公文格式党政机关办.ppt

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1、公文格式常见问题分析太原市语委办 多志超网站：太原语言文字网（网站：太原语言文字网（http:/http:/)邮箱：邮箱：电话：电话：42208444220844一、日常公文格式常见问题 1.公文用纸不统一2.联合行文顺序不规范 3.发文字号标注不统一4.是否标示“签发人”不统一5.文件种类使用不当 6.公文标题不规范 7.字体字号使用不规范 8.引用文号不规范 9.结构层次序数使用不规范10.公文中数字的使用不规范11.附件标注不规范12.标注“（此页无正文）”13.成文日期标识不规范14.印章加盖不规范15.是否有落款不统一16.主题词使用不规范17.抄送机关标识不规范18.版记的位置不明

2、确19.版记是否有“抄报”项不统一20.印发机关和时间位置不对二、当前执行的主要公文规范 国家行政机关公文处理办法（20002000年年8 8月月2424日发布，日发布，20012001年年1 1月月1 1日起施行日起施行）国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999 1999年12月27日发布2000年1月1日起施行）中国共产党机关公文处理条例（1996年5月3日发布并施行）人大机关公文处理办法（20002000年年1111月月1515日印发，日印发，20012001年年1 1月月1 1日起施行）日起施行）中国人民解放军机关公文处理条例（20052005年年1010月月8 8日发布，日发

3、布，20062006年年1 1月月1 1日起施行）日起施行）三、常用公文的构成要素及要求 1.眉首部分 公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识，发文字号，签发人紧急程度、发文机关标识，发文字号，签发人等等6 6项，其中发文机关标识和发文字号是必须项，其中发文机关标识和发文字号是必须项，其它项为选用项。项，其它项为选用项。（1）发文机关标识（版头）由发文机关全称或规范化规范化简称后面加“文件”组成。发文机关标识推荐使用小标宋体字。字号由发文机关以醒目美观为原则酌

4、定，但是最大不能等于或大于22mm15mm22mm15mm。（印制公文头的格式主要参数见国标公文格式）（印制公文头的格式主要参数见国标公文格式）行政机关联合行文时应使主办机关名称在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（将“主送机关”移至版记“抄送”前。）关于联合行文的会签。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。（2）发文字号。发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布居中排布（用于平行文、下行文）；年

5、份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即括入；序号不编虚位（即1不编为不编为001），），不加不加“第第”字。字。联合行文，只标明主办机关发文字号。联合行文，只标明主办机关发文字号。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。（如并教办字2010号）常见问题 年份没有写全 括号有（）【】多种多种 序号前有序号前有“第第”字字 序号编虚位 （3）签发人。上报的公文需标识签发人姓名上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3

6、号仿宋体字仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字楷体字标识签发人姓名。（联合上行文件如何标注请参照国标格式）（联合上行文件如何标注请参照国标格式）常见问题 无论什么文件都标示“签发人”；无论什么文件都不标示“签发人”；“签发人”位置不统一；签发人姓名的字体字号不统一。红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星。行政机关的是一条直线。2.主体部分 公文主题部分包括公文标题、主送机公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注识、附注等8个要素。其中，标题、主送机关、正文、成文时间、生效标识为必须项。（1）公文标题。由发文机关、公文主题

7、（事由）、公文种类组成 完整的公文标题一般由完整的公文标题一般由制发公文机关名称制发公文机关名称、事由事由和和公文种类公文种类组成。它们又称为公文标题的组成。它们又称为公文标题的三三要素要素。另外，通过介词结构。另外，通过介词结构“关于关于的的”将制将制发公文机关名称、事由和公文种类这三要素连接发公文机关名称、事由和公文种类这三要素连接起来成为一个句子。起来成为一个句子。例如：例如：国务院办公厅国务院办公厅 关于成立国家信息化工作领导小组的通知关于成立国家信息化工作领导小组的通知公文标题中除法规、规章名称加书名号外，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号一般不用标点符号。红色反

8、线下空红色反线下空2行，用行，用2号小标宋体字号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。常见的公文标题有以下四种形式：常见的公文标题有以下四种形式：（一）制发公文机关名称、事由和公文（一）制发公文机关名称、事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题。例如种类三个要素全部具备的公文标题。例如:市地方税务局市地方税务局关于开展印花税纳税检查的通知关于开展印花税纳税检查的通知 （二）事由和公文种类两个要素构成的（二）事由和公文种类两个要素构成的公文标题。公文标题。(由于由于版头本身就有发文机关标识而省略发版头本身就有发文机关标识而省略发文机关）文机关）例如例如:

