归档文件及归档文件整理.ppt

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1、归档文件及归档文件整理归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕并应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一体，正文与附件为一体，原件与复印件为一体，转发文件与被转发文件为一体，报表、名册、图册等一册为一体，来文与复文可为一体。装订文件 装订文件，是归档文件整理工作的基础环节。归档文件修整完毕，采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。归档文件应以“件”为单位逐件进行装订装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，

2、附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。装订方法线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较少时，采用“两孔一线”（细线）左上角装订，背后打活结；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。对于装订成册不便拆钉的书籍

3、、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。分类文件归档文件可以采用年度机构保管期限，或者保管期限年度机构等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。排列文件一、按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排列在一起。按事由排列的具体步骤如下：1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。3、在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。即在同一类别内，将文件先按不同事由分开，将同一事由的

4、相关文件排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。二、按文号排列法，就是在同一全宗、同一年度、同一期限内，按发文字号的先后顺序排列归档文件。1、在一个全宗内，将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。2、在同一期限内，按归档文件的发文字号或形成时间的先后顺序排列，即把归档文件先按发文的“字”（机关代字，如郑档字）分开，再按发文的“号”排列。也就是在同一期限内，把同一字号的文件排列在一起，在同一字号内再按发文号的先后顺序排列。文件编号归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明

5、。一、件号二、页号件号，是归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号两种。1、室编件号室编件号的编制方法和要求：（1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。（2）在同一年度，同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。即一年三个流水号，永久从“1”开始，长期从“1”开始，短期从“1”开始，依次编制。（3）不得断号，重号，跳号。2、馆编件号的设置，主要是为了馆室衔接的需要，在档案进馆时编制。即档案移交进馆后，由档案馆经过鉴定、整理，并根据归档文件在全宗中位置发生的变化情况，重新编制。是否需要重编

6、，由档案馆视情而定。页号，是每份归档文件页次的顺序号。页号编写方法和要求：1、以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的（如：正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。2、编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角，背面的左上角，单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单

7、面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。3、不得重编、漏编页号。编制归档文件目录编制归档文件目录，是整理工作中的重要环节之一，也是其它编目工作的基础，为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件。（一）归档文件应逐件编写目录（一）归档文件应逐件编写目录来文和复文作为一件时（如请示与批复作为一件），除登录批复件发文字号外，同时应将本机关的发文字号一并登录，以便查找（注意：只登记一个件号注意：只登记一个件号）；但如果是重要法规性文件，历次修改稿或定稿太厚，只能与正式文件分开各作为一件时，则分别登录。（二）归档文件目录中所列项目应逐项认真（二）归档文件目录中所列项目应逐项

8、认真准确地填写准确地填写归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。其填写方法如下：1、件号：填写室编件号。2、责任者：填写制发文件的机关或个人（标明职务），即文件的发文机关或署名者。3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：郑档字20088号4、题名：填写文件标题。5、日期：即制发文件的时间。填写文件的形成时间（文件末尾落款日期），以8位阿拉件数字标注年、月、日，占两格。如：文件的形成时间是2008年1月6日，即上格填写为“2008”，下格填写为“0106”。6、页数：填写每一件归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。一份文件由几个部分

9、组成的，把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数。7、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。（三）归档文件目录格式（三）归档文件目录格式归档文件目录一律采用竖式，各个项目的尺寸，由市档案局统一制定，各单位不得自行其是。参见归档文件目录格式式样图。（四）归档文件目录用纸及字迹材（四）归档文件目录用纸及字迹材料选择料选择1、用纸：幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm），纸质优良。2、字迹材料：应选用较耐久的字迹材料制作，如碳素墨水、蓝黑墨水等，使用计算机制作目录，最好使用激光打印机，起码使用喷墨式打印机，并选择较耐久的色带打印。（五）归档文件

10、目录应装订成册，（五）归档文件目录应装订成册，并编制封面并编制封面1、归档文件目录应按保管期限分别编制和装订。2、装订整齐、美观、便于利用。3、份数：按档案进馆要求编制相应份数。4、归档文件目录封面可设置全宗名称、年度、保管期限、起止件号、类别名称等项目。装盒装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。1、装盒时，应将不同年度、不同保管期限、不同类别的文件分别装入不同的盒内，不同类别的文件尽量不要混装在一个盒内，如单位文件数量少时，也可装入一个盒内。2、装盒时，应严格按照室编件号的顺序依次装盒。使之与归档文件上的相应条目相一致，既能保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体，又能保证档案利用完毕后，能够将其按件号顺序归入相应盒内，否则，容易造成文件归位错误，造成混乱。3、装盒时，应使每盒内的文件数量适宜。既要装满，又不能超过盒内容量硬塞，避免损害文件和盒子。4、文件装盒完毕，即将档案盒按照文件的排列顺序依次排列入柜（上架）。档案盒一般采取侧立排放。5、档案盒排列入柜后，应按其排列顺序依次编制档案盒号。