账务处理系统其它设计演示教学.ppt

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1、账务处理系统其它设计账务处理系统输出设计账务处理系统输出设计l输出设计的要点输出设计的要点l日记账的输出日记账的输出l明细账的输出明细账的输出l总账的输出总账的输出会计信息系统会计信息系统输出设计的要点输出设计的要点:输出设计的内容输出设计的内容l在在手手工工会会计计信信息息系系统统环环境境下下，会会计计人人员员根根据据记记账账凭凭证证登登记记各各种种账账簿簿，并并根根据据账账簿簿编编制制各各种种会会计计报报表表。相相应应地地，账账簿簿和和报报表表就就是是计计算算机机下下会会计计信信息息系系统统的的输输出出。关关于于会会计计报报表表，其其内内容容和和格格式式比比较较固固定定，但但有有些些内内容

2、容仅仅根根据据凭凭证证和和相相当当于于总总账账的的科科目目余余额额表表是是不不能能计计算算的的，而而且且在在现现行行的的会会计计信信息息系系统统设设计计中中，报报表表系系统统是是单单独独存存在在，与与账账务务处处理理系系统统是是并并行行的的。这这样样，账账务务处处理理系系统统的的输输出出只只包包括括账账簿簿，日日记记账账，明明细细账账和和总账总账。l实实质质上上，账账簿簿提提供供的的数数据据主主要要有有两两类类，一一类类是是关关于于某某个个科科目目的的“流流量量”数数，一一类类是是关关于于某某个个科科目目的的“存存量量”数数，相相对对应应是是会会计计科科目目时时期期数数和和时时点点数数，所所以

3、以，从从这这个个角角度度说说，账账务务处处理理系系统统输输出出主主要要包包括括“流流量量”数和数和“存量存量”数，即数，即“时期时期”数数“和和“时点时点”数。数。l输出设计的方法：输出设计的方法：打印打印/显示显示l输出设计的格式：输出设计的格式：手工格式手工格式会计信息系统会计信息系统日记账输出日记账输出l所所谓谓日日记记账账是是指指对对涉涉及及到到某某一一个个特特殊殊科科目目，按按其其发发生生时时间间的的先先后后顺顺序序，逐逐日日逐逐笔笔登登记记的的账账簿簿，包包括括现现金金日日记记账账和和银银行行存存款日记账款日记账，二者的手工格式基本相同。，二者的手工格式基本相同。日记账临时数据库设

4、计日记账临时数据库设计l所所有有输输出出信信息息的的来来源源是是凭凭证证库库和和科科目目代代码码余余额额库库。但但在在处处理理过程中需要临时建立一些数据库文件，用来存放输出信息。过程中需要临时建立一些数据库文件，用来存放输出信息。l所所谓谓临临时时数数据据库库，就就是是程程序序运运行行过过程程中中生生成成的的，程程序序结结束束时时再删除的数据库。再删除的数据库。l日日记记账账临临时时数数据据库库是是存存放放日日记记账账输输出出信信息息的的，其其结结构构与与输输出出日日记记账账簿簿的的格格式式基基本本一一致致。前前面面讲讲过过，日日记记账账分分为为现现金金日日记记账账和和银银行行存存款款日日记记

5、账账，而而二二者者的的输输出出格格式式略略有有不不同同，在在数数据据结结构构和和程程序序编编制制上上应应有有所所差差别别。但但考考虑虑到到程程序序的的可可读读性性，程程序序编编制制不不宜宜过过于于复复杂杂，因因此此简简化化一一些些输输出出项项目目，把把现现金金日日记记账和银行存款日记账的格式统一。账和银行存款日记账的格式统一。会计信息系统会计信息系统数据库结构如下：数据库结构如下：l字段字段 字段名字段名 类型类型 宽度宽度 小数小数l 1 RQ D 8 日期日期l 2 PZH C 6 凭证号凭证号l 3 ZY C 30 摘要摘要l 4 JFJE N 12 2 借方金额借方金额l 5 DFJE

6、 N 12 2 贷方金额贷方金额l 6 YE N 12 2 余额余额l 7 BJ N 2l Total 82l这这样样，明明细细账账中中的的数数据据可可以以分分成成三三类类，一一类类是是期期初初数数，这这类类数数据据需需要要到到科科目目余余额额文文件件中中去去读读取取；一一类类是是发发生生的的各各笔笔业业务务，这这类类数数据据需需要要到到记记账账凭凭证证文文件件中中去去读读取取；第第三三类类是是期期末末数数，它它可可以根据前两类数据计算后得出。以根据前两类数据计算后得出。会计信息系统会计信息系统处理过程设计处理过程设计l1、数据的准备过程、数据的准备过程l将临时的日记账工作文件清空将临时的日记

