公文处理与公文写作.ppt

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1、 公文处理与公文写作技巧 文 书 学（理论基础）研究 文书和文书工作 的一门学科 文文书书工工作作文书处理 行文规则 公文格式公文写作 发文发文 收文收文文文件件归归档档 文件依据文件依据1.党政机关公文处理条例党政机关公文处理条例 2012.4.16 中办发201214号 2012.7.1实施2.2.党政机关公文格式党政机关公文格式 GB/T 9704-2012 2012.7.1实施 两个文件自2012.7.1起施行n原中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例 （1996.5.3）和原国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 （2000.8.24）n停止执行；n党政两个系

2、统的文件规定合二为一。一、公文概述 1、公文的、公文的概概 念念：是公务文书的简称，是公务文书的简称，指各个单位在进行公务活动中指各个单位在进行公务活动中 所所制作、使用、传递制作、使用、传递的的文件文件。具有具有规定格式规定格式、普遍通用普遍通用、一定效用一定效用三个基本要素三个基本要素。2、公文的、公文的基本特点基本特点 （1）政策性）政策性 （2）实用性）实用性 （3）真实性）真实性 （4）权威性）权威性 （5）交流性）交流性 （6）时限性）时限性 3、公文的、公文的作用与功能作用与功能（1）领导与指导作用；领导与指导作用；（2）规范作用；）规范作用；（3）公务联系作用；）公务联系作用；

3、（4）凭证依据作用；）凭证依据作用；（5）宣传教育作用；）宣传教育作用；（6）研究参考作用）研究参考作用 4、公文的、公文的种种 类类不同角度的分类不同角度的分类 （1）按使用范围分）按使用范围分 （2）按作用分）按作用分 （3）按来源分）按来源分 （4）按行文关系分）按行文关系分 （5）按处理要求分）按处理要求分（1）按使用范围分）按使用范围分n通用文书通用文书n专用文书（司法、经济、会计、外交、专用文书（司法、经济、会计、外交、军事军事）n科技文书（图纸、图表、说明书科技文书（图纸、图表、说明书）n信访文书信访文书（2）按作用分）按作用分n行政类行政类n法规类法规类n计划类计划类n总结类总

4、结类n记录类记录类n会议类会议类（3）按来源分）按来源分n收文收文n发文发文n内部运转文件内部运转文件（4）按行文关系分）按行文关系分n上行文上行文n下行文下行文n平行文平行文（5）按处理要求分）按处理要求分n内容：需办文件内容：需办文件 参阅文件参阅文件n时间：平件时间：平件 急件急件n保密：普通件保密：普通件 秘密、机密、绝密秘密、机密、绝密5、行政性正式公文的、行政性正式公文的种种 类（类（15种）种）：（1）决议；（）决议；（2）决定；）决定；（3）命令（令）；）命令（令）；（4）公报；）公报；（5）公告；（）公告；（6）通告；）通告；（7）意见；（）意见；（8）通知；）通知；（9）通

5、报；（）通报；（10）报告；）报告；（11）请示；（）请示；（12）批复；）批复；（13）议案；（）议案；（14）函；）函；（15）纪要。）纪要。常用事务性 公 文1.计划（规划）计划（规划）2.方案方案3.总结总结4.情况汇报情况汇报5.调研报告调研报告6.简报简报7.会议主报告会议主报告8.领导讲话领导讲话9.典型材料典型材料10.规章制度规章制度 二、公文处理工作 1、公文处理的、公文处理的主要任务主要任务 科学、合理、有序地进行科学、合理、有序地进行 文件（公文）的制作、传递、文件（公文）的制作、传递、使用、管理和归档。使用、管理和归档。2、公文处理的、公文处理的基本原则基本原则 实事

6、求是实事求是 准确规范准确规范 精简高效精简高效 安全保密安全保密 基基本本原原则则 3、公文处理、公文处理的重要任务的重要任务 （1）收文收文处理处理 （2）发文发文处理处理 （3）整理归档）整理归档 收文程序收文程序 （1）签收（2）登记（3）初审（分送）（4）拟办（批办）（5）承办（6）传阅（7）催办（8）答复（9）整理（立卷归档）（10）清退、销毁 催催 办办n普通文件 正常催办n重要文件 重点催办n紧急文件 盯人定时催办 发文程序（1）撰稿（2）审核（3）签发（4）登记（5）印制（6）用印（7）核发（8）封发（9）整理（立卷归档）（1）文书档案的文书档案的来源来源：一般由公务文书（文

