excel在人事管理方面的运用12578.docx

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1、EXCEL在人事管理方面的运用首先打开eexcell工作表,录入人员员信息,具具体项目依依各自情况况而定.如如下图:接下来请您您不要急着着录入人员员信息，我我们要对一一些信息项项进行函数数设置，以以便系统可可以自动生生成相关信信息，这会会使我们的的工作产生生事半功倍倍的效果。1、 性别别、出生月月日、年龄龄的自动填填充功能设设置我们先先对“性别”“出生年年月”“年龄”进行函数数设置。当当我们输入入某人身份份证号码时时，系统便便会自动生生成“性别”，“出生年月月”及“年龄”，这样就就减少了我我们录入的的工作量。请请分别选择择性别、出出生月日、年年龄信息项项单元格输输入下列公公式:(1)性性别:

2、=IF(MMOD(IIF(LEEN(E33)=155,MIDD(E3,15,11),MIID(E33,17,1),2)=11,男,女)含义：“LEN(E3)=15”表示看EE3中是否否有15个个字符;“MID(E3,115,1)”表示在EE3中从第第15位开开始提取11位字符;“MOD(MID()，2)=1”表示提取取的字符除除以2余数数为1;“IF(LLEN(EE3)=115,MIID(E33,15,1),MMID(EE3,177,1)”表示看EE3中是否否够15个个字符，如如果够就从从第15个个字符开始始取1个字字符，如果果不够155个字符就就从第177个字符开开始取1个个字符。我我们的身

3、份份证号码一一般是155位或188位。“IF(MMOD(IIF(LEEN(E33)=155,MIDD(E3,15,11),MIID(E33,17,1),2)=11,男,女”表示所取取字符除以以2如果余余数为1显显示男，否否则显示女女。(2)出出生年月: =DAATE(MMID(EE3,7,4),MMID(EE3,111,2),MID(E3,113,2)含义：DATEE(YEAAR,MOONTH,DAY);“MID(E3,77,4)”表示在EE3中从第第7个字符符开始连续续取4个字字符表示年年，用类似似的表示方方法一个人人的出生年年月日便可可以通过函函数设置表表示出来，如如果为了看看起来方便便，

4、我们可可以将单元元格格式设设置成年、月月、日的日日期格式，这这样显示的的结果会非非常容易理理解。(3)年龄龄: =DDATEDDIF(GG3,TOODAY(),YY)含义：“DATEEDIF(datee1,daate2,“Y”)”表示两个个日期的差差值;“TODAAY()”表示系统统自带的日日期即显示示当日日期期;“DATEEDIF(G3,TTODAYY(),Y)”表示今天天的日期与与G3所表表示的出生生月日之间间的年份差差值，这样样一个人的的年龄就会会容易的显显示出来了了。2、 劳动动合同期限限的自动生生成和提前前30天定定期提醒功功能设置劳动合同管管理也是人人事管理中中不可缺少少的一部分分

5、，特别是是劳动合同同到期续签签问题更是是不可忽视视。如果由由于我们的的人为原因因造成了劳劳动合同漏漏签、延期期签订等问问题可能会会给公司以以及员工个个人带来一一定的损失失。从一个个人入职签签订试用期期合同开始始，再到签签订正式劳劳动合同以以及后来的的续签劳动动合同，一一系列的日日期如何能能够让系统统自动生成成，并且形形成系统提提前30天天自动提醒醒我们的功功能呢？这这需要对一一些信息项项进行函数数设置。如如图(二)所示:图二 信息息项进行函函数设置(1)试用用期到期时时间: =DATEE(YEAAR(P33),MOONTH(P3)+3,DAAY(P33)-1)含义：“DATEE(YEAAR()

6、,MONTTH(),DAY()”显示指定定日期;在这里里我们假设设试用期为为3个月，我我们需要在在Q3单元元格中输入入上述公式式，其中MMONTHH(P3)+3表示示在此人入入职时间月月的基础上上增加三个个月。而DDAY(PP3)-11是根据劳劳动合同签签订为整年年正月而设设置的。比比如20005年111月6日到到20066年11月月5日为一一个劳动合合同签订期期。(2)劳动动合同到期期时间: =DATTE(YEEAR(PP3)+11,MONNTH(PP3),DDAY(PP3)-11)我们同同样采用上上述函数的的设置方法法。这里我我们假设劳劳动合同期期限为1年年，则我们们需要设置置成YEAAR

7、(P33)+1，另另外这个数数值依然以以入职日期期为计算根根据，所以以天数上还还要设置成成DAY(P3)-1的格式式。(3)续签签合同到期期时间: =DATTE(YEEAR(SS3)+11,MONNTH(SS3),DDAY(SS3)这里需需要注意的的是续签合合同计算是是以前份合合同签订到到期日期为为根据的，所所以只在前前一份合同同到期时间间的基础上上增加1年年即可，无无需天数上上减1。(4)试试用期提前前7天提醒醒: =IIF(DAATEDIIF(TOODAY(),Q33,d)=7,试用期期快结束了了,)这里用用到了DAATEDIIF函数，表表示两个日日期差值，但但是需要注注意的是，我我们要表

8、示示提前7天天提醒，所所以，将TTODAYY()函数数写到试用用期时间前前面即TOODAY(),Q33而不能表表示成Q33，TODDAY()。其中“d”表示两个个日期天数数差值。我我们用IFF()函数数来表示显显示要求，那那么这个函函数设置的的含义为:如果差值值为7则显显示“试用期快快结束了”否则不显显示信息，在在编辑函数数时用“”表示不不显示任何何信息。(5)提前前30天提提醒: =IF(DDATEDDIF(TTODAYY(),SS4,mm)=11,该签签合同了,)函数设设置方法同同上，其含含义是两个个日期相差差1个月则则显示“该签合同同了”否则不显显示任何信信息。这里里没有设置置成相差33