7、账工作文件清空l给给工工作作文文件件加加一一条条空空记记录录，在在摘摘要要一一栏栏内内填填入入“期期初初余余额额”字字样样，另另外外从从科科目目余余额额文文件件中中取取出出“现现金金”、“银银行行存存款款”科科目目的的期期初初余余额额数数，填填入入余余额额一一栏栏，根根据据其其借借贷贷性性质质将将“借借”或或“贷贷”填入借或贷一栏；填入借或贷一栏；l从从记记账账凭凭证证文文件件中中将将借借方方科科目目为为“现现金金”、“银银行行存存款款”或或贷贷方方科科目目为为“现现金金”、“银银行行存存款款”的的记记录录挑挑选选出出来来，写写入入工作文工作文l最最后后再再给给工工作作文文件件加加一一条条空空

8、记记录录，在在摘摘要要一一栏栏内内填填入入“期期末末余余额额”字字样样，另另外外根根据据已已有有的的数数据据算算出出其其期期末末余余额额数数，填填入入余余额额一一栏栏，根根据据其其借借贷贷性性质质将将“借借”或或“贷贷”填填入入借借或或贷贷一一栏。栏。l2、日记账的输出过程、日记账的输出过程l输输出出日日记记账账的的表表头头部部分分；输输出出工工作作文文件件中中已已准准备备好好的的数数据据；输出日记账的表尾部分。输出日记账的表尾部分。会计信息系统会计信息系统程序设计程序设计l日日记记账账输输出出程程序序较较前前面面的的程程序序要要复复杂杂一一些些，这这主主要要是是因因为为其其处处理理过过程程复

9、复杂杂，涉涉及及的的数数据据库库多多，有有原原始始数数据据库库，如如凭凭证证库库和和科科目目代代码码余余额额数数据据库库；也也有有新新建建立立的的临临时时数数据据库库，如如日日记记账账临临时时数数据据库库、报报表表临临时时数数据据库库等等。另另外外，在在处处理理过过程程中中，对对数数据据库库的的操操作作也也很很多多，如如记记录录的的拷拷贝贝、追追加加、替替换换等等。程程序序设设计计的的要要点点主主要要有：有：l(1)输入界面设计输入界面设计 l(2)期初余额的计算期初余额的计算:期初余额期初余额=年初余额年初余额+借方累计发借方累计发生额生额-贷方累计发生额贷方累计发生额l(3)日记账临时库的

10、建立日记账临时库的建立 l(4)账薄输出账薄输出(5)账簿显示账簿显示 (6)账簿打印账簿打印会计信息系统会计信息系统程序流程图程序流程图程序流程图程序流程图会计信息系统会计信息系统明细账输出明细账输出 l明明细细账账是是指指根根据据总总账账科科目目设设置置，按按其其所所属属的的明明细细科科目目开开设设，用用于于记记录录涉涉及及到到该该明明细细科科目目所所有有业业务务的的账账簿簿。根根据据科科目目的的性性质质不不同同，其其格格式式有有不不带带数数量量的的借借贷贷余余三三栏栏式式(现现金金日日记记账账和和银银行行存存款款日日记记账账等等属属于于这这种种类类型型)、带带数数量量的的借借贷贷余余三三

11、栏栏式式(产产成成品品明明细细账账和和销销售售明明细细账账等等属属于于这这种种类类型型），及及多多栏栏式式(管管理理费费用用明明细细账账等等属属于于这这种种类类型型)等等三种三种。会计信息系统会计信息系统l明明细细账账与与日日记记账账的的输输出出过过程程相相似似，特特别别说说明的是程序设计的要点：明的是程序设计的要点：l1、输入界面的设计、输入界面的设计l2、期初余额的计算、期初余额的计算l明明细细科科目目的的期期初初余余额额计计算算是是根根据据科科目目的的性性质质来来决决定定其其借借贷贷方方的的增增减减，具具体体计计算算公公式式如下：如下：l期初余额期初余额=年初余额年初余额+(+(借方累计

12、发生额借方累计发生额 -贷方累计发生额贷方累计发生额)(-1)(-1)借贷标志借贷标志+1+1会计信息系统会计信息系统3 3、程序流程图、程序流程图会计信息系统会计信息系统总账输出总账输出l总总账账是是指指根根据据总总账账科科目目开开设设，用用以以记记录录全全部部经经济济业业务务核核算算资资料料的的账账簿簿。根根据据计计算算机机处处理理的的特特点点，总总账账输输出出有有多多种种方方法：法：l第第一一种种方方法法是是采采用用目目前前手手工工登登账账方方法法，首首先先作作科科目目汇汇总总表表，即即将将所所有有科科目目的的本本期期借借方方、贷贷方方发发生生额额汇汇总总在在一一张张科科目目汇汇总表内，

