2022年xxxx有限公司人事档案管理制度及相关表格.doc

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1、XXXX【人】字（2014）第23号 签发人：XXX关于XXXX人事档案治理的通知各公司：为标准XXXX人事档案治理，保证人事材料的完好性与精确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案治理1电子信息录入：档案治理员必须在员工入职(含新入职人员、离任返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进展初始录入，部分暂未搜集到位的材料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。2电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进展更新。二、纸质材料治理（一）搜集档案治理员在搜集人事档案材料时，要细心核对材料信息，保证材料完好、真实、有效，材料搜集齐全后须及时整理归档。（二）整理1人事档

2、案分类人事档案纸质材料大致分为根本档案材料、其他档案材料、离任档案材料三大类；其中根本档案材料和其他档案材料属于在职期间的材料，离任档案材料是员工离任时需要办理的材料。（1）根本档案材料治理人员根本档案材料主要包括：实习期材料（校园招聘大学生）、入职根本材料、试用期材料、转正材料、证件（书）材料共五类；员工根本档案材料主要包括：入职根本材料、试用期材料、转正材料、证件（书）材料共四类；（2）其他档案材料其他档案材料是指除了根本材料以外的其他在职期间的档案材料，这部分档案材料会依照实际情况定期或不定期的更新。其他档案材料分类累积类材料：是指不可用新版替代旧版的其他档案材料，这一类材料需要累积存入

3、人事档案中；更新类材料：是指可用新版替代旧版的其他档案材料，这一类材料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。治理人员其他档案材料（累积类）主要包括：培训（学习）总结材料、治理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接材料共四类；其他档案材料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议材料、体检材料共两类。员工其他档案材料（累积类）主要包括：培训（学习）材料、调动交接材料两类；其他档案材料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议材料、廉洁协议材料、体检材料两类。（3）离任档案材料离任档案材料是指在办理离任手续时需填写、上交、归档的档案材料。三、档案组卷、

4、存放规定1有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件缺乏以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时陈列要系统，重要档案要专柜存放。2每位员工的人事材料使用人事档案袋，档案袋一面贴上根本档案目录并注明档案内的材料，必要时可统一使用（长）32cm（宽）6cm（高）22cm的档案盒存储档案。3档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。4档案盒内首页应当设置档案索引表。5依照制度有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。6归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。五、治理原则1行政人

5、事部设立档案治理员，对人事档案进展统一治理，原则上治理人员档案材料终身保存，消费工人档案至少保存两年；2员工调离原公司时，原公司档案治理员需对其档案材料进展检查，并抽出档案材料中的劳动合同材料存于原公司。员工调出时还需与原公司签订劳动合同补充条款一式两份：一份存入档案材料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同材料一起保存；3未经同意，任何人不得借阅人事档案材料。附件：1.应聘人员登记表2.员工入职申请表（治理）3.员工入职申请表（普工）4.背景调查表5.与原单位解除劳动关系证明书6.入职培训记录表（治理）7.入职培训记录表（普工）8.劳动合同签收单9.劳动合同签收一览表10.员工转正审批

6、表11.培训学分分录表12.外部培训申请表13.培训协议14.外部培训报告15.治理干部履历表16.内部调动审批表17.劳动合同补充条款18.工作移交清单19.治理人员离任审批表20.消费员工离任审批表21.解除劳动关系确认书22.档案治理信息表贴档案袋用23.治理人员人事档案目录24.消费人员人事档案目录XXXX股份总经理：二一二年八月二十五日主题词：标准 人事档案 通知抄 报：区域总经理 事业部（副）总经理 行政人事总监抄 送：事业部人事（副）经理XXXX股份华北区域 2012年8月25日印发001-应 聘 登 记 表 申请职位: 姓 名性别出生年月婚否相片政治相貌学历籍贯民族所学专业身

7、高体重技术职称号码身份证号身份证住址现居住地爱好及专长家 庭 成 员（假设有亲属在本公司工作请说明）亲属姓名关系年龄工作单位、职务、通讯住址联络教 育 背 景（从最高学历填起）就读时间就读学校所学专业有否证书证明人及联络方式年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月工 作 记 录（从最近工作填起）工作时间曾效劳单位职位薪金证明人联络年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月薪资要求及其它：备注：我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚伪愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。并同意贵公司对我的个人材料进展查询；本人愿意恪守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认

8、，后期假设有变更将及时告知公司进展调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。申请人签名： 日期：应聘评估请面试官依照应聘人员的个人情况在相应的分数栏上打，然后将总分相加，作为应聘者评价的主要依照。应聘者姓名应聘岗位原岗位毕业院校学 历专 业年 龄参加工作时间户口所在地项 目5分4分3分2分1分学历匹配专业匹配专业技能匹配领导才能匹配治理才能匹配沟通才能语言表达才能承压才能个人要求与公司期望匹配程度应聘者总得分初试评价可入职日期家庭情况可能存在的咨询题及其它意见：应聘者综合评价： 签 字： （招聘负责人、行政人事部负责人意见、部门负责人意见） 日 期：面试结论依照应聘人员的情况，认为