9、2005年全国出口退税工作会议纪要年全国出口退税工作会议纪要 （三）由制发公文机关名称和公文种类（三）由制发公文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题。公告性、权威两个要素构成的公文标题。公告性、权威性公文，可以省略事由。性公文，可以省略事由。例如例如:中华人民共和国财政部公告中华人民共和国财政部公告 （四）只标明文种的公文标题。主要是（四）只标明文种的公文标题。主要是公告性的公文，泛行文。公告性的公文，泛行文。例如例如:公告公告（以上以上3种变化，没有标准依据，但使用比较普遍种变化，没有标准依据，但使用比较普遍）（2）公文种类 行政机关行政机关的公文种类有13种。包括命令（令）、决定、公告

10、、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。党务机关的公文种类有14种。包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。两者比较 行政机关独有的文种有：命令、公告、通告、议案。党务机关独有的文种有：决议、指示、公报、条例、规定。两者共有而且常用的有通知、通报、报告、请示、批复、函。命令、决定效力大，命令、决定效力大，意见涉及事重大；意见涉及事重大；通告、公告范围广，通告、公告范围广，通知、通报应用广；通知、通报应用广；请示需要有批复，请示需要有批复，报告汇报使清楚；报告汇报使清楚；不相隶属函协商，用途清楚心不慌不相隶属函协商，用

11、途清楚心不慌 通知：可分为通知：可分为印发、批转、转发性通知（正确使用印发、批转、转发），部署性通知，告知性通知，发布性通知（印发规章），任免通知。通报：通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。可分为表扬性通报（含一般活动的表彰）、批评性通报、情况通报。报告报告：适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。可分为工作报告、情况报告、答复报告。请示：请示：适用于向上级机关请求指示、批准。可分为请求指示的请示，请求批准的请示，请求解决问题的请示。常见问题 繁杂冗长 滥用标点 标题公文种类缺失 使用非标准公文种类（计划、总结等）公文种类使用不当（通知、规定、条例等）是否含有

12、发文机关不统一 （3 3）主送机关。主送机关。主送机关。主送机关。主送机关指公文的主要受理机主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标题下空标题下空1 1行，左侧顶格用行，左侧顶格用3 3号仿宋体字标识，号仿宋体字标识，回行时仍顶格；回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。最后一个主送机关名称后标全角冒号。所谓同类型机关的统称如所谓同类型机关的统称如“各县各县(市、区市、区)委委统战部统战部”。（4）正文小标题正文小标题。字号采用3号。办法、条例和格式没有对小标题字体专门规定，可以认为小标题和正文一样，应当采用3号仿宋体。目

13、前也有使用仿宋加粗的。文中如有小标题也可用3号小标宋体字或黑体字（公文格式释义）。人大办法则对第一层和第二层小标题作出规定（第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字），可供参考。（正文小标题是否加标点）(5)正文的结构层次正文的结构层次 第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。常见问题 l 层次混乱l 点号不规范（如“（1）、”或“1、”）（目前在层次少的情况下，常缺省第二层次。）(7)公文中的数字公文中的数字 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中，作为词素的数字必须使用汉字外，其他使用阿拉伯数字。基本原则参照出版物中

14、数字的用法。一般来讲，准确数字用阿拉伯数字，概数、约数用中文。总体倾向于使用阿拉伯数字。特殊情况可以调整，但全文应体例一致。(8)(8)公文标题的引用公文标题的引用公文标题的引用公文标题的引用 正文引用公文应当先引标题，后引发文字号。正文引用公文应当先引标题，后引发文字号。【如：如：你局你局你局你局关于股权转让取得违约金收入如关于股权转让取得违约金收入如关于股权转让取得违约金收入如关于股权转让取得违约金收入如何征收个人所得税问题的请示何征收个人所得税问题的请示何征收个人所得税问题的请示何征收个人所得税问题的请示(川地税发川地税发川地税发川地税发200620064848号号号号)收悉。经研究，批

15、复如下：收悉。经研究，批复如下：收悉。经研究，批复如下：收悉。经研究，批复如下：】常见问题常见问题 文件标题文件标题引用时直接引用上级机关发文字号；引用时直接引用上级机关发文字号；文件正文引用不规范文件正文引用不规范 例如根据例如根据字字号文件号文件 根据根据字字号文件号文件 根据（根据（字字号文件号文件 ）处理办法：公文标题尽量减少原文标题的直接引用。公文标题中引用其它文件标题只引用标题原名称，不引用发文字号。一般不加书名号，但目前转发、印发等通知中使用比较普遍。（转发上级机关的公文，不能引用上级机关公文的发文字号代替标题内容，如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。）（9）公文的附件）公文

16、的附件 在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”，不加冒号和下角点）；附件的序号和名称前后标识应一致。常见问题点号位置不统一。“附件”标注在“成文日期”下方。正文结束后没有下空一行。将转发、印发的文件作为附件。（公文标题已经明确转发、印发文件名称的，不再作为附件）（10）成文日期）成文日期成文日期以负责人签发的日期为准。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的

