會計資訊系統原理.ppt

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1、世新大學 ERP 實驗室ERP會計資訊系統原理講師:高振隆2003/10/03世新大學 ERP 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊系統Oracle 系統操作簡介帳本(Set of Books)總帳傳票會計報表外幣重估 重評價 合併報表2世新大學 ERP 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊系統Oracle 系統操作簡介帳本(Set of Books)總帳傳票會計報表外幣重估 重評價 合併報表3世新大學 ERP 實驗室會計資訊系統的功能會計資訊系統的主

2、要任務為:從搜集和處理交易資料而產生財務資訊以提供各管理階層作計劃與控制組織活動之參考。會計工作方式的演進人工記帳會計資訊系統ERP4世新大學 ERP 實驗室會計的平衡原理資產資產資產的來源資產的來源錢貨物不動產股款借款盈餘5世新大學 ERP 實驗室會計的平衡原理例1：股東投資現金100,000元資產資產資產的來源資產的來源錢 100,000貨物電腦借款股款 100,000盈餘6世新大學 ERP 實驗室會計的平衡原理例2：購買電腦30,000元資產資產資產的來源資產的來源錢 70,000貨物 電腦 30,000借款股款 100,000盈餘7世新大學 ERP 實驗室會計的平衡原理例3：購買貨物2

3、0,000元資產資產資產的來源資產的來源錢 50,000貨物 20,000電腦 30,000借款股款 100,000盈餘8世新大學 ERP 實驗室會計的平衡原理以科目來記錄各種交易事件,稱為會計科目會計科目也稱為會計帳戶會計帳戶(account),並由權威機構統一命名資產資產負債與權益負債與權益現金 50,000存貨 20,000電腦設備 30,000銀行借款業主投資 100,000保留盈餘9世新大學 ERP 實驗室會計的平衡原理會計科目的屬性資產資產負債與權益負債與權益現金 50,000存貨 50,000電腦設備 20,000銀行借款股本 100,000保留盈餘左邊的科目通稱借方科目右邊的科

4、目通稱貸方科目10世新大學 ERP 實驗室會計的平衡原理借貸只是一種註記的代號常見的科目屬性的註記方式 左方科目 右方科目-借 貸 科目表科目表科目代號 科目名稱 科目屬性-現金借存貨借電腦設備借：銀行借款貸業主投資貸：11世新大學 ERP 實驗室會計的平衡原理會計科目表(chart of account)科目表科目表科目代號 科目名稱 科目屬性-現金存貨電腦設備：銀行借款業主投資：12世新大學 ERP 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊系統Oracle 系統操作簡介帳本(Set of Books)總帳傳票會計報表外幣重

5、估 重評價 合併報表13世新大學 ERP 實驗室會計交易的記錄會計交易：會計交易：使會計科目餘額產生變動的各種活動。例如:股東投資100,000現金科目增加100,000,業主投資科目增加100,000資產資產負債與權益負債與權益現金 100,000存貨 電腦設備銀行借款業主投資 100,000保留盈餘14世新大學 ERP 實驗室帳簿組織會計科目表(Chart of account)傳票(Journal)帳簿(Books)科目表科目表1101 現金1201 存貨1401 電腦設備2101 銀行借款3101 業主投資日記帳簿分類帳簿傳票傳票傳票15世新大學 ERP 實驗室傳票傳票(Journal

6、)傳票傳票傳票號碼:910001 傳票日期:91.01.01科目代號科目名稱摘要 交易屬性金額-現金業主投資股本 100,000業主投資業主投資股本 100,000傳票明細Journal entry16世新大學 ERP 實驗室傳票帶入科目屬性的傳票傳票傳票傳票號碼:910001傳票日期:91.01.01科目代號科目名稱摘要 科目屬性交易屬性金額-現金業主投資股本 100,000業主投資業主投資股本 100,000來自科目表 科目表科目表1101 現金1201 存貨1401 電腦設備2101 銀行借款3101 業主投資17世新大學 ERP 實驗室增減交易的表示借貸只是一種代號借貸只是一種代號科目

