Access数据库实用教程.ppt

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1、Access Access 数据库实用教程数据库实用教程数据库实用教程数据库实用教程电子工业出版社电子工业出版社电子工业出版社电子工业出版社www.MySyS 数据库基础知识数据库基础知识数据库基础知识数据库基础知识 1234电电电电 子子子子 工工工工 业业业业 出出出出 版版版版 社社社社 网网网网 址址址址第1章Access2003使用基础主主主主 目目目目 录录录录www.MySyS1.1数据库概述uAccess2003是一个功能强大的关系型桌面是一个功能强大的关系型桌面数据库管理系统，它充分体现了面向对象的思数据库管理系统，它充分体现了面向对象的思想，提供了可视化的编程手段，使用它可

2、以组想，提供了可视化的编程手段，使用它可以组织、存储并管理任何类型和任意数量的数据。织、存储并管理任何类型和任意数量的数据。u对于初次接触数据库的初学者来说，是一个很对于初次接触数据库的初学者来说，是一个很好的入门系统。好的入门系统。u学习学习Access首先要了解有关数据库的基本概首先要了解有关数据库的基本概念。念。www.MySyS数据库基本概念u计算机处理的对象是数据，因此如何管理好数计算机处理的对象是数据，因此如何管理好数据就是一个重要的问题。在据就是一个重要的问题。在50年代中期以前没年代中期以前没有专门用于数据管理的软件，操作系统出现以有专门用于数据管理的软件，操作系统出现以后，可

3、以通过操作系统管理数据。但是操作系后，可以通过操作系统管理数据。但是操作系统是以文件为单位进行管理的，文件之间没有统是以文件为单位进行管理的，文件之间没有联系，很难解决数据在多个文件中重复存储和联系，很难解决数据在多个文件中重复存储和数据不一致的问题。为此，数据不一致的问题。为此，60年代末提出了数年代末提出了数据库的概念。据库的概念。u在我们今天的生活中，数据库技术的应用非常在我们今天的生活中，数据库技术的应用非常广泛。数据库技术推动了信息社会的到来，可广泛。数据库技术推动了信息社会的到来，可以称作是信息社会的坚硬基石。以称作是信息社会的坚硬基石。www.MySyS 所谓数据库（所谓数据库（

4、Database，DB）是指以一定的组织方式将相关）是指以一定的组织方式将相关的数据组织在一起，长期存储在计算机中，能为多个用户共享的，同的数据组织在一起，长期存储在计算机中，能为多个用户共享的，同时与应用程序彼此独立的一组相关数据的集合。数据库与文件系统的时与应用程序彼此独立的一组相关数据的集合。数据库与文件系统的重要区别在于数据的充分共享、交叉访问及应用程序的高度独立性。重要区别在于数据的充分共享、交叉访问及应用程序的高度独立性。数据库具有以下特点：数据库具有以下特点：数据按一定的数据模型组织、描述和储存。数据按一定的数据模型组织、描述和储存。实现了数据共享。允许多个用户可以同时采用多种语

5、言和命令从数据实现了数据共享。允许多个用户可以同时采用多种语言和命令从数据库中安全地存取数据。库中安全地存取数据。冗余度较小。不能完全消除数据冗余，但可以减少数据的重复存储。冗余度较小。不能完全消除数据冗余，但可以减少数据的重复存储。数据独立性较高。数据的独立性是指应用程序不随数据存储结构的改数据独立性较高。数据的独立性是指应用程序不随数据存储结构的改变而变动，包括两个方面：数据的存储方式和组织形式改变时，不影变而变动，包括两个方面：数据的存储方式和组织形式改变时，不影响数据的逻辑结构，称为物理独立性；当数据的逻辑结构发生变化时，响数据的逻辑结构，称为物理独立性；当数据的逻辑结构发生变化时，应

6、用程序无需改动，不影响用户的使用，称为逻辑独立性。数据独立应用程序无需改动，不影响用户的使用，称为逻辑独立性。数据独立性提高了数据处理系统的稳定性，从而提高了程序维护的效率。性提高了数据处理系统的稳定性，从而提高了程序维护的效率。统一的数据管理功能，包括数据的安全性控制、数据的完整性控制及统一的数据管理功能，包括数据的安全性控制、数据的完整性控制及并发控制。数据库是多用户共享的数据资源。对数据库的使用经常是并发控制。数据库是多用户共享的数据资源。对数据库的使用经常是并发的。为保证数据的安全可靠和正确有效，数据库必须提供一定的并发的。为保证数据的安全可靠和正确有效，数据库必须提供一定的功能来保证

