word的使用技巧.ppt

《word的使用技巧.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《word的使用技巧.ppt（55页珍藏版）》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、Word的使用技巧的使用技巧清华清华IT培训部培训部1.巧输个人资料巧输个人资料2.在文档的打印预览时，怎样编辑文本？在文档的打印预览时，怎样编辑文本？3.代替金山词霸代替金山词霸4.格式刷的使用格式刷的使用5.表格的简单调整宽度表格的简单调整宽度6.Word中双击鼠标的妙用中双击鼠标的妙用7.将阿拉伯数字转换成中文数字或序号将阿拉伯数字转换成中文数字或序号8.Word中如何输入分数中如何输入分数9.每页添加水印的操作每页添加水印的操作10.Word文件的自动保存文件的自动保存11.Word中的常用快捷键中的常用快捷键12.组合键的妙用组合键的妙用a)Word“着重号着重号”、“版权符号版权符

2、号”、“商标号商标号”的输入的输入b)快速输入平方的方法快速输入平方的方法c)插入日期和时间的快捷键插入日期和时间的快捷键d)让让word表格快速一分为二表格快速一分为二e)全角半角的转换的快捷方式全角半角的转换的快捷方式f)快速换页的快捷方式快速换页的快捷方式g)将将word页面快速一分为为二页面快速一分为为二h)在在word中调整字体大小中调整字体大小i)Ctrl+Alt+F可以输入脚注可以输入脚注j)选择删除文件菜单下的最近使用文件快捷方式选择删除文件菜单下的最近使用文件快捷方式13.批量转换全角字符为半角字符批量转换全角字符为半角字符14.三招去掉页眉那条横线三招去掉页眉那条横线15.

3、快速调整页眉横线长度快速调整页眉横线长度16.巧输线条巧输线条17.用用word来拆字来拆字18.把把Excel中的表格以图片形式复制到中的表格以图片形式复制到word中中19.快速将文档转换成图片快速将文档转换成图片20.把文字替换成图片把文字替换成图片21.恢复恢复office的默认设置的默认设置22.删除网上下载资料的换行符（象这种删除网上下载资料的换行符（象这种“”）23.邮件合并邮件合并1.巧输个人资料巧输个人资料 Word文稿投稿时，总要输入自己的个人资文稿投稿时，总要输入自己的个人资料，如姓名、单位、邮编、地址等等，很是麻料，如姓名、单位、邮编、地址等等，很是麻烦，不知道有没有更

4、好的办法？烦，不知道有没有更好的办法？第一步，在第一步，在“工具工具选项选项”窗口中选窗口中选“用户信息用户信息”项，并把光标移到项，并把光标移到“邮件地址邮件地址”框内，在框内，在“邮件地邮件地址址”中一次录入你的个人资料信息。点击中一次录入你的个人资料信息。点击“确定确定”保保存你的个人资料信息，并退出存你的个人资料信息，并退出“选项选项”窗口。窗口。第二步，用域插入用户信息：当你用第二步，用域插入用户信息：当你用word作完一篇文作完一篇文章后，将光标移到文章的最后，并回车另起一行。点击章后，将光标移到文章的最后，并回车另起一行。点击“插入插入/域域”。在。在“域域”的窗口中选的窗口中选

5、“用户信息用户信息/UserAddress”。点击。点击“确定确定”。当当“域域”的窗口消失后，你会看到您的大名以的窗口消失后，你会看到您的大名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了。如及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了。如果你觉得你的用户信息排列得不够理想，可以再回果你觉得你的用户信息排列得不够理想，可以再回到第一步去修改！到第一步去修改！2.在文档的打印预览时，在文档的打印预览时，怎么编辑文本？怎么编辑文本？1.在打印预览中显示要编辑的页面；在打印预览中显示要编辑的页面；2.用鼠标左键单击要编辑的位置；用鼠标左键单击要编辑的位置；3.在在“打印预览打印预览”工具栏上单击工具栏上单

