《文字表格处理》PPT课件.ppt

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1、2/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰第第 3 3 章章办公中的文字和表格办公中的文字和表格处理处理12/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰【本章内容介绍】【本章内容介绍】本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识通通过过一一个个简简单单、实实用用的的“招招录录公公务务员员通通知知”文文档档为为例例，讲讲解解了了从从文文本本录录入入、内内容容编编辑辑、格格式式排排版版、页页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程以以制制作作“通通知知

2、”公公文文为为例例介介绍绍了了公公文文向向导导制制作作公公文文的方法，并介绍了公文处理的基本规范的方法，并介绍了公文处理的基本规范以以制制作作“报报考考简简章章”为为例例，介介绍绍了了复复杂杂文文档档制制作作的相关知识的相关知识通通过过制制作作招招录录职职位位表表、报报名名登登记记表表讲讲解解了了办办公公中中各各种表格的制作方法。种表格的制作方法。22/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰【本章主要知识点】【本章主要知识点】文档的录入、编辑和排版文档的录入、编辑和排版文档的页面设置与打印操作文档的页面设置与打印操作利用向导制作办公公文利用向导制作办公公文大纲

3、视图的使用大纲视图的使用多级标题符号的设置多级标题符号的设置样式的设置与使用样式的设置与使用规则文字表格的制作规则文字表格的制作复杂文字表格的制作复杂文字表格的制作利用利用Excel制作表格制作表格32/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.1 文字处理工作概述文字处理工作概述3.1.1 文字处理及其文字处理软件文字处理及其文字处理软件下下图图描描述述了了办办公公中中计计算算机机文文字字处处理理的的基基本本工工作作过过程。程。42/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰文字处理软件的主要功能文字处理软件的主要功能1文件存储

4、文件存储2内容编辑内容编辑3简单排版简单排版4输入校验输入校验5输出输出6提供输入输出接口提供输入输出接口7对象的嵌入与链接对象的嵌入与链接52/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.1.2 文字处理软件的操作流程文字处理软件的操作流程图3-2 文档处理操作流程62/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.2 本章实例效本章实例效果说明果说明1图图3-3 通知通知公文的正文效果公文的正文效果72/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.2 本章实例效本章实例效果说明果说明2图图3-4

5、附件附件1：“报报名与名与考考录简录简章章”页页面效果面效果82/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.2 本章实例效果说本章实例效果说明明3图图3-5 附件附件2：“录用职位表录用职位表”表格效果表格效果 92/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.2 本章实例效本章实例效果说明果说明4图图3-6 附件附件3：“报名报名登记表登记表”表格效果表格效果 102/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.2 本章实例效本章实例效果说明果说明5图图3-7 附件附件4：“报名报名推荐表推荐表

6、”表格效果表格效果112/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.2 本章实例效果说明本章实例效果说明6图图3-8 附件附件5：“各市报名信息汇总表各市报名信息汇总表”表格效果表格效果122/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.3 利用一般文档处理流程制作利用一般文档处理流程制作“招录通知招录通知”3.3.1 启动启动Word并作相关设置并作相关设置1启动启动Word软件软件2工具栏的设置工具栏的设置（1）工具栏简介）工具栏简介（2）将并列的）将并列的“常用常用”工具栏与工具栏与“格式格式”工工具栏分开具栏分开（3）工

7、具栏的显示或隐藏）工具栏的显示或隐藏132/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.3.2 文字和符号的录入文字和符号的录入1选择汉字输入方法选择汉字输入方法2文本内容的输入文本内容的输入3特殊符号的录入特殊符号的录入4文档录入后的联机校对文档录入后的联机校对142/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.3.3 文档内容的编辑和保存文档内容的编辑和保存1光标定位光标定位2选定文本选定文本（1）选选择择内内容容较较少少并并且且不不是是整整段段的的选选取取（2）选择内容多但不是全文时的选取）选择内容多但不是全文时的选取（3）

8、使用看不见的选择栏）使用看不见的选择栏（4）利用快捷键操作选取）利用快捷键操作选取（5）文档内容的扩展选取）文档内容的扩展选取（6）选定的简化）选定的简化152/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.3.3 文档内容的编辑和保存文档内容的编辑和保存3修改文本技巧修改文本技巧4复制、移动、删除文本复制、移动、删除文本（1）利用快捷键）利用快捷键（2）菜单方法）菜单方法（3）工具栏按钮方法）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法）鼠标拖动方法5“选择性选择性”粘贴的作用粘贴的作用6撤消和恢复操作撤消和恢复操作162/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李