7、。功能来保证。www.MySyS数据库系统u数据库系统（数据库系统（Database System，DBS）是实现有组织地、动态地存储大量关联数据、是实现有组织地、动态地存储大量关联数据、方便多用户访问的计算机硬件、软件和数据资方便多用户访问的计算机硬件、软件和数据资源组成的系统，即安装和采用了数据库技术的源组成的系统，即安装和采用了数据库技术的计算机系统。计算机系统。u数据库系统是记录和维护信息的系统，一个完数据库系统是记录和维护信息的系统，一个完整的数据库系统是由计算机系统、数据库、数整的数据库系统是由计算机系统、数据库、数据库管理系统（据库管理系统（DBMS）、应用程序集合及数、应用程序

8、集合及数据库管理人员组成的。据库管理人员组成的。www.MySyS1.2数据模型u在数据库系统中存储和管理的数据，均是对现在数据库系统中存储和管理的数据，均是对现实世界客观事物的描述。若要将现实世界客观实世界客观事物的描述。若要将现实世界客观事物的属性抽象为能够由计算机存储和处理的事物的属性抽象为能够由计算机存储和处理的数据，一般需要经过三个世界的转化过程：数据，一般需要经过三个世界的转化过程：u现实世界信息世界机器世界。现实世界信息世界机器世界。u所有的数据库系统均是基于某种数据模型的，所有的数据库系统均是基于某种数据模型的，数据模型直接影响数据库的性能。数据模型直接影响数据库的性能。u因此

9、，数据模型的选择是设计数据库的一项首因此，数据模型的选择是设计数据库的一项首要任务。要任务。www.MySyS信息的三个世界u三个世界的类比关系三个世界的类比关系现实世界现实世界信息世界信息世界机器世界机器世界事物类事物类实体集实体集文件文件事物事物实体实体记录记录内涵内涵属性属性字段字段www.MySyS数据模型的概念u一个完整的数据模型必须包括数据结构、数据一个完整的数据模型必须包括数据结构、数据操作及完整性约束操作及完整性约束3个部分。数据结构描述实个部分。数据结构描述实体之间的构成和联系，数据操作是指对数据库体之间的构成和联系，数据操作是指对数据库的查询和更新操作，数据的完整性约束是指

10、施的查询和更新操作，数据的完整性约束是指施加在数据上的限制和规则。加在数据上的限制和规则。u在数据库领域中，常见的数据模型分为四种：在数据库领域中，常见的数据模型分为四种：层次模型、网状模型、关系模型、面向对象模层次模型、网状模型、关系模型、面向对象模型。型。www.MySyS关系模型关系模型u关系模型的主要特征是用二维表来表示实体集。关系模型的主要特征是用二维表来表示实体集。关系模型中最基本的概念是关系关系模型中最基本的概念是关系(relation)。u关系中的每一行称为一个元组，或一个记录；每关系中的每一行称为一个元组，或一个记录；每一列称为一个属性，或者字段。一列称为一个属性，或者字段。

11、u对于每一个关系可以给它一个唯一标识这个关系对于每一个关系可以给它一个唯一标识这个关系的名字，称为关系名。的名字，称为关系名。u对于每一列给它一个唯一标识该列的名字，称为对于每一列给它一个唯一标识该列的名字，称为属性名或字段名。属性名或字段名。u关系中的一个记录是由该行全体属性值组成的。关系中的一个记录是由该行全体属性值组成的。这些记录的全体组成了一个关系。一般来说，关这些记录的全体组成了一个关系。一般来说，关系中的一个记录往往描述了现实世界中的一个具系中的一个记录往往描述了现实世界中的一个具体对象，它的属性值描述了这个对象的属性。体对象，它的属性值描述了这个对象的属性。www.MySyS关系

12、数据库的规划与设计u以关系模型作为数据组织方式的数据库管理系以关系模型作为数据组织方式的数据库管理系统，称为关系型数据库管理系统统，称为关系型数据库管理系统（Relational Data Base Management System，RDBMS）。）。一般情况下，设计一个数据库要经过几个步骤：一般情况下，设计一个数据库要经过几个步骤：u分析建立数据库的目的、分析建立数据库的目的、u确定数据库中的表、确定数据库中的表、u确定表的结构及主关键字、确定表的结构及主关键字、u确定表间关系。确定表间关系。www.MySyS学生信息管理数据库的模块分析与设计www.MySyS1.3Access2003的

13、基础知识Access2003的启动与退出1.Access2003的安装2.Access2003的启动3.Access2003的退出Access2003的窗口操作1任务窗格2工作区www.MySySAccess2003的帮助系统1Office助手助手2Access帮助任务窗格帮助任务窗格3上下文帮助上下文帮助www.MySyS1.4Access2003的数据库对象uAccess将数据库中的各项功能成分进行分离、抽象，将数据库中的各项功能成分进行分离、抽象，然后将其对象化，把数据管理的常用功能封装在各类对然后将其对象化，把数据管理的常用功能封装在各类对象的方法或属性之中，通过对象的方法或属性来完成