7、屬性科目屬性 與 交易屬性交易屬性 的組合含意科目屬性 交易屬性對科目餘額的處理-增加 增加 減少 減少18世新大學 ERP 實驗室傳統的表達方式科目屬性 交易屬性對科目餘額的處理-借 借增加 貸 貸增加 借 貸減少 貸 借減少19世新大學 ERP 實驗室人工作業-傳票傳票運作的實例購買電腦一台，付款20000傳票傳票傳票號碼:910002傳票日期:91.01.02科目代號科目名稱摘要 科目屬性交易屬性金額-電腦設備購買電腦一台 20,000現金購買電腦一台 20,00020世新大學 ERP 實驗室人工作業-交易記錄人工記錄會計交易資訊的方式:將Journal entry依傳票號碼順序登入日記

8、帳簿分類帳簿傳票傳票傳票將Journal entry依科目代號順序登入21世新大學 ERP 實驗室人工作業-日記帳簿登帳後的日記帳簿可看到整筆交易的原貌無法看到各科目的餘額及消長過程 日記帳簿日記帳簿傳票號碼日期 科目代號科目名稱 摘 要 交易 金額-920000192.01.01現金業主投資現金 100,000920000192.01.01業主投資業主投資現金 100,0009200002 92.01.02 電腦設備購買電腦一台 20,000920000292.01.02現金購買電腦一台 20,000920000392.01.03存貨購買商品一批 50,000920000392.01.03現

9、金購買商品一批 50,00022世新大學 ERP 實驗室人工作業-分類帳簿登帳後的分類帳簿可看到科目的餘額可看到各科目的餘額及消長過程 分類帳簿分類帳簿科目代號：科目代號：1101科目名稱：現金科目名稱：現金科目屬性：科目屬性：傳票號碼日期 摘 要 交易 金額 餘額-920000192.01.01業主投資現金 1100,000100,000920000292.01.02購買電腦一台 2 20,000 80,000920000392.01.03購買商品一批 2 50,000 30,00023世新大學 ERP 實驗室人工作業-報表產生 分類帳 試算表試算表1000 資產 XXX1100 流動資產

10、XXX1101 現金 XXX1102 銀行存款 XXX 損益表損益表銷貨收入 XXX銷貨成本 (XXX)：:：資產負債表資產負債表-資產 XXX|負債 XXX|費用明細表費用明細表薪資 XXX租金支出 XXX ：:：24世新大學 ERP 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊系統Oracle 系統操作簡介帳本(Set of Books)總帳傳票會計報表外幣重估 重評價 合併報表25世新大學 ERP 實驗室資料庫結構 1126世新大學 ERP 實驗室傳票輸入介面27世新大學 ERP 實驗室資料庫實例28世新大學 ERP 實驗室

11、以日記帳型態輸出以傳票日期順序排列29世新大學 ERP 實驗室以分類帳型態輸出以科目編號分組30世新大學 ERP 實驗室以科目餘額表型態輸出(試算表)以科目加總餘額31世新大學 ERP 實驗室報表的產生 損益表損益表銷貨收入 XXX銷貨成本 (XXX)：:：資產負債表資產負債表-資產 XXX|負債 XXX|費用明細表費用明細表薪資 XXX租金支出 XXX ：:：32世新大學 ERP 實驗室會計期間會計期間用以分割企業在一定期間內的經營成果。常見的會計期間切割方式以年為單位以月為單位以季為單位以週為單位33世新大學 ERP 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP

12、的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊系統Oracle 系統操作簡介帳本(Set of Books)總帳傳票會計報表外幣重估 重評價 合併報表34世新大學 ERP 實驗室非ERP的會計資訊系統會計系統採購系統銷貨系統生管系統人資系統票據系統固定資產系統各類表單人工傳票存貨系統35世新大學 ERP 實驗室非ERP的會計資訊系統會計資訊系統的重大限制只能記錄金額資訊缺乏數量資訊36世新大學 ERP 實驗室非ERP的會計資訊系統散落企業四處的交易資訊人資系統：員工人數、薪資形成存貨系統：存貨數量、種類、品名.採購系統：採購數量、單價、條件.銷貨數量：銷數數量、單價、條件.票據系統：票據種類、數量、到期

13、日資產系統：資產名稱、保管人、維護記錄生管系統：領料資訊、工時、出庫、入庫.37世新大學 ERP 實驗室非ERP的會計資訊系統許多同質卻不一致的資料庫重覆的人工輸入會計資訊與實體資訊偏差封閉的財務資訊38世新大學 ERP 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊系統Oracle 系統操作簡介帳本(Set of Books)總帳傳票會計報表外幣重估 重評價 合併報表39世新大學 ERP 實驗室ERP環境下的會計資訊系統會計系統採購系統銷貨系統生管系統人資系統票據系統固定資產系統自動產生傳票存貨系統線上交易訊息40世新大學 ERP

14、 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊系統Oracle 系統操作簡介帳本(Set of Books)總帳傳票會計報表外幣重估 重評價 合併報表41世新大學 ERP 實驗室登入世新 Oracle 系統123http:/erp1.shu.edu.tw:800242世新大學 ERP 實驗室輸入帳號及密碼dlitfinance43世新大學 ERP 實驗室Responsibility總帳模組44世新大學 ERP 實驗室主畫面menuTool barNavigator45世新大學 ERP 實驗室Navigator Functions4

15、6世新大學 ERP 實驗室Navigator Documents47世新大學 ERP 實驗室Navigator Processes48世新大學 ERP 實驗室Oracle ERP Overview庫存Inventory總總帳帳系系統統 GL客戶訂單S.O主生產排程MPS要徑產能模擬RCCP物料需求計劃MRP請購作業PR採購作業PO收料作業Receiving生產指示DiscreteRepetitiveFlowProjectProcess生產發料Issue生產控制製程移轉SFC生產入庫Transfer出貨作業PickingShipping細部產能模擬CRP應付帳款立帳Invoice付款作業Paym

16、ent票據管理成本管理Costing主需求排程MDS固定資產管理Assets供應鍊管理最佳化排程APS銷售預測FCST統一發票管理 收款作業Receipts應收帳款立帳Invoice49世新大學 ERP 實驗室財務模組關聯圖PO採購管理採購管理AR應收模組應收模組Notes Management訊系管理訊系管理AP應付模組應付模組FA固定資產管理固定資產管理GL總帳模組總帳模組OM訂單管理訂單管理Cash Management現金管理現金管理50世新大學 ERP 實驗室總帳系統功能分派分派/收集預收集預算資料算資料建立預算建立預算預算作業預算作業查詢查詢報表產生器報表產生器資訊擷取模式資訊擷取

17、模式定義企業作業模式定義企業作業模式會計科目結構會計科目結構分錄分錄/傳票登錄傳票登錄資料群模式化資料群模式化行事曆行事曆多公司合併作業多公司合併作業多幣別作業多幣別作業迴轉分錄迴轉分錄開放介面轉入開放介面轉入科目調整作業科目調整作業結帳結帳開啟會計期間開啟會計期間合併報表合併報表外幣重估外幣重估報表需求分析報表需求分析修訂修訂.整理預整理預算資料算資料明細帳反查稽核明細帳反查稽核人工輸入人工輸入Oracle 其他系統轉入其他系統轉入重新評價重新評價核准核准過帳過帳51世新大學 ERP 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊

18、系統Oracle 系統操作簡介帳本帳本(Set of Books)總帳傳票會計報表外幣重估 重評價 合併報表52世新大學 ERP 實驗室總帳帳本(SOB)帳本帳本(SOB)三元素三元素 4會計期間會計期間4幣別幣別4會計科目架構會計科目架構(Accounting Flexfield)定義會計科目架構定義會計科目架構(Accounting Flexfield)會計科目架構相關功能會計科目架構相關功能 定義帳本定義帳本(SOB)世新大學 ERP 實驗室會計科目架構會計科目架構會計科目架構會計科目架構會計期間會計期間會計期間會計期間幣別幣別幣別幣別帳本(SOB)三元素世新大學 ERP 實驗室適用各種

19、企業形態的帳本(SOB)每個企業集團可以自定多個帳本(SOB)每個帳本可以包括多個分公司或子公司XXXX企業集團企業集團企業集團企業集團帳本帳本帳本帳本Sets of booksSets of booksBBBB百貨公司百貨公司百貨公司百貨公司DivisionsDivisionsAAAA科技公司科技公司科技公司科技公司55世新大學 ERP 實驗室分享帳本裡的設定給其他模組Value sets會計科目結構會計科目結構Segment valuesSecurity rulesCross-validation rulesPeriod types會計期間會計期間幣別幣別Periods56世新大學 ERP

20、 實驗室可視企業需求設定為曆年制或非曆年制可視企業需求設定為曆年制或非曆年制,並可設定調整期並可設定調整期帳本三元素:會計期間世新大學 ERP 實驗室設定及開啟會計期間之步驟1.1.定義期間類別定義期間類別 (Calendar Type)Calendar Type)2.2.設定會計期間設定會計期間(Calendar Accounting)Calendar Accounting)3.3.設定帳本之會計期間設定帳本之會計期間(SOB Calendar)SOB Calendar)4.4.開啟會計期間開啟會計期間(Open Period)Open Period)世新大學 ERP 實驗室會計期間狀態59

21、世新大學 ERP 實驗室會計期間狀態Open Open PeriodPeriodClosed Closed PeriodPeriodPermanently Permanently Closed PeriodClosed PeriodNever Never OpenedOpenedFuture Future EnterableEnterable可可輸入傳票輸入傳票,但不可過帳但不可過帳可可reopen可輸入傳票與過帳可輸入傳票與過帳不可不可reopen世新大學 ERP 實驗室可可自行設定啟用交易幣別自行設定啟用交易幣別,並可設定此幣別之小數取位並可設定此幣別之小數取位帳本三元素:幣別世新大學 E

22、RP 實驗室帳本三元素:會計科目架構xx-xx-xxxxxxx-xxx-xxxx 配銷業配銷業:公司公司部門部門科子目科子目區域區域通路通路製造業製造業:xx-xxx-xxxx-xxxx -xxx -xxx公司公司部門部門科目科目子目子目產品產品產品線產品線世新大學 ERP 實驗室每個節段長度可至每個節段長度可至25個字元個字元可自行定義節段之長度與屬可自行定義節段之長度與屬性性(透過透過Value Set定義定義)可可定義定義30個節段個節段每個節段之有效值可透過下拉每個節段之有效值可透過下拉選項選項(List of Value)輸入輸入彈性的會計科目架構世新大學 ERP 實驗室定義會計科目

23、架構 定義 會計科目節段預設值(Value Set)定義會計科目架構 (Accounting Flexfield)輸入節段值 (Segment Value)Disable節段值 (Segment Value)世新大學 ERP 實驗室會計科目架構相關功能 父階科目(Parent Account)會計科目節段值有效組合(Account Combinations)會計科目群組(Rollup Group,用於Summary Template)彙總科目(Summary Template,用於查詢與報表)簡碼(Alias)會計科目節段值安全控管(Security Rule)會計科目組合防呆檢核(Cross

24、-Validation Rule)世新大學 ERP 實驗室父階科目與科目群組Nevada200Oregon300East101West102East201West202East301West302AreaArearolluprollupgroupgroupStateStaterollup rollup groupgroupCalifornia100DetailDetailsegmentssegments Western areaWestern area 900 900世新大學 ERP 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊系

