现代企业秘书实务经典课件.pptx

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1、商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象1现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务秘书培训资料秘书培训资料商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象2目录目录目录目录 工作职能与素质要求工作职能与素质要求接待工作接待工作电信及办公设备电信及办公设备文书写作文书写作时间管理和旅行时间管理和旅行会议安排会议安排信息管理信息管理人际交往人际交往商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象3一、一、一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求职业概述：职业概述：专专门门从从事事办办公公室室程程序序性性工工作作、协协助助领领导导处处理理政政务务及

2、及日日常事务，为领导决策及其实施服务的人员常事务，为领导决策及其实施服务的人员适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中等级：初、中、高级等级：初、中、高级职业环境：办公室职业环境：办公室职职业业能能力力里里倾倾向向：具具备备较较强强的的书书面面与与口口头头语语言言表表达达能能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象4一、一、一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书特性：秘书特性：辅助性辅助性对上司工作

3、起辅助作用，不能自作对上司工作起辅助作用，不能自作决定。决定。服务性服务性为上司工作和上司本人服务。为上司工作和上司本人服务。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象5一、一、一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求应处理好的几个关系：应处理好的几个关系：工作的被动性与主动性的关系工作的被动性与主动性的关系工作的经常性与突击性的关系工作的经常性与突击性的关系工作的平凡性与重要性的关系工作的平凡性与重要性的关系工作的原则性与灵活性的关系工作的原则性与灵活性的关系商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象6一、一、一、一、秘书工作职责秘书工作职责秘书工

4、作职责秘书工作职责接待工作接待工作日常、专门、团组日常、专门、团组收发信息收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件电话、电传、传真、邮件、电子邮件文书写作文书写作使用电脑写各类文件及制作文件使用电脑写各类文件及制作文件时间管理时间管理自己、上司自己、上司会议组织会议组织会前、会中、会后会前、会中、会后信息管理信息管理存、管、取存、管、取旅行安排旅行安排吃、住、行吃、住、行对外公关对外公关联络（外事）、参与活动联络（外事）、参与活动商务活动商务活动营销、市场、税务、法律营销、市场、税务、法律-指派工作指派工作上司安排上司安排商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象7一、一、一、一、秘书工作职能与素质

5、要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求职业道德：职业道德：爱本职爱本职爱岗敬业，归属服从，从点滴爱岗敬业，归属服从，从点滴作作起起要谦虚要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研业务刻苦学习，虚心求教，钻研业务多动脑多动脑主动思考，机智敏锐，有商业主动思考，机智敏锐，有商业意识意识守纪律守纪律遵纪守法，格守信用，严保秘密遵纪守法，格守信用，严保秘密商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象8一、一、一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求工作作风：工作作风：热情热情真心诚意，笑脸迎送，谦和友善真心诚意，笑脸迎送，谦和友善扎实

6、扎实做事不飘，跟进落实，检查确认做事不飘，跟进落实，检查确认细致细致准确不粗，认真不草，稳重不浮准确不粗，认真不草，稳重不浮敏捷敏捷干练守时，讲究效率，商如战场干练守时，讲究效率，商如战场商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象9一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求秘书的业务素质秘书的业务素质秘秘书书的的知知识识、智智力力和和能能力力是是相相互互联联系系、相相互互制制约、相得益彰的整体约、相得益彰的整体知识是基础；知识是基础；智力是知识的结晶；智力是知识的结晶；能力是知识和智力的最终体现和归宿。能力是知识和智力的最终体现和归宿。商

7、务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象10一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求通才型的通才型的知识结构知识结构，其特点：，其特点：1、专专与与博博的的兼兼容容性性。既既包包容容多多学学科科的的面面，满满足足综综合合服服务务的的需需要要；又又具具备备专专业业的的精精深深度度，满满足足当当智智力力助助手手的深层次需要。的深层次需要。2、广广泛泛的的适适应应性性。知知识识结结构构需需随随领领导导工工作作的的变变化化而而不断地调整，时时处在调整的动态过程中。不断地调整，时时处在调整的动态过程中。3、强强健健的的再再生生性性。知知识识需需不

