（中职）计算机应用基础（基础模块）第五章电子表格处理软件应用教学课件.ppt

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1、YCF正版可修改PPT（中职）计算机应用基础（基础模块）第五章 电子表格处理软件应用教学课件第五章第五章 电子表格处理软件应用电子表格处理软件应用第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作第二节第二节 电子表格的格式设置电子表格的格式设置第三节第三节 数据处理数据处理第四节第四节 数据分析数据分析第五节第五节 打印输出打印输出返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作一、一、Excel 2003的界面的界面 1.标题栏标题栏 标题栏位于窗口的顶端，包括应用程序信息和尺寸重置角标。在标标题栏位于窗口的顶端，包括应用程序信息和尺寸重置角标。在标题栏最左端为题栏最左端为Exce1

2、2003控制菜单图标、本窗口打开的应用程序名和控制菜单图标、本窗口打开的应用程序名和当前编辑电子表格文件名，如当前编辑电子表格文件名，如图图5-1所示，标题栏显示所示，标题栏显示“Microsoft Office Excel 2003一一Bookl”，表示当前窗口打开的是，表示当前窗口打开的是Microsoft Office Excel 2003系统，工作簿文件名为系统，工作簿文件名为“Bookl”。单击。单击 控制菜单图标，会出现控制菜单图标，会出现“窗口控制窗口控制”下拉菜单，如下拉菜单，如图图5-2所示，菜单所示，菜单中包括中包括“最大化最大化”、“最小化最小化”、“还原还原”、“关闭关

3、闭”等常用窗口控等常用窗口控制命令。标题栏最右端的三个按钮自左至右依次为制命令。标题栏最右端的三个按钮自左至右依次为“最小化最小化”、“最最大化大化/还原还原”和和“关闭关闭”按钮。按钮。下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 (1)Excel工作簿工作簿 Excel电子表格文件称为电子表格文件称为Excel工作簿。每个工作簿。每个Excel工作簿中可以存入多个工作簿中可以存入多个Excel工作表。每个工作表。每个Excel工作表都是一工作表都是一个二维表格，分别由行信息和列信息表示表格中的单元格或区域。当个二维表格，分别由行信息和列信息表示表格中的单元格或区域。当新建第

4、一个电子表格文件时，系统默认文件名为新建第一个电子表格文件时，系统默认文件名为“Bookl，扩展名为，扩展名为“.xls。当继续新建电子表格文件时，系统默认文件名为。当继续新建电子表格文件时，系统默认文件名为“BookX,X”为整数。为整数。(2)描述描述Excel单元格和区域在单元格和区域在Excel 2003中描述一个单元格用中描述一个单元格用“列列数数”加加“行数行数”表示，如第表示，如第4行行6列单元格表示为列单元格表示为“F4”。描述一个矩。描述一个矩形区域用左上角第一个单元格加形区域用左上角第一个单元格加“:”符号加右下角最后一个单元格符号加右下角最后一个单元格表示，如第表示，如第

5、2行行2列至第列至第10行行8列区域描述为列区域描述为“B3:H10”。描述某个工。描述某个工作表中的区域或单元格用作表中的区域或单元格用“工作表名工作表名!区域名区域名”或或“工作表名工作表名!单元格单元格”表示，如表示，如“Sheet2表的第表的第3行行2列至第列至第10行行8列区域列区域”，描述为，描述为“Sheet2!B3:H10.上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 2.菜单栏菜单栏 通常情况下，标题栏下面一行为菜单栏。如通常情况下，标题栏下面一行为菜单栏。如图图5-3所示，菜单栏中所示，菜单栏中从左至右依次包括工作簿控制菜单图标、从左至右依次包括工作

6、簿控制菜单图标、“文件文件”、“编辑编辑”、“视视图图”等等9个菜单项和当前工作簿尺寸重置和关闭角标。个菜单项和当前工作簿尺寸重置和关闭角标。单击攘工作簿窗口控制菜单图标，会出现单击攘工作簿窗口控制菜单图标，会出现“工作簿窗口控制工作簿窗口控制”菜单，菜单，菜单中包括菜单中包括“还原还原”、“最小化最小化”、“最大化最大化”、“关闭关闭”等常等常用窗口控制命令。这个菜单与用窗口控制命令。这个菜单与Excel“窗口控制窗口控制”菜单所操作对象不同。菜单所操作对象不同。Excel“窗口控制窗口控制”菜单控制整个菜单控制整个Excel应用程序，当其关闭时整个应用程序，当其关闭时整个Excel应用程序