25、統Oracle 系統操作簡介帳本(Set of Books)總帳傳票總帳傳票會計報表外幣重估 重評價 合併報表67世新大學 ERP 實驗室總帳傳票(Journal Entry)總帳傳票總帳傳票8 傳票輸入傳票輸入 (Journal Entry)8 迴轉傳票迴轉傳票 (Reverse Journal Entry)8自動迴轉傳票自動迴轉傳票 (Automatic Journal Reversal)8經常性傳票經常性傳票 (Recurring Entries)8 分攤性傳票分攤性傳票 (Mass Allocations)8自動分攤傳票自動分攤傳票 (AutoAllocations)子系統傳票轉入子系

26、統傳票轉入(Journal Import)世新大學 ERP 實驗室建立傳票的方法Manual EntryManual Entry Reversals Reversals Recurring Recurring MassAllocationsMassAllocationsJournal ImportJournal ImportJournal WizardJournal Wizard69世新大學 ERP 實驗室傳票JournalJournal BatchJournal HeaderJournal EntryLine70世新大學 ERP 實驗室傳票輸入(Journal Entry)批次傳票(Jour

27、nal Batch)單張傳票(Journal Entry)世新大學 ERP 實驗室迴轉傳票(Reversing Journal Entry)人工迴轉單張傳票迴轉：Journal Enter (B)More Action批次傳票迴轉：Journal Enter (B)More Detail 條件搜尋：Generate Reversal自動迴轉ProfileGL:Launch AutoReverse After Open PeriodRequest:Program:Automatic Reversal世新大學 ERP 實驗室 三種類型:Skeleton(設定科目,無金額)Standard(設定科目

28、與固定金額)Formula(設定科目,金額依公式計算)Dr.保險費用保險費用Cr.應付保險費應付保險費.Dr.保險費用保險費用Cr.應付保險費應付保險費.Dr.保險費用保險費用Cr.應付保險費應付保險費.經常性傳票(Recurring Entries)世新大學 ERP 實驗室產生經常性傳票之步驟過帳過帳定義經常性傳票定義經常性傳票1產生經常性傳票產生經常性傳票2檢視傳票檢視傳票34世新大學 ERP 實驗室分攤性傳票(Mass Allocations)透過公式設定,依比率(如部門人數,坪數)進行分攤分攤所有房租費用分攤所有房租費用部門部門 B部門部門 A部門部門 C世新大學 ERP 實驗室定義分

29、攤性傳票之公式 分攤方法:系統使用公式:所需分攤之金額所需分攤之金額*(*(所佔比率所佔比率/所有分攤比率總合所有分攤比率總合)A*B/C世新大學 ERP 實驗室產生分攤性傳票之步驟定義分攤性傳票定義分攤性傳票定義分攤性傳票定義分攤性傳票1 1產生攤性傳票產生攤性傳票產生攤性傳票產生攤性傳票2 2檢視傳票檢視傳票檢視傳票檢視傳票3 3過帳過帳過帳過帳4 4世新大學 ERP 實驗室傳票轉入(Journal Import)一段式與兩段式拋轉 凍結傳票(Freeze Journal)可是否允許修改子系統轉入之傳票 子系統反溯查詢(Subledger Drilldown)子系統轉入之傳票可於傳票明細中

30、或Account Inquiry中查詢子系統之相關資訊世新大學 ERP 實驗室傳票過帳Update balances by posting journals.Un-post JournalControl total violationsPosting to unopened periodsUnbalanced journal entriesPost journalPost journal EnterEnterjournaljournalPrepost$500Journal 25After post$525Account Balance79世新大學 ERP 實驗室過帳(Post)人工過帳(Man