13、并将其登录到总账中去。总表内，并将其登录到总账中去。l第第二二种种方方法法是是直直接接按按记记账账凭凭证证输输出出总总账账。如如果果采采用用人人工工完完成成，且且该该单单位位业业务务量量较较大大，则则总总账账登登记记的的工工作作量量也也大大。但但用计算机实现反而简单，处理时间也短。用计算机实现反而简单，处理时间也短。l第第三三种种方方法法是是用用月月末末的的总总账账试试算算平平衡衡表表来来代代替替总总账账。这这种种方法一般是手工处理常用的方法，采用计算机处理则不用。方法一般是手工处理常用的方法，采用计算机处理则不用。会计信息系统会计信息系统总账输总账输出出设计设计的要点有：的要点有：l1 1、

14、输输入界面入界面l2 2、科目代、科目代码码的的筛选筛选l总总账账输输出出与与明明细细账账输输出出的的区区别别在在于于明明细细账账输输出出的的是是某某个个明明细细科科目目的的业业务务发发生生额额，而而总总账账输输出出的的是是其其所所属属的的所所有有明明细细科科目目的的业业务务发发生生额额。总总账账输输出出的的实实现现方方法法也也非非常常简简单单，只只要要取取明明细细科科目目代代码码中中前前三三位位子子串串等等于于总总账账科科目目代代码码的的凭凭证证记录记录即可，其即可，其查查找条件是：找条件是：l LEFT(LEFT(明明细细科目，科目，3)3)总账总账科目科目l3 3、程序流程、程序流程图图

15、会计信息系统会计信息系统3 3、程序流程、程序流程图图会计信息系统会计信息系统吉林大学远程教育课件学学 时：时：48 会计信息系统 (第三十八讲)主讲人主讲人 :苗淑娟苗淑娟账务处账务处理系理系统查询设计统查询设计l查询内容查询内容l查询方法查询方法l查询实例查询实例会计信息系统会计信息系统查询查询内容内容l查查询询是是计计算算机机输输出出的的重重要要形形式式之之一一，它它能能迅迅速速从从大大量量数数据据中中查查出出用用户户所所需需要要的的信信息息。查查询询也也是是计计算机会算机会计计系系统统特有的一种形式。特有的一种形式。l在在会会计计核核算算过过程程中中，对对凭凭证证、账账簿簿等等查查询询

16、十十分分频频繁繁，而而手手工工会会计计是是从从凭凭证证或或账账簿簿中中直直接接获获得得所所需需信信息息，计计算算机机会会计计信信息息系系统统则则应应通通过过所所提提供供的的查查询询功能模功能模块块来来获获取有关信息。取有关信息。l账账务务处处理理系系统统的的查查询询是是针针对对凭凭证证、账账簿簿、报报表表进进行行的的，具具体体来来说说是是对对科科目目发发生生额额、余余额额以以及及经经济济业务进业务进行行查询查询。会计信息系统会计信息系统查询查询方法方法l查询查询方法通常取决于所方法通常取决于所给给定的定的输输入条件。入条件。l查查询询的的方方法法是是灵灵活活多多样样的的，一一个个好好的的计计算

17、算机机会会计计信息系信息系统统所提供的所提供的查询查询方式也方式也应应是很是很齐齐全的。全的。l(一一)简单简单条件条件查询查询l这这是是一一种种以以数数据据库库某某一一字字段段作作为为查查询询条条件件，由由用用户户输输入入该该项项内内容容，然然后后显显示示满满足足条条件件的的各各凭凭证证记记录录内容的内容的查询查询方法。方法。l以以记记账账凭凭证证查查询询为为例例，当当用用户户输输入入凭凭证证号号、日日期期、科科目目代代码码等等其其中中一一项项内内容容，即即可可显显示示对对应应的的凭凭证证。其其中中有有些些条条件件可可以以是是一一段段范范围围，如如凭凭证证号号1001-1001-102102

18、0，日期为当月的，日期为当月的20-30日等。日等。会计信息系统会计信息系统l(二二)模糊模糊查询查询l在在实实际际处处理理问问题题时时，常常常常会会遇遇到到一一种种根根据据不不完完整整的的内内容容来来查查询询，即即所所谓谓片言只片言只语语。l例例如如，只只知知道道是是差差旅旅费费，但但不不知知哪哪一一天天，也也不不知知由由谁谁报报销销的的；再再如如只只知知道道客客户户姓姓王王具具体体名名字字一一时时记记不不清清了了。想想根根据据这这些些模模糊糊条条件件来来查查询询其其详详细细资料，这种方法称为资料，这种方法称为模糊查询模糊查询。l模糊查询在实际使用时常常和其他条件连在一起模糊查询在实际使用时

19、常常和其他条件连在一起 l(三三)组组合条件合条件查询查询l所所谓谓组组合合条条件件就就是是将将一一个个或或多多个个查查询询的的条条件件通通过过关关系系和和逻逻辑辑运运算算符符连连接接起来，起来，组组成一个有意成一个有意义义的表达式，并依此的表达式，并依此进进行行查询查询。l进进行行组组合合条条件件查查询询设设计计时时，首首先先应应当当在在屏屏幕幕上上显显示示字字段段变变量量及及对对应应的的含含义义，同同时时还还应应将将逻逻辑辑符符、关关系系运运算算符符显显示示出出来来供供选选择择，用用户户根根据据查查询询内内容容输输入入查查询询的的条条件件。该该方方法法比比较较灵灵活活，它它即即能能实实现现