14、对象的方法或属性之中，通过对象的方法或属性来完成对数据库的设计与管理，充分利用面向对象的概念来简化数据库的设计与管理，充分利用面向对象的概念来简化用户的工作。所以，数据库是各类数据库对象的集合。用户的工作。所以，数据库是各类数据库对象的集合。uAccess2003提供了七种数据库对象，包括：表、查提供了七种数据库对象，包括：表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。u在某一时刻，在某一时刻，Access只能打开并运行一个数据库。只能打开并运行一个数据库。u在一个数据库中，可以包括表、窗体等多个数据库对象，在一个数据库中，可以包括表、窗体等多个数据库对象，

15、这些数据库对象都存储在同一个以这些数据库对象都存储在同一个以.MDB为扩展名的数为扩展名的数据库文件中。据库文件中。www.MySySuAccess的七种对象分工极为明确，从功能和的七种对象分工极为明确，从功能和彼此间的关系考虑，可分为三个层次：第一个彼此间的关系考虑，可分为三个层次：第一个层次是表和查询，它们是数据库的基本对象，层次是表和查询，它们是数据库的基本对象，用于在数据库中存储和检索数据；第二个层次用于在数据库中存储和检索数据；第二个层次是窗体、报表和页，它们是直接面向用户的对是窗体、报表和页，它们是直接面向用户的对象，用于数据的输入、输出和应用系统的驱动象，用于数据的输入、输出和应

16、用系统的驱动控制；第三个层次是宏和模块，它们是代码类控制；第三个层次是宏和模块，它们是代码类型的对象，通过组织宏操作或编写程序代码来型的对象，通过组织宏操作或编写程序代码来完成复杂的数据库管理工作，并使整个数据库完成复杂的数据库管理工作，并使整个数据库应用系统自动化。应用系统自动化。www.MySySuAccess各对象间的相互关系可用下图来表示，各对象间的相互关系可用下图来表示，图中粗线箭头表示数据流，细线箭头表示控制图中粗线箭头表示数据流，细线箭头表示控制流。流。宏/模块查询报表窗体表页图1.4 Access各数据库对象之间的相互关系www.MySyS1.5Access2003数据库的基本

17、操作u创建学生信息管理数据库u1.使用“数据库向导”创建数据库u2直接创建数据库u直接创建新数据库，只是建立了一个“空”数据库，其中没有任何具体的对象，也没有实际的数据，根据需要再进一步逐一添加。u3根据现有文件创建数据库www.MySySu4设置默认的文件格式设置默认的文件格式www.MySyS数据库的基本操作u1打开数据库打开数据库u（1）使用任务窗格打开数据库u（2）使用“打开”命令打开数据库u（3）设置最近使用的文件列表u（4）使用其他方法打开数据库u2关闭数据库关闭数据库 u当用户完成了对数据库的全部操作并且不再需当用户完成了对数据库的全部操作并且不再需要使用它时，应将其关闭。要使用

18、它时，应将其关闭。u3转换数据库转换数据库u对旧版本的数据库（对旧版本的数据库（Access97、Access2000）可）可以转换成新的版本。以转换成新的版本。www.MySyS 信息、数据和数据处理信息、数据和数据处理信息、数据和数据处理信息、数据和数据处理 数据分析 创建数据表 数据表的使用和维护 1234电电电电 子子子子 工工工工 业业业业 出出出出 版版版版 社社社社 网网网网 址址址址第2章 采集数据,分析归类,建立数据表 主主主主 目目目目 录录录录 数据表间的父子关系5www.MySyS2.1信息、数据和数据处理u本章介绍了数据、信息及数据处理的概念，及本章介绍了数据、信息及

19、数据处理的概念，及如何建立数据库中的基本数据，对表对象的操如何建立数据库中的基本数据，对表对象的操作方法和使用。对于数据库来讲，表中最基本作方法和使用。对于数据库来讲，表中最基本的数据库对象，所有的基础数据都是存储在表的数据库对象，所有的基础数据都是存储在表中的，是建立查询、窗体、报表等其他数据库中的，是建立查询、窗体、报表等其他数据库对象的数据来源。对象的数据来源。学习要求：学习要求：u（1）了解数据、信息及数据处理的概念。）了解数据、信息及数据处理的概念。u（2）掌握创建表的多种方法。）掌握创建表的多种方法。u（3）掌握修改表结构的操作。）掌握修改表结构的操作。u（4）掌握对表中记录的进行