7、件）转化而来；一般由公务文书（文件）转化而来；（2）公文与档案的公文与档案的关系关系：文件文件是是档案档案的前身，的前身，档案档案是是文件文件的归宿。的归宿。文件归档（3）文档文档一体化一体化 档案工作应与文书工作紧密结合，档案工作应与文书工作紧密结合，不能分家，努力做到不能分家，努力做到“文档一体化文档一体化”。实行前端控制和全程管理：实行前端控制和全程管理：将归档环节嵌入将归档环节嵌入OA流程，在文件的生成和流程，在文件的生成和接收时就在网络的流程中，实现在线归档的关接收时就在网络的流程中，实现在线归档的关联操作。避免文件失控和重复劳动。联操作。避免文件失控和重复劳动。文档一体化：（1）思

8、想理念上）思想理念上（2）管理体制上）管理体制上（3）工作制度上）工作制度上（4）操作流程上）操作流程上（5）网络运行上）网络运行上（6）时间安排上）时间安排上（7）人员配置上）人员配置上 4、公文处理工作的、公文处理工作的特性要求特性要求 （1）确定性）确定性 （2）连续性）连续性 （3）规范性）规范性 （4）快捷性）快捷性 （5）细致性）细致性 （6）安全性）安全性 5、公文处理工作的、公文处理工作的重要作用重要作用 公文处理工作不是简单的收收发发，而是：公文处理工作不是简单的收收发发，而是：（1）上通下达、内外联系上通下达、内外联系的的手段与途径；手段与途径；（2 2）正常、高效运转正常

9、、高效运转的纽带和中枢；的纽带和中枢；（3）积累史料、）积累史料、形成档案形成档案的基础与保障。的基础与保障。三、行文制度（规则）三、行文制度（规则）各个单位之间各个单位之间公务文书公务文书 往来运行往来运行的的统一规定。统一规定。1、行文方式、行文方式 3 种种 行行 文文 方方 向：向：（1 1）上行文）上行文 （2 2）下行文）下行文 （3 3）平行文）平行文 4 4 种种 基基 本本 形形 式：式：（1）逐级行文）逐级行文 （2）多级行文）多级行文 （3）越级行文）越级行文 （4）直接行文）直接行文 2、主要的、主要的行文规则行文规则（1 1）一事一文，或一文一事；）一事一文，或一文一

10、事；（2 2）明确主送对象，不要多头主送；）明确主送对象，不要多头主送；（3 3）一般应逐级行文，不要越级行文；）一般应逐级行文，不要越级行文；（4 4）报告报告与与请示请示分清，分清，报告报告 中不得夹带请示事项；中不得夹带请示事项；（5 5）不得乱用抄报、抄送；）不得乱用抄报、抄送；（6 6）向上级的重要行文，负责人签署；）向上级的重要行文，负责人签署；（7 7）各个单位之间要多用）各个单位之间要多用函函；（8 8）内设机构向外发文，应以单位办公厅）内设机构向外发文，应以单位办公厅 （室）名义；（室）名义；（9 9）单位内部机构之间相互行文，一般应告知）单位内部机构之间相互行文，一般应告知

11、 单位办公厅（室）；单位办公厅（室）；（1010）有双）有双(多多)重领导关系的，应视具体情重领导关系的，应视具体情 况，一个主送，另外的抄送；况，一个主送，另外的抄送；（1111）经批准在报刊上公开发表的文件，应视）经批准在报刊上公开发表的文件，应视为正式公文，具有效力；为正式公文，具有效力；（1212）不同单位为同一事项发文，应先协商；）不同单位为同一事项发文，应先协商；政策不一致时，不应各自行文，否则上级应政策不一致时，不应各自行文，否则上级应责令纠正；责令纠正；（1313）根据需要，两个以上的平行机关可联合）根据需要，两个以上的平行机关可联合行文。行文。四、公文的一般格式和标记四、公文

