xxx公司erp系统用户培训手册采购模块19920.docx

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1、ERP系统统最终用户户培训手册册采购模块目录 目录2编写说明2目的3使用对象3参考文档3相关岗位及及职责3岗位及职责责3Oraclle采购系系统基本操操作说明4如何登录OOraclle采购系系统4浏览器窗口口说明5工具栏说明明6下拉菜单说说明7系统快捷键键说明9请购单的手手工录入10 请购单的的汇总、查查询及相关关内容12采购订单处处理17手工录入采采购订单18标准采购订订单的自动动生成20一揽子采购购协议发放放的审批22采购订单的的查询23采购订单的的接收27采购订单接接收的退回回29接收的更正正31供应商管理理33新建供应商商33供应商合并并36报表399报表的提交交39报表的打印印、输出

2、43总结444目的这是最终用用户教育培培训的辅助助教材，使使相关人员员在清楚了了解将来业业务流程的的同时，能能熟练掌握握ORACCLE采购购订单管理理系统的操操作。使用对象最终用户培培训手册适适用于东航航有关部门门物品的采采购申请审审批人员、采采购的审批批人员、具具体的执行行人员以及及仓库的保保管人员。Oraclle采购系系统基本操操作说明本章介绍使使用Oraacle应应用软件的的有关基本本操作。如何登录OOraclle采购系系统1. 启动Oraacle应应用软件系系统在Winddows22000的的桌面上双双击Oraacle应应用产品的的快捷方式式图标 启动后弹出出Oraccle应用用产品窗

3、口口，如下图图：3输入用用户名：在在用户名栏栏键入自己己的用户名名（用户名名由系统管管理员分配配指定）4输入口口令：l 输入用户名名后敲“回车”键、 “Tab”键或用鼠鼠标单击口口令栏将光光标移至口口令栏l 输入自己的的口令5选择责责任：l 输入密码后后，敲“回车”键或点击击“连接”，进入“责任”窗口：l 处理日常业业务时用鼠鼠标选中自自己使用的的菜单栏目目，如“采购管理理系统超级级用户”后点击“确定”或用鼠标标双击，进进入指定窗窗口。浏览器窗口口说明2)2)1)3）登录系统后后，出现如如下屏幕： 1） 定位列表区区：显示出出所需要的的功能表单单名，双击击表单名或或点击“打开”键或回车车，均可

4、进进入相应的的功能表单单，也可以以将以加号号 (+) 开始的的项目扩充充至更远的的子层直至至找到所需需的表单。子子层在扩充充项目的下下面缩排显显示。2） 前十个定位位列表区：如果有经经常使用的的表单，可可以将它们们复制至前前十个定位位列表区。前前十个列表表显示出表表单名，可可以立即选选择它们而而无需在定定位列表区区中搜索。添添加方法：在定位列列表区中选选择需用的的表单，点点击向右的的箭头；删删除方法：在前十个个定位列表表区中选择择需删除的的表单，点点击向左的的箭头。3） 扩充/折叠叠按钮：用用于扩充或或折叠功能能表单。 扩充 折叠 扩充所所有子层 全部扩扩充 全部折折叠 工具栏说明明系统工具栏

5、栏如下图所所示： 保存 剪切 删除除记录 附件件 查查找 打打印 粘贴贴 缩放放 窗口口帮助 新新建 下一步步 复制 编辑辑字段 文件夹夹工具返回至浏览览器 关闭表表单 清除记记录 转换换 下拉菜单说说明系统内功能能表单中的的下拉菜单单如下图所所示：从图图中可看出出，既可以以使用工具具栏，也可可以使用下下拉菜单，对对系统表单单进行操作作。 系统快捷捷键说明在ORACCLE系统统中，除了了可以使用用工具栏和和下拉菜单单进行操作作外，系统统还提供了了快捷键，以以方便系统统表单操作作，下面列列举一些常常用快捷键键：Ctrl-S保存Ctrl-L值列表F11 输入查询询条件Ctrl-F11查找符合合条件

6、的记记录（如果果不用F111输入查查询条件，使使用Ctrrl-F111则查找找出所有记记录）请购单的手手工录入本章主要介介绍在采购购系统中如如何手工输输入采购申申请单路径：采购购申请申请。 输入请购单单的总体信信息134872 56 1. 在类型栏中中，选择类类型为采购购申请。2. 在说明栏中中，输入自自己请购单单的标识。3. 选择库存组组织4. 输入地点5. 来源6. 选择建议供供应商（可可选）7. 在项目区域域输入请购购的项目信信息（可输输入多行信信息）。l 输入项目类类型l 输入项目编编号l 项目类别及及说明会自自动带入输入请购单单的项目信信息2 1. 在在数量栏中中，输入所所需数量。2

