会议的沟通技巧-倪雯婷.ppt

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1、主讲人：倪雯婷主讲人：倪雯婷为什么开会？为什么开会？会议是一种很有效的沟通会议是一种很有效的沟通手段，面对面的交流可以传手段，面对面的交流可以传递更多的信息，尤其是很多递更多的信息，尤其是很多需要部门协调的工作，就更需要部门协调的工作，就更需要会议来协调运作。需要会议来协调运作。一份美国的调查统计一份美国的调查统计 经理级干部和专业人员每周经理级干部和专业人员每周约花约花1/41/4的时间在开会上；的时间在开会上；中上级的经理约中上级的经理约1 1周周2 2天；资天；资深行政人员则多达深行政人员则多达1 1周周4 4天。天。研究显示，除了一对一的会研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均

2、所占的议，三人以上的会议平均所占的时间最多。时间最多。全球每天要举行数百万次会议全球每天要举行数百万次会议1 1、邀请与会者邀请与会者要以少而精为原则要以少而精为原则哪些人必须来开会？哪些人必须来开会？信息型会议要通知所有信息型会议要通知所有需要了解该信息的人都参加。需要了解该信息的人都参加。决策型会议要邀请所有决策型会议要邀请所有能解决问题、且有一定影响能解决问题、且有一定影响力的权威人士，以及对决策力的权威人士，以及对决策者能做出承诺的人。者能做出承诺的人。应对某些未在会议邀请应对某些未在会议邀请之列的相关人士说明原因。之列的相关人士说明原因。通常需要就会议的时间和通常需要就会议的时间和地

3、点给与会者书面的通知地点给与会者书面的通知 在上一个会议上宣布；在上一个会议上宣布；电子邮件；电子邮件；电话；电话；书面通知；书面通知；等等等等 通知与会者通知与会者2.准备议程准备议程会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。单。它应当简洁、一目了然。编写议程时要注意几点：编写议程时要注意几点：确定会议的召开和结束时间并和相关部门做好协调。确定会议的召开和结束时间并和相关部门做好协调。充分考虑会议进程，写出条款式的议程安排。开头为充分考虑会议进程，写出条款式的议程安排。开头为会议的日期、时间与地点，每一项均有一个编号，每会议的日

4、期、时间与地点，每一项均有一个编号，每一项均有一个起始时间，下次会议细节可写在议程的一项均有一个起始时间，下次会议细节可写在议程的末尾。末尾。把议程安排适时地交到与会者手中。把议程安排适时地交到与会者手中。3.确定地点确定地点以适宜沟通为原则以适宜沟通为原则 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这不仅是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相

5、互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。选择会议室要为与会者的身体舒召开正式会议。选择会议室要为与会者的身体舒适需要考虑，如温度、采光、规模、通风等因素。适需要考虑，如温度、采光、规模、通风等因素。你的办公室你的办公室优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强。优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强。缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。下级的办公室下级的办公室优点：可能提高一位下级的地位和士气。

6、优点：可能提高一位下级的地位和士气。缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适。缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适。单位会议室单位会议室优点：避免由于使用个人办公室而引起的等级问题。优点：避免由于使用个人办公室而引起的等级问题。缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。外面的会议室外面的会议室优优点点：保保证证没没有有任任何何一一方方占占地地主主优优势势；如如果果保保密密是是重重要要的的，这类会议室很有用。这类会议室很有用。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。会议中心会议中心优优点点：具具有有开开大大会会的的设设备备

7、；需需要要时时能能够够提提供供技技术术支持和安全保卫。支持和安全保卫。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。4.安排座位安排座位一对一会议一对一会议 在在一一个个一一对对一一的的会会上上，两两人人的的座座位位安安排排可可决决定定会会议议的的格格调调，并并影影响响讨讨论论的的进进程程。如如果果你你正正在在主主持持会会议议，可可通通过过适适当当安安排排座座位来影响会议的正式程度。一对一的会议有三种座位安排：位来影响会议的正式程度。一对一的会议有三种座位安排：如果你希望是支持性如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角的，可与另一个人在桌角两边就坐，这有助于消

