OFFICE应用交流.ppt

《OFFICE应用交流.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《OFFICE应用交流.ppt（43页珍藏版）》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、Microsoft Office应用交流应用交流之之EXCEL东风汽车公司 李建华2008年6月1/5/20231概述概述1/5/20232办公软件的功能办公软件的功能lMicrosoft Office办公软件是微软公司（Microsoft）开发的一套完整的、功能强大的软件。Access，数据库软件。如客户管理。Excel，电子表格，用于数据处理。Outlook，电子邮件的收发与管理。PowerPoint，演示文稿。Word，文字处理。用于编写报告、简历、传真等。Picture Manager，图片管理软件，用于图片裁剪、色彩调整、亮度和对比度调整。1/5/20233常用的几个办公软件常用的几

2、个办公软件l常用的办公软件有：软件名称软件名称作用作用主要特点主要特点应用举例应用举例Excel电子表格电子表格强大的数据计算功能和分强大的数据计算功能和分析图线绘制析图线绘制数据统计表格，图表、数据统计表格，图表、曲线曲线PowerPoint演示文稿演示文稿图文并茂，生动活泼图文并茂，生动活泼宣传、推介材料宣传、推介材料Word 文字处理文字处理文字处理功能强大文字处理功能强大报告，信函，传真等报告，信函，传真等1/5/20234Microsoft Office Excel的应用的应用以Excel 2003为例1/5/20235目录目录l术语工作簿、工作表与单元格行标、列标与单元格地址公式编

3、辑栏与填充柄l单元格格式设置单元格数据类型条件格式l公式输入与函数的一般格式l常用函数和SUM()平均值AVERAGE()最大值MAX（）和最小值MIN()计数COUNT()、COUNTA()和条件计数COUNTIF()排序RANK()条件函数IF()日 期 与 日 期 函 数 TODAY()，NOW()l函数输入与帮助函数的种类函数的种类l复制公式单元格地址的相对引用与绝对引用选择性粘贴l排序与筛选l常用图表柱状图折线图饼图XY散点图l其它条件格式单变量求解工作表保护每页都打印标头冻结窗格在单元格中换行在多个单元格中输入相同数据1/5/20236术语：术语：工作簿、工作表与单元格工作簿、工作

4、表与单元格l一一个个EXCEL文文件件就就是是一一个个“工工作作簿簿”，一一个个工工作作簿簿可可以以有有多多个个“工工作作表表”。工作表由。工作表由“单元格单元格”组成。组成。l“工工作作簿簿”就就像像一一个个“账账簿簿”，这这个个账账簿簿里里的的每每一一页页就就是是一一个个“工工作作表表”。工作表标签工作表1工作表2工作表2单元格1/5/20237术语：术语：行标、列标与单元格地址行标、列标与单元格地址l行标：行标：1、2、3、4、65536。最多。最多65536（即（即216）行）行l列列标标：A、B、C、Z、AA、AB、AC、AZ、BA、BB、BC、IV。最多。最多256（即（即28）列

5、）列l单元格地址：单元格地址：“列标列标”“行标行标”，列标在前。，列标在前。行标列标选定的单元格在这里显示选定单元格的“地址”1/5/20238术语：术语：公式编辑栏与填充柄公式编辑栏与填充柄公式编辑栏填充柄1/5/20239单元格的格式单元格的格式l选中要设格式的单元格并右击鼠标选中要设格式的单元格并右击鼠标“设置单元格格式设置单元格格式”。l单元格的数据类型：单元格的数据类型：常规：自动识别。为默认类型常规：自动识别。为默认类型数值数值货币货币 输入身份证号码或电话号码时，若单元格为默认数据类型（“常规”）或“数值”类型，计算机会按数值处理，往往得不到理想的效果。输入时，在号码前面加一个

6、单引号“”，计算机则会把输入的数字按“文本”处理。当然，可以事先把单元格格式设置为“文本”类型。1/5/202310公式输入与函数的一般格式（公式输入与函数的一般格式（1）l输入公式必须以输入公式必须以“=”开始。开始。l函数的一般格式：函数的一般格式：函数名（参数或数据列表）如如sum(A1:C5)l由冒号由冒号“：”和逗号和逗号“，”表示数据列表表示数据列表“单元格1：单元格2”表示以单元格1和单元格2为对角线的矩形范围的所有单元格。如D2:F5，表示D2、D3、D4、D5、E2、E3、E4、E5、F2、F3、F4和F5，共12个单元格。“单元格1，单元格2，单元格3”表示单元格1、单元格