7、应用程序(包括所有打开的工作簿包括所有打开的工作簿)将关闭将关闭;而而“工作簿窗口控制工作簿窗口控制”菜单仅控制本工作簿窗口，当其关闭时仅关闭本工作簿。菜单仅控制本工作簿窗口，当其关闭时仅关闭本工作簿。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 通常情况下，通常情况下，Microsoft Office 2003各应用程序组件的菜单均为下各应用程序组件的菜单均为下拉式的。在主菜单中设置有快捷键拉式的。在主菜单中设置有快捷键(用括号括起来并带有下划线的大写用括号括起来并带有下划线的大写英文字母英文字母)，同时按下，同时按下Alt键与该特定字母键，即可打开相应的菜单项。键与

8、该特定字母键，即可打开相应的菜单项。在其他级联菜单中的快捷键可直接按该特定字母键即可。在其他级联菜单中的快捷键可直接按该特定字母键即可。Excel 2003操作也不例外，菜单栏的操作也不例外，菜单栏的9个主菜单项旁均有快捷键，键盘操作时可个主菜单项旁均有快捷键，键盘操作时可用用Alt键与其特定字母键组合使用。键与其特定字母键组合使用。与工作簿控制菜单图标和与工作簿控制菜单图标和Excel窗口控制菜单图标一样，菜单栏中窗口控制菜单图标一样，菜单栏中的尺寸重置角标的尺寸重置角标 和标题栏中尺寸重置角标和标题栏中尺寸重置角标 的控的控制对象是不同的。标题栏中的尺寸重置角标用于控制整个制对象是不同的。

9、标题栏中的尺寸重置角标用于控制整个Excel 2003应用程序应用程序;菜单栏中的尺寸重置角标仅用于控制当前工作簿菜单栏中的尺寸重置角标仅用于控制当前工作簿(屏幕显示屏幕显示的处于编辑状态的工作簿的处于编辑状态的工作簿)窗口。窗口。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 Excel 2003支持个性化菜单设计，提供简捷风格和完整风格两种支持个性化菜单设计，提供简捷风格和完整风格两种菜单显示形式，如菜单显示形式，如图图5-4所示。图所示。图5-4简捷风格菜单中列出操作者经简捷风格菜单中列出操作者经常使用的菜单命令项，图常使用的菜单命令项，图5-4完整风格菜单中则列出

10、全部菜单项。完整风格菜单中则列出全部菜单项。Excel 2003系统会根据使用情况智能化设置简捷风格菜单内容。两种系统会根据使用情况智能化设置简捷风格菜单内容。两种菜单显示形式的切换，可以单击在简捷风格菜单下方的奢转换按钮，菜单显示形式的切换，可以单击在简捷风格菜单下方的奢转换按钮，也可以双击主菜单中的菜单名或在打开级联菜单后停顿几秒钟，系统也可以双击主菜单中的菜单名或在打开级联菜单后停顿几秒钟，系统则自动进入完整风格菜单形式。则自动进入完整风格菜单形式。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 3.工具栏工具栏 Excel 2003的工具栏与的工具栏与Micros

11、oft Office 2003的其他应用程序组件的其他应用程序组件的工具栏相近。的工具栏相近。Excel 2003将常用的操作命令按照功能进行分类，设将常用的操作命令按照功能进行分类，设置多个工具栏，以图形按钮置多个工具栏，以图形按钮(快捷按钮快捷按钮)的形式进行管理，并根据使用的形式进行管理，并根据使用频率把每类操作命令依次显示出来，以便于用户的使用。频率把每类操作命令依次显示出来，以便于用户的使用。在默认状态下，在默认状态下，Excel 2003菜单栏下面依次显示菜单栏下面依次显示“常用常用”工具栏和工具栏和“格式格式”工具栏，如果需显示其他工具栏，则在菜单栏中工具栏，如果需显示其他工具栏

12、，则在菜单栏中“视图视图”菜菜单下，打开单下，打开“工具栏工具栏”菜单，单击所需的工具栏，即可显示。菜单，单击所需的工具栏，即可显示。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作(1)“常用常用”工具栏通常情况下，工具栏通常情况下，“常用常用”工具栏位于菜单栏下方，如工具栏位于菜单栏下方，如图图5-5所示。常用工具栏中包括有所示。常用工具栏中包括有20多个快捷命令按钮，这些命令是多个快捷命令按钮，这些命令是电子表格编辑和操作时经常使用的，主要包括对表格文件的操作命令电子表格编辑和操作时经常使用的，主要包括对表格文件的操作命令(如如“新建新建”、“打开打开”、“保存保存”

