电子表格使用技巧课件.pptx

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1、1（4 4）填充条纹填充条纹 如如果果想想在在工工作作簿簿中中加加入入漂漂亮亮的的横横条条纹纹，可可以以利利用用对对齐齐方方式式中中的的填填充充功功能能。先先在在一一单单元元格格内内填填入入“*”或或“”等等符符号号，然然后后单单击击此此单单元元格格，向向右右拖拖动动鼠鼠标标，选选中中横横向向若若干干单单元元格格，单单击击“格格式式”菜菜单单，选选中中“单单元元格格”命命令令，在在弹弹出出的的“单单元元格格格格式式”菜菜单单中中，选选择择“对对齐齐”选选项项卡卡，在在水水平平对对齐齐下下拉拉列列表表中选中选 择择“填充填充”，单击，单击“确定确定”按钮按钮一、电子表格技巧一、电子表格技巧第1页

2、/共58页2（5 5）多张工作表中输入相同的内容多张工作表中输入相同的内容 几几个个工工作作表表中中同同一一位位置置填填入入同同一一数数据据时时，可可以以选选中中一一张张工工作作表表，然然 后后 按按 住住 CtrlCtrl键键，再再 单单 击击 窗窗 口口 左左 下下 角角 的的 Sheet1Sheet1、Sheet2.Sheet2.来来直直接接选选择择需需要要输输入入相相同同内内容容的的多多个个工工作作表表，接接着着在在其其中中的的任任意意一一个个工工作作表表中中输输入入这这些些相相同同的的数数据据，此此时时这这些些数数据据会会自自动动出出现现在在选选中中的的其其 它它工工作作表表之之中中

3、。输输入入完完毕毕之之后后，再再次次按按下下键键盘盘上上的的CtrlCtrl键键，然然后后使使用用鼠鼠标标左左键键单单击击所所选选择择的的多多个个工工作作表表，解解除除这这些些工工作作表表的的联联系系，否否则则在在一一张张表表单单中中输输入入的的数数据据 会会接接着着出现在选中的其它工作表内。出现在选中的其它工作表内。一、电子表格技巧一、电子表格技巧第2页/共58页3一、电子表格技巧一、电子表格技巧（6 6）不连续单元格填充同一数据不连续单元格填充同一数据 选选中中一一个个单单元元格格，按按住住CtrlCtrl键键，用用鼠鼠标标单单击击其其他他单单元元格格，就就将将这这些些单单元元格格全全部部

4、都都选选中中了了。在在编编辑辑区区中中输输入入数数据据，然然后后按按住住CtrlCtrl键键，同同时时敲敲一一下下回回车车，在在所所有有选选中中的的单单元元格格中中都都出出现现了了这这一一数据。数据。（7 7）在单元格中显示公式在单元格中显示公式 如如果果工工作作表表中中的的数数据据多多数数是是由由公公式式生生成成的的，想想要要快快速速知知道道每每个个单单元元格格中中的的公公式式形形式式，以以便便编编辑辑修修改改，可可以以这这样样做做：用用鼠鼠标标左左键键单单击击“工工具具”菜菜单单，选选取取“选选项项”命命令令，出出现现“选选项项”对对话话框框，单单击击“视视图图”选选项项卡卡，接接着着设设

5、置置“窗窗口口选选项项”栏栏下下的的“公公式式”项项有有效效，单单击击“确确定定”按按钮钮。这这时时每每个个单单 元元格格中中的的分分工工就就显显示示出出来来了了。如如果果想想恢恢复复公公式式计计算算结结果果的的显显示示，就就再再设设置置“窗窗口口选选项项”栏栏下的下的“公式公式”项失效即可。项失效即可。第3页/共58页4（8 8）快速清除单元格的内容快速清除单元格的内容 如如果果要要删删除除内内容容的的单单元元格格中中的的内内容容和和它它的的格格式式和和批批注注，就就不不能能简简单单地地应应用用选选定定该该单单元元格格，然然后后按按DeleteDelete键键的的方方法法了了。要要彻彻底底清

6、清除除单单元元 格格,可可用用以以下下方方法法：选选定定想想要要清清除除的的单单元元格格或或单单元元格格范范围围；单单击击“编编辑辑”菜菜单单中中“清清除除”项项中中的的“全全部部”命命令令，这这些些单单元格就恢复了本来面目。元格就恢复了本来面目。一、电子表格技巧一、电子表格技巧第4页/共58页52 2、单元格内容的合并、单元格内容的合并 根根据据需需要要，有有时时想想把把B B列列与与C C列列的的内内容容进进行行合合并并，如如果果列列数数较较少少，可可以以直直接接用用“剪剪切切”和和“粘粘贴贴”来来完完成成操操作作，但但如如果果有有几几万列，就不能这样办了。万列，就不能这样办了。解决办法是