31、ual)Batch Post：Journal Enter (B)More ActionJournal Post：Journal Enter (B)More ActionPeriod Post：Journal Post自動過帳(AutoPost)Setup Journal AutoPost80世新大學 ERP 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊系統Oracle 系統操作簡介帳本(Set of Books)總帳傳票會計報表會計報表外幣重估 重評價 合併報表81世新大學 ERP 實驗室Basic FSG ReportsFina

32、ncial Statement Generator(FSG)is a powerful and flexible tool Build your own custom reports without programming.RowsRowsColumnsColumns82世新大學 ERP 實驗室Defining Row Sets&Column SetsRow SetRow(Calculated)Row DefinitionsColumn SetTitle Headings Assign accountsAssign accounts Define calculationsDefine calc

33、ulations Specify formattingSpecify formatting Specify account Specify account balance types balance types Create HeadingsCreate Headings Define calculationsDefine calculations Specify formattingSpecify formatting83世新大學 ERP 實驗室FSG報表產生器 Row Set(行集行集)Column Set(列集列集)Report(報表報表)Content Set(內容集內容集)Row O

34、rder(行排序行排序)Display Set(顯示集顯示集)Report Set(報表集報表集)世新大學 ERP 實驗室定義列集合(Row Sets)Income Statement Company 1SalesReturnsNet SalesPTDYTD3,0006,2001,0001,0002,0005,200Row Set ARow Set A Balance Sheet Company 1CashInvestmentsReceivablesTHIS YRLAST YR 100 200 600 400 980 700Row Set BRow Set B世新大學 ERP 實驗室定義行集合

35、(Column Sets)Column Set AColumn Set AColumn Set BColumn Set BIncome Statement Company 1SalesReturnsNet SalesPTDYTD3,0006,2001,0001,0002,0005,200 Balance Sheet Company 1CashInvestmentsReceivablesTHIS YRLAST YR 100 200 600 400 980 700世新大學 ERP 實驗室Outline會計基礎知識人工會計作業架構會計資訊系統原理非ERP的會計資訊系統ERP環境下的會計資訊系統Ora

36、cle 系統操作簡介帳本(Set of Books)總帳傳票會計報表外幣重估外幣重估 重評價重評價 合併報表合併報表87世新大學 ERP 實驗室外幣重估,重新評價,合併報表 外幣重估與重新評價作業流程圖外幣重估與重新評價作業流程圖 外幣重估外幣重估(Revaluation)重新評價重新評價(Translation)合併報表合併報表(Consolidation)世新大學 ERP 實驗室外幣重估與重新評價流程圖可以報表或線上查詢外幣餘額可以報表或線上查詢外幣餘額輸入外幣交易傳票輸入外幣交易傳票可以報表或線上查可以報表或線上查詢外幣與本幣餘額詢外幣與本幣餘額可線上查詢可線上查詢轉換本幣金額轉換本幣金

37、額外幣重估傳票過帳外幣重估傳票過帳執行重新評價執行重新評價執行外幣重估執行外幣重估迴轉外幣重估傳票迴轉外幣重估傳票外幣交易傳票過外幣交易傳票過帳帳世新大學 ERP 實驗室 定義重估匯率定義重估匯率 執行重估作業執行重估作業(Run Revaluation)檢視重估傳票並過帳檢視重估傳票並過帳外幣重估 (Revaluation)90世新大學 ERP 實驗室重新評價 (Translation)定義期間,期末,歷史匯率 執行重新評價作業(Run Translation)91世新大學 ERP 實驗室Taiwan SOB(公司別公司別 01,02,03,04)不需執行不需執行Consolidation,可直接可直接透過透過FSG報表產生器產生多家公司報表產生器產生多家公司別合併之財務報表別合併之財務報表NTD合併報表 單一帳本92世新大學 ERP 實驗室China SOBAmerica SOBTaiwan SOBCorporate SOBUSDNTDFinancial StatementsNTDRMBConsolidation合併報表 多套帳本93世新大學 ERP 實驗室報告完畢