20、编辑、检索，及）掌握对表中记录的进行编辑、检索，及如何建立表间关系。如何建立表间关系。www.MySyS数据与信息u一般地，人们经常将一般地，人们经常将“信息信息”与与“数据数据”互换互换使用，但是在数据库系统中，区别它们是必要使用，但是在数据库系统中，区别它们是必要的。的。u信息是现实世界中事物的状态、运动方式和相信息是现实世界中事物的状态、运动方式和相互关系的表现形式，是自然界、人类社会和人互关系的表现形式，是自然界、人类社会和人类思维活动中普遍存在的一切物质和事物的属类思维活动中普遍存在的一切物质和事物的属性。因此，信息可以被看成是现实世界在人脑性。因此，信息可以被看成是现实世界在人脑中

21、的抽象反映，是通过人的感官（眼、耳、鼻、中的抽象反映，是通过人的感官（眼、耳、鼻、舌、身）感知出来并经过人脑的加工而形成的舌、身）感知出来并经过人脑的加工而形成的反映现实世界中事物的概念。反映现实世界中事物的概念。u数据数据(Data)是一种物理符号序列。数据有数是一种物理符号序列。数据有数据类型和数据值之分，不同类型的数据记录事据类型和数据值之分，不同类型的数据记录事物的性质是不一样的。物的性质是不一样的。www.MySySu数据和信息是两个互相联系、互相依赖但又互数据和信息是两个互相联系、互相依赖但又互相区别的概念。相区别的概念。u数据是反映客观的记录符号，信息则是数据的数据是反映客观的记

22、录符号，信息则是数据的内涵，是对数据语义的解释。内涵，是对数据语义的解释。u信息是客观事物的反映，而数据是信息的表现信息是客观事物的反映，而数据是信息的表现形式。形式。u所有的信息都是数据，数据只有经过提炼和抽所有的信息都是数据，数据只有经过提炼和抽象之后，具有使用价值的数据才能成为信息。象之后，具有使用价值的数据才能成为信息。数据是信息存在的形式，是信息的载体，随着数据是信息存在的形式，是信息的载体，随着介质不同而改变。信息以数据为载体而表现，介质不同而改变。信息以数据为载体而表现，同一信息可以有不同的数据表示方式，但其根同一信息可以有不同的数据表示方式，但其根本意义不变。本意义不变。www

23、.MySyS2.1.2数据处理技术的发展u数据处理是对各种形式的数据进行收集、储存、数据处理是对各种形式的数据进行收集、储存、加工和传播的一系列活动的总和。其目的是从加工和传播的一系列活动的总和。其目的是从大量的、原始的数据中抽取、推导出对人们有大量的、原始的数据中抽取、推导出对人们有价值的信息，作为行动和决策的依据；是为了价值的信息，作为行动和决策的依据；是为了借助计算机科学地保存和管理复杂的大量的数借助计算机科学地保存和管理复杂的大量的数据，以便人们能方便而充分地利用这些宝贵的据，以便人们能方便而充分地利用这些宝贵的信息资源。信息资源。u围绕着数据所做的工作都可称为数据处理，既围绕着数据所

24、做的工作都可称为数据处理，既对各种类型的数据进行收集、将信息用数据表对各种类型的数据进行收集、将信息用数据表示并按类别组织保存、加工和传播的一系列活示并按类别组织保存、加工和传播的一系列活动的总和。动的总和。www.MySySu数据管理的水平是和计算机硬件、软件的发展数据管理的水平是和计算机硬件、软件的发展相适应的，随着计算机技术的发展，数据处理相适应的，随着计算机技术的发展，数据处理技术的发展在短短的时间里经过了四个阶段：技术的发展在短短的时间里经过了四个阶段：初级文件管理阶段（初级文件管理阶段（20世纪世纪50年代中期以前）。年代中期以前）。文件系统阶段（文件系统阶段（20世纪世纪5060

25、年代中期）。年代中期）。数据库系统阶段（数据库系统阶段（20世纪世纪60年代后期年代后期80年代）。年代）。高级数据库阶段（标志：高级数据库阶段（标志：80年代的分布式数据库、年代的分布式数据库、90年代的对象数据库和年代的对象数据库和21世纪初的网络数据库）世纪初的网络数据库）www.MySyS2.2数据分析学生信息管理数据库中的数据分析 在创建数据库之前，应当首先根据数据库在创建数据库之前，应当首先根据数据库管理系统的功能，采集所有的信息，明确什么管理系统的功能，采集所有的信息，明确什么是需要用户输入的原始信息，什么是需要应用是需要用户输入的原始信息，什么是需要应用程序计算和统计的数据，什

