地方高校OA系统建设中存在的问题及对策研究_吴卫群.docx

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1、地方高校 A系统建设中存在的问题及对策研究 吴卫群 (电子科技大学中山学院经贸学院，广东中山 528402) 摘要 当前， OA系统在各地方高校得到大力推广与使用，在推进高校决策科学化、提高高校办公效率、实现低碳和低成本办公 等方面具有重要作用。但地方高校在建设和应用 OA系统时仍存在一些问题。本文分析地方高校 OA系统设计的基本原则和系 统功能，指出地方高校 OA系统建设和应用过程中存在的问题，并提出具有针对性的解决对策。 关键词 地方高校； OA系统；安全防范 doi： 103969/j.issn.l673 - 0194.2015.18.180 中图分类号 TP317.1 文献标识码 A

2、文章编号 1673-0194(2015)18-0247-02 信息技术的飞速发展不仅改变人们的生活方式，也给人们的 工作带来了极大便利。当前，地方高校校园网已成为高校日常行政 办公、教学以及科研活动不可或缺的支撑环境，且随着网络技术和 信息技术的广泛应用，其作用和地位日益凸显。国家中长期教育 改革和发展规划纲要 （ 2010-2020年）指出： “ 充分利用优质资 源和先进技术，创新运行机制和管理模式，整合现有资源，构建先 进、高效、实用的数字化教育基础设施；加快终端设施普及，推进 数字化校园建设。 ”为了规范工作流程，实现校园信息共享，提高 办公效率，促进高校管理现代化、决策科学化，降低办公

3、成本，实 现办公低碳化， 0A系统建设将是提高地方高校行政管理水平和 收稿日期 2015 07 15 2.2软件管理人员能力不足，部门协调配合不够 教务管理人员是信息化教学服务体系构建的重要组成部分，但 从目前情况来看，很多教务管理人员信息素养不高，对计算机的操 作能力较弱，对信息处理方面的知识掌握不够。此外，教学信息化 服务体系的构建需要各部门的配合，需要统一的协调机构和组织， 但目前绝大多数高校并没有这样的机构和组织，使得教学信息化还 只是学校教务部门和各教学院系自己的事情，没有形成合力，造成 教学信息资源浪费，阻碍教学信息化的进程。 3 构建信息化教学服务体系 3.1加快网络基础设施建设

4、 在校园网建设中，首先应该规划全网，分为服务器 DMZ区、 内部局域网和外部链接公网。统一规划和划分内部局域网的 IP地 址，根据功能、部门（如服务器网、行政子网、学生宿舍子网、公共 区域无线网、教学科研子网）及应用等因素把全网划分成不同的 VLAN。 因地制宜，对不同的用户接人不同的网段，并限制每个 IP 地址的速度。在 DMZ服务区搭建防火墙、用户计费认证系统以及 信息化教育软件等。在外网和内网之间搭建流量监测、网络安全审 计等设备确保整个网络的安全性。 3.2加快教学信息系统建设 网络教学平台必须选择有较大并发、吞吐量、支持多种语言的 平台。功能包括教学流程管理与监控、内容建设与共享、信

5、息管理 与发布以及应用系统整合等。教师可有效管理课程、制作内容、生 成作业、反馈作业的检查结果、利用和共享工作成果，学生可通过平 台更好地进行师生交流，及时完成作业、温习学习内容等。这种网 办学效益的必由之路。 1 地方高校 OA系统设计的基本原则和系统功能 1.1地方高校 0A系统设计的基本原则 1丄 1规范化原则 地方高校要保障日常教学、科研和行政管理的正常化运作，必 须建立健全相应的管理制度，通过这些制度来规范全校师生员工 的行为，实现规范操作、依法依规治校。但在传统办公方式下，学 校内部信息没有共享，师生难以完全掌握所有制度，导致办事过程 中有意无意地违背制度和程序，不依规章制度和程序