7、2和单元格3，共3个单元格。D2:F51/5/202311公式输入与函数的一般格式（公式输入与函数的一般格式（2）冒号“：”和逗号“，”可混合使用。l数据列表中，可以包含：单元格函数常数例：SUM(A1:F4,5.6,AVERAGE(C3:C5),H5)1/5/202312关于函数关于函数lExcel中所提的函数其实是一些预定义的公式。就类型来说，参数可以是数字、文本、形如TRUE或FALSE的逻辑值、数组、单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数，还可以是数组、单元格引用等。单元格引用：用于表示单元格在工作表所处位置的坐标值。例如，显示在第 B 列和第 3

8、行交叉处的单元格，其引用形式为“B3”。常量：常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值，或由名称所代表的数字或文本值。例如，日期 10/9/96、数字 210 和文本Quarterly Earnings都是常量。公式或由公式得出的数值都不是常量。l函数的参数可以是函数，说明一个函数可以是另一个函数的参数。这就是嵌套函数的含义。函数的一般格式：函数的一般格式：函数名（参数或数据列表）例：SUM(A1:F4,5.6,AVERAGE(C3:C5),H5)1/5/202313常用函数：常用函数：求和求和l求和函数：SUM（数据列表）自动求和的快捷钮例11/5/202314常用函数：常用函数：平均值

9、、最大值和最小值平均值、最大值和最小值l平均值AVERAGE（数据列表）求指定范围内单元格的算术平均值l最大值MAX（数据列表）求指定范围内单元格的最大值l最小值MIN（数据列表）求指定范围内单元格的最小值例11/5/202315常用函数：常用函数：计数值计数值l计数COUNT（数据列表）计算包含数值数值数值数值的单元格和参数列表中的数值数值数值数值个数l计数COUNTA（数据列表）计算参数列表所包含的数值数值数值数值个数和非空单元格非空单元格非空单元格非空单元格的数目l条件计数COUNTIF（范围，条件）计算某个区域中满足给定条件满足给定条件满足给定条件满足给定条件的单元格数目“条件”为确定

10、哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为32、“32”、“32”或“apples”。例：COUNTIF(B2:B5,“55”)，表示计算B2到B5范围内值大于 55 的单元格个数。例11/5/202316常用函数：常用函数：排位排位l排位函数排位函数RANK(数值，数据范围，排序方式数值，数据范围，排序方式)数值：要排位的数值。可以直接是个数值，也可以是一个单元格地址（取单元格里的数）数据范围：排位的基准。排序方式：0 或省略，按降序进行排位；不为零，按升序进行排位。l举举例例：RANK(I3,I3:I18,0)得得到到I3单单元元格格在在I3到到I1

11、8（共共18个个）中中排排位位，而而且且是是按按降序排位（最大为第一）。降序排位（最大为第一）。J3单元格输入公式：RANK(I3,I3:I18,0)表示I3单元格的数473，在I3到I18(473，484，480，共18数）中，按降序的排位数。计算结果为11，说明473在这一组数中排第11位。同理，J15单元格应输入公式：RANK(I15,I3:I18,0)注意，排位基准I3:I18不能变。例11/5/202317常用函数：常用函数：条件函数（条件函数（条件函数（条件函数（1 1）l它的语法为它的语法为IF(条件条件,条件为真时的值条件为真时的值,条件为假时的值条件为假时的值)。对于“条件“

12、而言，可以是任意值或表达式。数值或表达式的计算结果不等于0为“真“，等于0为“假“SUM(C2:C8)则以C2到C8的和为条件。和不等于0为“真“，等于0为“假“C2B2 则以C2是否大于B2为条件。C2B2本身就是一个表达式，若C2大于B2的关系成立，则表达式的结果为“1”（10，即为“真“），若C2大于B2的关系不成立，则表达式的结果为“0”，即为“假“。这样的符号还有：等于“”，不等于“，大于”“，小于“=“，小于等于（不大于）“2,OR(0,NOT(9),810),SUM(2,3,9,-15,1)。大家有兴趣的话，可以计算一下结果。条件函数用处很大，只要能掌握条件的表达式的编写，用起来

13、就很自如了。条件为真时的值条件假假真真条件为假时的值1/5/202318常用函数：常用函数：条件函数（条件函数（条件函数（条件函数（2 2）条件函数可以套用。如IF(A290,”优秀”,IF(A280,”良好”,IF(A260,”及格”,”不及格”)，“翻译“一下就是：A290吗？是的，即为”优秀”。否则，再进一步看A280吗？是的，即为”良好”。否则，再进一步看A260吗？是的，即为,”及格”，否则，为”不及格”用流程图表示IF(A290,”优秀”,IF(A280,”良好”,IF(A260,”及格”,”不及格”)A280?A260?A290?结果：优秀结果：良好结果：及格结果：不及格是是否否

