企业管理资料范本-公司档案管理制度实施细则.docx

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1、公司档案管理管控规章制度管理管控细则为进一步完善公司的管理管控体系，建立有效的档案管理管控规章制度，实 现档案管理管控工作的的规章制度化、规范化、科学化，使档案管理管控更有效 的为公司管理管控工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及 规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地 反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理管控工作是公司管理管控基础工作的组成部分，是维护公司 合法权益的重要工作。公司档案管理管控工作坚持集中统一的原则，由公司行政 与人力资源总监统一相关相关

2、项目，统一管理管控。（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理管控，其他各部门机构在工 作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、 实物等档案均须由公司档案部管理管控，各部门机构不得分散保存。二、档案部门机构设置及其职责（一）公司设立档案部并配备专职档案相关人员，公司档案部的基本职责为:1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理管 控部门机构制订的有关规定、办法、细则。2、制订本公司档案工作的规定、管理管控办法和工作计划等。3、在统一领导人、分级管理管控的原则下根据本专业的管理管控要求对档 案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。4、

3、相关相关项目对本公司形成的各门类档案实行综合管理管控，积极提供 利用。5、办理领导人交办的其他有关档案业务工作。（二）各部门机构设立兼职档案员，其主要职责是：1、认真执行本公司档案工作的规章规章制度主动向档案部反映档案工作情 况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。2、根据本公司各部门机构归档范围相关相关项目做好本部门机构档案材料 的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和整理人所属部门机 构归档规定时间保管期限关键备注本案卷情况说明:卷内备考表整理人：检查人：整理日期:日期:姓名部门机构职务调阅申请部门机构主管意见行政与人力总监意见总经理意见关键

4、备注档案调阅登记日期姓名部门机构职务调阅原因调阅内容是否复制本 相 关 项 目 联 系 相 关 公 司 正 式 正 式 生 效 方 法归还日期安全。三、档案接收与整理（一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门机构的职责不同，主要有 以下几个方面：1、行政部：（1）公司各项规章规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理管 控决策等；（2）与总部及其他单位往来发文；（3）行政管理管控方面，包括：1）办公用品管理管控、采购、出车及维修记录等；2）日常管理管控方面的企业员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客 记录、相关公司正式正式生效方法记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公 司会议记录、重

5、要谈话、各种总结、报告、请示批复，企业员工民主生活会方面 的记录等；2、人资部：人事方面的劳动合同协议、各项协议、企业员工奖惩、晋升、 培训、入职手续、企业员工资料等。3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等; 媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同协议；年度季度月度或重大节假日 的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。4、仓管部：仓库管理管控方面的材料进出登记、核算、保管等内容5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程本合同支付资金、 派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记 录、客户意见调查记录6、设计部：主

6、要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同协议及附件、 设计师谈单记录表等。7、工程部：主要为施工管理管控手册所包含的内容8、财务部：主要包括财务管理管控中的各种账册、报表、凭证、工资发放, 后勤方面的固定资产核算、费用申请等9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同协议、司法文书，档案 方面的管理管控指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市场调研资料、 与客户签订的协议等。以上各部门机构归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理管控部门 机构，以便档案管理管控及时作出调整。各部门机构应归档的材料形式包括纸质、 音像及实物文件。（二

7、）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下:文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章规章制度、简介、执照、资质证书、 荣誉、经营计划、管理管控决策，与总部及其他单 位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账 册、资产核算，合同协议及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、 企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程相关项 目的文件等5年以上三级普通文件企业员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、 来客记录、相关公司正式正式生效方法记录、维修 登记、材料收发、设计师排单，仓库管理管控方面 的材料进出登记、核算、保管，档案方面的

8、管理管 控指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面 的费用申请、办公用品管理管控、采购、出车及维 修记录等3年（三）档案编号方法1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门机构及业务划 分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理管控和开发 利用。2、档案大类别均以部门机构前两个字拼音首字母命名，具体为：行政部：XZ人资部：RZ客服部：KF设计部：SJ市场部：SC工程部：GC财务部：CW法务与档案部：FD 企划部：QH仓管部：CG3、工程相关项目命名。以上七部门机构（主要是设计部、工程部、客服部 三部门机构）凡涉及工程相关项目的档案材料均以相关项目名缩写为大类别，以

9、 南华康城小区3号楼1单元2号为例，其相关项目大类编号为：NHKC-3-l-2o各 部门机构涉及工程相关项目的档案材料具体命名如下：2W06JJHKC. 3-1-2日期 客不公奇正式唬式生效方法详细信息4、非工程相关项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约, 鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门机构管理管控统一， 对内规章制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务 编码，一般规章制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均 为“第X页，共X页，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。 以财务部为例：编制方法:201406制W

10、01. XXX （2014年6月份财务报表）其中201406为日 期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证 等等类推），XXX为其他编号。（四）归档方法及要求1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公 司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。2、涉及相关项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及相关项目 工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年 度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报 告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。3、按要求填写卷内目