6、办事。在设 计高校 0A系统时，应 “ 固化 ” 日常管理的程 序和步骤，使其组成 一个链条，环环相扣，缺一不可，以有效避免办事随意化，提高地 络教学平台以 “ 教学 ”“ 联系 ” “ 分享 ” 为核心目标，协助学校达 到与教学、交流和评价有关的重要目标。 3.3加快教学辅助管理系统建设 学校有关教学的管理系统包括教务管理系统、科研管理系 统、就业管理系统等。教务管理系统可帮助学生在网上进行选 课、排课，实施教学计划、学籍管理和教材管理，录人考试成绩， 最终对老师进行教学评价，作为对教师的年终考核。科研管理系 统帮助科研项目管理部门、课题负责人及课题参加科研人员，通 过对进度、资源、经费和成

7、果等的全方位管理，方便课题负责人 全面管理自己的项目，同时便于各级管理部门及时掌控科研院所 内部所有项目的情况，将项目的各种信息结合在一起，自动为项 目建立过程档案。 总之，信息化教学服务体系是一项系统工程，涉及学校的方方 面面，必须进一步拓展数字化校园建设的思路，积极构建网络基础 设施和教学信息系统，以及教学辅助管理系统，将学校的信息化管 理水平提升到一个新的台阶。 主要参考文献 1 何建武 .现代教育技术与信息化教学环境 J .咸阳师范学院学 报，2001(6). 2 时 东晓，罗伟雄，刘岚，等 .信息化教学服务体系的构建 J .中 国教育信息化， 2009(19). 3耿步健 .论高校信

8、息化教学服务体系的构建 J.江苏教育学院 学报 ,2012(6). 方高校规范管理的水平。 1.1.2办公效率优先原则 地方高校的行政管理都是自上而下的管理。在传统办公方式 下，地方高校各项制度和事项往往通过纸质文件逐级下达，这种方 式本身效率低下、成本高，且这种由各级领导签收并向下级传达的 方式，一旦领导外出，将影响待办事项的及时性。通过建设地方高 校 0A系统，待办事项和文件不再需要纸质传递，可实现一步到位， 大大提高了办公效率，而且可实现 “ 异地化办公 ” ，克服空间和时间 的限制，使工作更加顺畅、有效。 1.1.3便利性原则 地方高校各级领导日常工作繁忙，特别是二级学院领导，除曰 常

9、行政工作外，还需承担相应的教学、科研和社会性工作。在设计 高校0A系统时，除规范流程设计外，还应考虑各级领导在系统中 处理事情的便利程度，操作越简单越好，努力实现 “ 儍瓜式操作、点 击式操作 ” ，以节省处理时间，提高处理 效率。 1.2地方高校 0A系统设计的系统功能 地方高校 0A系统必须具备如下几个方面的功能：一是文件 制发，即 0A系统需要完成全校各部门下发通知、决定等各类文件 的制发工作；二是文件接收与传阅，即接收上级主管部门下发的文 件，记录审批内容和传阅人，传阅文件；三是信息发布，即作为电子 公告板，各级部门可在公告板发布公告；四是电子邮件，即站内消 息，实现点对点的邮件收发，

10、同时公文办理中的一些事务提醒也可 以电子邮件的方式发送给接收人；五是日常事务，即可进行值班安 排、日常安排、档案管理等；六是系统管理与维护，主要 进行用户管 理、权限管理、流程管理及表单管理等。 2 当前地方髙校 0A系统建设中存在的问题 2.1对 0A系统建设的思想认识不足 长期以来，地方高校都有一套手工处理公文的固定工作流程， 而0A系统将改变原有的工作方式和习惯，无论是高校领导还是工 作人员，对公文的网络电子传播方式都不完全信任和接受，甚至有 些存在抵触情绪，因此， 0A系统建设的最大障碍是缺少对 0A系 统的正确认识，忽略了 0A系统决策效能的作用。 2.2 0A系统软件自身问题 很多

11、地方高校建设了 0A系统，但从 0A系统软件开发来看， 大部分高校是从软件开发公司购买软件后，直接全面推广实施。由 于在 0A系统软件开发过程中，开发公司并没有全面了解购买软件 的高校的实际情况，也不可能面面倶到，考虑所有情况，所以只有在 软件运行、使用过程中，其存在的问题才会逐渐显现出来。但很多 高校购买软件后并没有进行局部试运行，往往是全面推广后，发现 0A系统本身问题不少，导致 0A系统实施的效果较差。 2.3 0A系统建设缺乏全校整体规划 现阶段，地方高校在建设 0A系统时，由于各部门协调性较差， 不能实现资源共享，因此，在建设初期各部门对 0A系统设计的功 能要求也不同，而高校缺乏统