6、击“放大镜放大镜”按钮，然按钮，然后进行编辑。后进行编辑。3.代替金山词霸代替金山词霸 点击工具点击工具-语言语言-翻译，在右边出现的搜索框中翻译，在右边出现的搜索框中输入要查的单词，回车就可以翻译了。可以选择英输入要查的单词，回车就可以翻译了。可以选择英语翻译成中文或者中文翻译成英语。语翻译成中文或者中文翻译成英语。4.格式刷的使用格式刷的使用1.设定好文本设定好文本1的格式的格式2.将光标放在文本将光标放在文本1处处3.单击格式刷按钮单击格式刷按钮4.选定其它文字（文本选定其它文字（文本2），则文本），则文本2的格式与文本的格式与文本1一样一样 若在第若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无

7、限次使用，步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用，直到再次单击格式刷（或直到再次单击格式刷（或ESC键）为止。键）为止。5.表格的简单调整宽度表格的简单调整宽度 鼠标放在表格的右边框上，等到鼠标变成可鼠标放在表格的右边框上，等到鼠标变成可以调整大小的时候双击，则自动根据表格内的内以调整大小的时候双击，则自动根据表格内的内容调节表格的大小。容调节表格的大小。6.Word中双击鼠标的妙用中双击鼠标的妙用 在在word的程序窗口中不同位置上双击，可以快速实现的程序窗口中不同位置上双击，可以快速实现一些常用功能：一些常用功能：1.在标题栏或垂直滚动条下端空白区域双击，则窗口在最在标题栏或垂直滚动条下端

8、空白区域双击，则窗口在最大化和原来状态之间切换；大化和原来状态之间切换；2.将鼠标在标题栏最左边将鼠标在标题栏最左边word文档标记符号处双击，则文档标记符号处双击，则直接退出直接退出word（如果没有保存，会弹出提示保存对话框）；（如果没有保存，会弹出提示保存对话框）；3.将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击，将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击，则快速将文档窗口一分为二；则快速将文档窗口一分为二；4.将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击，将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击，则取消对窗口的拆分；则取消对窗口的拆分；5.在状态栏上的在状态栏上的“修

9、订修订”上双击，则启动上双击，则启动“修订修订”功能，功能，并打开并打开“审阅审阅”工具栏，再次双击，则关闭该功能，工具栏，再次双击，则关闭该功能，但但“审阅审阅”工具栏不会被关闭；工具栏不会被关闭；6.在状态栏上的在状态栏上的“改写改写”上双击，则转换为上双击，则转换为“改写改写”形式形式（再次（再次“双击双击”，转换为，转换为“插入插入”形式）；形式）；7.如果文档添加了页眉（页脚），将鼠标移到页眉（页如果文档添加了页眉（页脚），将鼠标移到页眉（页脚）处双击，即激活页眉（页脚）进入编辑状态，对脚）处双击，即激活页眉（页脚）进入编辑状态，对其进行编辑；在空白文档处双击，则启动其进行编辑；在空

10、白文档处双击，则启动“即点即输即点即输”功能。功能。8.在标尺前段空白处双击，则启动在标尺前段空白处双击，则启动“页面设置页面设置”对话框。对话框。7.将阿拉伯数字转换成中文数字或序号将阿拉伯数字转换成中文数字或序号 1.先输入阿拉伯数字（如先输入阿拉伯数字（如1234），全选中，单击），全选中，单击“插入插入/数字数字/数字类型（壹、贰、叁数字类型（壹、贰、叁）/确确定定”，即变成大写数字（如壹仟贰佰叁拾肆），即变成大写数字（如壹仟贰佰叁拾肆）2.其它像一千二百三十四，甲、乙其它像一千二百三十四，甲、乙，子、，子、丑丑，罗马数字等的转换，可参考上法。，罗马数字等的转换，可参考上法。8.Wor