7、. 在价价格栏中，输输入所需材材料的单价价（此价格格可从项目目信息自动动带出）。3. 在日日期栏中，选选择材料需需求日期。这样一张请请购单所需需的基本信信息已完成成。保存，请请购单的编编号将自动动产生。单击“审批批”提交批准准。选择相相应的审批批层次和审审批人。点点击确定 请购单的的汇总、查查询及相关关内容本章主要介介绍如何查查询已输入入请购单的的状态、活活动历史、存存在问题等等。本操作适用用于请购单单的日常查查询。请购单查询询路径：采购购申请申请汇总总5421根据屏幕相相关内容查查询条件(可选)进行查询询:631. 按请购单号号2. 按编制人3. 按项目4. 按单据类型型5. 按请购人6.

8、选择查询结结果按“查找”按钮进行行查询，进进入请购单单汇总窗口口。注意上图中中的审批状状态，点击鼠标选选择要查看看的记录按行按钮可可查看请购购单行信息息。按新建按钮钮可输入新新的请购单单。按打开按钮钮可修改审审批状态为为未完成的的订单。请购单控制制路径 ：采采购请购单请购单汇汇总选择菜单：工具控制1. 选择择活动，更更改单据状状态。2. 输输入进行此此活动的原原因。点击“确定定”，请购单单的状态被被更改。请购单历史史记录查看看路径 ：采采购请购单请购单汇汇总选择菜单：工具查看活动动历史记录录显示该请购购单活动的的历史记录录请购单模板板应用路径 ：采采购申请申请 进入请购单单录入屏幕幕点击“目录

9、录”按扭1 选择请购单单模板2 点击“查找找”按钮出现供应商商项目目录录窗口1. 选择所需行行项目2. 点击添加，复复制记录到到订单区，被被选区中已已选择项将将变为蓝色色3. 输入请购数数量4. 输入需要日日期重复1-44输入其他他请购项目目。请购项项目输完后后，点击“选择”按钮，所所需项目将将被复制到到请购单上上。对于一些经经常需要请请购的物料料，可以建建立申请模模板，利用用申请模板板直接把物物料复制 到请购单单上，方便便快捷。采购订单处处理本章主要介介绍在采购购系统中如如何进行采采购订单操操作。在OORACLLE 采购购系统中采采购订单分分为标准采采购订单、计计划采购订订单、一揽揽子采购协

10、协议和合同同采购协议议四种类型型。采购订单处处理的总体体流程为：输入采购订订单 (手工和和由请购单单生成)审批采购订单单查询及控控制 手工录入采采购订单路径：采购购订单 采购订单单 或：采采购订单 采购订订单汇总新建PO采购订单的的总体信息息l 选择该张订订单的采购购订单类型型“类型”。l 输入该订单单所属的供供应商名称称“供应商”。l 输入该供应应商的地点点l 输入该供应应商的联系系人l 输入该张采采购订单的的采购员。l 此时注意采采购订单的的日期“已创建”和状态“状态”。输入采购订订单的明细细信息当输完采购购订单的总总体信息后后，开始输输入订单行行信息1. 输入物料代代码“项目”。2. 输

11、入采购数数量“数量” 3. 修改采购订订单价格“采购价格格”。 在采购单录录入主屏幕幕上,选择“审批” 标准采购订订单的自动动生成本章主要介介绍在采购购系统中如如何根据采采购申请自自动生成采采购订单。路径：采购购订单 自动创创建查找需要的的请购单1输入采购申申请单的查查询条件(注意“批准”应选择“是”)单击查找。选择请购单单行建立采采购订单.选择一行或或多行申请请行，在行行前打勾。活动域选择择创建单据类型域域选择标准准采购订单单。点“自动”进入下列列屏幕，点点击“创建” ，进入采采购订单输输入屏幕。您您可以进一一步修改您您的采购订订单，输入入供应商、需需要日期等等必须录入入的内容，然然后保存，