9、他合适担任 一职 暂不考虑002-治理人员入职申请表公司声明：这是我公司入职程序的一个重要组成部分，您所填写的详尽信息与可能构成的劳动关系事宜完全相关，请您如实、详细填报。个人材料（由个人填写）根本信息姓 名性别民 族籍贯相片出生日期年 月 日身份证号学 历专 业婚姻情况政治相貌户口性质 现住地址身份证地址家庭挪动紧急联络人关系联络地址联络社保、证件信息社保参保品种 资历证书 （职业资历证书、特种行业特种作业资历证书）个 人 情 况 调 查是否有亲属在本单位或关联公司工作 是否与其他企业签订保密、竞业限制协议 社 会 关 系（含集团内及关联公司）姓名关系年龄工作单位、职务联络主 要 家 庭 成

10、 员姓名年龄与本人关系所在单位联络教 育 经 历（从最高学历填起）起 止 时 间学 校 名 称专 业学 历证明人及至至至至主要工作 经 历（从最高工作填起）起 止 时 间单 位 名 称职 务薪 资证明人及至至至至自 我 简 述承诺：我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚伪愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。并同意贵公司对我的个人材料进展查询；本人愿意恪守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期假设有变更将及时告知公司进展调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。 填表人签名： 填表日期： . 录用情况（由人力资源部填写）部 门岗位职 级报到日期聘用方

11、式 试用期合同期限薪资试用期津贴福利保险基数： 公积金基数： .转正 .其他公司规定 其他说明（其它福利补贴）：行政人事部意见：用人部门意见：区域/事业部总经理意见：注：1、经理级及以上职级员工由事业部总经理、区域总经理批准，报总部行政中心；2、主管级（含主管）以下员工由事业部总经理批准，报区域行政人事部备案。003-员工入职申请表(普工)员工编号：姓 名性别出生年月婚否相片政治相貌学历籍 贯民族所学专业户口 体重身份证号身份证住址联络现 住 址紧急联络人紧急联络人地址及教育背景就读时间就读学校所学专业有无证书/证明人 年 月至 年 月 年 月至 年 月工作经历工作时间曾工作单位职务/薪金证明

12、人及联络方式年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月家庭成员姓名性别年龄关系如今何单位任职或居住及联络工作地点期望薪资可上班时间个人要求及意愿：备注：本人所填以上材料真实无讹，如有虚伪、虚报，本人愿承担一切责任，并同意贵公司对我的个人材料进展查询；本人愿意恪守公司的一切规章制度；我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚伪愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月。 申请人签名： 日期：以下由公司填写安排车间班组/工种入厂日期消费部意见经理：行政人事部意见经理：总经理意见004-员工背景调查表被调查人应聘职位调查时间工作经历调查1公司名称联络人联络方式1、我想证明 女士/先生提供的信息，他正在

13、申请到我公司工作，他曾经在贵公司任职过吗？职位是什么？2、他离任的主要缘故是什么？3、他在工作期间内表现如何？4、在工作期间内与同事和上司关系如何？有过相关奖惩吗？5、工作期间薪资、福利？工作经历调查2公司名称联络人联络方式1、我想证明 女士/先生提供的信息，他正在申请到我公司工作，他曾经在贵公司任职过吗？职位是什么？2、他离任的主要缘故是什么？3、他在工作期间内表现如何？4、在工作期间内与同事和上司关系如何？有过相关奖惩吗？5、工作期间薪资、福利？证件核实毕业证属实 不属实学位证属实 不属实身份证属实 不属实职称证属实 不属实职业资历证属实 不属实其 他 调查人员： 年 月 日005-解除劳

14、动关系说明书XXXX：本人在进入公司前，通过友好协商已与原单位 .依法解除劳动关系，工作交接完毕，不涉及行业竞业保密协议，同意自由择业。如与原单位发生劳动、经济等纠纷，本人愿承担全部责任。特此说明某某某二一二年某月某日006-入职培训记录表（治理人员）部门： 姓名： 职务 : 入职时间：公司级培训内容时 间详细时间培训内容主 讲新员工 培训确认签名公司简介（重点在本区域、事业部）企业文化XX重点规章制度讲解入职生活指南产品根本知识及工艺流程OA办公系统应用部门培训内容（*月*日-*月*日）部门根本掌握内容序号培训内容主讲新员工 培训确认签名1部门组织架构及功能2岗位职责及岗位描绘3三级受权体系

