干部人事档案的整理★（二）.doc

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1、第 1 页 共 7 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。干部人事档案的整理干部人事档案的整理干部人事档案的整理一、干部人事档案整理工作的类型和作用干部人事档案的整理，是指依据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。干部人事档案整理有两种常见类型。一是对新建干部档案的整理；二是因补充归档材料而对原有的档案进行局部整理。干部人事档案整理的作用。一是使干部人事材料成为规范的干部人事档案。二是有利于干部人事档案材料的保管和保护。三是方便干部人事档案的利用。四是为信息化奠定良

2、好的基础。二、干部人事档案整理工作的要求和方法、步骤干部人事档案既不能“欠”整理，也不能“过”整理。也就是说，干部人事档案必须进行规范化整理，但不能为了形式上的完美下过多功夫。整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤：第一步，分类第一类：履历材料：主要为履历表、委员简历、代表简历。不能将学生登记表、公务员登记表放此类，应分别放第四类和第九类。第二类。自传材料、报告个人有关事项的材料（比如干部个人情况报告表）。第 2 页 共 7 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。第三类。考察、考核、鉴定材料；审计工作中形成的材料，如干部离任审计报告。第四类。学历学位材料；职业（任职）资格考试材料；评

3、（聘）专业技术职务（职称）材料；反映个人科研学术水平的材料；培训材料。第五类。审查工作中形成的材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的材料。第六类。党、团组织建设工作中形成的材料。入团材料中，新的收集归档规定只有入团志愿书。按照文件精神，以前归档的入团申请书等相关材料予以保留。第七类：表彰奖励材料。发给国务院特殊津贴放此类。第八类：执纪执法部门形成的涉及个人的材料。第九类：招录、聘用、公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料；任免、调动、退（离）休、军人转业（复员）安置工作中形成的材料；辞职、辞退、罢免材料；办理工资、待遇等工作中形成的材料；出国（

4、境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议工作中形成的材料。第十类。其它材料。健康检查和处理工伤事故工作中形成的材料；办理丧事形成的材料；干部档案审核、报送工作中产生的反映干部档案情况的材料；毕业生报到通知书；人事争议仲裁裁决书（调解书）；公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定）；再生第 3 页 共 7 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。育子女申请审批表；干部家庭社会关系情况表等材料。材料如果存在内容交叉的情况，可根据材料的主要内容或用途确定类别：（一）以自传为主的履历或简历表归第二类；（二）学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第

5、四类；（三）干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。分类一定要准确，为将来信息化打下良好的基础。第二步，排序1.按材料形成时间排序适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。第四类、第九类材料一般按照时间顺序排列，但在处理不同性质材料时要采用二级分类法，即先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。按材料性质相对集中排序的方法是：第四类为：第 4 页 共 7 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。1.学历学位材料；2.职业（任职）资格考试材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料；3.反映个人科研学术水平的材料；4.培训材料等。第九类为：1.工资情况的材料；2.任免材料；3.

6、出国、出境材料；4.参加会议的代表登记表等其他材料。2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序适用于第五、六、八类材料。其中，第五类、第八类材料的排序一般为。上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交代材料等。第六类材料，入党志愿书应排在入党申请书之前、转正申请书、党员登记表放在申请书后。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页数。页数的计算方法为：凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始计算。如干部履历表封面背后印有说明的一面也计算为一页。空白纸和托表用的衬纸不计页数，复制件和原

7、件应视为一份材料，统一编写页数。如果一份文件，原件两页，复制件两页，这份文件就是四页。第 5 页 共 7 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。第三步，编目1.档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料。目录不能粘贴、涂改。提倡使用 excel 表格制作档案目录。2.每类目录之前应注明材料类号和类别名称。3.序号，填写材料类号和排列顺序号。材料类号用大写的“一”至“十”，序号用阿拉伯数字。4.“材料名称”根据材料题目填写。过分简单的要重新拟写。比如有的材料名称只有“说明”两个字，要注明是关于什么问题的说明；对过长的名称要简

8、写，但不能过于简单，如关于某某等人任职的通知，可简写为“任职通知”，但不能仅写为“通知”。5.“材料形成时间”填写材料最后落款时间。但入党志愿书的形成时间要填写支部大会通过接收申请人为预备党员的时间。6.“页数”，填写材料的页数。7.备注，填写需要说明的情况。如附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。8.每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第三、四、九类材料的目录，不能在同一页中填写其他类别材料的条目。第四步，技术加工 1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案第 6 页 共 7 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保证文件

9、原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。2.幅面过大的材料应进行折叠或裁剪。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读，剪裁时不得损坏档案材料内容。3.幅面过小的材料应进行托表，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。4.拆除档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物。5.每份档案材料在整理时必须保证各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。第五步，装订装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。档案超过 3.5 厘米，可以分

10、成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料在同一卷中。三干部人事档案整理工作的准备和注意事项开展干部人事档案整理工作，要准备好整理场所，以及卷夹、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机等整理工具、档案用品。鉴于政府用纸全部为 a4 纸型的客观情况，中组部已同意使用能装入 a4 纸张的卷夹。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。最好选用塑料材质的卷夹。卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等。第 7 页 共 7 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。书写姓名不等使用同音字或不规范的简化字。整理中还要注意以下事项：1.必须遵守中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法和干部人事档案工作有关规定，保守党和国家的秘密，确保档案的安全。2.不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料。3.不得擅自处理或销毁档案材料。整理中因审核剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审核批准后分别情况予以处理。4.在整理中，要加强对档案材料管理，防止材料丢失或泄漏材料内容。