8、不断断延延伸伸、开开拓拓、活活化化，使使思思路路开开阔阔、思思维维敏敏捷捷、思思想想深深刻刻，满满足足高高智智能能创创造造性劳动。性劳动。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象11一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求一、秘书工作职能与素质要求智力结构智力结构智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：观察力观察力注意力注意力记忆力记忆力思维力思维力想象力。想象力。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象12一、一、一、一、秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求秘书工作职能与素质要求能力结构能力结构能能力

9、力是是知知识识与与智智力力诸诸因因素素的的综综合合表表现现，属属改改造世界范畴。造世界范畴。1、语言文字运用能力、语言文字运用能力2、协调能力、协调能力3、管理能力、管理能力4、处理信息能力、处理信息能力NVQ二级的二级的13项能力考核项能力考核NVQ三级的三级的10项能力考核项能力考核商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象132121世纪的企业秘书世纪的企业秘书世纪的企业秘书世纪的企业秘书全美秘书学会全美秘书学会全美秘书学会全美秘书学会1.像心理学家一样善于观察和理解他人像心理学家一样善于观察和理解他人2.像政治家一样有灵敏的头脑像政治家一样有灵敏的头脑3.像外交官一样有潇洒的风度像外交官一样

10、有潇洒的风度4.有处理各种棘手问题的丰富经验有处理各种棘手问题的丰富经验5.有良好的写作能力和文字功夫有良好的写作能力和文字功夫6.熟练运用各种办公自动化设备熟练运用各种办公自动化设备7.熟识商务往来的法律、金融和税务知识熟识商务往来的法律、金融和税务知识8.迅速对文件、信息归类、整理和查询迅速对文件、信息归类、整理和查询商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象14商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象15现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务(下）下）下）下）秘书培训资料秘书培训资料商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象16目录目录目录目录 时间管理和旅行时间管理和旅行会议

11、安排会议安排信息管理信息管理人际交往人际交往商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象17五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行时间管理时间管理时间管理是效率的保障。时间管理是效率的保障。爱迪生说：爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。世界上最重要的东西是时间。”马马克克思思说说：“可可支支配配的的时时间间，就就是是财财富富本本身身。”商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象18秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作 1、开门前后：开门前后：a、取邮件报纸、取邮件报纸b、开门，定格观看办公室（有，无）、开门，定格观看办公室（有，无）c、取传真件，翻日历

12、，对时钟，打开电器、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象19秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作1、2、常规工作：（迅速按优先顺序排列）常规工作：（迅速按优先顺序排列）A、查阅日志（准备、提醒、查阅日志（准备、提醒-）B、处处理理邮邮件件、来来件件（拆拆封封、分分类类、呈呈送送、发发出出邮邮件件-）C、聆听上司指示（笔记、聆听上司指示（笔记-）D、接打电话、收发传真、电子邮件、接打电话、收发传真、电子邮件E、制备文稿（起草、修改、审批、制备文稿（起草、修改、审批-打印、装订）打印、装订）F、接待访客、接待访客G、安排会议、约会、安排会议、约

13、会H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象20秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作1、3、日志项目：（当日必完成）日志项目：（当日必完成）A、为上司、为上司外出，会议，会客等（准备，参与外出，会议，会客等（准备，参与-结束）结束）B、为自己、为自己外出，会议，会客等（准备，参与外出，会议，会客等（准备，参与-结束）结束）2、4、新增内容：、新增内容：（立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱）（立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱）A、新加工作、新加工作B、应急工作、应急工作C、突发事

14、件、突发事件商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象21秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作5、关门前后：、关门前后：A、查看日志（提醒上司，自己清晰）、查看日志（提醒上司，自己清晰）B、回顾当日（是否结束，加班否）、回顾当日（是否结束，加班否）C、离离前前必必做做（清清理理办办公公桌桌，存存放放信信息息，关关闭闭机机器，器，切切断断电电源源，保保密密检检查查，柜柜屉屉上上锁锁，关关窗窗关门）关门）商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象22秘书：化平凡为伟大秘书：化平凡为伟大秘书：化平凡为伟大秘书：化平凡为伟大每日记录，一周统计，周志显示：每日记录，一周统计，周志显示：接电话接电