12、提提交审批。一揽子采购购协议发放放的审批本章主要介介绍一揽子子采购协议议在发放时时提交审批批的操作过过程。提交审批路径：采购购订单发放在采购发放放录入界面面，输入一一揽子采购购协议的订订单号，输输入发运组组织和发放放数量，需需要日期等等信息后，存存盘，单击击“审批”。以后的的操作同采采购订单的的审批。审审批通过后后，就可以以对这一协协议进行发发放。 采购订单的的查询本章主要介介绍如何查查询采购单单信息。 路径：采采购订单采购订单单汇总4231 65如上图所示示,可以输入入各种查询询条件1 按采购订单单号2 按采购订单单类型（如如采购订单单，一揽子子协议）3 按供应商4 按采购员5 按项目信息息

13、6 选择查询结结果单击查找，符符合条件的的采购订单单就出现在在采购订单单汇总界面面上选择要查看看的采购订订单，通过过“工具”菜单中相相应的子菜菜单，可以以进行如下下操作：查看订单行行路径：工具具查看行显示该订单单的采购行行信息查看发货信信息路径：工具具查看装运运显示该订单单的发货信信息查看分配信信息路径：工具具查看分配配显示该订单单的帐户分分配信息查看接收信信息路径：工具具查看接收收显示该订单单的接收信信息查看订单活活动历史记记录信息路径：工具具查看活动动历史记录录显示该订单单的活动历历史记录查看订单相相关的发票票信息路径：工具具查看发票票可显示该订订单相关的的发票信息息采购订单的的复制路径：

14、工具具复制单据据复制采购订订单采购订单的的控制路径：工具具控制显示控制单单据窗口1 选择活动内内容。2 输入活动原原因。3 点击“确定定”保存退出出。采购订单的的接收本章主要介介绍在采购购系统中如如何根据采采购订单接接收供应商商交货。采采购订单的的接收包括括直接接收收入库、检检验接收入入库和标准准接收三种种方式。本章主要介介绍在采购购系统中如如何根据采采购订单接接收供应商商交货。正常采购物物料的接收收使用标准准接收和直直接接收两两种方式。路径：接收收接收查询接收信信息： 来源类型：选择供应应商（供应应商）。采购订单：输入采购购订单号。输入接收的的项目编码码。 按“查找”键或回车车，表示接接收查

15、询条条件，进入入下一查询询结果屏幕幕。采购接收检查送货单单信息与此此处的订单单信息相符符后，输入入实际接收收的数量。保保存。点击“题头头”键，出现现下图： 此处是系统统为该次接接收产生的的收据号，必必须记录下下来。采购订单接接收的退回回本章主要介介绍在采购购系统中如如何退回已已经接收的的物品。本操作适用用于所有物物品的采购购接收的返返回。路径：接收收 退货货查询符合条条件的收据据 接收（收据据号）：输输入送货批批的收据号号。也可输入采采购单编号号、供应商商和项目编编码作为查查询条件。按“查找”键或回车车，表示接接收查询条条件，进入入下一查询询结果屏幕幕。 输入退货信信息点击相应记记录,选择所要

16、要退货的记记录输入要退货货的数量选择退回目目标如果该项目目要求批次次-序列控制制,点击批次和和序列输入入具体的批批次-序列.(具体操操作见材料料的交货入入库处理)接收的更正正本章主要介介绍在采购购系统中如如何根据对对接收数据据进行更正正。本操作适用用于所有物物品的采购购接收的更更正。路径： 接接收/ 更正查询符合条条件的收据据 接收（收据据号）：输输入送货批批的收据号号。也可输入采采购单编号号、供应商商和项目编编码作为查查询条件。按“查找”键或回车车，表示接接收查询条条件，进入入下一查询询结果屏幕幕。 输入接收更更正信息输入更正的的数量在方框里打打钩保存后退出出.供应商管理理本章内容主主要介绍

17、在在在采购管管理系统中中对供应商商的增加、修修改。本操作适用用于在日常常业务定义义及维护供供应商信息息。新建供应商商在供应商视视窗中设置置供应商，以以记录您从从其接收货货物和服务务的个人和和公司信息息。 为供应商和和供应商地地点输入的的信息，在在以后将作作为输入该该供应商的的事务处理理时的默认认值。路径：供应应基准供应商输入供应商商基本信息息输入新供应应商的名称称、编码、及及适用的付付款条件和和供应商类类型等信息息后。 点击地点点按钮输入入供应商的的地点、地地址、电话话等信息。当保存了新新供应商的的付款条款款是预设的的默认值，您您可以对这这些值进行行修改。注意，如果果您输入的的供货商名名称或编

