高效时间及日程管理.ppt

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1、高效时间及日程管理 课程主要内容n时间管理概述n高效时间管理n策略性的目标设定n设定优先顺序n规划与组织n时间管理工具n消除时间杀手n高效日程管理n如何为领导制定日程表n昨天是一张已被注销的支票n明天是一张尚未到期的本票n今天则是随时可运用的现金。请善用它！高效时间管理的心灵革命 n心理建设n时间=金钱=生活n目标导向的成就感 时间管理哲学 n要有远大的眼光，作长期计划；n培养个人的特质，马上行动并在行动中自我操练；n学习微视，以每分钟来衡量时间；n学习如何说“不”；n要记住时间等于金钱；n要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事；n完成较高价值的工作；n时间管理是一生的技巧；n以

2、榜样去引导您的部属；n平衡与适度：放轻松、要休假和运动；时间管理定律 n墨非定律 n崔西定律 策略性的目标设定 n立定标靶、全力以赴 n一般人不愿为自己设定目标的三个原因 n目标设定原则 n耶鲁大学的目标设定七个步骤 n立定标靶的四个步骤 n策略性的目标设定 设定优先顺序 n时间应如何利用才最有价值？一个重要的观念是要做对及重要的事情，而不是只把事情做对！区分轻重缓急n我需要做什么？n什么能给公司和我最高回报？n什么能给我最大的满足感？规划与组织n桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次 n文件处理流程 n几点技巧 n持续工作 n花1分钟时间规划 n有组织的档案系统 n列出工作清单 n善用

3、百分之三十定律 n锁定计划将工作完成 时间管理工具之一 n时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划 计划管理计划管理 时间管理工具之二 一二三四紧急重要高低高第二象限法消除时间杀手n电话干扰 n开会 n不速之客 n救火 n拖延的习惯 n犹豫不决 n个人组织能力不佳 n缺乏目标 n缺乏优先等级 n缺乏完成期限 n授权能力不佳 n权力或责任界定不清 n缺乏所需资源 克服拖延的习惯 n要有良好的组织 n从重要的事情开始工作 n建立一个报酬时间表 n培养紧急的意识 n以快节奏工作 n一旦开始，不要停止n订出一段特定的时间工作 n从最糟的事情开始 n详细的计划 n不可找借口 n设定截止期限 有效沟

4、通 n工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上,在世界上最浪费时间的就是不良的人际关系 n不良授权是浪费时间的主要因素 其他利用时间的技巧 n做好协调，工作分流 n在处理重要而耗时的事务中感到厌倦时，改而处理其他杂务n不浪费零碎时间 n采取比较简单的生活方式 n尽量减少不必要的对外应酬 n充分运用上下班的搭车时间 日程管理 n日程管理的正确的意义是如何面对时间的流动而进行自我管理，其所持的态度是将过去做为现在改善的参考，把未来做为现在努力的方向，而好好把握现在，立刻运用正确的方法做正确的事。日程管理原则日程管理原则4040条条 n平等分配 n错误的感觉 n时间分析之必要 n预料 n计划 n每日

5、计划 n目标 n优先次序 n最后时限 n集中 n效能与效率 n活动与效果 n最佳效果n不切实际的时间预算 n实现的可能性 n紧急任务专制 n危机管理（反应过度）n选择忽略（有限反应）n机动性 n问题分析 n选择余地 n犹豫不决 n拖延 n完整的下属工作 n授权（决策层次）n上交问题 n例行公事（琐碎事务）n合并 n反馈 n例外管理n中断控制 n计划躲避 n可见性 n明晰 n简洁 n习惯 n工作膨胀（帕金森定律）n实施和连续 n接受 n管理上的需要 如何为领导制定日程表 n原则：张弛有道 n在安排工作日程时，不能只顾工作的效率，还必须考虑领导本身对工作的承受能力，所以要讲究张弛之道。长期计划与短期计划 n领导的日程安排可分为年度计划、当月计划、本周计划以及每天计划等形式。计划是安排得越细越好还是越粗越好?这主要是根据领导的实际需要而定。n适当保密 n多人日程表 n事先同意 制定日程表的方法 n时间上留有充分的余地 n提高效率 n内外兼顾 日程安排的变更和调整 n留出富余时间n加强与领导的密切联系 n密切相关人员与秘书们的联络 n载人日程表的计划事项解约时，立即与领导联系，安排其他日程 n事先要准备各有关人员联络地点的一览表 怎样为领导节约时间 n约请他人 n接受约请 n通过邮寄的请柬 按既定计划办事 n灵活掌握 n情况发生变化 THE END感谢关注！感谢关注！