20、简简单单条条件件查查询询，又又能能进进行模糊行模糊查询查询，且，且输输入的条件一般没有限制。入的条件一般没有限制。l使使用用该该方方法法要要求求用用户户应应具具备备一一定定的的编编程程知知识识，输输入入条条件件必必须须完完全全符符合合语语法法，否否则则程程序序会会显显示示出出错错而而中中断断运运行行。这这种种方方法法在在专专业业或或商商品品化化软软件件中中一般不用一般不用。会计信息系统会计信息系统查询实查询实例例设计设计l(一一)凭凭证查询证查询l1 1、查询查询原理原理l与与其其他他查查询询相相比比，凭凭证证查查询询的的项项目目最最多多，如如日日期期、凭凭证证号号、摘摘要要中中的的关关键键词

21、词、科科目目代代码码、借借方方金金额额、贷贷方方金金额额等等等等，均均可可作作为为查查询询项项目目。既既可可以以其其中中一一项项作作为为查查询询条条件件，也也可可某某几几项项组组合合作作为为查查询询条条件件，前前述述的的三三种种查查询询方方法法都都适适用用。但但这这三三种种方方法法若若分分别别编编程程，程程序序必必然然冗冗长长且且重重复复，为为此此应应考考虑虑设设计计一一种种通通用用的的方方法法，既既能能进进行行单单一一条条件件的的查查询询，又又可可进进行行组组合合查查询询。这这种种方方法法的的难难点点是是如如何何从从多多种种条条件件组组合合中判断某一条件是否被采用。中判断某一条件是否被采用。

22、l2 2、凭证记录的筛选、凭证记录的筛选l3 3、凭证内容的显示、凭证内容的显示l（二）科目余额查询（二）科目余额查询l（三）科目发生额查询（三）科目发生额查询会计信息系统会计信息系统系系统维护统维护l为为保保证证系系统统的的正正常常运运行行，需需要不断地要不断地进进行系行系统维护统维护工作。工作。l系系统统维维护护一一般般包包括括系系统统初初始始化化、数数据据的的增增删删修修改改、数数据据备份和数据恢复等工作。备份和数据恢复等工作。会计信息系统会计信息系统系系统统初始化初始化l系系统统初初始始化化是是手手工工会会计计和和计计算算机机会会计计过过渡渡的的桥桥梁梁。系系统统初初始始化化的的工工作

23、作内内容容很很多多，如如会会计计科科目目代代码码的的设设置置、科科目目余余额额的的设设置置、操作人操作人员员及其及其权权限的限的设设置等等。置等等。l系系统统初初始始化化工工作作比比较较重重要要的的就就是是科科目目及及科科目目余余额额的的设设置置。相相应应地地科科目目及及科科目目余余额额设设置置程程序序设设计计至至关重要，其程序流程图如下图所示关重要，其程序流程图如下图所示:会计信息系统会计信息系统会计信息系统会计信息系统吉林大学远程教育课件学学 时：时：48 会计信息系统 (第三十九讲)主讲人主讲人 :苗淑娟苗淑娟系统初始化的内容系统初始化的内容l初初始始设设置置相相当当于于手手工工作作业业

24、方方式式下下的的设设置置会会计计科科目目和和账账户户，选选定定记记账账方方法法，设设置置记记账账凭凭证证，确确定定记记账账程程序序，规规定定记记账账规规则则，结结转转期期初初余余额额等等工工作作。在在正正式式进进行行日日常常的的制制单单、审审核、核、记账和结账前必须完成初始设置工作。记账和结账前必须完成初始设置工作。1 1、设设置新的核算置新的核算单单位，位，对财务对财务人人员进员进行分工行分工l(1)(1)核算核算单单位位l首首先先应应启启动动账账务务系系统统建建立立新新的的核核算算单单位位，即即根根据据使使用用单单位位的的会会计计核核算算要要求求，事事先先确确定定一一些些必必要要的的内内容

25、容，借借以以说说明明将将在在账账务务系系统统中中处处理理哪哪家家企企业业的的账账。这这些些内内容容包包括括：该该企企业业的的名名称称、代代号号、企企业业的的性性质质以以及及所所采采用用的的记记账账方方法法，启启用用系系统统日期和确定日期和确定该该企企业业科目如何编码等。科目如何编码等。会计信息系统会计信息系统l代号：核算代号：核算单单位的代号，如位的代号，如0101，0202，1111，.99.99等。等。l核核算算单单位位：可可以以是是单单位位名名称称、人人员员姓姓名名、各各种种代代号号等等。一一个个核核算算单单位位也也可可称称为为“账账套套”，在在一一套套通通用用账账务务处处理理软软件件中