14、否否否否是是是是例2A290?结果：良好否否是是1/5/202319常用函数：常用函数：条件函数（条件函数（条件函数（条件函数（3 3）l练习练习2:求个人所得税：应税收入求个人所得税：应税收入A=税前收入税前收入1600A0、500，税率，税率5税税=A5%A500、1500，税率，税率10税税=A10%-25A1500、4000，税率，税率15税税=A15%-100A4000、20000，税率，税率20税税=A20%-300A20000，税率，税率25税税=A25%-1300学生成绩分类学生成绩分类成绩成绩90，优秀，优秀成绩成绩80、90，良好，良好成绩成绩70、80，较好，较好成绩成绩

15、60、70，及格，及格成绩成绩0，两个不相等的实根；，两个不相等的实根；=0，两个相等的实根；，两个相等的实根；0，两个不相等的虚根。，两个不相等的虚根。仅为练习，数据可能与税法不同例21/5/202320常用函数：常用函数：日期与日期函数日期与日期函数lTODAY()得到今天的日期。放日期的单元格的得到今天的日期。放日期的单元格的数字类型要注意。数字类型要注意。“格式”“单元格”“数字”分类中选“日期”若单元格使用了“数值”类型，日期则显示一个整数。这个数等于基准日期到“今天”的总天数lNOW()得到当前时间（和日期）。单元格的数得到当前时间（和日期）。单元格的数字类型要注意。字类型要注意。

16、“格式”“单元格”“数字”分类中选“时间”若单元格使用了“数值”类型，则显示一个小数。这个小数的整数部分等于基准日期到“今天”的总天数，小数部分为时间转换为“日”的小数。见下表实例：2007-12-5 12:272007-12-5 12:2739421.51876331 39421.51876331 日期序列数基准有两个：1900年日期系统（1900年1月1日为1，但1900年2月误为29天）；1904年日期系统（1904年1月1日为0）。更改日期序列数基准：“工具”“选项”“重新计算”常用函数：常用函数：日期与日期函数日期与日期函数练习02_51/5/202321函数的输入与帮助函数的输入与

17、帮助Excel的函数相当多，我们仅介绍几种比较常用的函数使用方法，其他更多的函数您可以从Excel的帮助功能中了解更详细的资讯。选定单元格输入等号单击下拉箭头在常用函数中选。若没有单击其他函数其他函数对话框选函数类型选函数该函数的简单说明单击可以查看该函数的详细帮助1/5/202322复制公式：复制公式：单元格地址的相对引用与绝对引用单元格地址的相对引用与绝对引用单元格地址的相对引用与绝对引用单元格地址的相对引用与绝对引用l单元格的地址有相对地址和绝对地址两类，用“$”表示绝对地址，可以用“F4”功能键切换。l在Excel中，计算时经常要用到单元格地址，尤其是地址的相对引用和绝对引用，技巧性较

18、强，也容易出错，请多实践。l相对地址和绝对地址有如下几种情况：行和列均相对引用。如D9行和列均绝对引用。如$D$9行绝对和列相对引用。如D$9行相对和列绝对引用。如$D91/5/202323复制公式：复制公式：单元格地址的相对引用与绝对引用单元格地址的相对引用与绝对引用单元格地址的相对引用与绝对引用单元格地址的相对引用与绝对引用lG5单元格用公式自动计算，在公式中相对引用了F5，绝对引用了G1（$G$1）。对于相对引用的F5，计算机只是记住F5相对与G5的相对位置（同一行、前一列）。把G5的公式复制到别处，公式中的F5就变了（但相对关系不变）。如把G5的公式复制到N10，原公式中的F5就变成M

19、10（与N10在同一行、即第10行，在N10前一列、即M列），保持相同的相对关系。对于绝对引用的G1，无论把G5的公式复制到什么地方，公式中的G!始终不变。l对于混合引用，道理是相同的。每一种商品用同样的折扣率。类似这样的“常数”，我们要绝对引用在G5单元格送入公式“F5*(1-$A$1)”把公式复制到G6，公式自动变成：“F6*(1-$A$1)”例31/5/202324复制公式：复制公式：选择性粘贴选择性粘贴只粘贴公式只粘贴数值只粘贴在粘贴时，可以进行计算。如要给A1：C5共15个单元格的数据都乘以0.89，操作如下：在一个空单元格中键入0.89，并复制该单元格选中A1:C5，并右击选“选择

20、性粘贴”选中“乘”。选择性粘贴时，选转置，则粘贴是行变成列、列变成行。1/5/202325排序排序l选定要排序的区域“数据”菜单“排序”1/5/202326排序排序l按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为：数字，顺序是从小数到大数、从负数到正数。文字和包含数字的文字，其顺序是：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）！”#$%&()*+,-./:;?_|A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 逻辑值，False在True之前。错误值，所有的错误值都是相等的。空白单元格（不是空格）单元格总是排在最后。l递减排序的顺序与递增顺