26、么是需要应用程序程序计算和统计的数据，什么是需要应用程序生成的输出报表。然后对采集的数据进行分析，生成的输出报表。然后对采集的数据进行分析，并确定如何归类，按照相关的主题划分成结构并确定如何归类，按照相关的主题划分成结构完善的多个独立表。完善的多个独立表。www.MySySu将相关的数据分别放入各个独立的表中，必须对数据表进行规范，将相关的数据分别放入各个独立的表中，必须对数据表进行规范，规范化是降低或消除数据库中冗余数据的过程。尽管在大多数的规范化是降低或消除数据库中冗余数据的过程。尽管在大多数的情况下，冗余数据不能被完全清除，但冗余数据降得越低，就越情况下，冗余数据不能被完全清除，但冗余数

27、据降得越低，就越容易维护数据的完整性，并且可以避免非规范化的数据库中的数容易维护数据的完整性，并且可以避免非规范化的数据库中的数据更新异常。据更新异常。规范化包括以下几个原则：规范化包括以下几个原则：u字段的惟一性。在设计表时，所有字段内容一定要简单明确，每字段的惟一性。在设计表时，所有字段内容一定要简单明确，每个字段只能存储一种数据。个字段只能存储一种数据。u主关键字。在数据库中每一个表都应该具备一个字段，用来惟一主关键字。在数据库中每一个表都应该具备一个字段，用来惟一确定每一条记录。确定每一条记录。u功能关系性。在设计表时应该考虑表中的其他字段与主关键字是功能关系性。在设计表时应该考虑表中

28、的其他字段与主关键字是否有直接的相关性。如果该字段与主关键字段并不密切相关，就否有直接的相关性。如果该字段与主关键字段并不密切相关，就表示该字段的存放位置不适当，应当采取表的分割处理。表示该字段的存放位置不适当，应当采取表的分割处理。u字段的独立性。必须在不影响其他表的情况下对记录进行修改。字段的独立性。必须在不影响其他表的情况下对记录进行修改。www.MySyS设计数据表的结构u关系数据库根据主题将相关的数据存储在单独关系数据库根据主题将相关的数据存储在单独的表中，每个表都专门描述一个特定主题，这的表中，每个表都专门描述一个特定主题，这有助于高效地构造数据并减少重复，将表分开有助于高效地构造

29、数据并减少重复，将表分开可以保护原始结构。可以保护原始结构。u在规划数据表时，要考虑数据的构造方法，合在规划数据表时，要考虑数据的构造方法，合理设计表的结构，使其便于输入和维护。在组理设计表的结构，使其便于输入和维护。在组织数据表时，应当分析数据表之间的关系并检织数据表时，应当分析数据表之间的关系并检查是否存在数据重复现象。查是否存在数据重复现象。www.MySySu数据表包括两部分：表的结构和表中的数据。数据表包括两部分：表的结构和表中的数据。u设计表的结构是确定每个表中的字段个数，每设计表的结构是确定每个表中的字段个数，每个字段的字段名称、数据类型和字段属性。个字段的字段名称、数据类型和字

30、段属性。u在设计时应该遵循以下设计原则：在设计时应该遵循以下设计原则：每个表应该只包含关于一个实体（客观事物）每个表应该只包含关于一个实体（客观事物）的信息。的信息。每个表中任意两条记录的值不能完全相同。每个表中任意两条记录的值不能完全相同。同一表中不允许有相同的字段名。同一表中不允许有相同的字段名。同一字段中的值必须是相同的数据类型。同一字段中的值必须是相同的数据类型。www.MySyS2.2.3分析表间关系u通过规范化的方法，可以对表进行有效的分割，通过规范化的方法，可以对表进行有效的分割，这些表虽然是独立的，但它们之间是彼此关联这些表虽然是独立的，但它们之间是彼此关联的。的。这种表示两个

31、表的共有字段之间的关联这种表示两个表的共有字段之间的关联性就是关系。性就是关系。u关系数据库中的表应当有一个主键，主键是指关系数据库中的表应当有一个主键，主键是指一个或一组区分不同记录的字段。例如学生信一个或一组区分不同记录的字段。例如学生信息表中的学号，能够惟一确定一名学生。息表中的学号，能够惟一确定一名学生。u通过主键，可以关联两个表，便于避免数据重通过主键，可以关联两个表，便于避免数据重复。主键应当是一些不经常更改的信息，作为复。主键应当是一些不经常更改的信息，作为主键字段的数据应尽量简短且能用来标识记录，主键字段的数据应尽量简短且能用来标识记录，在数据库规划阶段就要考虑主键的设置。在数

32、据库规划阶段就要考虑主键的设置。www.MySySu关系数据库根据主题将数据存储在单独的表中，关系数据库根据主题将数据存储在单独的表中，但是通过关系将这些表联系在一起。但是通过关系将这些表联系在一起。www.MySyS2.3创建数据表uAccess提供了多种创建数据表的方法，用户提供了多种创建数据表的方法，用户可以根据实际需要选择适当的方法。可以根据实际需要选择适当的方法。u1.使用向导创建表使用向导创建表u2.使用设计器创建表使用设计器创建表u3.通过输入数据创建表通过输入数据创建表u4.导入外部数据创建表导入外部数据创建表u5.链接外部数据创建表链接外部数据创建表www.MySyS2.3.

