苏州大学档案业务培训手册.docx

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1、高等学校档案管理办法（教育部、国家档案局27号令）1机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）9江苏省电子文件归档与管理办法19档案系统录入流程详解47党政管理类、外事类文件材料的归档流程61党政管理部门归档范围和保管期限表66教学类文件归档流程与归档范围98教务处档案材料归档范围和保管期限表101招生办公室档案材料归档范围和保管期限表104研究生部档案材料归档范围和保管期限表105学生工作部（处）归档范围和保管期限表109成人教育学院档案材料归档范围和保管期限表111科研档案材料归档流程及113科技处归档范围及保管期限表人文社科处归档范围及保管期限表出版文件材料的部门立卷

2、及归档流程出版类档案归档范围和保管期限表财会档案归档范围及归档流程120产品生产与科技开发文件材料的归档流程123资产经营公司档案材料归档范围和保管期限表基建档案材料归档流程基建类档案材料归档范围和保管期限表仪器设备档案材料归档流程仪器设备类档案材料归档范围和保管期限表声像档案归档流程135学院（部）归档材料及保管期限139苏州大学电子文件归档范围142苏州大学实物档案馆归档范围与要求168苏州大学人物档案征集、归档办法170中华人民共和国教育部令第27号根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了高等学校档案管理办法， 现予公布，自2008年9月1日起施行。教育部部长周济国家档案局局长杨冬

3、权-00八年八月二十日高等学校档案管理办法第一章总则第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案， 根据中华人民共和国档案法及其实施办法，制定本办法。第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民

4、政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：(-)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；(-)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、 发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。第二章机构设置与人员配备第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（一）建校历史

5、在50年以上：（二）全日制在校生规模在1万人以上；（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。第八条高校档案机构的管理职责是：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;（四）编制检

6、索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展学校档案工作人员的业务培训：（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：（-）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；（-）有

7、组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；（三）年富力强，身体健康。第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以

8、及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。第三章档案管理第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历

9、教育学生的高中档案、入学登记表、 体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。 按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围（87）教办字016号）的相关规定执行。（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定（国档发（1987） 6号）执行。（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发（1988） 4号）执行。（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备 （价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及

10、在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。（A）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、 教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布

11、的会计档案管理办法（财会字 （1998） 32 号）执行。高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、 照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要

12、求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范(GB“ 18894-2002)执行。第十八条高校档案材料归档时间为：(-)学校各部门应当在次学年6月底前归档；(二)各院系等应当在次学年寒假前归档；(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。第二十条高校档案机构应当按照国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十一

13、条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人

14、在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、 代管等形式进行管理。高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。第四章档案的利用与公布第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布

15、：（-）涉及国家秘密的；（二）涉及专利或者技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成单位规定限制利用的。第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。 需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人

16、批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按档案著录规则（DA/H8-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、 档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供

17、利用，应当征得寄存者同意。第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。第五章条件保障第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照档案馆建设标准（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。存放涉

18、密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。第六章奖励与处罚第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：（-）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；（五）同违反档案法律法

19、规的行为作斗争，表现突出的。第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（-）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。第七章附则第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。第四十二条高等学校可以根据本办法制订实施细则。高等学校附属单位（包括附属医院、校办企业等）的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。第四

20、十三条本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月 10日发布的普通高等学校档案管理办法（国家教育委员会令第6号）同时废止。机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。局长杨冬权二OO六年十二月十八日第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌， 又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。第二条本规定中

21、的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件；

22、无查考利用价值的事务性、临时性文件, 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30 年、10年

23、。第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等：（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料。第八条定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件

24、材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料：（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告?等文件材料。第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，

25、按国家有关规定执行。第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、 定稿一并归档。第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档， 其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十二条各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。第十三条在编制本机关或本

26、系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、 企业事业单位可参照执行。第十五条本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的国家档案局关于机关档案保管期限的规定和机关文件材料归档和不归档的范围同时废止。附件：文书档案保管期限表1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料永