13、等等)、简单编辑命令、简单编辑命令(如如“剪切剪切”、“复制复制”、“粘贴粘贴”等等)、常用计算命令、常用计算命令(如如“自动求和自动求和”、“升序排升序排序序”、“降序排序降序排序”等等)以及图表操作命令。以及图表操作命令。如果需要添加或删除常用工具栏上的快捷按钮，可单击常用工具栏如果需要添加或删除常用工具栏上的快捷按钮，可单击常用工具栏最右侧的最右侧的 “工具栏选项工具栏选项”按钮，在打开的菜单中单击按钮，在打开的菜单中单击“添加或删添加或删除按钮除按钮”选项，可对选项，可对“常用常用”子菜单进行添加或删除按钮操作。子菜单进行添加或删除按钮操作。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基

14、本操作电子表格的基本操作 (2)“格式格式”工具栏工具栏“格式格式”工具栏集中了用于修饰单元格格式的一工具栏集中了用于修饰单元格格式的一组常用命令按钮，如组常用命令按钮，如图图5-6所示。主要包括快速设置文本格式命令所示。主要包括快速设置文本格式命令(如如“样式样式”、“字体字体”、“字号字号”等等)、设置单元格对齐方式命令、设置单元格对齐方式命令(如如“左对齐左对齐”、“居中居中”、“合并及居中合并及居中”等等)、设置数字样式命令、设置数字样式命令(如如“货币样式货币样式”、“百分比样式，、百分比样式，、“千位分隔样式千位分隔样式”)以及效果设置以及效果设置命令命令(如如“边框边框”、“填充

15、颜色填充颜色”、“字体颜色字体颜色”等等)。“格式格式”工具工具栏中决捷按钮的添加或删除与栏中决捷按钮的添加或删除与“常用常用”工具栏中快捷按钮的添加或删工具栏中快捷按钮的添加或删除操作类似。除操作类似。(3)其他工具栏标题栏下方至网格工作区之间的区域可以根据需要设其他工具栏标题栏下方至网格工作区之间的区域可以根据需要设置菜单栏和存放多个工具栏，这个区域称为工具栏区。置菜单栏和存放多个工具栏，这个区域称为工具栏区。(4)个性化工具栏为了提高窗口的利用率，可以将多个工具栏排在一个性化工具栏为了提高窗口的利用率，可以将多个工具栏排在一行中。行中。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电

16、子表格的基本操作 4.编辑栏编辑栏 编辑栏用于对单元格内容进行编辑操作，包括编辑栏用于对单元格内容进行编辑操作，包括“名称框名称框”、“插入插入函数函数”按钮和按钮和“编辑栏编辑栏”。“编辑栏编辑栏”是输入、编辑单元格数据的地是输入、编辑单元格数据的地方。在方。在“编辑栏编辑栏”中可以直接输入数值，该数值直接被填入当前光标中可以直接输入数值，该数值直接被填入当前光标所在单元格内。也可以填入公式，将公式计算的结果值填入单元格。所在单元格内。也可以填入公式，将公式计算的结果值填入单元格。当选中某个单元格时，该单元格的数据或公式相应显示在当选中某个单元格时，该单元格的数据或公式相应显示在“编辑栏编辑

17、栏”中，可以在中，可以在“编辑栏编辑栏”中进行修改。中进行修改。5.网格工作区网格工作区 网格工作区是制作表格的主体工作区，由一组网格组成。在新建工网格工作区是制作表格的主体工作区，由一组网格组成。在新建工作簿文件时系统会默认创建三个工作表，表名称为作簿文件时系统会默认创建三个工作表，表名称为“Sheetl,Sheet2”和和“Sheet3，在网格工作区以三个标签的形式显示。，在网格工作区以三个标签的形式显示。Excel的每一个工作表可容纳的每一个工作表可容纳65 536 x 256个单元格。个单元格。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 6.滚动条滚动条 网格

18、工作区的右侧和下方各有一个滚动条，分别称为垂直滚动条和网格工作区的右侧和下方各有一个滚动条，分别称为垂直滚动条和水平滚动条，可以滚动方式快速搜索屏幕以外的窗口信息。水平滚动条，可以滚动方式快速搜索屏幕以外的窗口信息。7.行标定位栏和列标定位栏行标定位栏和列标定位栏 行标定位栏和列标定位栏分别位于行标定位栏和列标定位栏分别位于Excel 2003网格工作区的最左侧网格工作区的最左侧和上方，用来标识表格中单元格和区域位置，便于快速选择表格及表和上方，用来标识表格中单元格和区域位置，便于快速选择表格及表格元素。格元素。Excel 2003允许的最大行数为允许的最大行数为65 536行，行用行，行用1