7、：解决办法是：1 1、在在C C列列后后插插入入一一个个空空列列（如如果果D D列列没没有有内内容容，就就直直接接在在D D列列操操作作），在在1 1中中输输入入“=B1&C1=B1&C1”，D1D1列列的的内内容容 就就是是B B、C C两两列列的的和和了了。选选中中D1D1单单元元格格，用用鼠鼠标标指指向向单单元元格格右右下下角角的的小小方方块块“”，当当光光标标变变成成 后后，按按住住鼠鼠标标拖拖动动光光标标向向下下拖拖到到要要合合并并的的结结尾尾行行处处，就就完完成成 了了B B列列和和C C列列的的合合并并。这这时时先先不不要要忙忙着着把把B B列列和和C C列列删删除除，先先要要把

8、把D D列列的的结结果果复复制制一一下下，再再用用“选选择择性性粘粘贴贴”命命令令，将将数数据粘贴到一个空列上。这时再删掉据粘贴到一个空列上。这时再删掉B B、C C、D D列的数据。列的数据。一、电子表格技巧一、电子表格技巧第5页/共58页62 2、单元格内容的合并、单元格内容的合并 下下面面是是一一个个“&”实实际际应应用用的的例例子子。用用AutoCADAutoCAD绘绘图图时时，有有人人喜喜欢欢在在EXCELEXCEL中中存存储储坐坐标标点点，在在绘绘制制曲曲线线时时调调用用这这些些参参 数数。存存放放数数据据格格式式为为“x x，y y”的的形形式式，首首先先在在ExcelExcel

9、中中输输入入坐坐标标值值，将将x x坐坐标标值值放放入入A A列列，y y坐坐标标值值放放入入到到B B列列，然然后后利利用用“&”将将A A列列和和B B列列合合并并 成成C C列列，在在C1C1中中输输入入：=A1&=A1&“，”&B1&B1，此此时时C1C1中中的的数数据据形形式式就就符符合合要要求求了了，再再用用鼠鼠标标向向下下拖拖动动C1C1单元格，完成对单元格，完成对A A列和列和B B列的所有列的所有 内容的合并内容的合并一、电子表格技巧一、电子表格技巧第6页/共58页7 利利用用CONCATENATECONCATENATE函函数数，此此函函数数的的作作用用是是将将若若干干文文字

10、字串串合合并并到到一一个个字字串串中中，具具体体操操作作为为 “=CONCATENATE=CONCATENATE（B1,C1B1,C1）”。比比如如，假假设设在在某某一一河河流流生生态态调调查查工工作作表表中中，A1A1包包含含“物物种种”、B1B1包包含含“河河鳟鳟鱼鱼”，C1C1包包含含总总数数4545，那那么么：输输入入“=CONCATENATE=CONCATENATE（”本本次次河河流流生生态态调调查查结结果果：“，A1A1，”“，B1B1，”为为“，C1C1，”条条/公公里里。“）”计计算算结结果果为为：本本次次河河流流生生态态调调查查结结果果：河河鳟鳟鱼鱼物物种种为为4545条条/

11、公里。公里。2、单元格内容的合并一、电子表格技巧一、电子表格技巧第7页/共58页83 3、条件显示、条件显示 我们知道，利用我们知道，利用IfIf函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入统计学生成绩时，希望输入6060以下的分数时，能显示为以下的分数时，能显示为 “不及格不及格”；输入；输入6060以上的分以上的分数时，显示为数时，显示为“及格及格”。这样的效果，利用。这样的效果，利用IFIF函数可以很方便地实现。函数可以很方便地实现。假设成绩在假设成绩在A2A2单元格中，判断结果在单元格中，判断结果在

12、A3A3单元格中。那么在单元格中。那么在A3A3单元格中输入公式：单元格中输入公式：=if=if（A260A260，“不不及格及格”，“及格及格”）同时，在同时，在IFIF函数中还可以嵌套函数中还可以嵌套IFIF函数或其它函数。函数或其它函数。例如：例如：一、电子表格技巧一、电子表格技巧第8页/共58页9 如如果果输输入入：=if=if（A260A260，“不不及及格格”，ifif（A2=90A2=90，“及及格格”，“优秀优秀”）就把成绩分成了三个等级。就把成绩分成了三个等级。如如果果输输入入=if=if（A260A260，“差差”，ifif（A2=70A2=70，“中中”，ifif（A29