11、d中如何输入分数中如何输入分数1.打开打开word，点击工具菜单栏的，点击工具菜单栏的“插入插入”，在下拉菜，在下拉菜单中点单中点“域域”。2.在打开的复选框中的类别栏中选在打开的复选框中的类别栏中选“等式和公式等式和公式”，域，域名中名中“EQ”。然后点击。然后点击“域代码域代码”，接着在弹出来的，接着在弹出来的“域域”窗口里点击窗口里点击“选项选项”，在出现的菜单选项中选，在出现的菜单选项中选“F（，（，）”，接着点击，接着点击“添加到域添加到域”并并“确定确定”。3.然后在输入然后在输入F（，）数字，如要输入（，）数字，如要输入23只需在只需在F（，），输入（，），输入“F（2，3）”就

12、能得到就能得到2/3。9.每页添加水印的操作每页添加水印的操作1.1.制作好文档后，通过制作好文档后，通过“视图视图-页眉页脚页眉页脚”命令，调出命令，调出“页页眉页脚眉页脚”工具栏，单击其中的工具栏，单击其中的“显示显示-隐藏文档正文文字隐藏文档正文文字”按钮，隐藏正文部分的文字内容。按钮，隐藏正文部分的文字内容。2.2.选择选择“插入插入”菜单中菜单中“文本框文本框”命令，在页眉的下方插命令，在页眉的下方插入一个空文本框。入一个空文本框。3.3.在文本框内加入作为水印的文字、图形等内容，右在文本框内加入作为水印的文字、图形等内容，右击图片，选择快捷菜单中的击图片，选择快捷菜单中的“设置图片

13、格式设置图片格式”命令，命令，在对话框中在对话框中“图片图片”选项卡下，通过选项卡下，通过“图像控制图像控制”改改变图像的颜色、对比度和亮度，并动手调整图片的大变图像的颜色、对比度和亮度，并动手调整图片的大小。小。4.4.通过通过“设置文本框格式设置文本框格式”命令，把文本框的线条色命令，把文本框的线条色改为无线条色。改为无线条色。5.5.单击单击“页眉页脚页眉页脚”工具栏的工具栏的“关闭关闭”按钮，退出按钮，退出“页眉页脚页眉页脚”编辑。编辑。6.6.完成上述步骤的操作，水印制作得以完成，这样就完成上述步骤的操作，水印制作得以完成，这样就为每一页都添加了相同的水印。为每一页都添加了相同的水印

14、。10.Word文件的自动保存文件的自动保存 在工具在工具-选项，选项，“保存保存”选项卡中，在选项卡中，在“自动保自动保存时间间隔存时间间隔”中，可以设自动保存时间。中，可以设自动保存时间。11.Word中的常用快捷键中的常用快捷键“字体字体”对话框对话框 Ctrl+D选择框式工具栏中的选择框式工具栏中的“字体字体”框框 Ctrl+Shift+F加粗加粗 Ctrl+B倾斜倾斜 Ctrl+I下划线下划线Ctrl+U“上标上标”效果效果 Ctrl+Shift+=“下标下标”效果效果 Ctrl+=“关闭关闭”命令命令 Ctrl+W12.组合键的妙用组合键的妙用a)Word“着重号着重号”、“版权版

15、权符号符号”、“商标号商标号”的输入的输入1.Word“着重号着重号”的输入：的输入：在菜单栏在菜单栏“工具工具”-“自定义自定义”-“命令命令”-“类别类别”中中选择选择“所有所有命令命令”，再在右边命令中选择，再在右边命令中选择“DotAccent”，将它拖，将它拖至至菜单栏即可。菜单栏即可。2.Word中版权符号、商标号的输入：中版权符号、商标号的输入：版权符号：版权符号：“Alt+Ctrl+C”商标号：商标号：“Alt+Ctrl+R”b)快速输入平方的方法快速输入平方的方法先输入先输入2，然后选中后，按，然后选中后，按“ctrl”+“shift”+“=”就就可以了。可以了。c)插入日期