17、空白。必须用必须用汉字汉字书写，其中书写，其中“零零”写作写作“”。单一机关行文，成文日期右空单一机关行文，成文日期右空4字。字。2个机关联合行文，左右各空个机关联合行文，左右各空7字，中间均匀拉开，字，中间均匀拉开，保证每个印章下都有文字。保证每个印章下都有文字。3个以上机关联合行文，在最后一个印章下右空个以上机关联合行文，在最后一个印章下右空2字。字。常见问题日期写法不规范 如：2010年3月11日 二O一O年三月十一日 二0一0年三月十一日 二o一o年三月十一日日期纵向、横向位置不规范 （1111）生效标识生效标识生效标识生效标识 以发文单位印章为生效标识以发文单位印章为生效标识 。单一

18、行政机关行文不署机关名称。单一行政机关行文不署机关名称。人大、党委人大、党委等在成文时间上端署机关全称或规范等在成文时间上端署机关全称或规范简称。简称。以端正、居中、上不压正文（距正文1行之内 ）、下压成文时间为标准，绝对不能出现空白印章。（建议：非红头文件应当落款，行政部门上报上级党委、人大的文件必须落款，上报行政或下发文件一般不落款）2个机关联合行文用印 当联合行文需加盖2个印章时：不落款，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。3个及以上机关联合用印 署发文机关名称，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖

19、印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上；主办机关印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。3.版记部分版记部分版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和时间等3个要素。其中主题词、印发机关和时间规定为必须项。（版记中各要素下均加一条反线。版记应置于公文最后一页（封四）。版记的最后一个要素置于最后一行。（1）主题词上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标

20、宋体字；词目之间空一字。一件公文的主题词至少用2个，一般不超过5个。由公文主题的核心词汇和文种构成。（主题词是否可以省略？）（2）抄送机关抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。公文如有抄送，在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关标句号。一般不越级向上抄送。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。新办法没有“报”、“抄报”项目。（4）印发机关和时间印发机关和时间 印发机关，一般为发文机关的办公部门。印发时间，一般为印刷时间，用阿拉伯数码标识。位于抄送机关之下（无抄送机关在主

21、题词之下）占1行位置，用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。（党的条例把这部分叫做版记，包括印发机关、印发时间和份数）印发机关如果字数太多，可以自行简化。四、其它要求纸张大小，一般使用A4。纸张厚度，在60g80g之间。订口位置，左侧装订，横排单页上边装订。韧性要求，一般使用复印纸、胶版纸或书写纸。标点符号使用符合标点符号用法。计量单位符合国家标准。首次出现的外文缩写前应有规范中文名称。用字、用词符合国家相应规范标准。关于版心大小版心尺寸156mm225mm（不含页码）上边距37mm 下边距35mm左边距28mm 右边距26mm通常会采用上下边距3.6cm 左右边距2.7cm每

22、页22行，每行28字（Word的默认版心和公文要求版心不一致，因此产生公文的高、宽、行数、字数的变化，交由印刷厂印刷的公文应当按照标准要求排版）五、党政机关公文格式的主要差异1.用纸格式不统一。按规定，党的机关公文用纸规格既可采用16开型，也可采用国际标准A4型，国家行政机关一般用A4型。但当前党的机关公文仍有采用是16开型的，个别还有采用B5型的。国家行政机关公文普遍采用的是A4型。建议统一采用A4型。2.排印字体字号不统一排印字体字号不统一。党的机关公文使用的字号比较多,有2号、3号、4号、5号字，而行政机关公文除标题外都用3号字；党的文件实际使用字体类别也比较多。（鉴于党的公文处理条例

23、没有统一规定，建议按照行政机关办法统一）3.标注位置不统一。标注位置不统一。党政机关公文一些格式要素标注的位置也不同，最容易使办文人员忽略。l 党的机关不标注主送机关的公文，主送机关排印在印发传达范围处，行政机关公文的主送机关名称首页排不下时，主送机关排在主题词之下，抄送机关之上。l 党的机关公文附件名称在正文末行之下接着排印，行政机关的公文在正文末行之下空一行排印。l 党的机关公文抄送两字在左边顶格排印，行政机关的公文抄送两字在左边空一字排印。l 党的机关“印发传达范围”加括号标注于成文日期左下方，行政机关在这个位置是附注。4.标注方式不统一。标注方式不统一。党的机关公文未对标题标点作明确规

24、定，行政机关公文除法规性文种用书名号外，其余文种均无标点符号；县级与基层党的机关行文，所有公文均署名，三个以上行政机关联合行文才署名；党的机关公文成文日期未明确使用哪种数字，行政机关公文用汉字标注。党的机关决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置，行政机关全部标注在公文主体最后。5.文种类别不统一 行政机关文种有13种，党的机关有14种，其中名称相同的有常见的9种，但在效用上还存在差异。6.公文要素不一致 党政机关公文要素都有17项（含选用项），但具体要素不尽相同。公文常用要素字体、字号、简要要求一览表谢谢各位欢迎批评资料邮箱：密码111111资料邮箱：密码111111语委办工作邮箱：