27、久1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报永久1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年1.4 讨论未通过的文件 10年2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、 妇联的常务会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册永久2.2 讨论未通过的文件10年3本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录永久4本机关召开工作会议、专题

28、会议的文件材料4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年4.3 联合召开会议的文件材料5.1 本机关为主办的5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年5.2 本机关为协办的521请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年522典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年5.3 关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主

29、要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计永久6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排10年6.4 机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料7.1 重要的永久7.2 一般的30年7.3 本地区、本机关工作汇报材料30年7.4 关业务文件材料8.1 .本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示8.2.1 重要业务问题的永久8.2.2 一般业务问题的30年8.

30、3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料8.3.1 重要业务问题的，永久832 一般业务问题的30年8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿30年8.5 机关联合行文的文件材料8.5.1 本机关为主办的8.5.1.1 重要业务问题的永久8.5.1.2 一般业务问题的30年8.5.2 本机关为协办的8.5.2.1 重要业务问题的30年8.5.2.2 一般业务问题的10年8.6 本机关编辑、编写的文件材料8.6.1 大事记、组织沿革等永久8.6.2 简报、情况反映、工作信息等10年8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料8.7.1 行政

31、管理工作制度、程序、规定等文件材料永久8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等永久8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料永久8.732不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久8.73.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久8.73 4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年8.7.4行政管理工作中形成的备案文件材料10年8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

32、8.7.5.1 重要的永久8.7.5.2 一般的 30 年8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料10年8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年9本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫，信访工作文件材料9

33、.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久9.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年9.3 人事任免文件永久9.4 先进单位、劳动模范、先进9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的永久9.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年9.5 对本机关有关人员的处分材料9.5.1 受到警告（不含）以上处分的永久9.5.2 受到警告处分的30年9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久9.7 人事考核、职称评审工作文件材料永久9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久9.9 职工名册永久9.

34、10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果永久9.10.2 重要专项活动的报告、总结等永久9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久9.10.4 情况反映、工作简报10年9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料9.11.1 重要的永久9.11.2 一般的 30年9.12 保卫部门的安全检查、调查记录 10年9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料9.13.1 有领导重要批示和处理结果的永久9.13.2 其他有处理结果的30年10本机关事务管理文件材料10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料永久10.2 与

35、有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料10.2.1 重要的永久1022一般的 10年10.3 接待工作的计划、方案10.3.1 重要的30年10.3.2 一般的10年10.4 机关财务预算30年10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料10.6.1 重要的永久10.6.2 一般的10年10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久10.8 职工住房分配、出售的规，定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、 职工住房申

36、请30年11上级机关制发的文件材料11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料11.1.1 重要的永久11.1.2 一般的10年11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久12同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年13下级机关报送的文件材料13.1 重大问题的专题报告30年13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年江苏省电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为适应全省信息化建设和电子政务建设的需要，规范全省电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整

37、性、有效性和安全性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国电子签名法、江苏省档案管理条例、国家标准电子文件归档与管理规范（GB“ 18894-2002）和国家档案局电子公文归档管理暂行办法（2003年第6号令），结合我省的实际情况，制定本办法。第二条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。第三条本办法适用于本省范围内

38、的各级党政机关、人民团体，企事业单位， 社会组织以及各类经济组织。第四条县级以上各级人民政府应当加强对电子政务、电子商务过程中电子文件归档与管理的领导，将在国家综合档案馆建立电子文件中心纳入当地国民经济和社会发展规划，确保电子政务内网和各机关业务活动中有保存价值的电子文件在档案馆得到有效的保存和利用。第五条县级以上档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件的归档与管理工作实行监督和指导。第二章电子文件归档与管理体系第六条各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。第七条已开展电子政务的单位，应当制定严

39、格的管理制度，采取切实有效的技术措施，在办公自动化软件中配置电子文件归档接口和相应的档案管理子系统， 保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。第八条办公自动化和档案管理软件必须符合全省统一的数据交换结构（见附录 AD）o电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、 格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。第九条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数