15、4本部门制度及关联制度讲解其它新员工培训建议：007-入职培训记录表（普工人员）部门： 姓名： 职务 : 入职时间：公司级培训内容时 间详细时间培训内容主 讲新员工 培训确认签名公司简介（重点在本区域、事业部）企业文化中技重点规章制度讲解入职生活指南平安认识产品根本知识及工艺流程部门培训内容（*月*日-*月*日）车间/班组序号培训内容主讲新员工 培训确认签名车间培训内容1车间概况2车间平安规章制度学习3车间事故教训及案例4其它班组培训内容1岗位工作内容、职责及考核2岗位平安操作规程3设备工具的平安使用及保管4岗位的事故教训及平安5其它新员工培训建议：008-劳动合同签收单档案编号部门姓名劳动合

16、同期限签收人签名签收日期单位经办人备注起止劳动合同签收单档案编号部门姓名劳动合同期限签收人签名签收日期单位经办人备注起止劳动合同签收单档案编号部门姓名劳动合同期限签收人签名签收日期单位经办人备注起止劳动合同签收单档案编号部门姓名劳动合同期限签收人签名签收日期单位经办人备注起止序号部门姓名档案编号劳动合同期限 （起止时间）签收人签收日期备注009-劳动合同签收一览表010-员工转正审批表姓 名性 别入职时间部 门职 务转正时间个人述职 签 名： 申请时间：本人愿意在任职期间严格恪守公司的相关制度、规定。部门主管评定部门领导意见行政人事部意见区域/事业部总经理意见011-培训学分分录表姓 名部 门

17、职 务入职日期培 训 学 分 分 录序号培训内容讲师授课方式培训时间学分备注本年度合计总学分：综合评价： 文教部：012-外部培训申请表申请人部门职务培训机构培训地点培训课题培训时间申请缘故讲师简介主要培训内容培训费用预算培训费交通费住宿费其它部门预算部门意见文教部意见区域/事业部总经理013-培训协议书甲 方： 乙 方： 甲方对乙方进展培训的相关事宜，就双方之间的权利与义务，经协商一致，双方本着平等、自愿的原则，签订如下协议：一、培训内容： 二、培训期限：自 年 月 日起至 年 月 日止。 三、培训费用：总计： （大写），以培训完毕后实际发生费用为准。四、培训地点： 五、乙方保证在培训期间努

18、力学习，获得优良成绩，保证拿到 证书），获得此结业证书方能够报销。 六、由参加培训所产生的的费用（包括学费、杂费）由全部由公司承担。七、乙方参加培训期间按正常出勤处理，不妨碍工资福利待遇的发放。 八、乙方参加培训成绩考试不合格者，如有补考，补考费用自理，如补考成绩再不合格且拿不到该课程颁发的证书者，乙方应赔偿甲方所有的培训费用。 九、乙方培训学习完毕后一个星期内，需要向公司上交此次培训心得报告，并把所学成果由公司安排集中向公司进展讲授。十、效劳期： 1. 效劳期限签订原则：按公司 执行。 2.个人的培训费用确定原则：培训完毕后所发生的费用总额除以参加培训的所有人数。3.培训完毕后，乙方须为甲方

19、效劳 年（大写）。自 年 月 日 至 年 月 日止。如甲方与乙方已签订的劳动合同中的劳动期限短于本效劳期的，则该劳动合同中的劳动期限自动延长至效劳期满。培训完毕后乙方需把相关证书复印件至甲方备档。十一、违约责任 1.如乙方在效劳期内被甲方辞退，则乙方不用承担培训费用。 2.如乙方在效劳期内自愿离任，则乙方应赔偿 （大写）违约金 。 3.如乙方在效劳期内自愿离任，乙方须补偿甲方培训费用（补偿额=公司支付的培训费用/规定接着效劳月份*（规定接着效劳月份已效劳月份）。如乙方未付费擅自离任，甲方按照法律程序追查乙方责任，由此产生的一切后果由乙方负责。 十二、此协议作为甲方与乙方已签订的劳动合同的附件，

20、自双方签字后开场生效。 十三、此协议一式两份，甲乙双方各执一份。 甲方（盖章）： 乙方签名： 签订日期：年 月 日 签订日期：年 月日014-外出培训报告培训名称参训人员培训方式使用材料培训时间培训地点培训机构证书名称讲师姓名及简介参加外出培训的员工外出培训心得（值得应用于本公司的建议）对下次派人参加该训练课程的建议事项培训相关材料治理干部履历表个人材料（由个人填写）根本信息姓 名性别民 族籍贯相片出生日期年 月 日身份证号学 历专 业政治相貌婚姻情况户口性质 现住地址职 称挪动紧急联络人及联络方式个 人 情 况 调 查主要社会关系（直系亲属工作情况）姓名关系年龄工作单位、职务联络入职前主要工