12、筹规划，使得 0A系统没有很好地发 挥其自动化办公的强势功能。 2.4工作人员在 0A系统方面的技能和素质有待加强 0A系统的应用和推行，对人员素质要求极为严格。如果行政 管理人员习惯于使用传统办公系统，不及时更新知识结构，不能熟 练掌握先进的通信工具和管理方法，就不能很好地适应和使用 0A 系统，从而使 0A系统成为摆设。同时， 0A系统需要专业技术人 员进行维护、设计和升级，但很多地方高校缺乏这方面的人才，导 致系统出现故障无法迅速排除，甚至会造成整个办公系统瘫痪；同 时，系统只能按照购 买安装时的基本功能被动使用，而不能主动开 发挖掘新功能。 2.5 0A系统安全问题严重 校园办公流程中

13、各种网络工具的使用以及和 Internet频繁的 链接，使高校 0A系统被破坏的概率也大大增加，如假冒内网的 IP地址或登录内网，窃取和篡改信息；利用网络传输协议或操作 系统的漏洞攻击网络；获得网络的超级管理员权限，窃取信息或 破坏系统； “ 黑客 ” 侵人，修改网址或主页；植人病毒等。这些安 全问题使地方高校在享受0A系统带来的高效便捷时，也深受安 全威胁之苦。 3 地方髙校 0A系统建设的对策 3.1转变思想，更新观念 高校各级领导首先要培养自身的发展意识、创新意识和效率意 识，树立 0A系统建设将更为高效地为高校管理服务、为高校师生 服务的理念；各级领导要主动改变原有的工作模式，带头使用

14、 0A 系统，并加强宣传，提高全校办公人员的办公自动化意识。 3.2统筹规划，注重 0A系统的整体开发 地方高校 0A系统建设要纳人学校信息化建设的整体规划中， 结合学校及各部门的管理需求和现有资源状况，既考虑近期目标又 考虑未来的发展方向，在实现各部门资源共享的基础上，根据地方 高校的发展要求开发设计 0A系统，使 0A系统具有较为完备的功 能模块 ，建立全校共享的数据库，保障 0A系统运行的规范、高效、 便捷和安全。 3.3加强 0A系统的操作培训，提高办公人员素质 地方高校 0A系统建设刚起步，在系统运行过程中，操作人员 要熟练掌握办公活动的基本知识，还要学会使用各种先进技术设备 和系统

15、控制设施。目前，地方高校办公人员素质参差不齐，应加强 培训提高办公人员的素质。为此，要选一批计算机操作基础较好的 人员，作为各部门的信息管理员参加学校培训，再通过信息管理员 对各自部门的人员进行培训，起到以点带面的作用，提高办公人员 的操作技能和素质。 3.4重视 0A系统 的日常维护，加强 0A系统的安全防范 地方高校 0A系统要正常运转，必须重视对 0A系统的日常维 护，同时要注重其安全防范。为此，要设置专门的日常维护人员，使 用并及时升级防火墙和杀毒软件，保证信息在传输过程中不被非法 窃取和篡改，确保发送方和接收方数据的一致性，及时解决运行过 程中出现的各种问题，保证 0A系统运行畅通。 主要参考文献 1 耿丽敏，赵密霞，孙秀新，等 .高校办公自动化实施初期存在的问 题和对策 J.河北农业大学学报：农林教育版 ,2010(1):27-29. 2张毅君 .高校办公自动化的现状与对策 J.贵州民族学院学报 : 哲学社会科学版 ,2012(4):157-160. 3 常睿，毛文杰 .地方高校办公自动化系统实施中的问题及应对策略 J .常州工学院学报 ,2014(2):65-67. 4詹立彩 .对高校行政管理办公自动化问题的几点思考 J.宁德 师范学院学报：自然科学版 ,2014(2):130-134.