40、据丢失， 对于电子文件正式文本实行双套保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。第十条对只有电子签章的电子文件，归档时应当附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。对电子文件中使用可靠电子签名的数据电文， 不需要再度签名确认。第三章电子文件的真实性、完整性和有效性第十一条电子文件的形成单位，应当采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。（-）建立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制。（二）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、 设备、项目、内容等。（三）对电子文件采用防错漏、防调换和

41、防更改的标记。（四）对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。第十二条各单位档案部门应当加强对各岗位文件形成人的业务指导，从电子文件形成开始，不间断地对有关操作处理进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合下列规范要求，具有完整性。（-）登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、 签发者等）。（二）登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者（三）登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。（四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。（五）电子文件形成人员及时对修改的重要文稿进行逻辑归档，正式文本随后物理归档。单位档案部门按照档

42、案馆给定的全宗号、归档范围登记并归档。（六）采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。第十三条建立由网络管理和技术人员负责的电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。使用数据处理能力强、安全性能高的数据库管理系统管理电子文件及电子文件的机读目录数据。机关档案室应当配备满足存贮要求的大容量内存和单独的计算机、服务器，并联入电子政务内网。（-）根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数。（二）办公自动化软件系统及档案管理软件系统应当提供严格的操作权限管理， 能对各功能模块的操作权限进行严格控制，对操作的数据范围进行读、写控制。（三）对于加密电子文件，应当解密后再收集归档

43、，确实需要以加密方式保存的，应当将其解密程序同时归档。（四）网管部门定期对档案室备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取措施，并根据软硬件升级换代情况，适时对电子文件进行迁移作业。第十四条电子文件的处理和保存应当符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等情况，采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证和身份识别方法等。第四章电子文件的数据结构及通用格式第十五条不同类型电子文件的收集应当遵循如下数据结构：（-）收文的数据结构收文的数据结构包括收文登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件

44、的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、 文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、 全文标识；文书处理项包括文件来源分类、收文日期、收文号、收文者、拟办意见、 领导批示、主办部门、协办部门、处理结果；文件归档项包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法，参见附录A。（二）发文的数据结构发文的数据结构包括发文登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、 文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电

45、子文件类别、 全文标识；文书处理项包括主办部门、协办部门、起草人、修改人、审核意见、签发意见、打字人、登记日期、发往单位、抄送单位；文件归档项包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号。各数据项的名称、数据类型、 字段长度及用法，参见附录B。（三）会议及其他文件材料的数据结构包括会议及其他文件材料登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、 文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、 全文标识；文书处理项包括会议名称、主办部门、协办部门；文件归档项包括归档标志、机构（

46、或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号。各数据项的名称、 数据类型、字段长度及用法，参见附录C。（四）归档分类方案的数据结构归档分类方案的数据结构包括机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、 事由或备注项。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法，参见附录D。（五）文件级文书档案的数据结构文件级文书档案的数据结构包括分类号、档案馆代号、组织机构代码、档号、 电子文档号、缩微号、题名、文号、责任者、稿本、文种、密级、保管期限、成文日期、载体类型、载体规格、载体数量、载体单位、主题词、全文标识、主办部门、 协办部门、备注。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法按照江苏省地方标准文书档案文

47、件级目录数据库结构和数据交换格式（DB32/505-2002）的要求确定。第十六条电子文件的通用格式 （一）一般电子文件的通用格式1 .文字型电子文件：XML、PDF、RTF、TXT。2 .图像电子文件:JPEG、TIFFo3 .音频电子文件：WAV、MP3o4 .影像及多媒体音像数据：MPEG、AVL5 .用以全文检索的文件类型：TXT。（二）专业电子文件的通用格式，由省档案局会同有关专业主管部门确定。第五章电子文件的收集与积累第十七条电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关的支持软件和数据等。（一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应当保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行全文数字化工作，则应当将纸质文件与数字化