15、话500次，打电话次，打电话380次，接访客次，接访客70位，做文位，做文件件36份（份（5万字），万字），出外访出外访17家，参加会家，参加会14个，处理事务个，处理事务68件件-再加入分析、评价，送交上司再加入分析、评价，送交上司结论：结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，加强沟通近感情，平凡工作有伟大加强沟通近感情，平凡工作有伟大商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象23如何管理时间如何管理时间如何管理时间如何管理时间 明确目标明确目标建立计划，写成清单建立计划，写成清单设定先后顺序，分清轻重缓急设定先后顺序，分清轻重缓急遇事马上做，现在就做遇事马上做，现在

16、就做第一次就做好，次次做好第一次就做好，次次做好专心致志，不要有头无尾专心致志，不要有头无尾珍惜今天，当日事当日毕珍惜今天，当日事当日毕养成整洁和有条理的习惯养成整洁和有条理的习惯养成快速的节奏感养成快速的节奏感设定完成期限设定完成期限善用零碎时间善用零碎时间商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象24如何管理时间如何管理时间如何管理时间如何管理时间ABCD法则：法则：急迫急迫先做先做A既重而急既重而急次做次做B重而不急重而不急再做再做C急而不重急而不重不做不做D不重不急不重不急重要重要ABDC商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象25如何制定计划如何制定计划如何制定计划如何制定计划行行动动计计划划

17、和和时时间间表表是是用用于于管管理理时时间间和和任任务务的的文件，包括：文件，包括：任务的名称和摘要；任务的名称和摘要；衡量进度的目标、最终期限和阶段任务；衡量进度的目标、最终期限和阶段任务；需要来完成该工作的物质资源的信息；需要来完成该工作的物质资源的信息；任务的分配任务的分配已经分配特定任务的人员和已经分配特定任务的人员和部门的细节；部门的细节；商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象26如何制定计划如何制定计划如何制定计划如何制定计划意外情况的处理意外情况的处理万一有时间拖延如何处万一有时间拖延如何处理，例如设备发理，例如设备发生故障生故障进展信息报告进展信息报告报告何人、何时和怎样报告何人

18、、何时和怎样报告报告监督和管理监督和管理何人、如何监督工作的进展何人、如何监督工作的进展和质量；和质量；当目标实现时，有明确的标记的方法，例如当目标实现时，有明确的标记的方法，例如在方框打勾在方框打勾商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象27如何进行日志管理如何进行日志管理如何进行日志管理如何进行日志管理日志管理要做到：日志管理要做到：输入会议的完整准确的信息，最终期限等，输入会议的完整准确的信息，最终期限等，立即标上开始和结束的时间立即标上开始和结束的时间在每月或年的开始，输入固定的会议，约会在每月或年的开始，输入固定的会议，约会在一周的开始和一天的开始查看日志，及时在一周的开始和一天的开始查

19、看日志，及时更新更新需要取消时，清楚和立即输入取消记号。需要取消时，清楚和立即输入取消记号。安排隔开假日安排隔开假日商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象28如何安排旅游如何安排旅游如何安排旅游如何安排旅游计计划划：包包括括日日期期、时时间间、地地点点、交交通通工工具具、具具体工作和活动、相关信息、联络方法体工作和活动、相关信息、联络方法交交通通工工具具：包包括括选选择择、如如何何订订票票、再再确确认认以以及及国际旅行中的国际时差换算国际旅行中的国际时差换算订宾馆：包括宾客要求、选择、确认订宾馆：包括宾客要求、选择、确认办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行

20、文件商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象29六、会议安排六、会议安排六、会议安排六、会议安排会前筹备会前筹备会中职责会中职责会后任务会后任务商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象30会议安排会议安排会议安排会议安排会前筹备工作：会前筹备工作：会前筹备工作：会前筹备工作：确确立立议议题题：（多多由由领领导导定定）主主题题、内内容容、时时间间、会会期期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。发送请柬和通知。发送请柬和通知。准准备备资资料料：会会议议日日程程、各