21、序恰好相反，但空白单元格将排在最后。l日期、时间和汉字也当文字处理，是根据它们内部表示的基础值排序。1/5/202327筛选筛选l筛选是个很有用的功能。l进入方式：选中标题行“数据”菜单“筛选”1/5/202328常用图表常用图表选定绘图的“源数据”点击“图表向导”钮选定图表类型点击“下一步”。例51/5/202329图表上插入图表上插入“趋势线趋势线”例5右击要加“趋势线”的曲线“添加趋势线”根据曲线的走势，选定趋势线的“类型”打开”选项“，选择是否显示公式、R值等”确定“R值是趋势线与源曲线的相关系数。R在01之间。R=1相关性最好（即趋势线与源曲线重合）1/5/202330条件格式条件格

22、式选定要设置条件格式的单元格（或区域）“格式”“条件格式(D)“设置条件格式 设置条件 单击”格式“设置条件满足时的格式条件格式1条件格式2单击”添加“可以增加条件格式3例61/5/202331条件格式条件格式利用单元格数值利用单元格数值条件格式1：当”单元格数值“”大于等于“”100“时，按“黑框、黄底、红字”显示条件格式2：当”单元格数值”“介于“”90“和”100“之间时，按“黄框、灰底、蓝字”显示例61/5/202332条件格式条件格式利用单元格数值利用单元格数值未设条件格式已设条件格式例61/5/202333条件格式条件格式利用公式（举例）利用公式（举例）l如图所示，在同一门功课中，

23、如果有相同分数（出现重复数据），就用红色字、黄色底显示。此练习可用于选号中。若后来的人选的号码（输入单元格），与前面的人选定的号码重复，电脑会立即突出显示。例71/5/202334条件格式条件格式利用公式（举例）利用公式（举例）l总思路：先设定D3单元格的“条件格式”选定D3，右击，“复制”选定D3:H18“选择性粘贴”“格式”“确定”l设置D3单元格的“条件格式”：选中D3“格式”“条件格式”在条件1下选择“公式”。在后面的公式栏输入“=COUNTIF(D:D,D3)1”。此公式的含义是：在整个D列中，数值等于D3的单元格个数1（大于1表示有重复的数）单击“格式”设置格式“确定”1/5/20

24、2335单变量求解单变量求解若已知y=f(x)，给一个x就可以方便地求出y。但是，给定一个Y，求X就复杂了。如y=x3+ln(x)+298sin(x)(x0)，给出x就能求出y。现在要问x为何值时，y等于1000？用单变量求解就可以解决了。例81/5/202336单变量求解单变量求解“工具”“单变量求解”设置“目标单元格”、“目标值”和“可变单元格”“确定”注意：目标单元格（Y）和可变单元格（X）之间要有函数关系。本例中目标单元格在C列，可变单元格在B列。选择时必须在同一行（如C6对应B6，C8对应B8等等）例81/5/202337工作表保护工作表保护l为什么要保护工作表防止输入错误保护“知识

25、产权”l操作步骤单元格格式设定：选定单元格右击，“设置单元格格式”“保护”中设定是否“锁定”和是否“隐藏”。锁定：该工作表在保护情况下，不能修改。隐藏：该工作表在保护情况下，该单元格的公式不可见。“工具”“保护”“保护工作表”出来如图所示对话框。在“允许此工作表的所有用户进行”下面，设置好保护选项，然后，设置取消保护的密码（在取消保护时要用）。不设密码也可以1/5/202338每一页都打印表头每一页都打印表头l“文件”“页面设置”“工作表”标签点击这里会进入工作表选定顶端标题行（或左端标题列）标题行（或标题列）选定后单击这里，返回页面设置界面例41/5/202339冻结窗格冻结窗格l一个工作表

26、可能很多列或很多行，往往需要始终能看到最上面几列或/和最左边几行。操作举例：选中C4单元格“窗口”“冻结窗格”，则C4单元格左边的所有列（A列和B列），以及C4单元格上边的所有行被“冻结”。1/5/202340在单元格中换行在单元格中换行在单元格中需要换行时，按“回车”就会退出该单元格而进入下一单元格。有人就用加空格的方法调整换行。此法在列宽调整后就乱套了。解决方法：在需要换行的位置，按“Alt”“Enter”插入手动换行符。在word中插入手动换行符的方法有所不同。为“Shift”“Enter”插入手动换行符后，虽然形式上另起一行（换行），但并不影响分段（即认为手动换行符前后仍在同一段落内）。1/5/202341在多个单元格中输入相同的数据在多个单元格中输入相同的数据l选定要键入相同数据的单元格（除了用“拖选”可以 选 定 多 个 连 续 的 单 元 格 外，还 可 以 在 按 住“Ctrl”键的同时“跳选”不连续的单元格）键入数据（此时，只在其中一个单元格中有）“Ctrl”“Enter”，所有选定的单元格内输入了相同的数据。1/5/202342谢谢！谢谢！1/5/202343