沈阳东大阿尔派软件股份有限公司采购流程管理.pdf

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1、采购流程管理文件编号：生效日期：NW607103密级：秘密版次：总页数14正文6编制：李晓锐审核：韩冬梅受控编号：修改状态：附录8批准：孟莉修改记录编号沈阳东大阿尔派软件股份有限公司（版权所有，翻版必究）文件修改控制修改修改审核修改页码及条款状态人人批准人修改日期目录1.目的2.适用范围3.术语和缩略语4.规定内容供方的评定采购活动的触发采购实施采购验收5.引用文件 NW607101合格供方评定办法 NW607104采购验收规定5.3NW607105库房管理规定6.质量记录 NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”NR607103B“设备采购通知单”NR607103C“合同执行本地采购申

2、请单”NR607103D“送货验收单”NR607103E“设备直发（自采）验收单”NR607103F“产品返修单”附录：购货合同1.目的规范采购流程，明确采购责任，对采购过程进行控制，确保本公司所采购的产品/服务满足规定的要求。2.适用范围2.1适用于本公司各部门在软件产品和软件项目开发过程中所需要的，且影响软件开发质量的产品/服务（以下简称内部自用品）的采购。2.2适用于根据软件及系统集成合同为客户采购的产品/服务。3.术语和缩略语43.1直发：为缩短交货期和节省运费，采购部门按照合同执行员申请将设备直接从供应商处发给用户或分支机构。3.2自采：为缩短交货周期，当地采购价格合理，并能得到更好

3、的服务，驻外分支机构在当地进行的采购行为。3.3购货合同：采购部门就采购内容与供方达成的协议。合同文本包括购货合同、采购订单、及对方提供经我方认可的合同。规定内容供方的评定4.1.1批准采购的产品/服务应从合格供方采购。采购部门负责按照NW607101合格供方评定办法对供方进行评定，只有经过评定合格的供方才能成为我们的合格供方。4.1.2常用产品采购部门应按照比质比价原则，评定两家以上合格供方。4.1.3为合格供方建立档案。进行动态管理，监督检查，对不合格供方及时通报。4.1.4将评定结果及时反馈给供方，以便更好地培养和确定供方，与其建立良好、稳固的关系。4.2采购活动的触发4.2.1总部采购

4、1）内部自用品的采购：采购员根据设备管理部门提交的并经主管负责人审批的“东大阿尔派自用设备申请表”，进行内部自用设备的采购；2）合同采购：根据公司与用户签定的合同中有关采购产品/服务的规定，由合同执行员负责填写“设备采购通知单”，经其部门负责人批准，直接向采购员申请采购。4.2.2自采对于自用及合同中的设备，驻外分支机构可以根据需要向合同执行员提交“合同执行本地采购申请单”，由其组织相关部门进行评审，并将评审结果反馈给采购部门及申请部门。采购员接到合同执行员反馈的同意自采的“合同执行本地采购申请单”后方可执行。4.3采购实施采购员根据已批准的“东大阿尔派自用设备申请表”或“设备采购通知单”进行

5、采购。实施采购时，采购部门应与合格供方签订书面购货合同。购货合同须经采购部门负责人审查后，由法定代表人或其授权代理人签字生效。合同金额在 10万元以上，由公司总经理或授权主管副总经理签字；合同金额在10万元以下，由采购部门负责人签字；不允许未经授权及超越权限在合同上签字。采购员依据购货合同跟踪采购活动。采购的执行情况与购货合同要求不一致时，采购员应及时与供方协调解决，并反馈给合同执行员以采取适当的措施。采购部门接到设备直发申请后安排发货，并将“设备直发（自采）验收单”传真给用户及分支机构，然后凭“设备直发（自采）验收单”及NR607105C“商品出库单”办理入库手续。采购部门收到合同执行员已经

6、评审并批准的自采申请后，区分不同情况付款。1）金额2000元以下，由办事处从备用金中支付，待发票返回后，报销付款。2）金额2000元至50000元之间，区分情况付款给办事处或供应商。3）金额50000元以上，由采购部门直接与供应商签订合同，并直接付款给供应商。采购验收采购产品到货，可先将其放入库房收货区待检，采购员填写“送货验收单”通知检验员对所购产品进行验收。检验员按照NW607104采购验收规定负责采购产品的到货验收，并将验收结论填写在“送货验收单”上。由库房管理员负责保存和管理“送货验收单”。验收通过后，采购员办理产品入库手续。验收不合格的采购产品，检验员应将该产品存放在库房的不合格区，

7、并及时将该产品的“送货验收单”交采购员备份。采购员负责按购货合同中的约定处理。4.4.5产品返修需经检验员/采购员故障确认，由采购员负责按购货合同中的约定处理，同时保证产品的及时返回并加以记录。4.4.6直发（自采）设备验收由驻外分支机构负责，验收通过后，将“设备直发（自采）验收单”提交采购员，由采购员转交检验员签署处理意见。5.引用文件5.1NW607101合格供方评定办法5.2NW607104采购验收规定 NW607105库房管理规定6.质量记录NR607103A“东大阿尔派自用设备申请表”NR607103B“设备采购通知单”NR607103C“合同执行本地采购申请单”6.4NR60710