26、中，系系统统可可支支持持9999个个相相互互独独立立的的账账套套同同时时并并存存。企企业业单单位位可可以以在在这这里里建建立立自自己己命命名名的的“核核算算单单位位”，并并选选择择该该“核核算算单单位位”进进入系入系统统内部内部进进行企行企业业各种各种经济业务经济业务的核算。的核算。l记记账账方方法法：企企业业单单位位应应选选择择借借贷贷记记账账，行行政政事事业业单单位位可可选选择择收付收付记账记账或旧借或旧借贷记账贷记账。l科科目目级级长长：在在本本系系统统中中每每个个科科目目都都必必须须进进行行编编号号，科科目目如如何何进进行行编编号号则则在在此此可可确确定定编编号号方方法法，如如一一级级

27、总总账账科科目目编编号号几几位位长长，二二级级科科目目编编号号几几位位长长等等，本本系系统统规规定定科科目目编编码码总总长长为为1111位位，默默认认各各级级科科目目的的规规则则为为3222232222基基本本可可以以满满足足不不同同单单位位的的需要。需要。l启用日期：系启用日期：系统统自自动给动给出。出。会计信息系统会计信息系统(2)(2)财务财务分工分工l财财务务分分工工用用于于规规定定会会计计人人员员在在计计算算机机财财务务系系统统上上的的分分工工及及权权限限范范围围，比比如如谁谁管管制制单单，谁谁管管建建账账，谁谁管管记记账账，谁谁管管往往来来账账，谁谁管管银银行行对对账账等等，财财务

28、务分分工工可可避避免免与与业业务务无无关关人人员员对对系系统统的的操操作作；同同时时对对属属于于本本系系统统的的操操作作员员在在分分工工上上实实行行一一定定的的控控制制，以以分分清清业业务务范范围围，明明确确职职责责，保保证证系系统统数数据据安安全全可可靠靠。该该功功能能是是根根据据会会计计制制度度中中企企业业内内部部控控制制原原则则设设立的。立的。l第第 一一 次次 使使 用用 系系 统统 时时 选选 择择 系系 统统 管管 理理 操操 作作 员员 姓姓 名名：SYSTEMSYSTEM，口口令令：SYSTEM,SYSTEM,。如如果果操操作作出出现现错错误误，系系统统会会提提示示正正确确的的

29、操操作作员员及及口口令令。而而且且，操操作作员员姓姓名名，不不允允许许有有重重复复，系系统统默默认认系系统统管管理理人人员员为为SYSTEMSYSTEM，只只有有系系统统管管理理员员才才有有权权进进入入 ，其其姓姓名名不不可可能能被被删删除或修改。除或修改。会计信息系统会计信息系统2 2、规规定定结账结账日期日期l规规定定结结账账日日期期即即确确定定每每月月结结止止登登账账的的日日期期，本本功功能能是是为为非非月月底底结结账账的的单单位位提提供供的的。如如有有些些单单位位为为每每月月2525日日结结账账，2626日日至至月月底底发发生生的的业业务务则则记记入入下下一一个个月月。如如果果选选择择

30、每每月月月月底底结结账账，则则可可不不用用此此功功能能，或或将将结结账账日日设设为为空空，不不可可输输入入一一个个日日期期；如如果果选选择择的的不不是是月月底底结结账账，则则需需输输入入结结账账日日期期如如2525。结结账账日日期期只只能能在年初在年初设设定，年中不允定，年中不允许许改改变变，否，否则则将造成将造成错误错误。3 3、规规定凭定凭证证种种类类l企企事事业业单单位位为为了了便便于于登登记记账账簿簿，加加强强财财务务管管理理，一一般般对对记记账账凭凭证证进进行行分分类类编编制制，但但各各单单位位的的分分类类方方法法不尽相同，可按照实际单位的需要对凭证进行分类，不尽相同，可按照实际单位

31、的需要对凭证进行分类，会计信息系统会计信息系统4 4、规规定定银银行行结结算方式算方式l在在企企业业财财务务制制度度中中规规定定，任任何何单单位位必必须须对对本本单单位位的的货货币币资资金金加加强强管管理理。将将单单位位登登记记管管理理的的银银行行日日记记账账的的内内容容和和银银行行登登记记管管理理的的单单位位银银行行存存款款账账的的内内容容进进行行核核对对，以以便便发发现现问问题题，堵堵住住漏漏洞洞，保保护护国国家家及及企企业业的的财财产产安安全全。所所以以为为了了便便于于银银行行对对账账，账账务务处处理理系系统统要要对对银银行行往往来来的的结结算算方方式式加加以以设设置置。该该项项设设置置

