总账系统-总账系统初始设置.ppt

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1、江夏学院陈海烽 第3章 总账管理系统第2节 总账系统初始设置财务软件应用启动总账系统 n使用总账系统之前，需要先启动与注册系统。第一次进入总账系统时，首先定义建账向导，可以利用建账向导完成初步账套参数设置。进入总账系统窗口，可以通过“设置”菜单中的“选项”，设置与实际不符的各种参数。财务软件应用三、总账系统初始设置n(一)设置业务参数n(二)设置会计科目n(三)设置凭证类型与结算方式n(四)输入期初余额财务软件应用学习目的及要求：n掌握如何建立一个新账套，以及新账套中，各种初始资料的录入，能够准确设置账套中各项参数及选项，并能正确的启用新账套。n教学重点和难点：n1、重点：会计科目的设置，核算

2、项目的设置，总账参数的设置，财务分工及其权限设置，企业各科目余额的录入，以及正确的启用账套。n2、难点：会计科目的设置，核算项目的设置。财务软件应用(一)设置业务参数-1.凭证控制参数n(1)制单序时控制。由于系统默认凭证保存是不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如果不按序时制单将容易造成“凭证假丢失”现象。如果特殊需要可将其改为不按序时制单，但在制单时凭证号必须严格按日期顺序排列。n(2)资金及往来赤字控制。在制单时，当现金、银行科目的最新余额为负时，系统将予以提示。财务软件应用(一)设置业务参数-1.凭证控制参数n(3)使用其他系统受控科目。如果某科目为其他系统的控制科目（如客户往来科目为

3、应收应付系统的控制科目），一般为了防止重复制单，应只允许其控制系统使用该科目进行制单，总账系统不能使用此科目进行制单，但如果确实需要在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，可选择此项。n(4)支票控制。如果在制单时未输入支票登记簿中登记的支票号，系统将提供支票登记簿功能。n(5)出纳凭证必须由出纳签字。出纳人员可以通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对。财务软件应用(一)设置业务参数-2.账簿控制参数n包括“打印位数宽度”、“明细账（日记账、多栏账）打印方式”、“凭证、账簿套打”、“明细账查询权限控制到科目”、“正式账每页打印行数”区域。选中“明细账查询权限控制到科目”

4、后，还应通过“明细权限”去设置相应的明细科目查询权限。在“明细账打印格式”选项区域，单击“按年排页”单选按钮。账簿打印位数、每页打印行数均按软件的标准设定。n在“明细账打印格式”选项区域，单击“按年排页”单选按钮。n账簿打印位数、每页打印行数均按软件的标准设定。财务软件应用(二)设置会计科目n会计科目是对经济业务的一种分类，无论是记账凭证的填制，账簿的输出还是报表的编制都是围绕会计科目进行的。手工处理帐务时，会计科目均以文字形式表示，除一级科目由财政部或其他部门统一规定代码外，二级以下的科目均无代码，这种文字形式的科目对计算机处理来说至少有三个缺点：n（1）占用大量的内外存储空间，浪费计算机的

5、内外存储资源。n（2）文字型的科目不便于计算机分类处理，会计科目是帐务系统中用于对经济业务进行分类，是某类经济业务的分类标志，要求具有准确性、确定性和唯一性。对于计算机来说，文字的科目有二义性，文字多一个空格，计算机就会认为是两个不同的会计科目。n（3）文字型会计科目不便于输入。财务软件应用(二)设置会计科目n会计科目按其所属的层次可分为一级科目（总帐科目），二、三级科目（明细科目），一级科目由国家统一规定，会计科目的设计主要是进行明细科目的设计。各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目，可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定明细科目。会计科目的设置要满足会

6、计报表编制的要求。n1.建立会计科目的原则n2.建立会计科目时设置的主要项目n3.增加、修改和删除会计科目的要求与限制n4.设置会计科目辅助项目 财务软件应用1.建立会计科目的原则n(1)会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求。n(2)会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求。n(3)会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和完整性。n(4)会计科目要保持相对稳定。n(5)设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。财务软件应用2.建立会计科目时设置的主要项目n(1)会计科目编码。n(2)会计科目名称。n(3)科目类型。n(4)账页格式。n(5)辅助账设置。财务软件应用3.增加、修

7、改和删除会计科目的要求与限制n增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则、编码不能重复、编码不能越级；科目一经使用,即已输入凭证，不允许作科目升级处理。n修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则。n修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额(设为0),才能修改或删除该科目。n科目一经使用，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理。财务软件应用4.设置会计科目辅助项目 n一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。n管理费用应设成部门核算

8、。n生产成本设成项目核算。n 应收账款设成客户往来核算。n 应付账款设成供应商往来核算。n 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类。财务软件应用补充：使用项目核算编制现金流量表n1.创建项目大类n2.编制项目分类n3.建立项目目录n4.制定项目核算科目财务软件应用5.指定会计科目n指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。现金科目要设为日记账，银行存款科目要设为银行账和日记账。财务软件应用(三)设置凭证类型与结算方式n1.设置凭证类型n设置凭证类别

9、的内容主要包括凭证类别代码和凭证类别名称。n凭证分类不影响记账的结果，一般可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，业务量较少的单位可不分类.n系统提供了常用的凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。如果选择了“收 付 转”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。限制科目数量不限，科目间用逗号分隔。填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。财务软件应用(三)设置凭证类型与结算方式n2.设置结算方式n该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。n必须

10、按照结算方式编码级次的先后顺序录入。n结算方式的录入内容必须唯一。结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。n票据管理标志是软件为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。财务软件应用设置凭证类型与结算方式n3.设置外币及汇率 n汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。n使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率为零的错误。n使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。n“外币*汇率=本位币”的折算

11、方式是指直接汇率。n“外币/汇率=本位币”的折算方式是指间接汇率。财务软件应用(四)输入期初余额n1.确定方向输入余额n输入的内容主要包括：余额方向和余额。n输入余额和方向时,不能对科目进行增、删、改的操作。如要增、删、改科目必须在设置会计科目功能中进行。n2.试算平衡n期初余额输入后，必须进行上下级科目间余额的试算平衡和一级科目余额试算平衡，以保证初始数据的正确性，检验过程直接由计算机自动进行。财务软件应用(四)输入期初余额n3.年初结转n年初结转是在旧的会计年度结束，新的会计年度开始时,为保持会计数据处理的连续性,将上一年度的期末余额结转为新会计年度的期初余额。n第一次使用账务系统或没有上

12、年数据时，不能进行结转。第二年使用账务系统时,首先建立账簿,然后调整会计科目,最后结转上年余额,系统将自动结转各账户余额、往来未达账等。财务软件应用四、会计数据备份与恢复n(一)会计数据备份n会计数据备份（即账套输出），即会计数据备份是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前输出账套的功能。n只有系统管理员才有权限输出账套。只有系统管理员才有权限输出账套。n在删除账套时，必须关闭所有系统模块。在删除账套时，必须关闭所有系统模块。n(二)会计数据恢复n会计数据恢复（即账套引入）即会计数据恢复，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。n恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖。恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖。