饰庄重

8、：用词严肃端庄，不带感情色彩公文语言的特点和要求：准确、简明、朴实、庄重。一、公文概论一、公文概论公文分类公文分类oo（一）根据公文的适用范围区分（一）根据公文的适用范围区分 1通用公文 主要指以下11个文种：通知、通报、报告、请示、公告、通告、决定、意见、批复、函、会议纪要。2专门公文 也称专用公文，主要有以下6类：司法文书、纪检监察文书、经济文书、外交文书、科技文书、军事文书。一、公文概论一、公文概论公文分类公文分类oo（二）根据公文的来源和去向划分（二）根据公文的来源和去向划分1收文（包括：上级机关来文、下级机关 来文、平级或不相隶属机关来文）。2发文（包括：对外发文、对内发文）。一、公

9、文概论一、公文概论公文分类公文分类（三）根据公文所体现的行文关系区分（三）根据公文所体现的行文关系区分1上行文：下级机关单位主送上级机关单位的公文下级机关单位主送上级机关单位的公文（如议案、报告和请示等）。2平行文：发文机关单位主送平级机关单位或不相隶属机关单位的公文发文机关单位主送平级机关单位或不相隶属机关单位的公文（如函、通知等都可以平行）。3下行文：上级机关单位主送下级机关单位的公文上级机关单位主送下级机关单位的公文（如通知、批复、决定等）。4 泛行文：指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。一、公文概论

10、一、公文概论公文分类公文分类（四）根据公文内容的秘密程度及阅知范围区分（四）根据公文内容的秘密程度及阅知范围区分（四）根据公文内容的秘密程度及阅知范围区分（四）根据公文内容的秘密程度及阅知范围区分1绝密文件，指内容涉及党和国家重要机密，在一定时间内需要绝对保密的公文，为密级最高的公文。2、机密文件，指内容虽不涉及党和国家重大核心秘密，但在一定时期、一定范围内需要严格保密的公文。3、秘密文件，即虽不涉及重大机密事项，但却有一定保密要求的公文。4普通公文，指不涉及机密事项的公文，即通常所说的普发文。三密件须按保密法三密件须按保密法要求办理要求办理一、公文概论一、公文概论公文分类公文分类（五）根据办

11、文的时限要求区分（五）根据办文的时限要求区分1限时文件（包括特急、急）。（条例为特急、加急）2非限时文件（也称平件、普通文件）。当日办复当日办复三日内办复三日内办复7-10日内办复日内办复一、公文概论一、公文概论公文行文规则公文行文规则oo一、确有必要，注重效用一、确有必要，注重效用一、确有必要，注重效用一、确有必要，注重效用 o二、依法行文，党政分开（党政机关应在各自的系统内制发公文）oo三三三三.联合行文联合行文联合行文联合行文o1、联合行文的前提是同级o2、联合行文一定要协商一致的原则o3、联合行文确有必要oo四、抄送规则四、抄送规则四、抄送规则四、抄送规则o1、向下级机关或者本系统的重

12、要行文，应当同时抄送直接上级机关o2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。一、公文概论一、公文概论公文行文规则公文行文规则oo五、五、五、五、请示规则请示规则请示规则请示规则 o1.一文一事。o2、只写一个主送机关o3、不得抄送其下级机关。o4、不直接送领导者个人。o5、报告中不得夹带请示事项。o6、一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。oo六、协商原则六、协商原则六、协商原则六、协商原则 办法十九条：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如

13、擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”一、公文概论公文行文规则七、七、企业部门行文企业部门行文1、企业各部门在职权范围内，可以互相行文，、企业各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级单位的有关业务部门行文。可以向下一级单位的有关业务部门行文。2、企业各部门向下一级单位行文只能采用函、企业各部门向下一级单位行文只能采用函的形式。的形式。3、部门对外单位行文，需主办部门草拟文稿，、部门对外单位行文，需主办部门草拟文稿，由公司统一行文。由公司统一行文。一、公文概论公文格式oo眉首：眉首：印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。oo主体：主体：标题、主送机关、

14、正文、附件说明（附件）、发文机关、成文时间、印章、附注。oo版记：版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。眉首主题o版记o排印格式一、公文概论公文格式*公文中的颜色公文中的颜色 一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。*排版规格排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。份号秘密等级和保密期限空一字 平行文和下行文发文机关标识位置不卑不卑不卑不卑不亢不亢不亢不亢 上行文发文机关标识位置放低放低放低放低姿态姿态姿态姿态 o 上下居中公文首页必须显示正文公文首页必须显示正文，发文机关过多只能

15、挤发文机关,不能挤正文，可将发文机关字号缩小,行距缩小,直至保证公文首页显示正文为止。机关 代号年份序号居中六角括号 o o o o o o o o 一、公文概论公文格式oo成文时间：成文时间：o*国标规定，成文时间用小写汉字，“零”写为“”.o*正常情况，成文时间与正文文字间空4行，右空4字。o*成文时间以领导签发日期为准。o*联合发文，以最后签发机关的签发日期为准。正确：二五年十月二十七日数字：二00五年十月二十七日英文：二OO五年十月二十七日 位于成文日期左下方、主题词之上，用（）标注。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。用3号黑体字，居左顶格标识,后标全角冒号；词目

16、用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格,数量为35个版记部分主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。版记部分印发机关和印刷日期同一行。打字校对人员姓名和印刷份数同为最末一行。用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和

17、空白页以后的页不标识页码。一、公文概论一、公文概论公文处理方法和程序公文处理方法和程序三大环节：1.发文处理拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发2.收文处理签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复3.公文管理制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁说说看说说看怎样才是一篇怎样才是一篇“好的公文好的公文”？制拟合法制拟合法制拟合法制拟合法 运用合体运用合体运用合体运用合体 作用合适作用合适作用合适作用合适 语言简明语言简明语言简明语言简明二、如何写好公文二、如何写好公文oo1、参与实践、提高整体素质、参与实践、提高整体素质oo2、学习写作知识，熟悉常用文体、学习写作知识，熟悉

18、常用文体oo3、多读古今中外优秀范文，巧于借鉴、多读古今中外优秀范文，巧于借鉴oo4、善用网络、善用网络oo5、换位思考、换位思考oo6、打好腹稿、打好腹稿oo7、反复修改、反复修改 行文目的和内容反映得好不好，是评价公文的主要方面。o1、切实领会好领导意图o2、系统储备素材和观点o3、撰稿注意双层思维o4、努力深化公文主题o5、语言使用要得当二、如何写好公文二、如何写好公文o1、切实领会好领导意图 （1）公文写作与领导意图的关系 （2）怎样领会领导意图 （3）熟悉领导者的领导习惯二、如何写好公文二、如何写好公文o（1）公文写作与领导意图的关系 领导的认可程度和满意程度公文成功与否 公文写作任

19、务下达情况：职守写作 授命写作 二、如何写好公文二、如何写好公文oo（2）怎样领会领导意图）怎样领会领导意图 学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划，了解每个时期突出强调的方针政策。主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层的活动意向和动态。积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄清。二、如何写好公文二、如何写好公文oo（3）熟悉领导者的领导习惯）熟悉领导者的领导习惯 感受并分析讲话人的思

20、维特征。感受并分析讲话风格。感受并分析讲话人的观点和工作方式。感受并分析讲话人的理论层次。感受并分析讲话人的分析综合能力。二、如何写好公文二、如何写好公文oo2、系统储备素材和观点、系统储备素材和观点 （1）平时注意收集分析材料 以前的和最近的以前的和最近的 正面的和反面的正面的和反面的 点上的和面上的点上的和面上的 （2）注意加强对材料的系统分析 （3）系统思索储蓄观点二、如何写好公文二、如何写好公文oo3、撰稿注意双层思维、撰稿注意双层思维 （1）设计好文章结构（熟悉常用文体）设计好文章结构（熟悉常用文体）（2）雕琢好文章品质）雕琢好文章品质 二、如何写好公文二、如何写好公文oo（1）设计

21、好文章结构）设计好文章结构 结构安排原则：不板不乱 纲目清楚、思路贯通 层次清晰，段落完整 衔接紧密，符合逻辑 开头明快，结尾有力 结构安排应考虑：全面考虑阐述、分析、解决问题的需要层次段落要围绕主旨，按表现事物本质和特征的需要条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受各部分、各层次间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体二、如何写好公文二、如何写好公文oo（2）雕琢好文章品质）雕琢好文章品质 深入发掘主题深入发掘主题 认真搞好修辞认真搞好修辞 注重改良文风注重改良文风二、如何写好公文二、如何写好公文oo4、努力深化公文主题、努力深化公文主题 （1）公文深化主题的重点）公

22、文深化主题的重点 （2）主题深化的方法）主题深化的方法二、如何写好公文二、如何写好公文oo（1）公文深化主题的重点）公文深化主题的重点 深化领导意图 对客观事物的再认识 政策策略的具体完善二、如何写好公文二、如何写好公文oo（2）主题深化的方法）主题深化的方法 敏锐察觉发现问题，尖锐、鲜明地提出问题。深刻全面分析问题，立足本质剖析问题。标本兼治提出措施，正确合理解决问题。二、如何写好公文二、如何写好公文oo5、语言使用要得当、语言使用要得当语法：也叫“文法”，是语言的结构规律，包括词法、句法等。语气：语法范畴之一。二、如何写好公文二、如何写好公文oo用好语法语气注意项：用好语法语气注意项：1、

23、确定预期基调、确定预期基调 （文种格式、对象、事物的重要程度）2、注意语气搭配、注意语气搭配 （表达的主题、行文方向、重要观点）3、把握语气变化、把握语气变化 （强制与说服结合、理性与感性结合、说理与启发结合）二、如何写好公文二、如何写好公文三、公文写作相关资料三、公文写作相关资料oo公文常用特定用语简表公文常用特定用语简表oo公文常用特定用语解释公文常用特定用语解释oo公文写作常用习惯用语汇编公文写作常用习惯用语汇编oo公文写作知识汇总公文写作知识汇总四、公文写作与办理中的常见错误oo（一）行文错误（一）行文错误o1、滥发文件、滥发文件o（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄

24、照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。o2、行文关系混乱、行文关系混乱o（1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。四、公文写作与办理中的常见错误oo（二）文种使用中的常见错误（二）文种使用中的常见错误 o1、自制文种自制文种（生造文种并正式行文，如“申请”）o2、

25、误用文种误用文种（将事务文书中的文种作正式文种，如“工作要点”）o3、混用文种混用文种（如请示与报告、复函与批复）o4、越权使用文种越权使用文种（如条例，企业单位可以“规定”、“细则”等应用文种，并以转发通知的形式发布）o5、降格使用文种降格使用文种（应该用命令、指示发布的公文而用通知发布）四、公文写作与办理中的常见错误oo（三）版头使用中的常见错误（三）版头使用中的常见错误o1、版头混用、版头混用o将下行文版头用于上行文；使用“文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。o2、使用非标准

26、版头、使用非标准版头 o使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。o3、使用没有版头的白纸印发文件、使用没有版头的白纸印发文件 四、公文写作与办理中的常见错误oo（四）发文字号中的常见错误（四）发文字号中的常见错误o 年号不全 o 括弧不对 o常见错误 位置不当 o 序号累赘o 一文多字号或一字号多文 o 跳号 o 字第搭配不当 o 自制发文字号 四、公文写作与办理中的常见错误oo（五）签发人标注中的常见错误（五）签发人标注中的常见错误（五）签发人标注中的常见错误（五）签发人标注中的常见错误o 上行文未标注签发人姓名 o常见错误 下行文也标注

27、了签发人姓名 o o 标注不规范签发人标注位置远离发文字号（正确的是它o 们之间空两个字）o 签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致o o “签发人”与签发者姓名之间未加冒号四、公文写作与办理中的常见错误oo（六）公文标题中的常见错误（六）公文标题中的常见错误（六）公文标题中的常见错误（六）公文标题中的常见错误 1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称，“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。2、用发文字号代替文件名称，如：“关于字1997第号文的批复”。3、文字累赘，如：人民政府关于认真贯彻落实政发 号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保

28、证今年农业夺取丰 收的情况的报告，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由 可概括，改为关于春耕播种情况的报告就简明了。此外，在标题中常 出现文字或词义重复的现象，如关于贯彻通知的通知的通，应为关于贯彻通知的通知；又如关于请求解决的 请示，应为关于解决的请示，后面有请示，前面用请求就 是多余的。四、公文写作与办理中的常见错误o4、滥用标点符号除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如关于认真贯彻决定的通知、关于批转报告的通知、关于请示的批复，标题中加书名号是错的。o5、缺少文种如市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告，误把被转发部门的“报

29、告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：大学一九九年重点抓的八件实事就缺少“决定”这一文种。o6、发文机关简称不规范如：市计委二年工作计划，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。四、公文写作与办理中的常见错误oo（七）主送机关中的常见错误（七）主送机关中的常见错误1、缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必、缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必 须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。主

30、送机关一般放在文尾末页下端。2、主送机关表述不规范未按党委、人大、政府、主送机关表述不规范未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如排列；未用全称或规范化简称，如“市府市府”应应为为“市人民政府市人民政府”；分类排列时未按类内；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如称，如“市内各单位市内各单位”。四、公文写作与办理中的常见错误3、多头主送，主送机关不止一个。向上级机关行文，只、多头主送，主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如

31、需同时送其他机关，应当用抄送的写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。形式，但不得同时抄送下级机关。4、主送个人、主送个人 公文不得主送领导者个人。公文不得主送领导者个人。5、越级主送、越级主送 一般不得越级请示，特别情况下必须越级请一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。示时，应当抄送被越过的机关。四、公文写作与办理中的常见错误oo(八八)正文中常见的错误正文中常见的错误1、错别字、错别字(易错字词辨析易错字词辨析)2、标点符号错误、标点符号错误（如何（如何正确使用）正确使用）3、数字使用不规范，应该用阿拉伯数字的用了汉字，、数

32、字使用不规范，应该用阿拉伯数字的用了汉字，如如“20世纪世纪90年代年代”错成错成“二十世纪九十年代二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大党的十四大”错成错成“党的党的14大大”。正文中的数字，部分结构正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。应当使用阿拉伯数字。四、公文写作与办理中的常见错误 4、随意简称，如将、随意简称，如将“社会主义精神文明建社会主义精神文明建

33、设设”简称为简称为“社精文建设社精文建设”，“高速公路公司高速公路公司”简称简称为高速公司为高速公司”。5、引文标注错误，未按所引用公文的发文、引文标注错误，未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你校你校校字校字1997第第号文件（关于号文件（关于的请的请示）收悉。示）收悉。”四、公文写作与办理中的常见错误o6、随意使用字体字号，正确的是使用、随意使用字体字号，正确的是使用3号号或或4号仿宋体。号仿宋体。o7、随意设定字距行距、随意设定字距行距 正确的字距为正确的字距为0点距点距（电脑打字点距下同）；行距为（电脑打字点距下同）；行距为24点距

34、。点距。四、公文写作与办理中的常见错误oo（九）无正文说明标识中的常见错误（九）无正文说明标识中的常见错误o常见错误是落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。四、公文写作与办理中的常见错误oo（十）附件标识中的错误（十）附件标识中的错误o1、有附件不标注。o2、附件名未标全称。o3、标注不规范，“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。o4、内容不适，在印发、转发

35、、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。四、公文写作与办理中的常见错误oo（十一）发文机关标识中的错误（十一）发文机关标识中的错误o1、未标发文机关名称，用印章代替。o2、发文机关未用全称或规范化简称。o3、位置不当，常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写

36、不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。四、公文写作与办理中的常见错误oo（十二）成文日期标识中的常见错误（十二）成文日期标识中的常见错误o1、将拟稿日期作为成文日期。o2、将打印日期作为成文日期。o3、汉字和阿拉伯数字乱用，在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，如：“2005年3月20日”。（行政系统用汉字，党委系统用阿拉伯数字）o4、标识不全，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标示完整。o5、位置不当或与落款不协调，总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。o6、将月日写成“分子式”如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。四、公文写作

37、与办理中的常见错误oo（十三）机关印章使用中的常见错误（十三）机关印章使用中的常见错误o1、当用不用，干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。o2、不当用却用了，印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印。o3、位置不当，用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。o4、模糊不清，未及时清洗印章，使印记模糊不清。四、公文写作与办理中的常见错误oo（十四）主题词标识中的常见错误（十四）主题词标识中的常见错误o1、不标引主题词。o2、将标题简单切后分当主题词。应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。o3、任意生造主题词，不在中共中央办公厅、国务院办