16、和时间的快捷键插入日期和时间的快捷键Alt+Shift+D：当前日期：当前日期Alt+Shift+T：当前时间：当前时间d)d)让让wordword表格快速一分为二表格快速一分为二 将光标定位在分开将光标定位在分开的表格某个位置上，按下的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+EnterCtrl+Shift+Enter”组组合键。这时你会发现表格合键。这时你会发现表格中间自动插入一个空行，中间自动插入一个空行，这样就达到了将表格一分这样就达到了将表格一分为二的目的。为二的目的。鼠标点在这鼠标点在这里！里！e)全角半角的转换的快捷方式全角半角的转换的快捷方式标点符号的全角标点符号的全角/半角

17、的转换用：半角的转换用：Ctr+数字字母的全角数字字母的全角/半角的转换用：半角的转换用：Shift+空格空格f)快速换页的快捷方式方法快速换页的快捷方式方法 1.双击某页的右下脚，光标即可定位在那里，然后按回车直双击某页的右下脚，光标即可定位在那里，然后按回车直到换页。到换页。2.Ctrl+回车。回车。3.点插入按钮，分隔符，选中分页符，然后确认就点插入按钮，分隔符，选中分页符，然后确认就OK了。了。g)将将word页面快速一分为为二页面快速一分为为二 将光标定位在想分开的位置上，按下将光标定位在想分开的位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。组合键。h)在在word中调整字

18、体大小中调整字体大小 选中要修改的文字，按选中要修改的文字，按Ctrl+或或Ctrl+来改变字体来改变字体的大小。的大小。i)Ctrl+Alt+F可以输入脚注可以输入脚注这个对于经常写论文的朋友有点帮助。这个对于经常写论文的朋友有点帮助。j)选择删除文件菜单下的最近选择删除文件菜单下的最近使用文件快捷方式使用文件快捷方式 工具工具选项选项常规把常规把“列出最近使用文件数改为列出最近使用文件数改为”可以全部删掉，若要选择性删除，可以按可以全部删掉，若要选择性删除，可以按Ctrl+Alt+-三个三个键，光标变成一个粗减号后，单击文件，再单击要删除的键，光标变成一个粗减号后，单击文件，再单击要删除的

19、快捷方式就行了。快捷方式就行了。13.批量转换全角字符为半角字符批量转换全角字符为半角字符 首先全选，然后首先全选，然后“格式格式”“更改大小写更改大小写”，在对话框中先选中，在对话框中先选中“半角半角”，确定即可。，确定即可。14.三招去掉页眉那条横线三招去掉页眉那条横线1.在页眉中，在在页眉中，在“格式格式”-“边框和底纹边框和底纹”中设置中设置边框和底纹为边框和底纹为“无无”，应用于，应用于“段落段落”。2.同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了）有删的，只是看起来没有了）3.在在“样式样式”栏里把栏里把“页眉页眉”换

20、成换成“正文正文”就行了。就行了。15.快速调整页眉横线长度快速调整页眉横线长度 在在word插入页眉后，会自动在此位置添加一条插入页眉后，会自动在此位置添加一条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位置，可长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位置，可以首先激活页眉，选择格式下的段落命令，调整一下以首先激活页眉，选择格式下的段落命令，调整一下左右缩进的字符值，确定可以看到最终效果了。左右缩进的字符值，确定可以看到最终效果了。16.巧输线条巧输线条 在在wordword中输入三个等号然后回车出来的是双横线，中输入三个等号然后回车出来的是双横线，同样的方法可以作出波浪线单横线同样的方法可以作出波