21、各类类文文件件、声声像像资资料料、广广告告、报导、证件类、表格、材料袋等。报导、证件类、表格、材料袋等。会会务务工工作作：会会场场布布置置、设设备备物物资资准准备备、车车辆辆安安排排、报报到登记、餐饮安排、安全保卫等。到登记、餐饮安排、安全保卫等。经费预算：来源、计划、审批等。经费预算：来源、计划、审批等。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象31会议安排会议安排会议安排会议安排会中责任会中责任会中责任会中责任提提前前到到会会，检检查查设设备备和和安安排排（设设施施、座座位位、标标签、存衣架等）签、存衣架等）需需要要时时，实实施施备备用用方方案案（如如人人员员、地地点点、设设备备等出现意外）等出

22、现意外）做做好好迎迎客客、签签到到工工作作（迎迎接接佳佳宾宾和和与与会会者者、办办理签到手续等）理签到手续等）做做好好会会议议记记录录、录录音音、录录象象工工作作（摘摘要要记记录录、详细记录、代表名册等）详细记录、代表名册等）商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象32会议安排会议安排会议安排会议安排会中责任会中责任会中责任会中责任辅辅助助会会议议正正常常进进行行（提提供供材材料料、复复印印，协协助助主主持持人人掌掌握握会会场场情情况况、控控制制会会议议进进程程、观观注注会会议议动态、做好联络协调、处理电话应急等）动态、做好联络协调、处理电话应急等）安安排排好好会会中中的的后后勤勤服服务务（会会议

23、议休休息息、饮饮料料、用用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等）餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等）集集会会议议的的信信息息（发发新新闻闻、写写简简报报、会会议议调调查查、反馈等）反馈等）妥善做好送客工作（购票、车辆、留宿等）妥善做好送客工作（购票、车辆、留宿等）商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象33会中责任会中责任会中责任会中责任会议会议会议会议 简报简报简报简报目目的的-反反映映会会议议情情况况、进进程程，介介绍绍会会议议讨讨论论、争争论论的的问问题题，摘摘录录会会议议发发言言要要点点（规规模模大大、会会期长的常编发简报以交流信息）期长的常编发简报以交流信息）类别类别-摘摘要要

24、式式将将有有代代表表性性、启启发发性性的的发发言言摘摘录录整整理理，让其他组了解。让其他组了解。概概括括式式-根根据据会会议议记记录录分分析析综综合合，概概括括大大会会、小组情况，供阅。小组情况，供阅。综综合合式式-包包容容上上两两式式，加加上上其其他他，如如上上级级指指示示、贺信、花絮等。贺信、花絮等。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象34会中责任会中责任会中责任会中责任简报写作要求简报写作要求简报写作要求简报写作要求快快-抢抢时时间间，不不拖拖拉拉，边边听听、边边记记、边边分分析析、边整理，满足时限性。边整理，满足时限性。新新-提提出出新新情情况况、新新问问题题、新新经经验验，引引人人注

25、注目目，满足交流性和指导性。满足交流性和指导性。实实-内内容容真真实实准准确确可可靠靠，数数字字、事事实实核核对对清清楚楚，不夸大缩小。不夸大缩小。短短-行行文文简简明明扼扼要要，开开门门见见山山，朴朴实实无无华华，一一语中的语中的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象35会议会议会议会议 简报简报简报简报目的目的-反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）类别类别-摘要式摘要式将有代表性、有启发性的发言摘录整理，将有代表性、有启发性的

26、发言摘录整理，让其他组了解。让其他组了解。概括式概括式-根据会议记录分析综合，概括大会、小组根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供与会者阅。情况，供与会者阅。综合式综合式-包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、会中花絮等。会中花絮等。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象36会议会议会议会议 简报写作简报写作简报写作简报写作快快-抢时间，不拖拉，边听、边记、抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。边分析、边整理，满足时限性。新新-提出新情况、新问题、新经验，提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指导性。引人注目，满足交流

