归档整理.ppt

《归档整理.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《归档整理.ppt（46页珍藏版）》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、归档文件整理省档案局标准化建设处省档案局标准化建设处 王晓源王晓源联系电话：联系电话：05512609790 13966657992归档文件按件整理档文件按件整理一、归档文件一、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。材料。二、归档文件整理二、归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。三、三、“件件”的概念的概念“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为

2、一件，来文与复文可为一件”。(一一)关于文件正本与不同稿本关于文件正本与不同稿本 一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。（二）关于正文与附件关于正文与附件附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件，如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件。（三）关于正文与文件处理单（三）关于正文与文件处理单文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，

3、应与文件作不一件。（四）关于原件与复制件（四）关于原件与复制件如有的文件是传真件、铅笔书写，应复制，复制件应与原件作为一件。（五）关于转发文与被转发文（五）关于转发文与被转发文两者是一个文件的两个部分，前者往往包括贯彻意见和执行要求，后者是具体内容，应作为一件。（六）关于报表、图册、名册（六）关于报表、图册、名册由于内容相对独立完整，一册（本）作为一件。（七）关于来文与复文，去文与复（七）关于来文与复文，去文与复文文从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，根据检索需要，此类文件可以作为一件，也可分别各为一件，具体处理方式由机关自选掌握。这里需要注意的是，“为一件”是指实体装

4、订在一起，编目时也只体现为一条条目。（六）关于报表、图册、名册（六）关于报表、图册、名册由于内容相对独立完整，一册（本）作为一件。（七）关于来文与复文，去文与复（七）关于来文与复文，去文与复文文从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，根据检索需要，此类文件可以作为一件，也可分别各为一件，具体处理方式由机关自选掌握。这里需要注意的是，“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。四、归档文件的分类四、归档文件的分类规则中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方

5、法、制定分类方案、文件归类等具体内容（一）复式分类法与分类方案（一）复式分类法与分类方案1 1、年度、年度-机构机构-保管期限分类法保管期限分类法 2 2、保管期限、保管期限-年度年度-机构分类法机构分类法3 3、机构、机构-年度年度-保管期限分类法保管期限分类法4 4、年度、年度-问题问题-保管期限分类法保管期限分类法5 5、保管期限、保管期限-年度年度-问题分类法问题分类法6 6、问题、问题-年度年度-保管期限分类法保管期限分类法7 7、年度、年度-保管期限分类法保管期限分类法8 8、保管期限、保管期限-年度分类法年度分类法（二）正确判断文件日期（二）正确判断文件日期1、文件有多个时间特征

6、。、文件有多个时间特征。一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如件所属年度。例如19951995年形成的年形成的1996200019962000年工作规划年工作规划，应归入，应归入19951995年度；年度；19971997年形成的年形成的19961996年机关工作总结年机关工作总结

7、，应归入，应归入19971997年；年；19981998年制定，年制定，19991999年生效的法律法规，应归入年生效的法律法规，应归入19981998年年2、跨年度形成的文件。、跨年度形成的文件。机关单位的某些具体职能活动，如召开会机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。分类时也都归入办结年度。3 3、几份文件作为一件时，、几份文件作为一件时，“件件”的日期。的日期。按照按照规则规则规定，不只是单份文件，正规定，不只是单份文件

8、，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定也可作为一件，这时判定“件件”的日期，的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。应以装订时排在前面的文件的日期为准。4 4、文件没有标注日期。、文件没有标注日期。此类情况常见于内部文件（白头文件），此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。以按年度合理归类。五、五、归档文

9、件排列归档文件排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程，其它诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。（一）事由原则（一）事由原则对归档文件的排列，规则强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。（二）排列方法（二）排列方法在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件

10、、统计报表等成套性文件可集中排列。1.同一事由内的排列同一事由内的排列同一事由内归档文件的排列，最简单的方同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间先后顺序，日期在前法是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其它的文件放在对重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。后面。2.不同事由间的排列不同事由间的排列(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列。(2)按事由的重要程度排列。(3)按事由具有的共同属性分别集中排列。规则规则强调指

11、出，强调指出，“会议文件、统计报表等成会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列套性文件可集中排列”。这里的。这里的“成套性成套性”是指是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如一次会议往些事由间则有着较密切的联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的

12、表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列情况也较普遍，因此也宜于集中排列。六、归档文件的编号六、归档文件的编号包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。（一）件号（一）件号件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。以采用以采用“年度年度组织机构组织机构保管期限保管期限”进行分类为例，室编件号应在同一年度进行分类为例，室编件号应在同一年度同一组织机构的一个保管期限内从同一组织机构的一个保管期限内从“1”1”开始逐件流水编号。例如办公室开始逐件流水编号。例如办公室