32、可可按按银银行行对对账账单单上上的的结结算算方方式式加加以以定定义义，以以便便于于和和银银行行对账单对账单进行对账。进行对账。会计信息系统会计信息系统吉林大学远程教育课件学学 时：时：48 会计信息系统 (第四十讲)主讲人主讲人 :苗淑娟苗淑娟5 5、会、会计计科目的科目的设设置置l企企业业会会计计核核算算最最重重要要的的内内容容。而而会会计计科科目目编编码码级级次次系系统统已已经经定定义义为为5 5级级，并并在在系系统统“核核算算单单位位”设设置置时时已已经经确确定定了了各各级级会会计计科科目目编编码码的的长长度度。所所以以在在 提提供供了了可可以以根根据据业业务务的的需需要要方方便便地地增

33、增加加、插插入入、修修改改、删删除除、查查询询、打打印印会会计计科目的科目的功能。功能。l类类型型：即即科科目目类类型型，科科目目类类型型分分为为：资资产产、负负债债、所所有有者者权权益、成本、益、成本、损损益，益，输输入入时时分分别别以数字以数字1 1、2 2、3 3、4 4、5 5表示。表示。l级级次：即科目次：即科目级级次，以数字次，以数字1 1、2 2、3 3、4 4、5 5表示。表示。l科科目目编编码码：科科目目编编码码可可以以用用数数字字0-90-9表表示示，科科目目编编码码必必须须唯唯一一。科科目目编编码码必必须须按按其其级级次次的的先先后后建建立立。特特别别地地，科科目目编编码

34、码不不能能用用“-”“-”和和“空空格格”，如如“102-01”“102-01”为为错错误误编编码码，而而名名称称则则可以。可以。l科科目目名名称称：可可以以是是汉汉字字或或英英文文字字母母，科科目目名名称称最最多多可可写写9 9个个汉汉字或字或1818个字符。个字符。会计信息系统会计信息系统l账账类类：用用于于说说明明本本科科目目是是否否有有其其它它核核算算要要求求，一一般般账账务务处处理理软软件件除除完完成成一一般般的的总总账账、明明细细账账核核算算外外，还还提提供供以以下下几几种种辅辅助核算功能：助核算功能：lA A：记记个人往来核算个人往来核算账账；B B：记单记单位往来核算位往来核算

35、账账；lE E：记银记银行行账账；S S：记记数量数量账账；lW W：记记外外币账币账；R R：记记日日记账记账。l账账类类必必须须从从最最低低级级科科目目设设起起，如如上上级级科科目目设设有有账账类类，但但最最低低级级科科目目没没有有设设该该账账类类，系系统统将将不不予予承承认认。一一般般科科目目可可只只在在其其最最低低科科目目上上设设账账类类，但但为为了了查查询询或或输输出出方方便便，有有些些科科目目也也可可以以在在最最低低级级和和其其上上级级都都设设账账类类。一一个个科科目目最最多多可可设设置四种置四种辅辅助助账账。l单单位位：进进行行数数量量核核算算的的科科目目的的数数量量计计量量单单

36、位位，可可以以是是任任何何汉汉字或字符，如：公斤、件、吨等。字或字符，如：公斤、件、吨等。会计信息系统会计信息系统l币币名名：进进行行外外币币核核算算科科目目的的外外币币名名称称或或代代用用符符，一一个个科科目目只只能能核核算算一一种种外外币币，只只有有有有外外币币核核算算要要求求的的科科目目才才允允许许也也必必须须设设定定外外币币币币名名，可可以以是是任任何何汉汉字字或或字字符符，如如：USDUSD、HKDHKD、RMBRMB或或美美元元、日日元元、人人民民币币等等。这这里里设设置置的的币币名名必必须须同同汇汇率管理中的率管理中的币币名相同。名相同。l操操作作级级：确确定定相相应应会会计计科

37、科目目是是否否是是明明细细级级会会计计科科目目，即即确确定定本本科科目目在在填填会会计计凭凭证证时时是是否否允允许许使使用用，以以及及是是生生成成明明细细账账还还是是生生成成多多栏栏账账等等。操操作作级级只只能能设设在在科科目目的的最最低低级级，操操作作级级分分为为“明明细细”或或“多多栏栏”，在在填填制制会会计计凭凭证证时时，系系统统只只允允许许录录入入“明明细细”级级或或“多多栏栏”级级科科目目，如如若若某某科科目目最最末末级级需需设设为为“多多栏栏”，则则需需先先将将最最末末级级科科目目的的上上一一级级设设为为“明明细细”，然然后后再再将将最最末末级级设设为为多多栏栏科科目目，系系统统将