19、65 536表表示。示。Excel 2003允许的最大列数为允许的最大列数为256列，列用英文字母列，列用英文字母AIV表示。表示。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 8.状态栏状态栏 状态栏位于状态栏位于Excel 2003窗口的最底部，用来显示表格处理过程中的窗口的最底部，用来显示表格处理过程中的当前工作状态信息、当前操作提示信息和计算结果等，如当前工作状态信息、当前操作提示信息和计算结果等，如图图5-7(a)所所示表示在表格中选定单元格或区域后，对当前选定操作显示的提示信示表示在表格中选定单元格或区域后，对当前选定操作显示的提示信息，息，图图5-7(b)

20、表示在表格文字编辑时处于表示在表格文字编辑时处于“改写改写”状态。状态。9.任务窗格任务窗格 Excel 2003将用户常做的一些工作归纳总结后设置为不同任务类别，将用户常做的一些工作归纳总结后设置为不同任务类别，并将这些任务集成于并将这些任务集成于“任务窗格任务窗格”窗口中，以便于用户的操作和使用。窗口中，以便于用户的操作和使用。Excel 2003启动时，默认在窗口界面的右侧显示启动时，默认在窗口界面的右侧显示“任务窗格任务窗格”。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 10.智能标记智能标记 Excel 2003的的“智能标记智能标记”为电子表格的操作提供了

21、一系列即时提为电子表格的操作提供了一系列即时提示。针对不同的操作，该功能可以提供相应的智能标记。当单击示。针对不同的操作，该功能可以提供相应的智能标记。当单击“智智能标记能标记”时，打开相应快捷菜单，在快捷菜单中提供与当前操作相关时，打开相应快捷菜单，在快捷菜单中提供与当前操作相关的一组操作项目，从而达到快速操作的目的。例如，选择单元格进行的一组操作项目，从而达到快速操作的目的。例如，选择单元格进行复制、粘贴操作后，会出现如复制、粘贴操作后，会出现如图图5-8所示所示“智能标记智能标记”快捷菜单。通快捷菜单。通常情况下，系统默认按照常情况下，系统默认按照“保留源格式保留源格式”进行粘贴，即粘贴

22、时保留粘进行粘贴，即粘贴时保留粘贴对象的格式信息。贴对象的格式信息。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作二、工作簿和工作表二、工作簿和工作表 1.建立工作簿建立工作簿 Excel文件又称为工作簿，用来计算和存储数据。每个工作簿可包文件又称为工作簿，用来计算和存储数据。每个工作簿可包含多张工作表，可在单个文件中管理各种类型的相关信息。含多张工作表，可在单个文件中管理各种类型的相关信息。当启动当启动Excel时，工作簿就自动打开了，一个工作簿内最多可以包时，工作簿就自动打开了，一个工作簿内最多可以包含含255个工作表，工作簿内除了可以存放工作表外，还可以存放宏表、个

23、工作表，工作簿内除了可以存放工作表外，还可以存放宏表、图表等。默认情况下，每一个工作簿文件会打开图表等。默认情况下，每一个工作簿文件会打开3个工作表文件，分个工作表文件，分别以别以Sheetl,Sheet2,Sheet3来命名。来命名。在启动在启动Excel 2003时，时，Excel就自动创建了一个空白的就自动创建了一个空白的Excel工作工作簿。这是新建工作簿的最为快捷的方法。当然，我们也可采取类似新簿。这是新建工作簿的最为快捷的方法。当然，我们也可采取类似新建建Word文档的方法创建工作簿。文档的方法创建工作簿。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 选择菜

24、单选择菜单“文件文件”一一“新建新建”命令，这时在工作区的右侧将弹出命令，这时在工作区的右侧将弹出“新建工作簿新建工作簿”的任务窗格。用户可以选择的任务窗格。用户可以选择“空白工作簿空白工作簿”、“根据现根据现有工作簿有工作簿”、“模板主页模板主页”、“本机上的模板本机上的模板”以及以及“网站上的模板网站上的模板”等选项。通常情况下选择等选项。通常情况下选择“空白文档空白文档”即可满足用户要求。若需使即可满足用户要求。若需使用模板，则选择用模板，则选择“本机上的模板本机上的模板”选项，在弹出的选项，在弹出的“模板模板”对话框中对话框中选择一种模板，单击选择一种模板，单击“确定确定”完成新建工作

25、簿的操作。完成新建工作簿的操作。若单击任务窗格中的若单击任务窗格中的“根据现有工作簿根据现有工作簿”，则可以打开，则可以打开“根据现有根据现有工作簿新建工作簿新建”对话框。通过该对话框，选择已存在的工作簿的名称和对话框。通过该对话框，选择已存在的工作簿的名称和所在路径，再单击所在路径，再单击“创建创建”按钮，即可创建一个包含和所选择工作簿按钮，即可创建一个包含和所选择工作簿内容相同的工作簿。使用这种方法新建工作簿，一般都是要使用原有内容相同的工作簿。使用这种方法新建工作簿，一般都是要使用原有工作簿的数据、样式等内容。在新建之后还要对工作簿进行修改、编工作簿的数据、样式等内容。在新建之后还要对工