13、19991999年形年形成永久、长期、短期三个保管期限的归档成永久、长期、短期三个保管期限的归档文件，编号后形成三条流水文件，编号后形成三条流水.（二）编号项目（二）编号项目包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称为编号项目。编号项目分为必备项和选择项。1.必备项目必备项目必备项目包括全宗号、年度、保管期限和必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号。件号。2选择项目选择项目由于分类方法和管理要求的不同，机关档由于分类方法和管理要求的不同，机关档案部门在编号时可能需要设置一些必备项案部门在编号时可能需要设置一些必备项以外的项目，以满足整理工作

14、的需要或细以外的项目，以满足整理工作的需要或细化归档文件管理方式。化归档文件管理方式。规则规则列出的选列出的选择项为机构（问题）项。择项为机构（问题）项。（三）（三）盖章盖章1 1、归档章项目及填写方法、归档章项目及填写方法 归档章的项目设置与编号项目相同，归档章的项目设置与编号项目相同，包括全宗号、年度、保管期限和件号包括全宗号、年度、保管期限和件号等必备项目，以及机构（问题）等选等必备项目，以及机构（问题）等选择项目。择项目。2归档章格式归档章格式规则规则规格为长规格为长45mm45mm，宽，宽16mm16mm，分为均匀的六格。，分为均匀的六格。(全宗号)（年度）（室编件号）页数（机构或问

15、题）（保管期限）（馆编件号）3.3.盖章位置盖章位置 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导批示或收文章等中的空白位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其占用上述位置，可将归档章盖在首页的其它空白位置，但以上端为宜。它空白位置，但以上端为宜。七编目七编目规则规则规定，规定，“归档文件应依据分归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件类方案和室编件号顺序编制归档文件目录目录”，即应按照分类、排列的结果，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的全貌

16、。地揭示归档文件的全貌。（一）归档文件目录的格式件号责任者 文号题名日期页数 备注归档文件目录（二）归档文件目录项目归档文件目录项目1.1.件号件号件号包括室编件号和馆编件号两种。件号包括室编件号和馆编件号两种。2.2.责任者责任者 责任者是指制发文件的组织或个人，责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。即文件的发文机关或署名者。3.3.文号文号文号即文件的发文字号，是由发文机关文号即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成关代字、年度、顺序号组成。4.4.题名题名题名即文件标题。一般情况下文件只有题

17、名即文件标题。一般情况下文件只有一个题名（正题名），填写目录中题一个题名（正题名），填写目录中题名项时应照实抄录。名项时应照实抄录。5.5.日期日期 日期即文件的形成时间。一般文件的形成日期即文件的形成时间。一般文件的形成时间即发文时间（文件的落款时间）。具时间即发文时间（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以体填写日期项时应以8 8位阿拉伯数字标注年、位阿拉伯数字标注年、月、日，如月、日，如19991999年月年月1 1月月1717日，标注为日，标注为1999011719990117。6.6.页数页数页数项填写一件文件的总页数，用于统计页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时以

18、文件中有字迹（指和核对。计算页数时以文件中有字迹（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。为一页，空白页不计。7.7.备注备注备注项用于填写归档文件需要补充和说明备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。移出、销毁等等。八归档文件的装盒八归档文件的装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。项目等工作内容。(一)装盒要求装盒要求1 1、不同形

19、成年度的归档文件不应放入同一、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。档案盒。2 2、不同保管期限的归档文件不应放入同一、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。档案盒。3 3、分机构（问题）时，不同机构（问题）、分机构（问题）时，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。形成的归档文件不应放入同一档案盒。(二二)装盒应注意的问题装盒应注意的问题1 1、应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，、应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。2 2、档案盒

20、只是归档文件的装具，不具备保、档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。管单位的作用。(三三)档案盒格式档案盒格式1 1、档案盒的规格、档案盒的规格 档案盒外形尺寸为长档案盒外形尺寸为长310mm310mm、宽、宽220mm220mm的长的长方体，厚度一般为方体，厚度一般为20mm20mm、30mm30mm、40mm40mm，也，也可以根据需要设置其它尺寸可以根据需要设置其它尺寸。2 2、档案盒封面、档案盒封面 档案盒的封面应使用全称或规范化简称标档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），下加双明全宗名称（即立档单位名称），下加双横线。一般全宗名称在制作档案盒时即可横线。一般全宗名称在制作档案盒时即可先行印制。先行印制。全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号(四)备考表备考表备考表放在盒内所有归档文件之后，用以备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件情况说备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。明、整理人、检查人和日期。谢谢 谢谢 大大 家家！