27、性和指导性。实实-内容真实、准确、可靠，数字、内容真实、准确、可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。事实核对清楚，不夸大缩小。短短-行文简明扼要，开门见山，朴实无华，行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的，不过千字。一语中的，不过千字。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象37会议会议会议会议 简报例简报例简报例简报例格式格式-报头报头XXX会议简报（第会议简报（第X期）期）XXX会议秘书处编会议秘书处编XXXX年年X月月X日日正文正文XXXXXX（标题）（标题）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX报

28、尾报尾送：送：XXXXXXX（上级）（上级）发：与会代表发：与会代表（共印（共印XX份）份）商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象38 会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要定义定义-按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。和下达贯彻执行。写作写作-1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突突出出会会议议中中心心，内内容容概概括括，有有取取有有舍舍，有有主主有次，言语精练。有次，言语精练。3、逻逻辑辑条条理理清清楚楚，观观点点鲜鲜明明，不不堆堆砌砌拼拼凑凑，必必要时加理论说明。要时加理论说明。4、及及时时

29、印印发发，作作为为依依据据，起起到到指指示示、指指导导、协协调、约束作用。调、约束作用。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象39会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要格格式式-列列为为法法定定公公文文，版版面面编编排排由由版版头头、本本体体、版版尾尾三部分，可不盖公章。三部分，可不盖公章。本本体体：标标题题-公公文文式式或或简简式式（会会议议名名称称+纪纪要要）时时间间-标标题题下下写写纪纪要要印印发发时时间间，署署名名下下写写成成文文时时间间正文正文-概况：概况：会会期期、会会址址、主主持持、参参会会、议议题题、结结果果六六要要素素 主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。主体：具体反映会议的主

30、要情况、内容与成果。结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、望、号召号召签署签署-正文右下方署明主办单位或会议名称正文右下方署明主办单位或会议名称商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象40会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要主主体体：具具体体反反映映会会议议的的主主要要情情况况、内内容容与与成成果果。表达方式有表达方式有:概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议小型会议条块式；规模大，议题多的会根据不同内容条块式；规模大，议题多的会根据不同内容分块表达独立意思，或分条列项归纳分块表达独立意思，或分条列项归

31、纳会议内容，或先块后条混合使用，层次明确会议内容，或先块后条混合使用，层次明确记记录录式式：有有重重要要讲讲话话时时用用记记录录方方式式构构成成记记要要主主体体商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象41会议安排会议安排会议安排会议安排会后工作会后工作会后工作会后工作1、收回所有单位（部门）物品（文件材料、设备收回所有单位（部门）物品（文件材料、设备文具物品等）文具物品等）2、清洁、检查会议地点、场所（借用还回、移清洁、检查会议地点、场所（借用还回、移动恢复等）动恢复等）3、向有关提供帮助者告辞致谢向有关提供帮助者告辞致谢4、结请帐目（场地、住宿、设备、餐饮、服务、结请帐目（场地、住宿、设备、餐饮

32、、服务、文具复印费等与预算比较，并检查订金最后结文具复印费等与预算比较，并检查订金最后结算。现金、支票、信用卡算。现金、支票、信用卡索要发票凭证）索要发票凭证）商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象42会议安排会议安排会议安排会议安排会后工作会后工作会后工作会后工作5、会议分析和评估（统计、分析调查、问卷会议分析和评估（统计、分析调查、问卷等，包含对会议内容、展示、管理、地点等，包含对会议内容、展示、管理、地点设施、材料、服务等评估）设施、材料、服务等评估）6、整理会议文件材料（如记录的整理、会议整理会议文件材料（如记录的整理、会议材料的存档）材料的存档）7、编制会议报告、纪要、通讯编制会议报告

33、、纪要、通讯8、进行会议催办和备忘（执行催办会议交办进行会议催办和备忘（执行催办会议交办决定，整理待做工作表等）决定，整理待做工作表等）商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象43会后工作会后工作会后工作会后工作会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要定义定义-按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。贯彻执行。写作写作-1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次言语精练。言语精练。3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，