38、将自自动动将将其其上上级级明明细细科科目目标标为为“明明多多”，意意思思就就是是指指本本明明细细科科目目下下有有多多栏栏分分析析科科目目，明明细细科科目目输输出出三三栏栏明明细细账账，明明多多科科目目可可以以输输出出多多栏栏明明细细账账，它它以以多多栏栏科科目目作作为为多多栏栏账账的的专专栏栏。在在输输入入操操作作时时输输1 1或或2 2，“1”=“1”=明明细细；“2”=”“2”=”“多多栏栏”。会计信息系统会计信息系统需要注意的是：需要注意的是：l(1)(1)本科目已被使用，不能本科目已被使用，不能删删除，修改。除，修改。l(2)(2)本本会会计计科科目目已已录录入入余余额额也也将将不不能

39、能删删除除、修修改改。如如要要修修改改，必必须须先先将将要要修修改改的的科科目目余余额额清清零零，再再行修改，修改完行修改，修改完毕毕后要立即将余后要立即将余额额送回。送回。l(3)(3)已已用用过过的的会会计计科科目目只只能能增增加加同同级级科科目目，不不能能增增加下加下级级科目科目会计信息系统会计信息系统6 6、设设置外置外币币核算核算l系系统统默默认认本本位位币币为为人人民民币币，如如果果所所用用本本位位币币为为非非人人民民币币则则必必须须将其他将其他币币种种设设置置为为本位本位币币。l外外币币比比价价管管理理是是专专为为外外币币辅辅助助核核算算服服务务的的，因因外外汇汇比比价价变变动动

40、快快、时时间间短短、为为使使系系统统在在处处理理有有关关外外币币核核算算科科目目账账户户时时能能及及时时得得到到较较准准确确的的汇汇率率，以以减减少少重重新新录录入入汇汇率率的的频频次次，系系统统特特提提供供此此功功能能。可可随随时时对对各各种种外外币币的的汇汇率率进进行行增增加加、修修改改、删删除除等等。特特别别是是使使用用月月初初汇汇率率记记账账的的用用户户，每每月月初初可在此设定本月使用的记账汇率。可在此设定本月使用的记账汇率。l编码编码：即：即编编号号,位位长长两位。两位。l国家名称：即外国家名称：即外币币所属国家名称。如：美国、日本。所属国家名称。如：美国、日本。l币币名：即外名：即

41、外币币名称。如：美元、日元、港元、名称。如：美元、日元、港元、USDUSD、HKDHKDl记账汇记账汇率：用于率：用于记账记账的的汇汇率，等于人民率，等于人民币币数数/外外币币数。数。l期期末末汇汇率率：在在期期末末计计算算汇汇兑兑损损益益时时用用，平平时时可可不不输输入入，等等期末可期末可输输入期末入期末汇汇率率时时，本汇率不作其它用途。本汇率不作其它用途。l日期：开始执行日期。日期：开始执行日期。会计信息系统会计信息系统7 7、建立往来、建立往来账户账户l在在年年初初必必须须设设置置往往来来账账户户，以以便便在在后后续续的的操操作作中中保保持持数数据据核核算算的的连连续续性性及及真真实实性

42、性。设设置置往往来来账账户户主主要要包包括括确确定定需需要要进进行行往往来来核核算算的的科科目目、建建立立往往来来单单位位账户账户和往来个人和往来个人账户账户。l(1)(1)进进行行往往来来核核算算的的科科目目，其其账账类类设设置置为为“B”“B”或或“A”“A”；l(2)(2)往来往来单单位位账户账户管理管理l本本功功能能用用于于管管理理有有债债权权债债务务关关系系往往来来的的单单位位，包包括括单单位的全称、位的全称、电话电话、通、通讯讯地址、地址、账账号等。号等。l以以便便在在填填制制会会计计记记账账凭凭证证时时快快速速准准确确地地输输入入往往来来单单位位的的名名称称。若若第第一一次次使使

43、用用通通用用账账务务系系统统时时，应应先将各常用的往来客先将各常用的往来客户户和供和供应应商商账户账户建好。建好。会计信息系统会计信息系统需要注意的是：需要注意的是：l往来往来单单位要保持每个位要保持每个单单位的唯一性。位的唯一性。l往往来来单单位位不不能能为为空空，其其它它信信息息如如全全称称、账账号号、联联系人、地址等可自由系人、地址等可自由处处理。理。l年末年末应应将不再将不再发发生往来生往来业务业务的往来的往来单单位位删删除。除。会计信息系统会计信息系统(3)(3)个人往来个人往来账户账户管理管理l个个人人往往来来账账户户管管理理用用于于录录入入与与企企业业发发生生应应收收、应应付关系

44、的个人的姓名及其所在部付关系的个人的姓名及其所在部门门。l第第一一次次使使用用系系统统时时应应将将手手工工账账上上已已经经发发生生往往来来关关系系的的个个人人档档案案目目录录建建好好，在在此此基基础础上上还还可可以以将将经经常常和和企企业业发发生生应应收收和和应应付付关关系系的的个个人人姓姓名名在在档档案案中中登登录录，以以便便在在发发生生个个人人往往来来经经济济业业务务时时随随时时调调用，加快凭用，加快凭证证填制速度，减少分填制速度，减少分户户差差错错。l个个人人往往来来目目录录也也必必须须保保持持唯唯一一性性，同同一一部部门门人人名名不不能能相相重重。输输入入个个人人往往来来目目录录时时，

