对我国企业改进采购管理的建议_钟素兰.docx

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1、 对我国企业改进采购管理的建议 钟素兰厦门通士达有限公司福建厦门 361009 【文章摘要】 在社会化大生产和商品经济条件 下，采购是工商企业生产经营活动的重 要组成部分，随着市场竞争的日益激 烈，企业对采购的要求越来越高。而实 践中，在很多企业中，釆购环节恰恰是 其最薄弱的环节。鉴于此，本文对如何 改进企业采购管理进行了探讨。 【关键词】 采购管理；供应商；生产 一、 前言 近年来，随着市场竞争的进一步发 展，一部分企业也开始注意到采购的重要 性。然而采购存在着的诸多问题，依然影 响到企业健康发展。问题的存在是多方面 的，有的是思想观念上存在误区，把采购 行为仍然作为生产的后勤辅助行为来管

2、理，片面强调采购为生产服务的观念；或 是单纯认为采购管理是节约成本的一种手 段，忽视了采购管理对企业整体战略的影 响。有的是因为采购流程不尽科学，造成 企业的采购人员被供应商收买，采购回质 次价高的产品，造成企业经济效益与人员 的重大损失，这种现象在国企尤为严重。 有的是管理机制不够健全，有的是因为忽 视新技术新方法的应用，还有的是以上因 素的种种综合。总而言之，各种各样的采 购问题在很大程度上己 成为企业发展的障 碍，因此，企业必须对采购管理加以足够 的重视与研宄，以科学的采购管理为企业 的战略发展提供足够的动力。 二、 我国企业改进采购管理的建议 对于己经加入 WTO的中国企业而言， 越来

3、越激烈的市场竞争迫使我们不得不重 视到，过去被忽略的采购管理也可以成为 企业一个重要的竞争武器。 1、不断改进作业流程 业务流程效率的高低对企业的竞争力 有直接的影响。传统的采购业务流程是生 产管理人员制定出生产计划后，再由物资 采购部门编制采购计划，还要经过层层审 核，才能向供应商发出订货。由于流程较 长，流经的 部门较多，常常出现脱节、反 复、效率低下的现象，导致一项业务要花 费较多的时间才能完成，这种流程己不适 应现代企业高效运营的要求。企业要研宄 在满足自身整体战略要求的前提下，运用 一定的信息技术作为支持平台，通过采购 作业流程的重组来不断提高采购作业的效 率。继续完善信息化建设，通

4、过信息化改 造切实地把公司传统流程中分离的采购计 划、仓储库存、供应商选择、物料类别、检 验接收、花型选配、销售客户、订单处理、 成本管理等环节整合成一个整体，以保证 能将关键数据在最短的时间传递给相关人 员，最大程度实现信息共享 ，从而大大降 低采购流程同步作业的工作量，节约信息 传递成本，缩短交易时间，降低交易成本， 降低物料库存，提高客户服务水平。 2、 通过绩效评估提高采购管理水平 好的绩效考核系统是一种验证采购活 动是否与企业战略一致的方法，它为个人 和企业提供评价和反馈系统，这些评价和 反馈系统又是企业改进采购活动时的重要 依据。在制定企业的绩效评估标准时，绩 效考核必须从过去的职

5、能考核转向总体方 法，并提高采购活动对企业目标的贡献。 因此，企业必须建立一个适应自身战略目 标的绩效考核体系。考核本身并不会改变 绩效，只有通过考核和针对问题的改进行 动的计划结合起来，才能提高绩效。具体 考核方法可以由总经理根据上年完成情 况、本年方针目标，对物资釆购的价格、数 量及质量标准提出要求并与采购部门经理 签订目标责任书。每季度由采购部门经 理、质量管理部门经理分别书面向总经理 汇报完成情况，总经理进行评分。年底由 总经理根据全年评分情况对采购部门进行 评估，同时提出下一年度指标。年初，由 部门经理根据总经理提出的方针目标进行 分解，下达到每个采购人员。采购人员据 此做出工作计划

6、并每月填写考核表，部门 经理进行审核归档。年 底，部门经理邀请 质量管理部人员、项目部人员对每个采购 人员评价打分，并综合月度考核情况给出 年度绩效评价结果。 3、 重新构筑与供应商的关系 从采购管理模式的发展趋势上看，企 业之间的关系大致有三种基本类型：一是 交易关系。企业之间在交易上存在密切关 系，在长期的市场交易中逐步形成了稳定 的关系。这种关系的建立和持续主要依靠 较低的交易费用，两者均关心自身的利 益，具有相互对立的情绪。二是伙伴关系。 随着交易关系的持续发展，双方之间的信 赖感增强，逐渐形成了伙伴关系。在伙伴 关系下，双方重视协调、信赖，注 意维持 利益的平衡，因此有助于提高产品的

