信息权限治理(IRM)工具简明使用教学教材.doc

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1、-_信息权限管理(IRM)工具简明使用教程-_目录目录信息权限信息权限管管理理(IRM)工具简明使用教程工具简明使用教程.1目目录录.21.概述概述.31.1关于信息权限管理工具.31.2关于本简明使用教程.32.IRM 功能简介功能简介.32.1 使用范围.32.2 权限介绍.43.操操作作指引指引.43.1IRM 在 Word、Excel 和 PowerPoint 中的使用.43.2IRM 在 Outlook 中的使用.84.注意注意事事项项.15-_1. 概述1.1关于信息权限管理工具关于信息权限管理工具欢迎使用信息权限管理工具, 简称 IRM (Information Rights M

2、anagement)。IRM 是微软开发的一种持久性的文件级保护技术, 允许文档作者对有权访问和使用文档或电子邮件的人员加以指定，并且能够保护信息不受未经授权的打印、转发或复制。1.2关于本简明使用教程关于本简明使用教程本简明使用教程介绍了 IRM 的基本使用方法，比如如何制定阅读人员，如何实现防止打印、复制等功能。2. IRM 功能简介2.1 使用范围使用范围IRM 支持 Office2003 专业版中的 Outlook、Word、Excel 和和 PowerPoint。 备注备注: (1) 不支持 Project 和 Visio; (2) 不支持 Office 其他版本提示提示: 查看 O

3、ffice 版本方法: 打开 Word 帮助关于 “Microsoft Office Word”, 查看是否有如下 Microsoft Office Professional Edition 2003 字样。-_2.2 权限介绍权限介绍IRM 可以对一个人、几个人或一个群组、几个群组进行权限控制。它可以提供的权限包括如下：Outlook 2003Word 2003/Excel 2003/PowerPoint 2003只读(不能转发、打印、保存或者复制)完全控制修改内容但不可打印浏览(不能打印，保存或复制）浏览(可复制)打印文档期限通过 Email 请求权限3. 操作指引3.1IRM 在在 Wo

4、rd、Excel 和和 PowerPoint 中的使用中的使用3.1.1 设置完全控制权限设置完全控制权限备注备注: 文档接收人将有与作者相同的权限:可以随意修改、保存、复制、打印等。1.点击 “文件” “权限”，选择 “不能分发”-_2.在弹出的“权限”对话框中，选择“限制对此文档的权限” 在“读取”权限处，输入 AD用户名（比如:） 点击“其他选项.”。3. 选择接收人，在下拉菜单中选择 “完全控制”，点击确定，接收人就拥有了和作者一样的权限。-_3.1.2 读取权限读取权限备注备注: 通过设定这个权限，对方只可阅读此文档。1.点击 “文件” “权限”，选择 “不能分发”2.在弹出的“权限

5、”对话框中，选择“限制对此文档的权限” 在“读取”权限处，输入 AD用户名（比如:） 点击“确定”。权限设置完成。-_3.1.3 设置读取、打印、复制权限设置读取、打印、复制权限备注备注: 通过设定以下权限，对方不但可以浏览文档，还可以打印、复制，但不可修改。1.在弹出的“权限”对话框中，点击“其他选项”2.在弹出的新窗口中，选择所需接收人，然后选择“打印”和“复制”权限, 点击“确定”.-_3.2IRM 在在 Outlook 中的使用中的使用3.2.1 邮件体的权限设置邮件体的权限设置 1.点击 “文件” “权限” ，选择 “不要转发”-_2.邮件体上方出现灰色横幅，表示此邮件已被设置 “不

6、要转发”.3.2.2 附件的权限设置附件的权限设置对附件(可为 Word 2003、Excel 2003 和 PowerPoint 2003)进行权限设置分两种情况:情况情况 1: 在邮件体设为“只读”之前，附件没有进行任何权限控制，附件就会继承邮件本身的权限，变成“只读”。-_情况情况 2: 在邮件体被设为“只读”之前，附件已经进行了权限控制，附件依旧保持原来的权限，不会被改变。具体示例如下：1.点击 “文件” “权限” ，选择 “不可转发”, 此邮件不可转发、复制、打印2.添加附件于邮件中。(Test4.xls:可以修改和打印; Test6.doc:没有设置控制权限)-_对方接收到邮件后:

7、1. 对方收到 Test4.xls 后，仍旧保持原有权限，可修改保存。2.对方收到 Test6.doc 后，文档只可浏览。3.2.4 设置更改相关权限设置更改相关权限3.2.4.1 设置更改权限设置更改权限备注备注: 通过设定更改权限，对方可以读取、编辑和保存修改的文档，但不可打印。1.点击 “文件”“权限” ，选择 “不可转发”2.在弹出的“权限”对话框中，选择“限制对此文档的权限” 在“更改”权限处，输入 AD用户名（比如:） 点击“确定”.-_3.2.4.2 设置更改、打印权限设置更改、打印权限备注备注: 通过设定更改、打印权限，对方可以读取、编辑、打印和保存修改的文档。1.在弹出的“权

8、限”对话框中，点击“其他选项”2.在弹出的新窗口中，选择所需接收人，然后选择“打印”权限, 点击“确定”.-_3.2.5 查看自己权限和请求更多权限查看自己权限和请求更多权限对方收到文档后，可以通过如下方式查看自己的权限和请求更多权限：-_3.2.6 可否在公司外部读取文档？可否在公司外部读取文档？只要员工所处环境有网络连接，均可与权限服务器进行验证，验证通过后即可获取文档。如果文档曾经与权限服务器进行过交互验证，下次再打开时就不需要再连接服务器了。假如作者认为文档较为敏感，可要求接收人每次打开文档时都与服务器进行交互验证：1.点击 “文件”“权限” ，选择 “不能分发”2.在弹出的“权限”对话框中，选择“限制对此文档的权限” 在“读取”权限处，输入 AD用户名（比如:） 点击 “其他选项”3.点击“要求连接验证用户权限”-_4. 注意事项注意事项如果一个被 IRM 加密的文档中有插入其他文档，插入文档均不可打开。建议将插入文档加密后上传至 SPS，然后将链接放入文档中。EXCEL 表格被加密后，设置的公式不可编辑。