办公室接待来宾流程规范.pdf

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1、办公室来客接待管理流程办公室来客接待管理流程第一条第一条为规范集团公司来客、来电、来函管理，特制订本流程。第二条第二条来客接待来客接待（一）接待人员在遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。（二）来宾来访，由前台接待人员与集团办公室对接，请来宾在客厅稍事等候，由秘书通告总裁或副总裁，接见来宾。（四）遇来宾要访问的副总裁以上领导外出，或遇领导在会议中或其他特殊情况，不便接待来宾时，由秘书向来宾说明缘由，并有请来宾在联络单上填写个人信息及联系方式等，在领导方便的时候，由秘书通知来宾，再次

2、来访。（五）来宾来访结束后，由接待人员或秘书将来宾送在电梯处，并欢迎来宾再次来访。第三条第三条来电管理来电管理（一）电话铃声在响第二声到第三声之间必须要接起来。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请 稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。（二）接待人员在接听电话时要使用规范用语。接起电话使用规范用语：“您好！xxxxxx，请问您找哪位？”。在通话结束后，“谢谢您的来电，我们会尽快答复，祝您工作愉快！再见！”（三）来电为一般事项，由接待人员电话告知相关部门即可。对要求转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上告知。（四）来电为重要事项，则由接待人员要将

3、来电内容转相关负责人，由领导回复来电。（五）如果来电要求知道领导电话，对方知道领导姓名，但不知道电话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位，或可直接转办公室。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。第四章第四章 来函管理来函管理（一）一般函件要及时通知函件接收人领取，函件一般要求本人领取，函件接收人或他人代为领取时要签字。办公室接待来宾流程规范细则（一）办公室接待来宾规范用语1、当客人进入办公室时接待人员请请说：“你好，先生/小姐，请往这边走-请坐（如果说拜访人不在的话）”2 2、当客人坐下时接待人员则说：先生/小姐，麻烦你您你您等一下，我们我们*秘书长（领

4、导）马秘书长（领导）马上过来上过来3、当接待人员给客人上茶时则说：先生/小姐，请用茶4、当公司负责人来临时，接待人员则说：先生/小姐，您请这边5、当客人离开时，接待人员把客人送出公司门口并说：先生/小姐，请慢走，欢迎下次来我们公司做客,并把客人引入电梯间。（二）办公室接待人员行为准则1、接待礼仪：仪表：面容清洁，衣着得体。举止：稳重端庄，从容大方。言语：语气温和、礼貌文雅。态度：诚恳热情，不卑不亢。2、客人来公司拜访时，恰遇拜访人不在，应把客人引导入座并立即通知被拜访人。3、客人过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸 右手示意，并说“这边请”。4、座谈时，客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。5、当客人落坐与拜访人进行交谈时，接待人员应退出，并每隔一小时分钟进入交谈区域对客人的茶杯进行蓄水。6、如遇特殊时间来客，例如：中午或者下班后，接待人员需等客人里考公司后方可下班。7、送 客 人 进 电 梯 时，要 让 客 人 先 进，等 电 梯 门 关 闭 后，方 可 离 开 电 梯 间。