文秘的基础常识一览.docx

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1、文秘的基础常识一览文秘的基础常识一、行政文秘是做什么的行政文秘(或称行政文员、行政助理)几乎存在于每一家企业机构，大到机关、企事业单位，小到可能只有十余人的私企，它是一个企事业单位不可或缺的组成部分。很多应届生刚开始从事的都是这类工作。行政文秘是一个看似简单，实则很考验人的工作，因为它的工作非常多元化，要求应聘者是个多面手，简单的说，做这个工作要求人会“三办”(办文、办会、办事)，具体而言包括以下几点：公文处理接待来访档案管理组织会议上传下达有人说行政文秘是“打杂的”，可以这么理解，因为他们要做的工作非常琐碎。外面来个人，要去接待;公司招聘，要组织;人员请假，要统计;公司开会，得准备场地;月底

2、了，还要负责发工资除了这些杂事之外，你可能还要打印复印、采买办公用品、甚至打扫卫生，当然，比较重要的一点是行政文秘要有一定的写作能力，因为公文、领导的等等都是行政文秘的分内之事。能写、能跑，能说、能做，也许是对行政文秘的最好概括。二、行政文秘要展示什么能力在阅读简历时，应聘行政文秘类工作招聘者主要关注以下几种能力：基本能力：事务处理能力，沟通协调能力、整理分析能力，团队合作能力等专业能力：掌握公务文书相关知识(写作、传达、归档等)，熟练使用office办公软件专业学历方面：大多要求大专以上，部分需中文、文秘、行政、管理等相关专业性格方面：细致认真、有亲和力、踏实稳重其他方面：英语流利，形象气质

3、佳等具体到简历，需要展示的内容主要包括以下几个方面行政文秘实习经历其他实习经历校园活动和学习背景和培训经历其他信息(语言技能、计算机技能、简历照、特长等)三、相关实习经历最受关注实习中这些经历特别看重：处理日常事务语言/翻译数据处理写report具体到每一点，我们以标准简历模板为例分析。如上，处理日常事务，体现在各个方面，行政文秘实习，无非是在做各种杂事，切忌一笔带过，而是要多用动词和名词，把杂事的具体内容一点一点写出来。想让招聘者了解你熟练掌握Office办公软件?相比在简历末尾这样写：像小堂这样写招聘者可以更清晰地了解你的办公软件水平同样，想要证明你的语言/翻译能力，简历中的具体事项可能更

4、有说服力哦：四、写好专业相关经历，给“行政文秘”加分行政文秘，是个对专业限制并不十分严格的工作，因此，不是所有想做行政文秘的人都会有行政文秘的相关实习经历，非相关专业的应届毕业生，怎样才能让自己的简历毫不示弱于相关专业学生呢?不同专业类型的学生应该怎样写自己的实习经历呢?作为一名理工生，本科期间跟行政文秘工作相关的经历可能不是很多，除了利用校园活动外，想要应聘专业相关公司的行政文秘，可以强调自己在专业实习中的突出表现，体现行业的专业背景，顺便挖掘软实力。理工生应聘文秘时，一般考虑的都是相关专业企业的文秘工作，此时，可以适当展示自己对于该专业领域知识的了解，具体可用一些技术实习、项目经历、参赛，

5、甚至课程、成绩等。从小堂的经历可以看出，他的实习都是针对本专业的，这样在他应聘相关专业的行政文秘的时候可以显示他的专业背景。画红线的部分都是一些事物具作的事例，不要小看实习中琐碎的杂事，这些都可以向招聘者展示你的日常事务处理能力。五、校园活动和实践经历之前我们说过，行政文秘工作是个对能力有诸多要求但却比较辛苦的工作，对于实习经历不是十分丰富的应届毕业生来说，校园活动这一块十分重要，因为各类校园活动中的那些“杂事”正和行政文秘工作相似。在众多校园活动和社会实践经历中经历中，想要应聘行政文秘工作的应届毕业生该展示哪些呢?如下：首先是活动类型，大致分为以下五种：班团干部：这是能够体现领导能力、沟通能

6、力的经历。学生助理：工作都是一些行政事务类工作，加分点。社团活动：所有的社团活动都不是毫无意义的，起码展现了你的交往能力。大型活动：(、演讲、主持等)这些活动可以突出性格、口才等。社会实践活动(志愿者等等)：社会实践活动也是证明自己处事能力的一种手段。各种能力可以通过不同经历展示：事务处理能力：助管、助教、学生助理、班团干部、社团组织者公文写作能力：校园媒体执笔、参加征文比赛、社团会议记录者沟通交往能力：班团干部、社团活动成员、志愿者活动、家教语言表达能力：主持人、演讲比赛、辩论队组织领导能力：班团干部、社团上层、活动组织者人事工作能力：社团招新工作、社团人员管理六、相关学习/培训经历没有相关