9、讲：李讲：李 杰杰杰杰3.3.4 字体与段落格式排版字体与段落格式排版172/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.3.5 文档的页面设置文档的页面设置1设置纸张大小和方向设置纸张大小和方向2 调整页边距调整页边距3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式4确定每页中的行数和每行的字符数确定每页中的行数和每行的字符数182/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.3.6 打印效果的预览打印效果的预览192/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.3.7 文档

10、的打印输出文档的打印输出1打印操作的基本步骤打印操作的基本步骤2打印操作的其他方式打印操作的其他方式（1）文档的快速打印）文档的快速打印（2）一次连续打印多篇文档）一次连续打印多篇文档（3）“打印打印”对话框中其他常用项目设置对话框中其他常用项目设置3文档打印操作时的相关问题文档打印操作时的相关问题（1）打印功能选项和设置打印机属性设置）打印功能选项和设置打印机属性设置（2）暂停和终止打印）暂停和终止打印202/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.3.8 文档的网上发布文档的网上发布212/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李

11、杰杰杰杰3.4 办公文字处理规范及其公文向导应用办公文字处理规范及其公文向导应用 2.4.1 办公室文字处理的基本规范办公室文字处理的基本规范1公文种类公文种类2公文格式公文格式3公文用纸公文用纸4公文用字公文用字5公文书写公文书写3.4.2 利用公文向导制作招录通知正文利用公文向导制作招录通知正文222/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.5 制作制作“报考简章报考简章”复杂文复杂文档档3.5.1 Word视图方式简介3.5.2 利用大纲视图输入报考简章的各级标题232/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.5.3

12、 复杂文档的文字快速录入技巧复杂文档的文字快速录入技巧1借助外部设备借助外部设备2自己定义新词自己定义新词3利用自动图文集利用自动图文集4善于使用自动更正善于使用自动更正5巧妙利用替换功能巧妙利用替换功能6掌握一些汉字输入方法的使用技巧掌握一些汉字输入方法的使用技巧242/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.5.4 编号和项目符号的设置编号和项目符号的设置252/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.5.5 样式的应用与管理样式的应用与管理1样式的基本知识样式的基本知识2直接套用样式直接套用样式3新建样式新建样式4使

13、用自己新建的样式使用自己新建的样式5修改样式修改样式6样式的管理样式的管理262/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.6 电子表格处理概述电子表格处理概述3.6.1 电电子表格子表格类类型划分和制作型划分和制作软软件件选选取取表表3-2 办公用电子表格的常见类型办公用电子表格的常见类型类型类型详细分类详细分类举例举例1文字表格文字表格11 规则的文字表格规则的文字表格日程安排表、假日值班表等日程安排表、假日值班表等12 复杂的文字表格复杂的文字表格求职简历表、项目审批表等求职简历表、项目审批表等2数字表格数字表格21 数字不参与运算数字不参与运算出货单、

14、发货单等出货单、发货单等22 数据统计报表数据统计报表商品销售统计表、损益表等商品销售统计表、损益表等23 数据库格式表格数据库格式表格学生成绩表、公司销售表等学生成绩表、公司销售表等24 数据关联表格数据关联表格有各个月份数据表格组成的年度考勤有各个月份数据表格组成的年度考勤表表272/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰电子表格制作软件选取电子表格制作软件选取1规规则则的的文文字字表表格格用用Word中中的的“插插入入表表格格”方方法法或或者者直直接利用接利用Excel填表完成。填表完成。2单单元元格格悬悬殊殊的的复复杂杂文文字字表表格格，利利用用Wor