33、1表的视图u表有四种视图表有四种视图:u设计视图设计视图u数据表视图数据表视图u数据透视表视图数据透视表视图u数据透视图视图数据透视图视图 www.MySyS2.3.2自主创建表1通过输入数据创建表通过输入数据创建表 如果只有少量的原始数据，可以通过直接如果只有少量的原始数据，可以通过直接输入数据的方法建立新表。输入数据的方法建立新表。新建的空数据表是由新建的空数据表是由10列、列、21行组成的二维表，数行组成的二维表，数据表的每一列对应表中的一据表的每一列对应表中的一个字段，数据表的每一行对个字段，数据表的每一行对应表中的一条记录。用户可应表中的一条记录。用户可以直接输入数据，编辑数据以直接

34、输入数据，编辑数据的方法和在的方法和在Excel中的操作中的操作是一样的。是一样的。www.MySyS2在设计视图中创建表在设计视图中创建表u这是最常用一种方法，分为两个步骤：首先在这是最常用一种方法，分为两个步骤：首先在表的设计视图中建立表的结构，然后在表的数表的设计视图中建立表的结构，然后在表的数据表视图中输入数据。据表视图中输入数据。www.MySyS2.3.3现有数据的导入、导出和链接u对于日常的数据处理，使用最广泛的是对于日常的数据处理，使用最广泛的是Excel电子表格，彼此交换数据的格式通常也电子表格，彼此交换数据的格式通常也Excel电子表格。所以通过导入或链接外部数据来创电子表

35、格。所以通过导入或链接外部数据来创建一个新表，是实际工作中最常用的方法。建一个新表，是实际工作中最常用的方法。www.MySyS1理解导入和链接理解导入和链接u导入是指从文本文件、电子表格或数据库表中检索数据，导入是指从文本文件、电子表格或数据库表中检索数据，并将其复制到并将其复制到Access表中的过程。在表中的过程。在Access 2003中，可以使用导入的数据创建一个新表，也可以将导入中，可以使用导入的数据创建一个新表，也可以将导入的数据添加到与之有着相匹配的表结构的现有表中，还的数据添加到与之有着相匹配的表结构的现有表中，还可以将一个可以将一个Access数据库中的对象导入到另一个已经

36、数据库中的对象导入到另一个已经打开的打开的Access数据库中。数据库中。u链接是指在链接是指在Access数据库与其他应用程序之间建立连数据库与其他应用程序之间建立连接的过程。通过链接，可以在不进行导入的情况下读取接的过程。通过链接，可以在不进行导入的情况下读取外部数据源中的数据，并且在大多数情况下都可以对数外部数据源中的数据，并且在大多数情况下都可以对数据进行更新。外部数据源的格式不会因为导入而改变，据进行更新。外部数据源的格式不会因为导入而改变，因此，既可以在创建该文件的源应用程序中继续使用数因此，既可以在创建该文件的源应用程序中继续使用数据，也可以在据，也可以在Access中添加、删除

37、或编辑其数据。中添加、删除或编辑其数据。www.MySySu在在Access 2003中，可以导入或链接的外部中，可以导入或链接的外部数据主要有：数据主要有：u（1）各种版本的）各种版本的Access数据库和数据库和Access项项目中的数据。目中的数据。u（2）各种版本的）各种版本的dBASE数据库和数据库和Paradox数据库中的数据。数据库中的数据。u（3）电子表格（如）电子表格（如Excel和和Lotus 1-2.3）中的数据。中的数据。u（4）Microsoft Exchange、文本文件、文本文件、HTML文档和文档和XML文档中的数据。文档中的数据。u（5）ODBC数据库（如数据

38、库（如SQL Server数据库数据库和和Visual FoxPro数据库）中的数据。数据库）中的数据。www.MySySu2通过导入数据创建表通过导入数据创建表u3将表直接导出为将表直接导出为Excel工作表工作表www.MySyS2.4数据表的使用数据表的字段属性设置1字段名称字段名称 数据表中的一列对应一个字段，每一个字段都要有字段数据表中的一列对应一个字段，每一个字段都要有字段名称，字段名称能够体现出该字段中数据的属性，如学名称，字段名称能够体现出该字段中数据的属性，如学生信息表中的生信息表中的“学号学号”、“出生日期出生日期”等。对字段名称等。对字段名称的命名要的命名要“见名知义见名