11、录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一 般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色本相关 项目联系相关公司正式正式生效方法笔或者黑色钢笔书写。4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的 纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。四、归档相关流程（一）归档规定时间。各部门机构不涉及工程相关项目的材料，应根据材料 性质不同进行整理。凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、法务 与档案部、市场部及设计、工程、客服部门机构中日常管理管控的材料），应在 下月3号之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一 年度一

12、周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。各部门机构涉及相关项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先 归档，各部门机构首先归档后应将同一-相关项目的归档材料交客服部统一移交档 案部，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。（二）档案移交。各部门机构不涉及相关项目工程的归档材料在部门机构首 先归档后一周内经部门机构主管本相关项目联系相关公司正式正式生效方法后 移交档案室；涉及相关项目工程的，各部门机构首先归档后，由部门机构主管本 相关项目联系相关公司正式正式生效方法并统一交客服部整理，客服部应在收到 各部门机构材料后一周内经部门机构主管本相关项目联系相关公司正式正式生 效

13、方法后将档案材料移交档案部。档案经档案部主管相关人员本合同支付资金服 务合格后，填写档案移交清单，双方履行本相关项目联系相关公司正式正式 生效方法手续，办理移交。根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥 善保管，暂时不移交档案室。五、档案保管与统计（一）公司设置专用档案库房，库房应坚固，具有防盗、防火、防水、防虫、 防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档 案应及时修补、复制或其他技术处理。（二）档案库房温度应保持在14-24,相对湿度应保持在45260%。档 案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质，库房管理管控相关人员调动工 作时，

14、对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。（三）建立档案统计规章制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进 行统计。及时.、准确填写各种档案工作情况统计年报。六、档案借阅利用（一）档案部根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑 档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。（二）建立档案借阅及保密规章制度，根据档案的重要程度，确定不同的利 用范围，规定不同的审批手续。1、借阅资料为普通文件的，借阅规定时间不超过一周，如遇节假日，须在 节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门机构主管及档案主管 相关人员本相关项目联系相关公司正式正式生效方法审批后方可借阅。2、借

15、阅资料为重要文件的，借阅规定时间不超过三个工作日，如遇节假日， 须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门机构主管及行政 与人资总监本相关项目联系相关公司正式正式生效方法审批后方可借阅。3、借阅资料为秘密文件的，借阅规定时间不得超过一个工作日，原则上不 得带出档案室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门机构主管、行政与人 资总监及总经理本相关项目联系相关公司正式正式生效方法审批后方可借阅。（三）借阅档案相关人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不 得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批 准不得复印档案。（四）调阅重要及秘密档案只可在档案部

16、门机构调阅复印件或者扫描件。借 阅相关人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还， 如需延长借阅的，必须通知档案管理管控相关人员，并另行办理借阅手续。七、档案鉴定、移交、销毁（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，档案部统计档 案库内各档案的情况表。（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在行政与人力总监的统一 领导人和主持下，由档案部门机构和与所鉴定档案相关的业务部门机构组成鉴定 小组，具体相关相关项目档案的鉴定工作。（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管 领导人批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场相关相关项目销毁，并在销毁

17、 清单上本相关项目联系相关公司正式正式生效方法。销毁清册由公司档案室永久 保存。八、档案保密（一）档案部管理管控相关人员及各部门机构兼职档案员应在安全的环境下 进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造 成丢失、损坏和泄密。（-）不准向无关相关人员提供或泄漏档案内容；不准通过相关公司正式正 式生效方法、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在 不利于保密的场合谈论涉密档案内容。（三）档案相关人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进 入档案库房。（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。（五）发生泄密和档案被盗事件时要及

18、时报告领导人，当事者要及时出具书 面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处 理。九、公司企业员工奖惩及法律责任有下列行为之一的，根据情节轻重，公司将给予处分或50T000元不等的处 罚，严重者将追究法律责任：（一）未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷内备考表、卷内 目录等所需材料的；（二）未按规定规定时间移交档案或者不积极配合各部门机构兼职档案员 的工作的；（三）未履行规定借阅程序擅自带走档案的：（四）借阅档案未登记或超出借阅规定时间未归还又没有履行延期借阅手 续的；（五）损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案；（六）对档案进行涂改、伪造的；（七）

19、对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案材料，造成工作延误或经济损失的;（八）擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的；（九）对各部门机构档案工作监督指导不到位，严重影响工作秩序的；（十）对各部门机构反馈的问题或建议未及时解决或处理，严重影响工作秩 序的。对于各部门机构积极配合档案部工作的，由档案部门机构按月度或季度评选 出最佳部门机构及相关人员，经层报执行总经理给予物质奖励，具体奖励办法参 考公司相关规定。十、附则（一）本实施细则经征求各部门机构意见，由公司总经理或执行总经理签署 批准后立即执行。（二）本实施细则解释权归公司董事会所有。卷内目录序号编号责任人文件名称日期页数关键 备注业之峰档案封面档案号保密等级档案名称