21、作经历（从最近工作填起）起止时间工作单位职务薪资联络 年 月至 年 月 年 月至 年 月 年 月至 年 月集团内部情况（从入职公司填起）起止时间工作单位职务薪资联络 年 月至 年 月 年 月至 年 月 年 月至 年 月备注：我确认以上所填内容全部真实可信，本人对以上所填写信息已确认，后期假设有变更将及时告知公司进展调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。 签名： 日期：016-内部调动审批表姓 名性别学历入职时间现工作单位原部门原职务调入单位调入部门 调入职务本 部 门 意 见截止 年 月 日，该员工本月出勤 天。考勤员： （工作交接情况）经 理/总监：财 务 部（有无借款报销等

22、）主办会计：经 理/财务总监：信 息 部（OA、EAS、ERP等账号是否转移）信息治理员：行 政 人 事 部（饭卡、宿舍、有无物品损坏等）后勤主管（电脑、办公桌椅等）行政主管：1、工资结算情况： 天 元/天 = 元；补 贴： 元；罚 款： 元；社 保： 元；公积金： 元；个 税： 元；合 计： 元。2、自 月份起，停顿购置社保与公积金。3、人事档案4、劳动关系（劳动合同补充条款） 人事主管：经 理/行政人事总监：总经理意见：017-劳动合同补充条款依照中华人民共和国劳动法、中华人民共和国劳动合同法及其他相关劳动法律、法规，甲、乙双方在平等自愿的根底上，就双方之间劳动合同关系的有关事宜，经友好协

23、商达成一致，现签订 劳动合同(原签订的合同编号或名称)补充条款。乙方承诺本补充条款为其真实的意思表示。1、经双方协商，乙方愿意服从甲方调动，从 公司（A公司）调入 公司（B公司），并自愿终止与 公司（A公司）的劳动合同关系，重新与 公司（B公司）建立新的劳动合同关系。2、乙方进入 公司（B公司）后，应当及时与 公司签订劳动合同。3、甲方承诺因调动缘故，乙方在“中技桩业”连续工作的工龄累积计算，从而确保乙方效劳的利益。甲方： A公司 乙方： （员工签字、按手印）年 月 日 年 月 日018-工作移交清单移交人部门职位到职日期接收人部门职位到职日期移交缘故： 调职 离任 开除 其他移交事项一、文件

24、移交名称数量名称数量二、日常工作移交每日工作工作内容相关报表完成时间上交部门每月工作工作内容相关报表完成时间上交部门三、未完及待办事项事项完成情况待办重点四、实物移交名称数量单位用处说明五、其他事项移交人接收人监交人移交日期接收日期监交日期部门领导意见019-治理人员离任审批表姓 名部 门职 位入职时间籍 贯身份证号码身份证地址离任类别试用期 辞职 劳动合同到期 其他离任缘故：申请人：本 部 门 意 见截止 年 月 日，该员工本月出勤 天。考勤员： （工作交接情况）经 理/总监：财 务 部（有无借款、报销等）主办会计：经 理/财务总监：信 息 部（OA、ERP、EAS等账号是否注销）信息治理员

25、：行 政 人 事 部（饭卡、宿舍钥匙、水电费、有无物品损坏等）后勤主管：（电脑、办公桌椅等等） 行政主管：1、工资结算情况： 天 元/天 = 元；补 贴： 元；罚 款： 元；社 保： 元；公积金： 元；个 税： 元；合 计： 元。2、自 月份起，停顿购置社保与公积金。3、劳动关系(解除劳动关系确认书、离任档案等) 人事主管经 理/行政人事总监：总经理意见：020-员工离任审批表（普工）姓 名性 别出生年月籍 贯部 门车 间班 组工 种入厂时间离任时间身份证号离任类别试用期 主动辞职 合同期满 其它 离任缘故：申请人：日 期：部 门 意 见该员工本月出勤 天； 直属领导（班长）：本月按 元/天计算，奖（罚） 元，合计 元。（工作交接情况） 主管（车间主任）： 经 理：财 务 部仓库主管：（有无借款、报销） 主办会计：经 理：行 政 人 事 部（饭卡、宿舍钥匙、水电费结算、有无物品损坏等）后勤主管：1、本月社保/农综险 元，公积金 元，个税 元，合计本月实际应发工资 元。2、自 月起，停顿购置各种社保及公积金。3、劳动关系（解除劳动关系确认书）人事主管：经 理：总经理意见021-解除劳动关系确认书 甲 方：XXXX乙 方： 身份证号码为： （按手印） 鉴于乙方已于