39、知义”，长度要适中，便于以后的输入，长度要适中，便于以后的输入和操作。和操作。www.MySyS2数据类型数据类型 Access提供了提供了10种数据类型。在设计数据表时种数据类型。在设计数据表时要根据字段中的实际内容确定适合的数据类型。要根据字段中的实际内容确定适合的数据类型。对于数据类型的选择，要掌握以下几个原则：对于数据类型的选择，要掌握以下几个原则：u字段要存储何种类型的数据？例如，字段要存储何种类型的数据？例如，“课程名称课程名称”字段字段中存放的一定都是课程名。中存放的一定都是课程名。u是否要对数字进行计算？例如，身份证号是数字形式，是否要对数字进行计算？例如，身份证号是数字形式，

40、但是不需要数学运算，就要选择文本类型。但是不需要数学运算，就要选择文本类型。u是否需要进行排序、分类、索引？有些数据类型是不能是否需要进行排序、分类、索引？有些数据类型是不能用来设置索引、进行排序的，如备注、查阅向导、超级用来设置索引、进行排序的，如备注、查阅向导、超级链接等数据类型。链接等数据类型。u根据数据的实际情况来选择。例如，日期根据数据的实际情况来选择。例如，日期/时间型来存时间型来存储时间数据，在计算上会比用文本存储具有更大的优越储时间数据，在计算上会比用文本存储具有更大的优越性。性。www.MySyS3字段属性字段属性u表中的每个字段，除了要设置字段名称和数据表中的每个字段，除了

41、要设置字段名称和数据类型外，还有一些其他属性，用于控制如何使类型外，还有一些其他属性，用于控制如何使用该字段来保存、处理和显示数据。字段的数用该字段来保存、处理和显示数据。字段的数据类型不同，可用的属性也不一样。据类型不同，可用的属性也不一样。www.MySyS2.4.2创建主键和索引1定义主键定义主键u在在Access中，最好为每个数据表都定义一个中，最好为每个数据表都定义一个主键（主关键字），定义主键的目的是要保证主键（主关键字），定义主键的目的是要保证表中所有记录都是惟一可识别的。表中所有记录都是惟一可识别的。u主键可以由一个或多个字段组成，用于标识表主键可以由一个或多个字段组成，用于标

42、识表中的每一条记录。例如，学生信息表中的中的每一条记录。例如，学生信息表中的“学学号号”字段能够惟一确定一名学生，就将字段能够惟一确定一名学生，就将“学号学号”字段定义为主键。字段定义为主键。u 主键有三种类型：主键有三种类型：u 自动编号、自动编号、u 单字段主键、单字段主键、u 多字段主键。多字段主键。www.MySyS2创建索引创建索引 在表的字段中创建索引，有助于快速查找在表的字段中创建索引，有助于快速查找和排序记录。表的索引类似于书的目录，并且和排序记录。表的索引类似于书的目录，并且可以按照一个或一组字段值的顺序对表中记录可以按照一个或一组字段值的顺序对表中记录的顺序进行重新排列，从

43、而加快数据检索的速的顺序进行重新排列，从而加快数据检索的速度。度。索引的种类索引的种类u按功能分为按功能分为:惟一索引、普通索引、主索引惟一索引、普通索引、主索引 u按字段个数分：单字段索引、多字段索引按字段个数分：单字段索引、多字段索引 www.MySySu1.创建单字段索引创建单字段索引u所谓创建索引就是为字段设置索引属性。在表所谓创建索引就是为字段设置索引属性。在表的设计视图或索引窗口中都可以设置索引属性。的设计视图或索引窗口中都可以设置索引属性。u索引属性提供了索引属性提供了3项取值：项取值：u无：表示本字段无索引。无：表示本字段无索引。u“有（有重复）有（有重复）”选项：表示允许创建

44、有重复记录值的选项：表示允许创建有重复记录值的索引。索引。u“有（无重复）有（无重复）”选项：将创建无重复记录值的索引，选项：将创建无重复记录值的索引，即不允许该字段输入重复值。即不允许该字段输入重复值。u2.创建多字段索引创建多字段索引u有时需要对多个字段中的数据进行查找或排序，有时需要对多个字段中的数据进行查找或排序，就要将这些字段组合起来设置索引。就要将这些字段组合起来设置索引。www.MySyS2.4.3修改数据表的结构u 在维护数据库的工作中，经常要修改已创在维护数据库的工作中，经常要修改已创建好的表的结构。通过表设计视图，可以对表建好的表的结构。通过表设计视图，可以对表的结构进行修