7、质 量、技术创新和降低流通费用。三是同盟 关系。企业间关系的高级形式是同盟关 系，它是指采购方与供应方，基于战略的 眼光发展持续的、合作的企业关系，他们 以共同的使命为中心在业务上相互支持， 综合利用各个企业的资源和组织能力。 4、 优化采购流程设计 企业在流程设计时应注重以下几点 : a、控制关键点：企业应根据采购申请、经 济合同、结算凭证和入库单等载体，建立 相应的控制系统，使各项被处理的采购业 务在各阶段均能被跟踪控制。 b、 注意划 分权责和责任：例如货物的采购人同 时不 能担任货物的验收工作；货物审批人和付 款执行人不能同时办理寻求供应商和索价 业务；货物的采购、储存和使用人不能担

8、任帐目的记录工作；货物审核人应同付款 人员职务分离；记录应付帐款的人不能同 时担任付款工作。 c、 注意流程的先后顺序 及时效控制：应注意作业流程的流畅性与 一致性，并考虑作业流程所需时限。譬如， 避免同一主管对同一采购业务作多次签 核；避免同一采购业务在不同部门有不同 的作业方式，避免同一业务会签部门过 多，影响实效，避免紧急事物不设计紧急 通道。 d、 避免作业过程发生混乱：要注意 变化性或弹 性范围，以及偶发事件的因应 法则。譬如在遇到紧急采购或外部授权 时，应有权宜的办法或流程来特别处理。 e、 应注意流程的及时改进，早期设计的处 理流程，经过若干时间段后，应加以审视， 不断加以改进，

9、以适应企业发展或作业上 的实际需要。 5、 培养全球化采购管理意识 目前企业之间的竞争己日趋全球化， 公司为了取得更大的竞争优势，不得不实 行全球范围内的整合战略，因此世界上的 许多知名公司都正在开发和制造那些可以 引进并能同时在许多国家销售的产品。在 这个过程中，他们从全世界的供应商引进 技术，采购物料和零件，期 望把产品的制 造成本降到最低，最大限度地提高竞争 力。此外由于运输和通讯的迅速发展，世 界各地的相对距离在客观上正变得越来越 小，这使得越来越多的公司获得了走出国 门寻找降低成本的机会。全球化的采购管 理意识同企业进入国外市场的模式一样， 是一个渐进的过程，不可能一蹴而就，也 不是

10、一朝一夕之功。因此企业需要从现在 做起，逐步树立全球化采购管理意识，以 获得长期的核心竞争力。 6、 加强教育培训，提高采购人员素质 随着知识更新速度的加快，采购人员 必须不断接受培训才能适应形势变化，更 好地完成米购任务。企业应该在了解员工 知识和技能的基础上开展有效的培训，培 训内容包括思想道德素质和业务素质。第 一，思想道德素质培训。人员思想素质的 培训教育是企业实际工作中常常忽视的方 面。通过积极开展员工思想素质教育，不 断提高企业的凝聚力和战斗力。第二，业 务能力培训。仅有良好的思想素质并不能 保证采购人员效率的提高。如果企业采购 人员缺乏职业专长和管理素质，那么企业 也将陷于缺乏效

11、益的局面和被动淘汰的危 险境地。现代企业，必须适应国际形势，培 养专业人才，实现从供应商、厂家、分销 商到最终用户之间的物流、信息流和资金 流的国际性一体化管理，建立新型的供需 关系和采购经营模式。而采购人员必须学 习国际采购管理理论和采购经理职业技能 技术，实现直接参与企业战略策划和实施 市场策略职能的作用和目标。在这方面可 以借鉴一些跨国公司的实际经验。一般来 说，大型跨国公司都有针对采购人员的跨 国培训团队。这些团队分布在地区总部或 集团总部，培训师一般从优秀采购人员中 选拔或高薪外聘。培训的内容包括 :采购 的理论与技巧、谈判技巧、法律、货币和 财务知识、财务知识 和内部业务流程等。