34、必要时、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。加理论说明。4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。约束作用。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象44会后工作会后工作会后工作会后工作会议纪要格式会议纪要格式会议纪要格式会议纪要格式列列为为法法定定公公文文，版版面面编编排排由由版版头头、本本体体、版版尾尾三三部部分分，可不盖公章。可不盖公章。本体：本体：标题标题-公文式或简式（会议名称公文式或简式（会议名称+纪要）纪要）时间时间-标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间正正文文-概概况况：

35、会会期期、会会址址、主主持持、参参会会、议议题题、结结果果六六要要素素主主体体：具具体体反反映映会会议议的的主主要要情情况况、内内容容与成果。与成果。商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象45会后工作会后工作会后工作会后工作会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要表达方式有：表达方式有：概概述述式式；综综合合原原始始材材料料，围围绕绕议议题题概概述述多多用用小小型型会会议议条条块块式式；规规模模大大，议议题题多多的的会根据不同内容分块表达会根据不同内容分块表达独独立立意意思思，或或分分条条列列项项归归纳纳会会议议内内容容，或或先先块块后条混合使用，层次明确后条混合使用，层次明确记记录录式式：有有重重要要

36、讲讲话话时时用用记记录录方方式式构构成记要主体成记要主体商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象46会后工作会后工作会后工作会后工作会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要结结尾尾：可可用用简简短短、明明确确、有有力力的的语语句句提提出出要要求求、希望、号召希望、号召签署签署-正文右下方署明主办单位或会议名称正文右下方署明主办单位或会议名称商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象47七、信息管理七、信息管理七、信息管理七、信息管理-国国家家机机构构、社社会会组组织织、个个人人从从事事政政、军军、经经、科科、技技、文文、宗宗等等活活动动中中直直接接形形成成的的对对国国家家、社社会会有保存价值的各种文字、图表、声

37、像记录有保存价值的各种文字、图表、声像记录（行行政政管管理理类类、经经营营管管理理类类、科科研研类类、工工艺艺技技术术类、法律类、财会金融类、类、法律类、财会金融类、基建设备类、人事类等）基建设备类、人事类等）商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象48信息管理信息管理信息管理信息管理档案特点档案特点-1、社会实践中的原始记录；、社会实践中的原始记录；2、是有条件转化来的文件、是有条件转化来的文件3、来源广泛、内容丰富、形式多样来源广泛、内容丰富、形式多样档案作用档案作用-1、凭证作用；、凭证作用；2、参考及情报作用、参考及情报作用商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象49信息管理信息管理信息管理信

38、息管理档案业务档案业务档案业务档案业务6 6个环节个环节个环节个环节1、收集工作收集工作-获取积累档案的手段，统获取积累档案的手段，统一管理的措施，力求丰富完整高质一管理的措施，力求丰富完整高质2、整理工作整理工作-按一定原则分类、组合、按一定原则分类、组合、排列、编号、编目的有序化过程排列、编号、编目的有序化过程3、鉴鉴定定工工作作-对对库库存存进进行行鉴鉴别别、挑挑选选、去去粗取精，最佳优化，发挥价值粗取精，最佳优化，发挥价值商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象50档案业务档案业务档案业务档案业务6 6个环节个环节个环节个环节4、保管工作保管工作-采取保护措施，妥善管理采取保护措施，妥善管

39、理延长寿命，加强保密，确保安全延长寿命，加强保密，确保安全5、统计工作统计工作-进行收进、移出、利用数进行收进、移出、利用数量登记、统计和分析，掌握情况量登记、统计和分析，掌握情况6、提供利用提供利用-开发和直接提供档案，为开发和直接提供档案，为事业服务，达到建档根本目的事业服务，达到建档根本目的商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象51信息管理信息管理信息管理信息管理分类分类分类分类按按字字母母排排列列-以以英英文文姓姓氏氏顺顺序序排排，同同姓姓再再按按名名的首字，中文按拼音的首字，中文按拼音如客户名单李如客户名单李L在前，张在前，张Z在后在后按按主主题题内内容容-同同类类内内容容的的文文件件