12、的一般格式和标记 （1）文头处）文头处 （2）文尾处）文尾处 从上到下从上到下由前至后由前至后1.份号、份号、2.密级和保密期限、密级和保密期限、3.紧急程度、紧急程度、4.发文机关标志、发文机关标志、5.发文字号、发文字号、6.签发人、签发人、7.标题、标题、8.主送机关、主送机关、9.正文、正文、10.附件说明、附件说明、11.发文机关署名、发文机关署名、12.成文时间成文时间13.印章、印章、14.附注、附注、15.附件、附件、16.抄送机关抄送机关17.印发机关和印发时间、印发机关和印发时间、18.页码页码注意注意1 1、发文机关标识、发文机关标识 用全称或规范化简称加用全称或规范化简

13、称加“文件文件”组成，红色组成，红色。2 2、发文字号、发文字号 由机关代字、年份和序号组成，由机关代字、年份和序号组成，3仿，居中，仿，居中，六角括号六角括号，在红色分隔线之上。，在红色分隔线之上。3 3、字号字体、字号字体 发文机关用小标宋，标题用发文机关用小标宋，标题用2号小标宋，号小标宋，内文用内文用3号仿宋，文尾版记用号仿宋，文尾版记用4仿。仿。4 4、标题、标题 三个要素都应齐全三个要素都应齐全（机构主题文种），（机构主题文种），尽量不出现标点符号，根据需要可用尽量不出现标点符号，根据需要可用。若文字长可换行，居中，但应注意不要切断若文字长可换行，居中，但应注意不要切断 词意。词意

14、。5 5、正文、正文 公文首页必须显示正文。公文首页必须显示正文。文中层次结构顺序为文中层次结构顺序为 一、一、（3 3黑）黑）（一）（一）（3 3楷）楷）1.1.（3 3仿宋）仿宋）（1 1）（3 3仿宋）仿宋）6 6、成文时间、成文时间 应为领导签署同意之日，用汉字将年、应为领导签署同意之日，用汉字将年、月、日标全，月、日标全，“零零”应为应为“O”。7 7、发文印章、发文印章 印章端正、居中，下压机关署名和印章端正、居中，下压机关署名和 成文时间。为保障档案长久存放，请成文时间。为保障档案长久存放，请 用红色印泥。用红色印泥。8 8、末页处理、末页处理 采用调整行距、字距的办法，将印章采

15、用调整行距、字距的办法，将印章与正文文字同处一页，不得采用与正文文字同处一页，不得采用“此页无正文此页无正文”方法。方法。五、五、党政机关公文处理条例党政机关公文处理条例、党政机关公文格式党政机关公文格式 新的变化与主要区别新的变化与主要区别 1 1、这是我国全新的首次统一党政机关公文、这是我国全新的首次统一党政机关公文处理的规范标准。处理的规范标准。2 2、公文处理的原则确定为：、公文处理的原则确定为：实事求是、准确规范、精简高效、安全保密实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。3 3、在文种方面，在原有行政机关、在文种方面，在原有行政机关1313个文种个文种 基础上，增加了党委的基础上，增

16、加了党委的“决议决议”和和“公告公告”。4 4、在格式方面，、在格式方面，(1)(1)再次明确，文件标题由再次明确，文件标题由 发文机关名称事由文种组成；组成；(2)(2)公文用纸统一采用国际标准公文用纸统一采用国际标准A4A4型型；(3)(3)文尾处取消了文尾处取消了“主题词主题词”的标注的标注;(4)(4)文件落款处应署发文机关名称，并与印章文件落款处应署发文机关名称，并与印章 内容相符一致。内容相符一致。5 5、在行文规则方面，不得：、在行文规则方面，不得：(1)(1)以机关名义向上级个人报送公文；以机关名义向上级个人报送公文；(2)(2)以个人名义向上级机关报送公文。以个人名义向上级机