18、号号已经存在在，Oraacle系系统将显示示一条错误误信息，且且不允许继继续输入，您您需查明其其是否为重重复录入的的供应商。输入供应商商分类信息息。输入供应商商类型输入供应商商地点详细细信息。上述信息输输完后，点点击地点按按钮进入以以下屏幕。11 输入地点和和国家名称称2 输入地址。3 输入所在地地信息4 输入邮政编编码5 输入地点选选项l 是否支付地地点l 是否为采购购地点l 是否仅为询询价地点6 输入该供应应商地点的的电话信息息输入供应商商的联系人人信息。每个供应商商可有多个个联系人。1231 输入联系人人姓名2 输入联系电电话3 输入失效日日期（必要要时输入）选择其他选选项可以输输入您要

19、记记录的供应应商地点其其他信息，例例如：银行行帐户、会会计、发票票税等信息息。如需查查看其会计计信息的默默认值，您您可根据实实际情况修修改其默认认值。保存所做的的工作。供应商合并并本章内容主主要介绍在在在采购订订单管理系系统中合并并供应商信信息本操作适用用于在日常常业务对重重复的供应应商进行合合并。路径：采购购供应基准准供应商合合并选择合并内内容 发票： 在在此选择要要从旧供应应商传送给给新供应商商的发票全部： 传传送旧供应应商所有的的发票未付： 只只传送旧供供应商未支支付的发票票无： 不不传传送旧旧供应商的的发票 PO： 如果要将将所有采购购订单从旧旧供应商传传送给新供供应商，请请选择“PO

20、 （采采购订单）” 输入旧供供应商名称称和地点以以及新供应应商名称。应应付款管理理系统会将将信息从旧旧供应商传传送给新供供应商。 如果您要将将旧供应商商地点重新新指定给新新供应商，请请选择“复制地点点”。在合并并期间，应应付款管理理系统将输输入合并日日期作为旧旧供应商地地点的失效效日期并使使用您选择择要传送的的信息来创创建新供应应商的新地地点。 如果您要将将旧供应商商地点信息息与新供应应商地点信信息合并，请请勿选择“复制地点点”，而是在在“地点”字段输入入新供应商商的现有地地点之一。合合并期间，应应付款管理理系统将输输入合并日日期来作为为旧供应商商地点的失失效日期并并将您选定定的所有信信息与新

21、供供应商地点点信息合并并。 合并供应商商信息单击“合并并”。单击“确定定”，系统提提示如下：单击“确定定”，在菜单单中选择视视图请求单击“查找找” 单击“查看看输出”，可以看看到系统提提供的合并并报表。采购管理系系统将提交交并发请求求以运行供供应商合并并程序，此此程序会将将信息从旧旧供应商传传送给新供供应商，并并同时运行行供应商合合并报表，查查阅该报表表并保留以以作为供应应商合并活活动的审计计线索。 报表ORACLLE为采购购系统提供供了1000多个的标标准报表，运运行这些报报表，能为为用户提供供大量与供供应商及采采购事务处处理相关的的信息。报表的提交交路径：采购购报表运行选择提交单单个请求还

22、还是请求集集，请求集集是预先定定义的多个个请求的集集合；点击“确定定”；进入下下面的窗口口：点击值列表表可显示所所有报表名名；选中要提交交的报表，如如上图所示示。点击“确定”； 系统会要要求输入报报表参数。不不同的报表表要求的参参数不同。输入参数信信息后，点点击“确定”； 点击“计划划”为该报表表制定一个个运行计划划；l 尽早：运行行一次，立立即运行；l 一次性：运运行一次，按按输入的时时间运行；l 定期：按定定义的计划划，定期运运行；l 在特定日期期：在选中中的日期运运行；点击“确定定”，回到“提交请求求”窗口，点点击“完成选项项”； 选择报表运运行结果需需通知的人人员及打印印机名，输输入打印份份数；单击击“确定”，回到报报表窗口。点点击“提交”，报表提提交完成。可可查看相应应的输出。报表的打印印、输出路径：视图图请求进入“请求求”界面选择要查看看的报表单击“查看看输出”按钮，进进入报表浏浏览窗口。点击“打印印”，打印输输出报表。点击“另存存为”，可将报报表导出到到其他格式式的文件中中。总结54