12、培训方式极为灵活，很少采用讲课或理论 探讨的方法，一般都是采购人员现身说 法，用发生在白己身上的事例作为活教 材，进行集体探讨，而培训师则精心进行 组织和总结。 三、结语 采购管理工作，它是企业经营活动的 开始。只有把这个 “ 开始 ” 做好了，才能谈 “ 以后 ” ，如果没有一个良好的开端，我们后 面的工作只会越做越难。有效的采购管理 将是企业在 21世纪一个重要的竞争武器， 己经受到越来越多的国际大型企业的广泛 重视。我国的企业也应加快提高自己的采 购管理水平，以提高自身的竞争能力，才 能在未来的竞争中立于不败之地。 E3 【参考文献】 1、 彼得 .德鲁克著，廖月娟译，二十一 世纪的管理

13、挑战，北京：机械工业出版 社， 2005 2、 陈继祥，采购战略管理，上海：上 海人民出版社， 2004 3、 金占明，供应链战略管理，北京： 清华大学出版社， 2004 4、 李勇军，浅谈采购行为中预防腐败 的对策，东营， 2003年， 17 接 150页 套自我调控机制，以 “ 看不见的手 ” 操 纵着组织的管理行为和实务活动。这种 以尊重个人思想、感情为基础的无形的 非正式控制，会使组织目标自动地转化 为个体成员的自觉行动，达到个人目标 与组织目标在较高层次上的统一。组织 文化的这种软性约束和自我协调的控制 机制，往往比硬性的规定有更强的控制 力和持久力。 4、 自我完善功能 组织在不断

14、的发展过程中所形成的 文化积淀，通过无数次的辐射、反馈和 强化，会不断地随着实践的发展而不断 地更新和优化，推动组织文化从一个高 度向另一个高度迈进。也就是说，随着 组织文化的不断深化和完善，一旦形成 良性循环，就会持续地推动组织本身的 发展。 5、 自我延续功能 组织 文化的形 成是一个 复杂的过 程，往往会受到社会的、人文的和自然 环境等多因素的影响。因此，它的形成 和塑造不是一朝一夕就能实现的，必须 经过长期的耐心倡导和精心培育，以及 不断地实践、总结、提炼、修改、充实、 提高和升华。同时，组织文化也与其它 文化具有历史继承性一样，一旦形成之 后，也会有自己的历史延续性而持久不 断地起着

15、应有的作用，并且，不会因为 组织领导层的人事变动而立即消失。 四、组织文化的评价标准 关于组织文化的评判标准，可以通 过以下十个方面来评估组织文化，这十 个方面包括： 1、 个体主动性，它包括个体的责任 感、独立性 、灵活性等； 2、 风险承受力，它是指组织能否激 励员工不畏风险、积极进取、勇于革新； 3、 方向性，是指组织能否确立明确 的组织目标和期望值； 4、 整体性，是指组织能否激励组织 内各部门各单位协调一致； 5、 上层支持力度，是指管理人员能 否与下属人员取得沟通并给予支持协 助； 6、 控制力度，是指各种规章制度的 数目多少，管理幅度的大小等； 7、 认同感，指组织成员是将自己视

16、 为组织整体的一部分，还是仅视作特定 工作部门中的一员； 8、 奖励制度，指奖励分配是基于员 工工作表现，还是基于资历、偏爱等； 9、 冲突承受力，指员工能否将冲突 或批评公开化，并正确对待和处理； 10、 沟通模式，指组织的沟通渠道 是否仅限于正式的权力等级链。 上述每一条评价组织文化的标准都 是随程度不同由低到高的连续区。不同 的组织，在这十个连续区中的程度均会 有所不同，从而形成各自不同的组织文 化特色。 组织文化反映了一种致力于物质生 产的精神气质，一种组织经营哲学和自 我超越的态度。我们知道，物质资源终 会枯竭，只有精神力量生生不息。建设 组织文化是就是为了增强组织的凝聚 力，实现其

17、使命，统一思想、观念、态 度、行为和价值 观的导向。现实社会越 来越重视组织文化的作用，文化对组织 的发展也越来越凸显，只有对组织文化 的理论更深刻的了解才能构建适合组织 的文化，为组织的发展添砖加瓦。 E3 【参考文献】 1、 周晓晔，王成恩等 .面向电子商 务的组织文化研宄 A.2003年中国 管理科学学术会议论文集 C， 2003 年 . 2、 魏凤 . 中国企业管理文化研究 D.西北农林科技大学， 2003年 . 3、 郭红菊 .论企业文化的功能在企 业管理实践中的应用 A.“ 以德治国 与 精 神 文 明 建 设 ” 研讨会论文集 C.2003 年 . 4、 范徵 .西方企业文化理论的演变 及其趋势 J.国际观察， 1992年 03 期 . 5、 扈海丽 .关于组织文化的探讨 J. 唯实， 1993年 07期 .