38、公厅或上级主管部门统一制发的主题词表中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。o4、未先标类别词。o5、任意组配。o6、乱用标点符号，两个主题词之间应该用一个空格符分开，错为在主题词间使用了顿号或逗号（但组配标引时可用顿号分开）。四、公文写作与办理中的常见错误oo（十五）抄送机关标识中的常见错误（十五）抄送机关标识中的常见错误o1、使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”。o2、抄送个人，公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。o3、抄送主送机关，既是主送机关就不必再抄送了。o4、滥抄滥送，将向上级机关的“请示”同时

39、抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。o5、标识不规范，抄送机关未分类或标点符号使用不当。四、公文写作与办理中的常见错误oo（十六）公文处理的误区（十六）公文处理的误区oo1、按照老一套标准和规范办文。、按照老一套标准和规范办文。oo2、不加分析地把上级来文作为范文。、不加分析地把上级来文作为范文。oo3、发往国外的函件用外文。、发往国外的函件用外文。oo4、发往港澳台的函件用繁体汉字、发往港澳台的函件用繁体汉字。oo5、以领导人签发代替办公（厅）室核稿。、以领导人签发代替办公（厅）室核稿。oo6、用计算机起草公文时仅将定稿归档。、用计算机起草公文时仅将定稿归档。oo7、用

40、传真件代替正式文件发文或归档。、用传真件代替正式文件发文或归档。五、常用公文o 决定o 决议o 通知o 通报o 会议纪要o 报告o 请示o 意见o 函五、常用公文决定o（一）适用范围：适用范围：对重要事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定。嘉奖决定 （二）种类 处分决定 重大行动/安排重要事项决定模版XXXX公司关于XXXXXX(事由)的决定XXXX(主送单位):为了XXXXXX(目的),根据XXXXXXX(依据),经研究,决定XXXXXXX(决定事项)。一、XXXXXXXX。二、XXXXXXXX。（决定的具体内容）（印章）XXXX年X月X日模版XXX

41、X公司关于表彰XXX的决定XXXX(主送单位):最近，XXXXXXX(被表彰人员或单位的事迹)。XXXX(被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神)。为了XXXXXXX（表彰目的），根据XXXXXX（表彰依据），决定对XXX等予以表彰（或授予XXX等XXXXX称号。）希望XXXXXXX（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。（印章）XXXX年X月X日模版XXXX公司关于对XXX处分的决定XXXX(主送单位):最近，XXXXXXX(违规违纪事实)。XXXXXXX（造成的危害和产生的不良影响）。根据XXXXXXX（处分依据），为了XXXXXX（目的主旨），经研究，决定给予XXX（受处理的人或单

42、位）XXXXXXXX（处分决定）的处分。（印章）XXXX年X月X日五、常用公文决议（一）适用范围适用范围适用范围适用范围 决议是指党的领导机关就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。事项性决议(事项性决议是对会议 讨论通过的具体事项的决议)（二）分类 重大问题决议(对会议关于重大问 题讨论后作出的总结性决议)股东会决议格式范文五、常用公文通知（一）适用范围：适用范围：适用范围：适用范围：适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项等。批转和转发性通知 传达或部署性通知（二）种类 周

43、知性通知 会议通知 人事任免通知模版关于印发XXXXX规定的通知XXXX（主送机关）：为了XXXXXX（目的），根据XXXXX（依据），制定了XXXX规定，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执行中有任何问题，请及时反馈XXXXX。（印章）XXXX年X月X日模版关于XXXXXX（拟采取的措施）的通知XXXX（主送单位）：近期，XXXX（分析形式和存在问题）。根据XXXX（依据），为了XXXXX（目的），经研究，决定XXXX（拟采取措施），现就有关事项通知如下：一、XXXXXXXX。二、XXXXXXXX。三、XXXXXXXX。XXXXX（希望和要求）。（印章）XXXX年X月X日模版关于成立

44、XXXXX（机构）的通知XXXX（主送机关）：为了XXXXXX（目的），根据XXXXX（依据），决定成立XXXX（机构），负责XXXXXXX工作。现将有关事项通知如下：一、XXXXXXXXX。二、XXXXXXXXX。（印章）XXXX年X月X日模版关于召开XXXXX会议的通知XXXX（主送机关）：为了XXXXXX（目的），根据XXXXX（依据），XXXXX（主办单位）决定于XXXX年X月X日在XXXX（地点）召开XXXXXXX会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容：XXXXXXX。二、参会人员：XXXXXXXXX。三、会议时间、地点：XXXXXXX 四、其他事项：（印章）XXXX年X月X日五、