7、工作?对于应届毕业生来讲，大量工作经验毕竟不太现实，但是，作为学生，通过各类学习培训提高自己，让招聘者了解到你具有相关知识的培训，一定会给你的简历加分。在行政文秘简历中，可以写出的培训主要包括以下几种：公务文书培训(写作能力)秘书培训(各项专业能力)行政工作培训(专业能力)人力资源培训(管理能力)会计培训(财务能力)培训计算机技术培训七、背景1、院校专业根据招聘信息分析，行政文秘一般要求大专以上学历，专业限制不多，以中文、文秘、行政、管理等专业毕业生为佳，若应聘者为上述专业，应将学历背景放在简历前面。如果不是以上专业，应根据招聘信息分类考虑情况，比如一个化工专业的人去应聘化工公司，此时可以把学

8、历背景放在前面;如果应聘的公司和自己的专业并不相关，则应考虑将专业背景放在比较靠后的位置。2、其他内容(主修课程、奖学金等)对于各种经历都不是特别丰富的应届毕业生，如果成绩优秀，除了学历专业，还有一些其他的教育信息可以写入简历中，如，学习过与文秘工作相关课程的，比如公务文书写作、商务礼仪课程等等。另外，特高绩点、各类奖学金、优秀毕业生等也是有一定加分作用的东西。八、招聘方还需要看到的其他信息1、语言能力一般来说，行政文秘要求讲话流利明白，因此，普通话应该清晰标准。另外，由于要跟人打交道，方言区工作的人，最好掌握当地方言，这部分可在简历语言相关部分写出。比如：粤语日常交流无障碍。如果有一定的外语

9、水平，可适当书写。翻译工作、外语证书、掌握方言等都可以展示应聘者的语言能力。2、计算机及办公设备使用能力对于一名行政文秘人员，Office办公软件是其必须掌握的软件，且应达到精通的程度，因为写公文要用到word，整理档案要用到excel、会议展示要用到PPT。除此之外，photoshop、会声会影等图像视频处理软件也可以写出来。另外，对于办公设备(打印机、复印机、传真、扫描仪)都要熟练使用，具体可以写到实习经历中。3、形象(简历照)由于文秘大多要与人打交道，对外接待、出席会议等工作时更是直接代表公司的形象，因此对外貌有一定要求。文秘招聘信息中，一般有关于形象的要求，但这种要求并不是所谓国色天香

10、、玉树临风，而是端庄、整洁、大方。因此，一张简历照也成为行政文秘简历中不可或缺的部分。4、特长爱好古话说“人无癖，不可与交”，经常要与人打交道的行政文秘，有一些特长爱好，除了可以一定要写在简历上，因为行政文秘工作有时需要驾驶。生活秘书工作职责1、协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作,监督办公费用的使用情况。2、协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和电话管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。4、负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。5、协助院工会作好全院教职工的福利工作。6、协助院长用好院基金的使用管理工作

11、,所有经费的支付与回收工作。7、作好教职工的生活服务工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。8、作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。9、完成院安排的临时性工作。文秘优秀简历个人信息性别:女民族:汉政治面目:团员学历(学位):大专专业:公关文秘教育背景毕业院校:大学中文系所学课程:秘书学、公关实务、谈判学、人际心理学、公共关系、公关语言、应用写作、政治经济学、哲学、外国史、档案管理学、中国文化史等。联系电话：工作经历20年月20年月公司前台接待在此期间工作认真负责,深受领导和同事的好评20年月至今公司办公室秘书负责文档管理工作/文书写作、文件打印等/机票、酒店预订及其他外联工作/协助负责人进行

12、重要日程安排/协调同其他各部门的关系,做好沟通工作/收发来往信件,定购办公用品及其他办公事务个人简介多年的行政工作,使我深深体会到秘书工作的重要性,更喜爱上了这个工作。这是一个需要更多责任心和细心去完成的工作。我使用五笔字型的中文录入速度每分钟100字以上;英语的听、说、读、写能力达到四级水平(目前正在进修行政管理本科学历);较擅于进行社交活动,更有组织各种文艺活动的经验;能够熟练的运用MicrosoftOffice(如:Word、Exchange、PhotoEditer、Powerpoint、Frontpage、UleadIphotoExpress等)的各种功能进行高效的办公室日常工作。本人工作认真、负责一丝不苟、且具有很强的责任心和进取心。业余爱好爱好广泛,是公司的文艺骨干,性格踏实肯干,工作认真,责任心极强。