26、作簿进行修改、编辑。辑。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 打开工作簿和打开工作簿和“根据现有文件新建根据现有文件新建”工作簿的操作类似，可选择菜工作簿的操作类似，可选择菜单单“文件文件”“打开打开”命令，或者单击常用工具栏上的命令，或者单击常用工具栏上的“打开打开”按钮，按钮，这时将弹出这时将弹出“打开打开”对话框对话框(和和“根据现有工作簿新建根据现有工作簿新建”对话框相似对话框相似)，在其中按路径和名称找到要打开的工作簿，然后单击，在其中按路径和名称找到要打开的工作簿，然后单击“打开打开”即可。即可。打开打开Excel工作簿。单击工作簿。单击“打开打开”

27、按钮旁的按钮旁的“，”按钮，可弹出一按钮，可弹出一个菜单，从中可以选择五种打开工作簿的方式。其中个菜单，从中可以选择五种打开工作簿的方式。其中“打开并修复打开并修复”命令能帮助用户对损坏的工作簿执行检测并尝试修复其检测到的任何命令能帮助用户对损坏的工作簿执行检测并尝试修复其检测到的任何故障，如果无法修复，则可以选择提取其中的数据，包括公式和值。故障，如果无法修复，则可以选择提取其中的数据，包括公式和值。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 2.保存和关闭工作簿保存和关闭工作簿 当完成对一个工作簿文件的建立、编辑后，或者由于数据量较大需当完成对一个工作簿文件的建立

28、、编辑后，或者由于数据量较大需要多次输入时，需要将文件保存起来，以防止数据丢失。保存工作簿要多次输入时，需要将文件保存起来，以防止数据丢失。保存工作簿可以选择菜单可以选择菜单“文件文件”“保存保存”命令或者单击命令或者单击“常用工具栏常用工具栏”中的中的“保存保存”命令按钮。如果文件不是第一次保存，文件菜单内就会有命令按钮。如果文件不是第一次保存，文件菜单内就会有“另存为另存为”选项。单击后弹出选项。单击后弹出“另存为另存为”对话框。用户可将已有文件另对话框。用户可将已有文件另外存一个副本。外存一个副本。当完成了对工作簿的编辑并保存之后，就可以将其关闭了。关闭文当完成了对工作簿的编辑并保存之后

29、，就可以将其关闭了。关闭文件的方法简单、多样，但要注意不同方法之间的区别。若要关闭处于件的方法简单、多样，但要注意不同方法之间的区别。若要关闭处于编辑状态的活动文档，选择菜单编辑状态的活动文档，选择菜单“文件文件”“关闭关闭”即可，也可以单即可，也可以单击工作区右上角的击工作区右上角的“x”按钮。如果关闭的文件在编辑之后没有保存按钮。如果关闭的文件在编辑之后没有保存的话，的话，Excel会有消息框弹出，询问是否要保存修改过的文件。会有消息框弹出，询问是否要保存修改过的文件。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 3.自动保存设置自动保存设置 和和Word 2003

30、一样，一样，Excel 2003也可以设置自动保存。这样，即使也可以设置自动保存。这样，即使用户忘记保存工作簿，或工作簿在工作时意外出错时，用户忘记保存工作簿，或工作簿在工作时意外出错时，Excel也能帮也能帮助用户找回丢失的数据。助用户找回丢失的数据。选择菜单选择菜单“工具工具”“选项选项”命令，选择命令，选择“选项选项”对话框的对话框的“保存保存”选项卡。首先要选中选项卡。首先要选中“保存自动恢复信息保存自动恢复信息”复选框，然后在这个对复选框，然后在这个对话框内设定自动保存的时间间隔，并在话框内设定自动保存的时间间隔，并在“自动恢复文件保存位置自动恢复文件保存位置”一一栏设置自动恢复文件

31、保存的位置。自动保存的时间间隔越短，那么用栏设置自动恢复文件保存的位置。自动保存的时间间隔越短，那么用户丢失数据的风险越小。但也不应将间隔时间设置得太短，因为这样户丢失数据的风险越小。但也不应将间隔时间设置得太短，因为这样会加重电脑负担，并且可能影响用户的编辑工作会加重电脑负担，并且可能影响用户的编辑工作(在自动保存时，用户在自动保存时，用户暂时无法编辑工作簿暂时无法编辑工作簿)。建议自动保存间隔时间为。建议自动保存间隔时间为510分钟。分钟。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 4.创建工作表创建工作表 要创建一个要创建一个Excel表格，先要对所掌握数据进行