45、改。的结构进行修改。u 表是数据库的基础，对表结构的修改，对表是数据库的基础，对表结构的修改，对整个数据库会产生较大的影响。例如，修改字整个数据库会产生较大的影响。例如，修改字段属性，会引起数据的丢失；添加或删除字段，段属性，会引起数据的丢失；添加或删除字段，系统中与之相关的查询、窗体和报表就不能正系统中与之相关的查询、窗体和报表就不能正常工作，从而产生错误。常工作，从而产生错误。u 因此，对表结构的修改应该慎重，最好事因此，对表结构的修改应该慎重，最好事先做备份。先做备份。www.MySySu用户可以在设计视图和数据表视图两种方式下用户可以在设计视图和数据表视图两种方式下修改数据表的结构。修

46、改数据表的结构。u1插入和删除字段插入和删除字段u2复制和移动字段复制和移动字段www.MySyS2.5数据表的维护编辑数据表的记录 用户对数据的编辑包括插入、删除、修改、用户对数据的编辑包括插入、删除、修改、替换、复制、打印记录等。替换、复制、打印记录等。u行选定器上的不同符号有不同的意义。各符号的行选定器上的不同符号有不同的意义。各符号的含义如下：含义如下：u三角形（三角形（）：表示该行为当前操作行。）：表示该行为当前操作行。u星形（星形（*）：表示该行为表末端的空白记录，可）：表示该行为表末端的空白记录，可以用来输入新记录。以用来输入新记录。u铅笔形（铅笔形（）：表示该行正在输入数据，或

47、者）：表示该行正在输入数据，或者正在修改数据。正在修改数据。u锁形（锁形（）：表示该行已被锁定，用户只能查看，）：表示该行已被锁定，用户只能查看，而不能修改数据。而不能修改数据。www.MySyS2.5.2记录的查找与替换u1数据的查找数据的查找u在数据表中查找记录是经常要进行的操作。数据较少的在数据表中查找记录是经常要进行的操作。数据较少的情况下可用记录号定位的方法，在记录定位器中的记录情况下可用记录号定位的方法，在记录定位器中的记录编号框中双击编号，在记录编号框中输入要查找记录的编号框中双击编号，在记录编号框中输入要查找记录的记录号，按记录号，按键光标将定位在该记录上。数据键光标将定位在该

48、记录上。数据较多的情况就要使用较多的情况就要使用“查找查找”对话框进行查找。对话框进行查找。u2数据的替换数据的替换u在数据表中要修改成批的数据时，可以使用在数据表中要修改成批的数据时，可以使用“替换替换”对对话框对查找到的数据进行成批更新。话框对查找到的数据进行成批更新。u在在“查找和替换查找和替换”对话框中，如果只知道查找的部分内对话框中，如果只知道查找的部分内容，可使用容，可使用“*”、“？”、“”、“#”等通配符进等通配符进行相似内容的查找和替换。行相似内容的查找和替换。www.MySyS2.5.3记录的排序和筛选 索引和排序的作用都是将表中的数据按照某个字段索引和排序的作用都是将表中

49、的数据按照某个字段值的规律有序地排列，以便更加有效地进行数据的检索。值的规律有序地排列，以便更加有效地进行数据的检索。筛选能够按照指定的条件，在数据表中只显示满足条件筛选能够按照指定的条件，在数据表中只显示满足条件的记录，取消筛选后使数据表恢复原来的显示。的记录，取消筛选后使数据表恢复原来的显示。u1记录的排序记录的排序u数据表中的记录通常按照输入时的先后顺序排列的，如数据表中的记录通常按照输入时的先后顺序排列的，如果要使记录按照某个字段的值进行有规律的排列，可将果要使记录按照某个字段的值进行有规律的排列，可将表进行排序。所以，对表进行排序必须先确定排序字段，表进行排序。所以，对表进行排序必须

50、先确定排序字段，然后按此字段的值以然后按此字段的值以“升序升序”或或“降序降序”的方式来重排的方式来重排表中的记录。表中的记录。u按照多个字段的值进行排序时，要使这此字段成为相邻按照多个字段的值进行排序时，要使这此字段成为相邻字段，字段，Access先对最左边的字段进行排序，然后依次先对最左边的字段进行排序，然后依次从左到右进行。选定这些字段，执行上述操作即可，但从左到右进行。选定这些字段，执行上述操作即可，但是必须注意这些字段的先后顺序。是必须注意这些字段的先后顺序。www.MySyS2记录的筛选记录的筛选 在数据表视图中，可以利用筛选只显示出在数据表视图中，可以利用筛选只显示出满足条件的记