45、常用公文通报（一）适用范围适用范围适用范围适用范围：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。表彰通报（二）种类 批评通报 情况通报模版关于表彰XXX（集体或个人）的通报XXXX（主送机关）：XXXXXX（受表彰对象的先进事迹）。XXXXX（产生的积极影响和表现出的精神）。为了XXXXX（目的），根据XXXX（依据），经研究，决定对XXXX等予以通报表彰。希望XXXXXXXXX（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。（印章）XXXX年X月X日模版关于XXXXXXX问题的通报XXXX（主送机关）：XXXXXX（违规违纪的事实和做法）。经查，XXXXX（调查结果）。为了XXXXX（目的

46、），根据XXXX（依据），经研究，XXXX（对通报对象的结论和处理意见）。希望XXXXXXXXX（警示教育和杜绝措施）。（印章）XXXX年X月X日模版关于XXXXXXX情况的通报XXXX（主送机关）：XXXX年X月X日，XXXX（单位）在XXXX（地点）发XXXXXXX事故（事件）。XXXXXXXXX（事件的性质）。为XXXXXXXX（目的），进一步加强XXXXXXX工作，防止此类事故（事件）的发生，现将XXXXXX事故（事件）情况通报如下：一、XXXXX（事故或事件的原因分析）。二、XXXXX（对有关单位或人员的处理情况）。三、XXXX（应吸取的教训和拟采取的措施）。（印章）XXXX年X月X

47、日五、常用公文请示请示，是向上级机关请求指示、批准时所使用是向上级机关请求指示、批准时所使用是向上级机关请求指示、批准时所使用是向上级机关请求指示、批准时所使用 的公文的公文的公文的公文。请求性的上行文 事前行文（在工作、事情进行之前或采取措施之前）上级机关不管同意与否都必须及时给予批复 五、常用公文请示（一）适用范围适用范围适用范围适用范围 第一，下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示。第二，下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示。五、常用公文请示 第三，下级机关在工作中

48、遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示。第四，下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示。第五，下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。五、常用公文请示（二）种类请求指示的请示：要政策、要办法请求批准的请示：方案、规划、措施请求帮助的请示：人、财、物五、常用公文请示 请示的结构和写法请示的结构和写法 发文机关、事由、文种发文机关、事由、文种 只写发文事由和文种只写发文事由和文种 标题：标题：不能只写文种不能只写文种 要准确点出请示事项。要

49、准确点出请示事项。主送机关：主送机关：坚持坚持“主送一个机关主送一个机关”的原则。特殊情况可的原则。特殊情况可 分别行文或以分别行文或以“并并”字区分主办机关字区分主办机关 请示缘由（原因、背景、依据、理由）请示缘由（原因、背景、依据、理由）请示请示 正文正文 请示事项、问题（具体、清楚、一目了然）请示事项、问题（具体、清楚、一目了然）收尾，即批复的要求（妥否，请批示等）收尾，即批复的要求（妥否，请批示等）落款落款 写明制发机关名称写明制发机关名称 日期日期引起重视和引起重视和关关切、迫切感切、迫切感便于上级判断、便于上级判断、表明态度表明态度模版XXXX（单位）关于XXXXXXX（事由）的请

50、示XXXX（主送机关）：为了XXXXXX（目的），根据XXXXX（依据），我单位拟XXXXXXX（意图主旨）。XXXXXX工作进行了认真总结。现将有关情况和意见请示如下：一、XXXXXX（工作基本情况）。二、XXXXXXX（请示事项的必要性和可行性及其意义）。三、XXXX（具体方案和请示事项）。妥否，请批复。（印章）XXXX 年X月X日 （联系人及电话：XXX XXXXXXXX）五、常用公文意见（一）适宜范围适宜范围适宜范围适宜范围：对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法。直接指导性意见（二）种类 按作用分 批转行意见 建议性意见 上行意见（求批型）按行文方向分 平行意见（供参考）下行意见