40、归归在在一一起起，建建立立一个易区分的主题一个易区分的主题如建立供应类文件和销售类文件不同主题如建立供应类文件和销售类文件不同主题按按形形成成时时间间-文文件件形形成成时时间间年年、月月、日日的的先先后后，看发展变化看发展变化如将财务发票本按年、月分类如将财务发票本按年、月分类商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象52信息管理信息管理信息管理信息管理分类分类分类分类按按地地区区范范围围-业业务务活活动动以以地地区区更更显显重重要要和和方方便便时，确定地区名时，确定地区名如西北分公司、东北分公司如西北分公司、东北分公司按按数数字字规规律律-按按规规律律用用数数字字给给文文件件编编号号归归档档，便于

41、增添和查找便于增添和查找如人事档案的编号，病历，微机管理如人事档案的编号，病历，微机管理商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象53信息管理信息管理信息管理信息管理分类分类分类分类按按档档案案来来源源-保保持持文文件件形形成成的的来来源源地地的的清清晰晰，不随意拆散、搬家不随意拆散、搬家如市办公厅文件、市经贸委文件如市办公厅文件、市经贸委文件按载体形式按载体形式-根据档案载体的不同而分类根据档案载体的不同而分类如纸质类，音像类，电子类，缩微胶卷如纸质类，音像类，电子类，缩微胶卷综合应用各类综合应用各类，如先时间，后主题，再地区，如先时间，后主题，再地区商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象54七、人

42、际交往七、人际交往七、人际交往七、人际交往人际关系人际关系气质类型气质类型约哈里窗户约哈里窗户与同事相处与同事相处与上司相处与上司相处商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象55人际关系人际关系人际关系人际关系人际关系是指人际关系是指在社会活动中，人们相互间所结在社会活动中，人们相互间所结成的各种关系，也可以说是反映人与人之间心成的各种关系，也可以说是反映人与人之间心理上的距离。理上的距离。人际关系图人际关系图我我主管主管朋友朋友同事同事家人家人客户客户供应商供应商商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象56促进人际吸引的形式促进人际吸引的形式促进人际吸引的形式促进人际吸引的形式接近性吸引接近性吸引空

43、间距离近，见面机会多空间距离近，见面机会多相似性吸引相似性吸引处事态度相似，感情融合处事态度相似，感情融合互补性吸引互补性吸引满足需要，我无换他有满足需要，我无换他有报答性吸引报答性吸引他对你好，报之以琼瑶他对你好，报之以琼瑶仪表性吸引仪表性吸引仪表诱人，第一印象好仪表诱人，第一印象好商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象57气质类型图气质类型图气质类型图气质类型图过敏内向外向稳定抑郁质抑郁质（弱型）（弱型）胆汁质胆汁质（不可抑制型）（不可抑制型）粘液质粘液质（安静型）（安静型）多血质多血质（活泼型）（活泼型）商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象58约哈里窗户图约哈里窗户图约哈里窗户图约哈里窗户

44、图商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象59情商图情商图情商图情商图情商EQ智商IQ怀才不遇型怀才不遇型春风得意型春风得意型平庸一生型平庸一生型贵人相助型贵人相助型商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象60与人相处之道与人相处之道与人相处之道与人相处之道尊重他人尊重他人感谢他人的帮助感谢他人的帮助关心他人，提供帮助、配合与支持，表现温情与爱心关心他人，提供帮助、配合与支持，表现温情与爱心不强加于人，体谅他人不强加于人，体谅他人谦虚谨慎，戒骄戒躁谦虚谨慎，戒骄戒躁准确扮演自己的角色准确扮演自己的角色保持沟通与交流保持沟通与交流正确对待他人的成绩正确对待他人的成绩商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象6