32、分析，确定建表的表格，先要对所掌握数据进行分析，确定建表的最终目标是要体现什么规律、说明什么情况、反映什么结果，以此来最终目标是要体现什么规律、说明什么情况、反映什么结果，以此来设计表格。在本例中，需要创建一个计算机系的工资明细表。最终目设计表格。在本例中，需要创建一个计算机系的工资明细表。最终目标是要清楚地反映每位教师的工资明细，并能直观比较各位教师之间标是要清楚地反映每位教师的工资明细，并能直观比较各位教师之间的工资项数据。的工资项数据。在在Excel表格系统中，工作表为二维表。一般情况下，表格系统中，工作表为二维表。一般情况下，行称为记录，表示一组独立的信息行称为记录，表示一组独立的信息

33、;列称为字段，表示各组信息间都具列称为字段，表示各组信息间都具有的属性。因此，设计时可将工资项名称作为一组描述信息，将教师有的属性。因此，设计时可将工资项名称作为一组描述信息，将教师个人信息作为另一组描述信息，利用这两组描述信息构成一个二维工个人信息作为另一组描述信息，利用这两组描述信息构成一个二维工作表。在两组信息中工资项名称在通常情况下是固定不变的，并且项作表。在两组信息中工资项名称在通常情况下是固定不变的，并且项目较少，将其设计为表格列字段，方便在一行内显示。目较少，将其设计为表格列字段，方便在一行内显示。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 教师信息会随

34、人事调动而调整，信息是动态的，将其设计为行记录，教师信息会随人事调动而调整，信息是动态的，将其设计为行记录，这样每位教师个人的信息可以在一行显示，便于管理和分析。这样每位教师个人的信息可以在一行显示，便于管理和分析。通常表通常表格结构可分为抬头格结构可分为抬头(标题及说明标题及说明)区、正文区及落款区。在工资明细表区、正文区及落款区。在工资明细表中表格结构如中表格结构如图图5-9所示，抬头区包括工资明细表标题、部门名称和所示，抬头区包括工资明细表标题、部门名称和月份，正文区包括表头部分月份，正文区包括表头部分(横表头表示表格字段列表，竖表头标识记横表头表示表格字段列表，竖表头标识记录数据录数据

35、)和记录数据部分，落款区包括制表人、审核人和日期等。和记录数据部分，落款区包括制表人、审核人和日期等。在在“A1”单元格中输入标题文字单元格中输入标题文字“工资明细表工资明细表”。在第在第3行、第行、第1列的列的“A3”单元格中输入单元格中输入“职工号职工号”字段名。字段名。依次在第依次在第3行后续单元格中继续输入行后续单元格中继续输入“姓名姓名”、“基本工资基本工资”、“交通补助交通补助”、“工龄工龄”、“奖金奖金”和和“实发工资实发工资”等工资项。等工资项。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 在第在第4行行“A4”单元格，输入第单元格，输入第1位教师的位教

36、师的“职工号职工号”信息信息“012。当直接输入该信息时系统默认为数值，自动将该信息前的当直接输入该信息时系统默认为数值，自动将该信息前的“0”去掉。去掉。为确保正确输入，应在输入信息前加入半角英文的单引号为确保正确输入，应在输入信息前加入半角英文的单引号“”，表，表示其后数字字符为数字字符串，而不是数值，即在示其后数字字符为数字字符串，而不是数值，即在“A4”单元格中输单元格中输入入012，如，如图图5-10所示。所示。在第在第4行行“B4”单元格，输入第单元格，输入第1位教师的位教师的“姓名姓名”信息。信息。从第从第5行以后依次输入其他教师信息，同上，教师信息输入完成后，行以后依次输入其他

37、教师信息，同上，教师信息输入完成后，如如图图5-11所示。所示。在如在如图图5-11的第的第2行行“A2”单元格中输入单元格中输入“部门名称部门名称:”，“B2”单单元格中输入元格中输入“计算机系计算机系”，“凡凡”单元格中输入单元格中输入“月份月份:”，“G2”单单元格中输入元格中输入“3“。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 在如在如图图5-11的第的第12行行“A12”单元格中输入单元格中输入“总计人数总计人数(人人)”，在，在“D12”单元格中输入单元格中输入“合计金额合计金额(元元)”。在如在如图图5-11的第的第13行行“A13”单元格中输入单元格