8、除两边就坐，这有助于消除障碍且可进行目光接触。障碍且可进行目光接触。坐在另一个人旁边坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提表示合作，这种安排提示观点的相似性。示观点的相似性。坐在桌子的对面，使坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距离，自己与另一个人保持距离，这个位置能使不一致的观这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。点表达得更自在一些。多人会议多人会议多多人人会会议议的的四四种种就就坐坐方方式式1 1、会议开场时会议开场时1)准时开会准时开会2)履行议程履行议程3)有效的利用时间有效的利用时间4)规定休息时间规定休息时间1.5)向每位与会者表示欢迎，营造和谐氛向每位与会者表示欢迎，营造和谐氛

9、围。围。2.6)把参会的主要人员介绍给大家。把参会的主要人员介绍给大家。3.7)强调会议的主题和会议的重要性。强调会议的主题和会议的重要性。1 1、会议进行时会议进行时1.1)充分发挥主持人的沟通技巧。充分发挥主持人的沟通技巧。2.2)主持人要留意会议的进程，讨论时防止出现主持人要留意会议的进程，讨论时防止出现“一言堂一言堂”。3.3)争论出现时要保持清醒头脑，肯定其热情并及时转移话争论出现时要保持清醒头脑，肯定其热情并及时转移话题。题。4.4)要有时间意识。要有时间意识。5.5)控制好会议，注意许多细节。控制好会议，注意许多细节。与会者的样子与会者的样子清楚地表明对会议清楚地表明对会议缺少兴

10、趣，注意力缺少兴趣，注意力不集中不集中。一种不愉快的表情表示一种不愉快的表情表示出这个人对会议进行的方式出这个人对会议进行的方式感到不高兴。他握紧拳头，感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅地瞪着眼。低下了头，挑衅地瞪着眼。这位男士举起他这位男士举起他的手吸引主席的注意。的手吸引主席的注意。他的身体语言表明一他的身体语言表明一种对抗态度。种对抗态度。这个与这个与会者扬起眉会者扬起眉毛并微笑，毛并微笑，头侧向发言头侧向发言者，是一种者，是一种感兴趣的表感兴趣的表示。示。这个与这个与会者是一种会者是一种密切注意的密切注意的姿势，意味姿势，意味着她对发言着她对发言者所讲的内者所讲的内容感兴趣。容感兴

11、趣。若双方的讨论边的过分激若双方的讨论边的过分激烈，就站起来重新控制局面并烈，就站起来重新控制局面并使他们镇静下来。你站着，高使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大高在上的位置会使你显出更大的权威性。同时，使用一种平的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。静的、有分寸的语调。会议参与者的技巧会议参与者的技巧1.积极参与积极参与1.收集信息收集信息1.认真思考认真思考2.外表外表3.倾听发言倾听发言1.聚精会神地倾聚精会神地倾听听4.做好记录做好记录 会议结束后，会议结束后，并非会散人散就完并非会散人散就完成任务了，还应做成任务了，还应做好会后的一系列工好会后的一系列工作，如

12、寄送会议决作，如寄送会议决议、通讯录、照片；议、通讯录、照片；电话致谢应邀出席电话致谢应邀出席会议的重要人物；会议的重要人物；跟踪大家同意进行跟踪大家同意进行的行动；向重要人的行动；向重要人物汇报会后的成果物汇报会后的成果等。等。教育会议日程教育会议日程一、一、嘉宾签到并领取纪念品（嘉宾签到并领取纪念品（2：002：30）二、二、会议开始（会议开始（2：30）（一）（一）主持人介绍晚报到会领导和相关人员主持人介绍晚报到会领导和相关人员（二）（二）报社领导致欢迎词并讲话报社领导致欢迎词并讲话（三）（三）广告部领导讲话广告部领导讲话（四）（四）嘉宾开始话题讨论嘉宾开始话题讨论 中心议题：中国化的中心议题：中国化的MBA教育能否成为教育能否成为MBA教育市场的主流教育市场的主流 1、作为商学院欢迎什么样的人来读作为商学院欢迎什么样的人来读MBA或者或者EMBA 2、读读MBA是在国内读好还是在国外读好是在国内读好还是在国外读好 3、MBA的就业情况是否一步到位的就业情况是否一步到位（五）（五）介绍晚报给客户赠送订报卡的使用方法介绍晚报给客户赠送订报卡的使用方法（六）（六）合影留念合影留念 三、会议结束（三、会议结束（5：30）