45、备备注注内内容容不不是是必输项目。必输项目。会计信息系统会计信息系统8 8、录录入科目余入科目余额额l录录入入科科目目余余额额的的含含义义是是：在在第第一一次次使使用用通通用用账账务务处处理理系系统统时时，将将手手工工账账簿簿中中相相对对应应月月份份已已截截止止记记账账的的账账簿余簿余额额逐笔逐笔录录入入计计算机。算机。l如如果果是是第第一一次次使使用用账账务务处处理理系系统统，须须使使用用此此功功能能输输入入科科目目余余额额。如如果果系系统统中中已已有有上上年年的的数数据据，在在使使用用年年初初转转账账后后，上上年年的的各各账账户户余余额额将将自自动动结结转转到到下下年年，当当余余额额不不平

46、平或或因因其其它它原原因因需需要要对对科科目目余余额额修改修改时时也也须须使用此功能。使用此功能。会计信息系统会计信息系统实例：实例：金蝶金蝶财务软财务软件的初始化工作主要有件的初始化工作主要有：1 1、账账套套l(1)(1)新建新建账账套。套。l(2)(2)打开打开账账套套l(3)(3)修复修复账账套套l(4)(4)压缩账压缩账套套l(5)(5)备备份份账账套套l(6)(6)恢复恢复账账套套l(7)(7)账账套升套升级级会计信息系统会计信息系统2 2、引入、引入l(1)(1)引引入入初初始始数数据据功功能能用用于于从从金金蝶蝶财财务务软软件件的的其其它它账账套套中中引入初始数据。引入初始数据

47、。l(2)(2)引引入入凭凭证证是是是是从从源源账账套套中中引引入入一一定定期期间间的的某某种种类类别别的的一段一段编编号范号范围围内的已登内的已登账账凭凭证证或未登或未登账账凭凭证证或或l全部凭全部凭证证。l(3)(3)引引入入报报表表是是建建立立多多个个账账套套后后，需需在在各各个个账账套套中中设设置置会会计计报报表表，而而各各个个账账套套间间的的报报表表格格式式基基本本上上是是相相同同的的，可可以以在在一一个个账账套套中中将将报报表表设设置置格格式式，然然后后拷拷贝贝至至其其他他账账套套，减减少重复工作，提高工作效率。少重复工作，提高工作效率。l(4)(4)引入摘要引入摘要：将源将源账账

48、套内套内现现有的摘要数据引入。有的摘要数据引入。l(5)(5)引引入入工工资资核核算算办办法法：将将源源账账套套内内现现有有工工资资核核算算办办法法引引入入l(6)(6)引入引入标标准格式凭准格式凭证证3 3、引出、引出：引出操作是引出操作是针对标针对标准格式凭准格式凭证证而言，与引入而言，与引入对应对应。会计信息系统会计信息系统4 4、权权限管理限管理：按照分按照分组组授授权进权进行管理的。行管理的。(1)(1)用用户组设户组设置置l用用户户组组设设置置这这一一组组功功能能主主要要用用于于对对用用户户组组进进行行设设置置和和管管理理，提提供供了了新新增增、修修改改、删删除除三三项项功功能能，

49、可可对对用用户户组组进进行行增增加加、删删除等除等项处项处理。理。会计信息系统会计信息系统(2)(2)用用户设户设置置l用用户户设设置置提提供供了了新新增增、改改组组、删删除除、授授权权四四项项功功能能，主主要要用于用于对对操作操作员进员进行管理。行管理。l在在金金蝶蝶财财务务软软件件中中用用户户和和账账套套是是分分开开进进行行管管理理的的，同同一一用用户户可可以以操操作作多多个个账账套套，多多个个用用户户也也可可以以同同时时操操作作同同一一账账套套。用用户户是是由由用用户户名名和和安安全全码码共共同同构构成成的的，用用户户名名相相同同而而安安全全码码不同的用不同的用户户不是同一用不是同一用户

50、户，反之亦然。，反之亦然。l新新建建的的用用户户名名和和安安全全码码存存放放在在系系统统中中。当当系系统统打打开开了了一一个个账账套套时时，系系统统首首先先从从系系统统中中提提取取当当前前用用户户的的用用户户名名和和安安全全码码，然然后后在在要要打打开开的的账账套套中中检检查查是是否否有有打打开开账账套套的的权权限限。如如果果有有则则系系统统打打开开账账套套，否否则则系系统统提提示示没没有有打打开开账账套套的的权权限，拒限，拒绝绝打开打开账账套。套。l安安全全码码与与口口令令不不同同，安安全全码码是是识识别别用用户户身身份份的的密密码码。而而口口令令是是用用户户登登录录时时使使用用的的通通行行