17、关报送公文。6 6、在公文拟制方面，、在公文拟制方面，(1)(1)机关负责人应主持、指导重要文件的起草机关负责人应主持、指导重要文件的起草 工作；工作；(2)(2)上行文由主要负责人签发，以示慎重上行文由主要负责人签发，以示慎重;(3)(3)领导签发公文，应当签署意见、姓名和领导签发公文，应当签署意见、姓名和 完整日期；只圈阅或只签名的，视为完整日期；只圈阅或只签名的，视为“同意同意”。6 6、在公文管理方面，、在公文管理方面，(1)(1)绝密件不得复制；机密、秘密级文件复绝密件不得复制；机密、秘密级文件复印件应加盖复制单位印章；印件应加盖复制单位印章；(2)(2)公文被公文被撤销撤销的，视为

18、的，视为自始无效自始无效，公文被，公文被废止废止的，视为自废止之日起的，视为自废止之日起失效失效；(3)(3)工作人员离岗离职时，应督促其移交、工作人员离岗离职时，应督促其移交、清退公文；清退公文；(4)(4)新设机构，应向本级党委、政府的办公新设机构，应向本级党委、政府的办公厅（室）提出厅（室）提出发文立户发文立户申请。申请。六、公文写作基础六、公文写作基础 1、公文的、公文的体式体式 公文的公文的体例体例与与格式格式的简称，的简称，包括包括文体、文体、结构、结构、标记、标记、格式。格式。2、公文、公文文体文体 使用使用应用文体应用文体，兼有兼有 说明文说明文、叙述文叙述文、议论文议论文的表

19、达形式。的表达形式。3、公文的、公文的主要结构主要结构 （1）标题）标题 （2）主送单位）主送单位 （3）正文）正文 （4）附件）附件 （5）落款作者）落款作者 （6）日期）日期 （7）签章）签章 4、公文写作的、公文写作的基本要求基本要求 （1）合法）合法 （2）求实）求实 （3）合体）合体 （4）简明）简明 （5）严谨）严谨 （6）及时）及时 （7）准确）准确 七、公文写作方法与技巧七、公文写作方法与技巧 我我 的的 文文 笔笔 如如 何何？公公 文文 写写 作作（五阶段）一、一、撰撰拟拟前前准准备备 二、二、文文稿稿撰撰写写 三、三、修修改改润润色色 四、四、审审核核 五、五、定定稿稿（

20、一）撰拟前准备工作（一）撰拟前准备工作1、明确发文的目的与要求；、明确发文的目的与要求；2、领会领导的指示与意图；、领会领导的指示与意图；3、确定文件的主题与内容；、确定文件的主题与内容；4、确定发文的对象；、确定发文的对象；5、选定文种；、选定文种；6、确定发文的其他要求；、确定发文的其他要求；7、温习相关政策和文件、温习相关政策和文件8、收集和积累有关资料和信息、收集和积累有关资料和信息 （二）文稿撰写（二）文稿撰写1、安排结构；、安排结构；2、拟写提纲；、拟写提纲；3、落笔起草；、落笔起草；4、筹划开头与结尾；、筹划开头与结尾；5、表述充分，条理清晰；、表述充分，条理清晰；6、注意层次、

21、段落的转换与衔接。、注意层次、段落的转换与衔接。增增删删改改调调全面检查（三）文稿审核修改（三）文稿审核修改1.公文核稿的原则公文核稿的原则n层层把关层层把关n分级负责分级负责n多级审核多级审核 2.审核的责任分工审核的责任分工 （1）出文部门领导审核；）出文部门领导审核；（2）办公室文秘审核；）办公室文秘审核；（3）办公室领导审核；）办公室领导审核；（4）单位负责人审核。）单位负责人审核。3.公文核稿的内容公文核稿的内容（7关）关）n把好政策关；把好政策关；n把好业务关；把好业务关；n把好内容关；把好内容关；n把好结构关；把好结构关；n把好文字关；把好文字关；n把好格式关；把好格式关；n把好行文关。把好行文关。4.公文核稿的要求公文核稿的要求（9看）看）n看文件标题；看文件标题；n看主送单位；看主送单位；n看文件开头；看文件开头；n看各层中、小标题；看各层中、小标题；n看行文表达；看行文表达；n看数据、事实、依据、看数据、事实、依据、n看理由；看理由；n看文件收尾；看文件收尾；n看前后格式看前后格式；n看字数篇幅看字数篇幅