38、中输入“制表人制表人”，C13”单单元格中输入元格中输入“审核人审核人”，F13”单元格中输入单元格中输入旧期旧期”。这样，工作表结构就输入完成了，如这样，工作表结构就输入完成了，如图图5-12所示。所示。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 5.保存与关闭工作表保存与关闭工作表 在进行在进行Excel电子表格处理时，随时保存是非常重要的。电子表格处理时，随时保存是非常重要的。Excel电子电子表格文件保存默认扩展名为表格文件保存默认扩展名为“.xls。一个。一个Excel电子表格文件也称为电子表格文件也称为一个一个Excel工作簿，在一个工作簿，在一个Exce

39、l工作簿中可以存放多个工作簿中可以存放多个Excel工作表，工作表，习惯上一个习惯上一个Excel工作表中只存放一个二维表格。工作表中只存放一个二维表格。保存操作可以通过两种常用的方法进行保存操作可以通过两种常用的方法进行:一种是直接使用命令保存一种是直接使用命令保存;另一种是通过设置保存自动恢复信息由系统定时保存。另一种是通过设置保存自动恢复信息由系统定时保存。下面就利用保存下面就利用保存Bookl工作簿操作，介绍数据保存的常用方法。工作簿操作，介绍数据保存的常用方法。在菜单栏的在菜单栏的“文件文件”菜单中，如图菜单中，如图5-13(a)所示，单击选择所示，单击选择“保存保存”命令命令;或在

40、或在“常用常用”工具栏中选择工具栏中选择“保存保存”命令按钮，如图命令按钮，如图5-13(b)所所示示;还可以利用快捷健还可以利用快捷健Ctrl+S保存文件。保存文件。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 如果是保存新文件，则系统自动打开如果是保存新文件，则系统自动打开“另存为另存为”对话框，在其中的对话框，在其中的保存位置栏中选择文件的保存路径，如保存位置栏中选择文件的保存路径，如“D:Excel;如果保存路径不如果保存路径不存在，可以利用保存位置栏右侧的存在，可以利用保存位置栏右侧的“新建文件夹新建文件夹”按钮创建所需路径按钮创建所需路径;在保存类型栏中系统

41、默认文件保存为在保存类型栏中系统默认文件保存为“Microsoft Excel工作薄工作薄(*.xls”类型类型;在文件名栏中输入新文件名，如在文件名栏中输入新文件名，如“工资明细表工资明细表.xls输入完输入完成后，单击成后，单击“保存保存”按钮确定保存。按钮确定保存。保存后保存后Excel标题栏上显示信息为标题栏上显示信息为“Microsoft Office Excel 2003一工资明细表一工资明细表.xls”。如果是保存已有文件，选择如果是保存已有文件，选择“保存保存”命令、命令、“保存保存”命令按钮或利命令按钮或利用快捷键用快捷键Ctrl+S后，稍等几秒钟，系统将自动保存文件。后，稍

42、等几秒钟，系统将自动保存文件。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 6.数据的输入数据的输入 在电子表格操作中输入数据是一件既烦琐又容易出错的工作。为了在电子表格操作中输入数据是一件既烦琐又容易出错的工作。为了方便进行数据的录入，分析数据产生的来源和数据间关系，可以将数方便进行数据的录入，分析数据产生的来源和数据间关系，可以将数据分为原始数据和加工数据。原始数据必须通过手工进行录入，而加据分为原始数据和加工数据。原始数据必须通过手工进行录入，而加工数据是以原始数据为基础在一定条件下进行采集和加工获得的数值，工数据是以原始数据为基础在一定条件下进行采集和加工获得的

43、数值，可以通过调用或公式计算等方法进行录入。可以通过调用或公式计算等方法进行录入。(1)常规输入法常规输入法即手工录入，出错率较高，在数据输入时常规输入法常规输入法即手工录入，出错率较高，在数据输入时应尽量少用此方法。应尽量少用此方法。如在工资明细表中输入教师的基本工资、交通补助和工龄。如在工资明细表中输入教师的基本工资、交通补助和工龄。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 单击选取输入单元格，如单击单击选取输入单元格，如单击“C4”单元格输入张倩的基本工资单元格输入张倩的基本工资“546，此时单元格中出现插入点光标，状态栏中就绪状态改为编辑，此时单元格中出现插

44、入点光标，状态栏中就绪状态改为编辑插入状态，输入的数值插入状态，输入的数值“546”在单元格和编辑栏中同时显示，编辑在单元格和编辑栏中同时显示，编辑栏名称框右侧出现了壤栏名称框右侧出现了壤“取消取消”按钮和嫩按钮和嫩“插入插入”按钮，如按钮，如图图5-14所所示示;确认数据输入，可以单击撇确认数据输入，可以单击撇“插入插入”按钮，当前光标保持在原编辑按钮，当前光标保持在原编辑单元格单元格;可以按可以按Enter健，当前光标进入本列下一个单元格健，当前光标进入本列下一个单元格;可以按可以按Tab健，当前光标进入本行下一个单元格健，当前光标进入本行下一个单元格;单击选择需要录入数据的任意单单击选择