15、d的的“绘绘制制表表格格”方法制作。方法制作。3形形状状虽虽然然很很不不规规则则，但但可可明明显显看看出出大大的的单单元元格格是是由由小小的的单单元元格格组组合合而而成成，适适宜宜于于用用Excel制制作作，大大的的单单元元格格可可通通过选取单元格区域，然后过选取单元格区域，然后“合并居中合并居中”来实现。来实现。4包包含含大大量量数数字字并并且且需需要要进进行行公公式式、函函数数运运算算的的表表格格最最好好使用使用Excel制作。制作。5数数据据统统计计报报表表和和数数据据库库表表格格适适合合使使用用Excel制制作作，其其中中利利用用Excel制制作作数数据据库库表表格格并并进进行行数数据

16、据处处理理将将在在下下一一章章进进行详细介绍。行详细介绍。282/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.6.2 电子表格的常用术语和通用操作电子表格的常用术语和通用操作1表格的表格的创创建建2表格整体的表格整体的缩缩放与移放与移动动3表格行高、列表格行高、列宽宽的的调调整与斜整与斜线线表表头设头设置置4表格中表格中单单元格的拆分与合并元格的拆分与合并5表格表格边边框与底框与底纹纹背景的背景的设设置置6表格中表格中单单元格、行、列的元格、行、列的编辑编辑7表格表格单单元格中文字的元格中文字的对齐对齐方式方式设设置置8表格中的排序与公式表格中的排序与公式计计算

17、算9表格与文本的表格与文本的转换转换操作操作10拆分与合并表格拆分与合并表格292/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.7 利用利用WORD的插入表格法制的插入表格法制作规则的录用职位表作规则的录用职位表302/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.8 利用利用WORD的绘制表格法制的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表作稍复杂的报名登记表1制作表格标题制作表格标题2绘制表格绘制表格3合并与拆分单元格合并与拆分单元格4调整表格的整体形状调整表格的整体形状5表格中文字的编排表格中文字的编排6设置表格外框线的粗线效果设置表格

18、外框线的粗线效果312/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3.9 利用利用EXCEL制作报名汇总表制作报名汇总表3.9.1 表格框架的建立表格框架的建立3.9.2 表格格式的表格格式的设设置置1标题标题的跨列居中的跨列居中设设置置2单单元格中文字格式的元格中文字格式的设设置置3表格表格边边框框线线的的设设置置3.9.3 表格的表格的页页面面设设置置 1“页页面面”选项选项卡卡 2“页边页边距距”选项选项卡卡 3“页页眉眉页页脚脚”选项选项卡卡 4“工作表工作表”选项选项卡卡3.9.4 表格的打印表格的打印预览预览3.9.5 表格的打印表格的打印输输出出32

19、2/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰小小 结结在办公事务中，文字和表格处理是经常进行的两种操作。在办公事务中，文字和表格处理是经常进行的两种操作。本章通过办公实践中的一个本章通过办公实践中的一个“招录公务员考试招录公务员考试”综合实例，综合实例，详细介绍了办公中文字处理和表格处理的基本知识和具体详细介绍了办公中文字处理和表格处理的基本知识和具体操作方法。主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公操作方法。主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印

20、操作；利用向导制作办公公文；复杂文档页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用等；规则文字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用等；规则文字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用用Excel制作表格的方法。制作表格的方法。通过本章的学习，读者可以达到能够熟练进行办公业务管通过本章的学习，读者可以达到能够熟练进行办公业务管理中文字处理和表格处理工作，对日常工作中像公告文件、理中文字处理和表格处理工作，对日常工作中像公告文件、工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档能够进工作计划、年度

21、总结、调查报告、科研论文等文档能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作；对于各种工作日行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作；对于各种工作日程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各种格式的表格能够熟练编排和制作。种格式的表格能够熟练编排和制作。332/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰习习 题题一、填空一、填空1在在Word文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住_键。键。2在在Word中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选

22、择中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择_，双击可以选择，双击可以选择_，三击可以选择，三击可以选择_。3选择全部文档内容有三种方法，分别是选择全部文档内容有三种方法，分别是_、_和和_。4将一篇文档中多处都出现的缩略词将一篇文档中多处都出现的缩略词“OA”全部修改为全部修改为“办公自动化办公自动化”的方法的方法为为_。5将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用Word“常用常用”工具栏上的工具栏上的_按钮，单击它可以按钮，单击它可以_。双击。双击可以可以_。6在应用在应用Word编辑含