13、0A2（大大于于）、=（大大于于等等于于）、（小小于于）、=（小小于于等等于于）、=（等等于于）、（不不等等于于），如如果果你你觉觉得得这这些些符号不好记，就干脆使用符号不好记，就干脆使用“”或或“=”号来表示。号来表示。自定义格式的通用模型相当于下式：自定义格式的通用模型相当于下式：；00正数格式；正数格式；选项-自定义序列-输入序列-确定 数据数据-排序排序-选项选项-在自定义次序菜单中在自定义次序菜单中选择选择第49页/共58页503 3、高级筛选、高级筛选高级筛选中使用的通用符是高级筛选中使用的通用符是*和和?。条件中的或和且。条件中的或和且。巧用高级筛选功能删除巧用高级筛选功能删除E

14、xcelExcel的重复记录的重复记录 六、利用数据管理与分析工具对 数据进行多项分析 第50页/共58页51Excel中的高级筛选技巧一、筛选含有特定字符的记录 比如我们要查找姓“陈”的所有员工记录 二、筛选空白数据现在我们来查找没有职称员工的记录 三、多字段多条件同时满足有时候，需要查找的结果要满足多个条件，比如查找性别为男性、年龄不低于30岁，职称字段中含有“工程师”关键字的员工记录 四、多字段多条件只需符合其一情况是多变的，如果要查找年龄不低于30岁，职称为“高 级工程师”的员工记录六、利用数据管理与分析工具对 数据进行多项分析 第51页/共58页524 4、合并计算、合并计算按位置进

15、行合并计算按位置进行合并计算 按分类进行合并计算六、利用数据管理与分析工具对 数据进行多项分析 第52页/共58页53七、透视表应用 1 1、根据向导建立透视表报告、根据向导建立透视表报告2 2、透视表数据的更新、透视表数据的更新刷新数据刷新数据右键创建列表右键创建列表表选项设置打开时更新表选项设置打开时更新用用VBAVBA编写程序编写程序 第53页/共58页543 3、ExcelExcel数据透视表操作中的常见问题数据透视表操作中的常见问题我总是遇到错误数据数据透视表字段名无效问题：问题：创建数据透视表时，出现以下错误信息：数据透视表字段名创建数据透视表时，出现以下错误信息：数据透视表字段名

16、无效。在创建透视表时，必须使用组合为带有标志列列表的无效。在创建透视表时，必须使用组合为带有标志列列表的数据如果要更改数据透视表字段的名称，必须健入字段的数据如果要更改数据透视表字段的名称，必须健入字段的新名称。新名称。解决方法：解决方法：该信息表示数据源中的一个或多个列没有标题名称。要修正该信息表示数据源中的一个或多个列没有标题名称。要修正该问题，找到用来创建数据透视表的数据集，确保所有的列该问题，找到用来创建数据透视表的数据集，确保所有的列都有一个标题名。都有一个标题名。七、透视表应用七、透视表应用 第54页/共58页55我的数据透视表总是使用计数而不使用求和问题：在数据源中有一个包含数字

17、的列。并且格式为真正的数字,可以求和。但是，在每次试图将其添加到数据透视表时，Excel总是会自动对字段使用计数，而不是求和。因此只能手动将计算方法更改为求和。解决方法：如果在源数据列存在任何文本值，Excel都会自动对该列的数据字段应用计数。类似的，即使有一个空单元格也会导致Excel应用计数。很有可能在源数据列中包含文本值或空白单元格。要解决该问题，只需从源数据列中删除文本值或空白单元格，然后刷新数据透视表。七、透视表应用七、透视表应用七、透视表应用七、透视表应用 第55页/共58页56我的透视表将同一个数据项显示两次问题：数据透视表将同一个数据项显示两次，并将每个数据项当作一个单独的实体。比如实例中的甲出现了两次，这是不对的，如果这两个数据相同，那么他们应该合并为一个结果，而不是两个。解决方法：大多数情况下是数据输入的不规范，查看数据源是否有不可见的字符或者空格，或者数据类型不统一的问题（文本型的数字或日期）。七、透视表应用七、透视表应用 第56页/共58页57八、综合实例八、综合实例第57页/共58页58感谢观看！第58页/共58页