9、0天提醒醒是因为考考虑到设置置成月更利利于我们人人事工作的的操作。同同样需要注注意的是不不要将显示示“今天日期期”函数与显显示“合同到期期日期”函数顺序序颠倒。其其中m表示月的的含义。3、 采用用“记录单”录入信息息通过对对一些人事事信息项进进行函数设设置后，我我们便可以以开始录入入信息了。逐逐行的键入入人事信息息，会让人人很快产生生疲劳感，甚甚至会出现现串行或输输错信息的的工作失误误。我们可可以采用EExcell自带的“记录单”功能来解解决这个问问题。请点点击编辑栏栏中的“数据”“记录录单”如图(三三)我们可可以用“Tab键键进行项目目的换行录录入如图(四)。”图三 记录录单图四 Taab键

10、进行行项目的换换行录入4、 用“窗口冻结结”功能可以以进行简单单的数据查查询当我们录入入完数据后后，我们希希望能够非非常方便的的查询信息息，但是由由于信息库库所涉及的的项目很多多，我们常常常会遇到到这样的情情况:看到到左边的信信息又看不不到右边的的信息，或或者看到下下面的信息息又不知道道此信息所所对应的信信息项。这这时我们可可以采用“窗口冻结结”功能。例例如我现在在想保留各各信息项，同同时保留每每个人的编编号、姓名名、部门，让让其他信息息可以根据据需要进行行查找，这这时我们可可以点击DD3单元格格，然后点点击编辑菜菜单栏的“窗口”，选择“冻结窗口口”，就可以以出现如图图(五)情情况:图五 查询

11、询信息这样我们会会非常容易易查到某人人相关信息息，但是值值得注意的的是设置窗窗口冻结的的规律:如如果你想冻冻结第2行行请将光标标放到第33行单元格格处，进行行冻结窗口口设置。如如果你想冻冻结C列，请请将光标放放到D列单单元格处，进进行冻结窗窗口设置。如如果你即想想冻结第22行又想冻冻结C列，请请将光标放放到他们的的交叉单元元格D3上上进行设置置。如果想想取消冻结结功能可以以点击“窗口”菜单选择择取“消冻结窗窗口”功能。5、“自动动筛选”功能可以以进行简单单的数据统统计 有时我我们想非常常快速的得得到一些数数据，比如如本公司在在职人员中中，本科生生学历的男男生有多少少人?这时时我们可以以采用自动

12、动筛选功能能。请选择择“人员类别别”单元格，点点击编辑菜菜单栏上的的“数据”选择“筛选”，点击“自动筛选选”。在每个个信息项单单元格右下下角都会出出现选择按按钮。我们们分别在人人员类别处处选择在职职(图(六六)，在在学历处选选择本科(图(七)，在性性别处选择择男(图(八)，最最后用鼠标标将显示的的性别全部部选上，这这时注意图图(九)中中用红笔圈圈住的地方方就是我们们所需要的的数据了。6、用“数数据透视表表”功能快速速汇总各项项数据以上功功能的设置置多用于日日常人事工工作中，但但到年底我我们需要对对这一年的的人事情况况进行大量量的信息总总结，比如如人员的离离职情况，入入职情况，各各类数据构构成比

13、例等等。这项工工作更是一一项非常繁繁重的工作作。我们可可以利用EExcell自带的“数据透视视表”功能为我我们排忧解解难。请点击击编辑菜单单栏中“数据”选项，选选择“数据透视视表和数据据透视图”选项，如如图(十)图十 选择择“数据透视视表和数据据透视图”选项选择“数据据透视表”接下来点点击“下一步”即可，我我们需要确确定建立数数据透视表表的数据源源区域，一一般系统会会自动将整整个信息库库区域设置置成我们要要选择的区区域。在出出现“数据透视视表和数据据透视图向向导-3”第3步时时我们选择择“现有工作作表”，将工作作表区域选选择在新的的sheeet中A33单元格” 如图(十一)。点点击“完成”后，

14、便会会出现(图图(十二)结果。这这里解释一一下我们为为什么要选选择A3单单元格，这这主要是因因为显示区区上面有两两行用来放放置页字段段。图十一 将将工作表区区域选择在在新的shheet中中A3单元元格图十二 蓝蓝圈圈住的的地方例如我们现现在想统计计各部门22003年年入职人员员情况。我我们便可以以将相关项项目用鼠标标托至指定定位置，如如图(十二二)红色箭箭头显示。通通过对信息息项目的拖拖拽，系统统会自动出出现相关信信息的统计计数据。如如果我们还还想出现统统计数据的的图示，这这时我们可可以点击数数据透视表表编辑菜单单栏上的图图例图标，如如图(十二二)蓝圈圈圈住的地方方。这时会会出现chhart1

15、1，如图(十三)所所示。如果果我们想改改变图例显显示类型可可以点击图图表向导进进行自由选选择。图十三 完完成通过这这个功能我我们可以很很容易的统统计出各种种人事资料料，比如学学历构成，性性别比例等等。同时您您还可以根根据自己的的需要来设设置布局。当当出现“数据透视视表和数据据透视图向向导”第3步时时，我们可可以点击“布局”按钮，接接下来会出出现“数据透视视表和数据据透视图向向导-布局局”在这里我我们可以通通过对话框框中右侧的的数据按钮钮添加或删删除我们需需要的数据据项。如图图(十四)图十四 统统计人事资资料以上讲讲述的是一一些常用功功能的设置置，您还可可以举一反反三，加入入一些好用用的小功能能中铁一局人力资源部