45、1 与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价l l每天上班见了同事，你主动问好，表示致意吗？每天上班见了同事，你主动问好，表示致意吗？l l你能细心察觉同事的情感变化，主动询问表示关你能细心察觉同事的情感变化，主动询问表示关切吗？切吗？l l在与同事共同工作时，你采取：齐心协力、漫不在与同事共同工作时，你采取：齐心协力、漫不精心、推委、拆台？精心、推委、拆台？l l同事遇到困难，你是：热心帮助、表面应付、不同事遇到困难，你是：热心帮助、表面应付、不闻不问？闻不问？l l遇到难以分清的工作，你是主动去做，还是推给遇到难以分清的工作，你是主动去做，还是推给别

46、人？别人？商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象62与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价l l当你需要同事的帮助，你能礼貌的提出请求吗？当你需要同事的帮助，你能礼貌的提出请求吗？l l你认为同事帮助你是应该的，而不需要感谢吗？你认为同事帮助你是应该的，而不需要感谢吗？l l同事外出，有访客找他，你能代同事热情接待和同事外出，有访客找他，你能代同事热情接待和处理事由吗？处理事由吗？l l同事外出，有电话找他，你是怎样接应电话的？同事外出，有电话找他，你是怎样接应电话的？l l当你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮当你了解工作中的信息，你在同事面前是神

47、秘兮兮，还是共同分享？兮，还是共同分享？l l你怎样给同事留言和写备忘条？你怎样给同事留言和写备忘条？商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象63与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价l l当你取得一些成绩时，你会在同事面前流露、当你取得一些成绩时，你会在同事面前流露、炫耀，甚至吹嘘吗？炫耀，甚至吹嘘吗？l l对待同事的缺点或毛病，你是看笑话、夸大对待同事的缺点或毛病，你是看笑话、夸大喧扬，还是真诚帮助？喧扬，还是真诚帮助？l l看到同事取得成绩或上司表扬，你是祝贺、看到同事取得成绩或上司表扬，你是祝贺、无无所谓，还是有些嫉妒？所谓，还是有些嫉妒？l l工

48、作中，你能与同事相互切磋、共同商量、工作中，你能与同事相互切磋、共同商量、交交流体会吗？流体会吗？商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象64与上司相处之道（一）与上司相处之道（一）与上司相处之道（一）与上司相处之道（一）尊重上司：尊重上司：上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人上司承担的责任比你大，向家中长子，既要完成上司承担的责任比你大，向家中长子，既要完成父母交给的任务又要管理好弟妹，实属不易父母交给的任务又要管理好弟妹，实属不易1、了解上司工作职责、侧重点，了解性格、爱好、了解上司工作职责、侧重点，了解性格、爱好、习惯，调整自己适应他习惯，调整自己

49、适应他2、体谅上司苦衷，他们担子更重、工作更艰巨、竞争、体谅上司苦衷，他们担子更重、工作更艰巨、竞争更激烈，也有难与苦更激烈，也有难与苦商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象65与上司相处之道（一）与上司相处之道（一）与上司相处之道（一）与上司相处之道（一）3、对上司的期望值要适当，你无论有多大成绩，在、对上司的期望值要适当，你无论有多大成绩，在物质和精神方面不苛求物质和精神方面不苛求4、善为上司保守工作中和私人的秘密，对他忠诚可、善为上司保守工作中和私人的秘密，对他忠诚可靠是必备的素质靠是必备的素质5、适时以适当方式与上司沟通、消除误会，表示敬、适时以适当方式与上司沟通、消除误会，表示敬重，加

50、强感情重，加强感情6、在公众中给上司留足面子，如艺术的拒绝工作、在公众中给上司留足面子，如艺术的拒绝工作、委婉的提出意见委婉的提出意见商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象66与上司相处之道（二）与上司相处之道（二）与上司相处之道（二）与上司相处之道（二）提醒自己：提醒自己：自己是下属，认清角色和地位，上司是指挥，自己是下属，认清角色和地位，上司是指挥，自己干具体事自己干具体事上司常有理，下属被上司斥责是理所应当上司常有理，下属被上司斥责是理所应当1、服从上司，按上司指示办事，不自作主张服从上司，按上司指示办事，不自作主张2、自觉有效地工作，不靠上司监督催促，主动汇自觉有效地工作，不靠上司监督催