21、浪线单横线，#为中为中间粗上下细的三线，间粗上下细的三线，*为点线，为点线，-为单线为单线17.用用word来拆字来拆字 首先点击首先点击“工具工具/自定义自定义/命令命令/绘图绘图/分解图片分解图片”，按住鼠标左键把它拖到工具栏任意位置即可；按住鼠标左键把它拖到工具栏任意位置即可；然后点击然后点击“插入插入/图片图片/艺术字艺术字”，例如空心字，例如空心字“国国”，选择该，选择该“国国”字剪切，在选择性粘贴中选图字剪切，在选择性粘贴中选图片（片（windowswindows图元文件），选中该字，点击工具栏中图元文件），选中该字，点击工具栏中的的“分解图片分解图片”按钮，这样可以选择按钮，这样

22、可以选择“国国”中任意笔中任意笔画进行一笔一画的拆分了。画进行一笔一画的拆分了。18.把把Excel中的表格以图片形式中的表格以图片形式复制到复制到word中中 除了用抓图软件和全屏拷贝方法外还有更简单的先选定除了用抓图软件和全屏拷贝方法外还有更简单的先选定区域，按住区域，按住Shift键点击键点击“编辑编辑”会出现会出现“复制图片复制图片”“粘贴图片粘贴图片”，复制后，在，复制后，在word中选中选“粘贴图片粘贴图片”就可以就可以像处理图片一样处理像处理图片一样处理excel表格了。表格了。19.快速将文档转换成图片快速将文档转换成图片 先把欲想转换的文档保存退出。如：保存在桌先把欲想转换的

23、文档保存退出。如：保存在桌面，然后新建一个文件，把想转换的文档（鼠标左面，然后新建一个文件，把想转换的文档（鼠标左键按住该文档不放）直接拖放在页面上。键按住该文档不放）直接拖放在页面上。20.把文字替换成图片把文字替换成图片 首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在对话框，在“查找内容查找内容”框中输入将被替换的文字，接框中输入将被替换的文字，接着在着在“替换为替换为”框中输入框中输入“c”(注意：输入的一定要是注意：输入的一定要是半角字符，半角字符，c要小写要小写)，单击替换即可。，单击替换即可。说明：说明：“c”的意思就是指令的意思就是指令Wo

24、rd XP以剪贴板中以剪贴板中的内容替换的内容替换“查找内容查找内容”框中的内容。按此原理，框中的内容。按此原理，“c”还可替换包括回车符在内的任何可以复制到剪贴板的可还可替换包括回车符在内的任何可以复制到剪贴板的可视内容，甚至视内容，甚至Excel表格。表格。(#去除数字去除数字)21.恢复恢复office的默认设置的默认设置比如不小心把比如不小心把word的设置弄乱了（如删了菜单栏等等）。的设置弄乱了（如删了菜单栏等等）。查找查找normal.dot直接删除直接删除下一次启动下一次启动word会自动恢复默认值。会自动恢复默认值。在查找框内输入半角在查找框内输入半角“l”（是英文状态下的小写

25、（是英文状态下的小写不是数字不是数字1），在替换框内不输入任何内容，单击全），在替换框内不输入任何内容，单击全部替换，就把大量换行符删掉了。部替换，就把大量换行符删掉了。22.删除网上下载资料的换删除网上下载资料的换行符（象这种行符（象这种“”）23.邮件合并邮件合并 在在Office中，先建立两个文档：一个中，先建立两个文档：一个WORD包括所包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插件人、邮编等

26、），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。邮件合并的应用领域：邮件合并的应用领域：1.批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。编、收件人地址和收件人打印出来。2.批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。换一下称呼，信件内容基本固定不变。3.批量打印请柬：同上批量打印

27、请柬：同上2。4.批量打印工资条：从电子表格调用数据。批量打印工资条：从电子表格调用数据。5.批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。据，每人一页，对应不同信息。6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。信息，并设置评语字段，编写不同评语。7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打中设置打印格式，可以打印众多证书。印众多证书。8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。表。总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！中用邮件合并功能打印出来！谢谢观看！