23、有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上面自动加上_；如果有语法错误，则英文句子被自动加上；如果有语法错误，则英文句子被自动加上_。7可以通过选择菜单项可以通过选择菜单项“_|_”打印当前文档。打印当前文档。8某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该_。9在在Word中，当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的中，当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的_位置。位置。10在在Excel中，要实现表格标题的跨列居中，应该单击中，要实现表格标题

24、的跨列居中，应该单击_工具栏上的工具栏上的_按钮。按钮。342/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰二、判断二、判断1在在Word中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排中，一段文本内容录完后，最好马上就进行排版。版。（）2在在Word环境下，文档只能以环境下，文档只能以“DOC”为扩展名进行保存。为扩展名进行保存。（）3按按Del键和使用键和使用“编辑编辑”菜单下的菜单下的“剪切剪切”命令，都能命令，都能够将选定的内容删除，因此这是两个完全等效的操作。够将选定的内容删除，因此这是两个完全等效的操作。（）4在在Word中创建的表格在打印时肯定带有边框线。中创

25、建的表格在打印时肯定带有边框线。（）5Excel表格的单元格中显示的内容与单元格的格式无关。表格的单元格中显示的内容与单元格的格式无关。（）352/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰三、简答题三、简答题1请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。2文档录入应该注意什么原则？文档录入应该注意什么原则？3文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？文档中特殊符号的录入有几种方法？分别如何操作？4在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技巧？在长文档编排中，为了加快文字输入的速度，可以采取哪些技

26、巧？5一篇文档共一篇文档共3页，正文内容有页，正文内容有12个自然段。请说出在下列情形下选择个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法：文本的最快方法：A.第第3段内容的最后段内容的最后3句；句；B.从第从第2段到倒数第段到倒数第2段；段；C.最后最后3段；段；D.全文。全文。6、如何利用、如何利用“替换替换”功能将一篇文档中多处出现的功能将一篇文档中多处出现的“办公自动化办公自动化”词词语用一种特殊格式设置（比如设置为红色、粗体、黑体、双下划线）语用一种特殊格式设置（比如设置为红色、粗体、黑体、双下划线）？7怎样打印怎样打印Word一篇文档中的第一篇文档中的第1到到5页，以及第页，以及第

27、7、9、13页的内容？页的内容？8在在Word中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图片等）内容？9在在Word中，如何进行项目符号和编号的设置？中，如何进行项目符号和编号的设置？10.请说明表格处理中的通用操作以及电子表格制作时的软件选取原则。请说明表格处理中的通用操作以及电子表格制作时的软件选取原则。362/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰四、应用题四、应用题1请自行将本章请自行将本章的实例文档全部的实例文档全部操作一遍。操作一遍。2观察习题右图观察习题右图排版效果，模仿排版效果，模仿制作该文档，

28、操制作该文档，操作中注意文字和作中注意文字和符号的录入方法符号的录入方法原则，字体、段原则，字体、段落格式设置，并落格式设置，并适当进行页面效适当进行页面效果设置。果设置。372/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰3根据本书第一章的内容，根据本书第一章的内容，模仿本书的编写风格进行模仿本书的编写风格进行复杂的长文档练习，不需复杂的长文档练习，不需要输入过多正文内容，主要输入过多正文内容，主要体会大纲视图模式的运要体会大纲视图模式的运用、编号和项目符号的设用、编号和项目符号的设置、标题样式的运用以及置、标题样式的运用以及页眉页脚、脚注、尾注、页眉页脚、脚注、

29、尾注、批注、题注、目录等的操批注、题注、目录等的操作。作。4使用下面习题图使用下面习题图2-2给出的给出的文字，利用文字，利用Word的公文向的公文向导制作相应格式的公文。导制作相应格式的公文。习题图3-2382/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰5根据本章所讲原则，自己确定利用根据本章所讲原则，自己确定利用Excel或或Word制作习题图制作习题图2-3样式的表格（并请试样式的表格（并请试着用所选软件计算出余额一列的结果内容并着用所选软件计算出余额一列的结果内容并进行填入）。进行填入）。习题图3-3392/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰6根根据据本本章章所所讲讲原原则则，制制作作习习题题图图2-4样样 式式 的的表格。表格。402/4/20232/4/2023主主主主 讲：李讲：李讲：李讲：李 杰杰杰杰食疗 http:/ 马佳海莹41