8、3D“送货验收单”6.5NR607103E“设备直发（自采）验收单”6.6NR607103F“产品返修单”附录：购货合同东大阿尔派自用设备申请表记录编号：NR607103A-申请部门:设备名称采购期限：配置及性能描述申请数量联系电话：备注申请采购清单申请人签字/日期：用途说明部门负责人意主管领导意采购仓储部执行情1.部长签字/日期：主管领导签字/日期：经办人签字/日期：本页不足记述设备配置及性能要求时，可以有附页，格式自定。总页数包括本页与所有附页。第页/共页设 备 采 购 通 知 单记录编号：NR607103B-通知时间：年月日销售合同编号：签定部门：项目所属行业：序号合同名称：签定人：项目

9、名称：联系方式：项目负责人：采购部合同管理员：接到日期：合同采购清单采购期限出厂价交货日期交货地点采购人购货合同号(C)(D)(E)(F)（G）(H)采购产品/服务名称/型号(A)数量(B)执行情况说明:合同执行部：采购仓储部：1.清单左侧A、B、C项由销售合同执行员填写，右侧D、E、F、G、H项由采购人员填写。2.如客户有特殊需求，销售合同执行员须在“说明”中注明。第页页/共合同执行设备本地采购申请单记录编号：NR607103C-年月日销售合同编号：签订部门：序号合同名称：签订人：采购产品名称/型号项目名称：办事处负责人:设备采购清单数量采购期限自采单价通知时间：供应商名称合计发票类型：一般

10、发票增值税发票 合同执行部：自采原因：签字/日期：采购部：签字/日期：主管领导：签字/日期：说明：特殊合同需本地自采，先填写此表传给销售合同执行员，领导批准后方可执行。记录编号：NR607103D-厂商名称：商品编码数量送 货 验 收 单描述单价日期：年月日备注货物名称采购通知单编号验收标准：采购验收规定条款方法和结论：环境确认：硬件正常不正常软件正常不正常处理意见：采购员:库房管理员:检验员:第页/共页设备直发（自采）验收单记录编号：NR607103E-检验日期：购货合同编号：通知日期：供应商名称：到货地点：电话：预计到货日期：实预计到单箱号数量数位(E)(C)量(F)(D)采购通知单编号备

11、注(H)联系人：商品编码（A）货物名称（B）单价(G)验收标准：采购验收规定条款环境确认：硬件 正常不正常软件 正常不正常验收方法和结论：1.外包装及设备外观是否完好是()否 ()2.随机资料是否齐全是()否 ()3.型号配置是否正确是()否 ()4.自检通过加电()不加电 ()通过()未通过 ()验收机构印鉴或负责人签字：验收机构检验人：处理意见：库房管理员：1.采购员：该通知单 A、H项，由采购仓储部填写。B、C、E、F、G项，直发时由采购仓储部填写，自采时由申请部门采购人员填写，D项由收货人填写。2.该通知单必须在设备到后第三天返回采购仓储部。产品返修单记录编号：NR607103F-日期

12、：年月日公司产品名称及配置故障现象：返 修年月日至期 限年月日返 回日 期年月日至年月日产 品编 号返修经手人返还经手人返修验收情况：验收人：1.采购仓储部存档产品返修单记录编号；日期：年月日公司产品名称及配置年月日至返修期限年月日产品使用部门产品责任人产品编号返修经手人1.产品使用/管理部门存档。购购 货货 合合 同同签约地点：签约时间：购货合同号：甲方（买方）甲方（买方）：沈阳东大阿尔派软件股份有限公司沈阳东大阿尔派软件股份有限公司乙方（卖方）：乙方（卖方）：地址：沈阳市和平区三好街地址：沈阳市和平区三好街8484号（号（110003110003）地址：地址：电话：电话：电话：电话：传真：

13、传真：传真：传真：甲乙双方本着共同合作，互利互惠的原则，经过充分协商，关于甲方购买乙方设备达成如下协议：一、产品名称、型号、数量、单价、总价：序号产品名称描述数量单价合计总价（大写）：二二、交货时间及地点：三三、包装标准及品质保证：要求原厂包装，货物外包装整洁，完整并适合长途运输。乙方必须保证合同中的产品为公司生产的全新的合格产品。如甲方发现收到的货物与合同要求不符，乙方应当接受甲方的退货，并赔偿甲方由此造成的一切经济损失。四、付款方式：五、保修方式：六、违约责任乙方在本合同规定的交货时间内未将货物交与甲方指定地点，每逾一天交货，按总金额的1付甲方违约金。甲方货到经检验无误后，未能在本合同付款期限内将货款付于乙方指定帐号内，则从应付之日起缴纳滞纳金，每逾期一天按应付金额的1计算。双方累计罚款最高不超过10%。（人力不可抗拒因素除外）七、争议条款双方如发生争议，应协商解决；如协商不成，任何一方可向沈阳市仲裁委员会申请仲裁。八、合同变更合同未尽事宜，经双方协商一致后，可另行补充规定，与本合同具有同等法律效力。九、本合同一式两份，双方各执一份，盖章签字后生效，有效期为年。（传真件与原件具有同样法律效力）甲方：乙方：沈阳东大阿尔派软件股份有限公司签字代表：签字代表：盖章：盖章：签约时间：签约时间