45、需要录入数据的任意单元格，当前光标进入所选择单元格。简单工资明细表常规类型单元格元格，当前光标进入所选择单元格。简单工资明细表常规类型单元格数据输入完成后，如数据输入完成后，如图图5-15所示。所示。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作 (2)通过调用法输入数据调用法是指通过设置调用关系，将指定被调通过调用法输入数据调用法是指通过设置调用关系，将指定被调用单元格数值赋值给当前调用单元格。这种关系具有长期性，当指定用单元格数值赋值给当前调用单元格。这种关系具有长期性，当指定单元格数值发生变化时，调用单元格中数值也随之发生变化。被调用单元格数值发生变化时，调用单元格

46、中数值也随之发生变化。被调用的单元格可以是本工作表中任意单元格，也可以是本工作簿中某工作的单元格可以是本工作表中任意单元格，也可以是本工作簿中某工作表中任意单元格，还可以是本工作簿以外的指定工作簿中指定工作表表中任意单元格，还可以是本工作簿以外的指定工作簿中指定工作表的任意单元格。的任意单元格。具体操作方法如下具体操作方法如下:单击选中调用单元格单击选中调用单元格;输入输入“=”及被调用单元格描述信息，如及被调用单元格描述信息，如图图5-16所示所示;被调用单元格为本工作表中任意单元格，则直接用单元格名被调用单元格为本工作表中任意单元格，则直接用单元格名表示，如表示，如“B4被调用单元格为本工

47、作薄指定工作表中的任意单元格，被调用单元格为本工作薄指定工作表中的任意单元格，则用则用“表名表名!单元格名单元格名”表示，如表示，如“Sheetl!C3;单击单击“插入插入”按钮，按钮，完成输入。完成输入。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作三、数据保护三、数据保护 1.保护表格的作用和对象保护表格的作用和对象 Excel电子表格最大的特点是表格管理的灵活性和易操作性。但是，电子表格最大的特点是表格管理的灵活性和易操作性。但是，这也就意味着数据安全性大大降低。这也就意味着数据安全性大大降低。在电子表格的处理和使用时，经在电子表格的处理和使用时，经常会遇到不同用户

48、在使用同一表格的情况，因此，填写人对表格进行常会遇到不同用户在使用同一表格的情况，因此，填写人对表格进行修改时很容易搞乱表格。为了解决这一问题，修改时很容易搞乱表格。为了解决这一问题，Excel 2003中设计了保中设计了保护功能，可以将关键单元格或单元格区域保护起来，实现表格的安全护功能，可以将关键单元格或单元格区域保护起来，实现表格的安全填写。填写。一个完整的表格通常包括表头区、原始数据区和统计数据区。一个完整的表格通常包括表头区、原始数据区和统计数据区。表头区表明了数据管理信息的名称，统计数据区蕴含了各种数据处理表头区表明了数据管理信息的名称，统计数据区蕴含了各种数据处理的手段、法则和规

49、律，都必须加以保护，以免任意修改和误操作造成的手段、法则和规律，都必须加以保护，以免任意修改和误操作造成数据损失。数据损失。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本操作电子表格的基本操作2.设置工作表保护设置工作表保护 (1)设置单元格或单元格区域的锁定和解除锁定设置单元格或单元格区域的锁定和解除锁定 锁定单元格区域锁定单元格区域:选择需要锁定的单元格或单元格区域。选择需要锁定的单元格或单元格区域。在菜单栏的在菜单栏的“格式格式”主菜主菜单中选择单中选择“单元格单元格”菜单命令，弹出菜单命令，弹出“单元格格式单元格格式”对话框，在对话框，在“保保护护”选项卡中选定选项卡中选定“锁定锁定”

50、复选钮，一般情况下，系统默认单元格均复选钮，一般情况下，系统默认单元格均为为“锁定锁定”状态。单击状态。单击“确定确定”按钮，确认锁定设置。按钮，确认锁定设置。解除单元格区域锁定解除单元格区域锁定:选择需要解除锁定的单元格或单元格区域。选择需要解除锁定的单元格或单元格区域。在菜单栏的在菜单栏的“格式格式”主菜单中选择主菜单中选择“单元格单元格”菜单命令，弹出的菜单命令，弹出的“单元格格式单元格格式”对话框，在对话框，在“保护保护”选项卡中取消选项卡中取消“锁定锁定”复选钮。复选钮。单击单击“确定确定”按钮，确认取消锁定设置。按钮，确认取消锁定设置。上一页 下一页返回第一节第一节 电子表格的基本