账务处理系统初始设置(三).ppt

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1、广东广东技术技术师范师范学院学院会计电算化会计电算化课件课件 期初余额录入期初余额录入3.2(三三)广东技术师范学院会计电算化课件 2009年四、期初余额录入四、期初余额录入为了保证新系统的数据能与原系统的数据相衔接，为了保证新系统的数据能与原系统的数据相衔接，保持账簿数据的完整性，在应用总账进行日常保持账簿数据的完整性，在应用总账进行日常业务处理之前，需要将一些基础数据输入到系业务处理之前，需要将一些基础数据输入到系统中。统中。首先将各账户的年初余额或启用月份的月初余额，首先将各账户的年初余额或启用月份的月初余额，以及年初到该月的累计发生额计算清楚，然后以及年初到该月的累计发生额计算清楚，然

2、后输入到总账系统中。这个过程称为数据的初始输入到总账系统中。这个过程称为数据的初始化过程。化过程。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年比如：如果总账系统的启用日期为比如：如果总账系统的启用日期为2006年年1月月1日，日，则只需要将则只需要将2006年年初的所有会计科目的期初年年初的所有会计科目的期初余额录入到总账系统中；余额录入到总账系统中；如果总账系统的启用日期为如果总账系统的启用日期为2006年年9月月1日，则需要日，则需要将将2006年年初的所有会计科目的期初余额以及年年初的所有会计科目的期初余额以及2006年年1-9月份所有会计科目的累计借方发生月份所有会计科目的累计借方发生额

3、和累计贷方发生额录入到总账系统中。额和累计贷方发生额录入到总账系统中。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年期初余额录入包括两个方面的内容：期初余额录入包括两个方面的内容：一是输入所有会计科目的年初余额或对年初余额进一是输入所有会计科目的年初余额或对年初余额进行调整（由上年度数据自动结转形成新年度年行调整（由上年度数据自动结转形成新年度年初数据时，可对年初数据进行调整）初数据时，可对年初数据进行调整）二是核对期初余额，并通过试算平衡来检验是否满二是核对期初余额，并通过试算平衡来检验是否满足足“所有会计科目的借方余额是否等于所有会所有会计科目的借方余额是否等于所有会计科目的贷方余额计科目的贷

4、方余额”以及以及“所有会计科目的借所有会计科目的借方发生额是否等于所有会计科目的贷方发生额方发生额是否等于所有会计科目的贷方发生额”两个等式。两个等式。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年(一一)录入期初余额录入期初余额期初余额录入界面有三种颜色显示的会计科目，分期初余额录入界面有三种颜色显示的会计科目，分别为白色、深灰色和浅灰色，如图别为白色、深灰色和浅灰色，如图3-9所示。所示。白色显示的会计科目可直接输入金额；白色显示的会计科目可直接输入金额；深灰色显示的科目为父级科目，其金额由所属的下深灰色显示的科目为父级科目，其金额由所属的下级科目金额汇总而来，不可直接输入；级科目金额汇总而来

5、，不可直接输入；浅灰色显示的科目为具有辅助核算的会计科目，其浅灰色显示的科目为具有辅助核算的会计科目，其金额也不可直接输入，而需要进入相应的辅助金额也不可直接输入，而需要进入相应的辅助核算输入界面才能录入金额。核算输入界面才能录入金额。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年广东技术师范学院会计电算化课件 2009年有外币核算或数量核算的会计科目，需要同时输入有外币核算或数量核算的会计科目，需要同时输入外币金额或数量。外币金额或数量。在录入期初余额时，发现会计科目的方向错误，需在录入期初余额时，发现会计科目的方向错误，需要进行修改时，可在期初余额录入界面，选中要进行修改时，可在期初余额录入界

6、面，选中要修改余额方向的会计科目，如坏账准备科目，要修改余额方向的会计科目，如坏账准备科目，单击鼠标右键，在右键下拉菜单中选择单击鼠标右键，在右键下拉菜单中选择“调整调整余额方向余额方向”即可，也可以单击上方即可，也可以单击上方方向方向按按钮进行余额方向的调整，系统弹出对话框如图钮进行余额方向的调整，系统弹出对话框如图3-10所示。所示。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年广东技术师范学院会计电算化课件 2009年如果某科目为数量、外币核算，可以输入相应的数如果某科目为数量、外币核算，可以输入相应的数量及外币余额，但要注意：输入外币核算会计量及外币余额，但要注意：输入外币核算会计科目的期

7、初余额时，必须首先输入本位币余额，科目的期初余额时，必须首先输入本位币余额，再输入外币余额。再输入外币余额。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年示例示例3-7：录入应收账款科目期初余额。录入应收账款科目期初余额。该科目为客户往来科目，该科目为客户往来科目，2005年年12月月28日销售给客日销售给客户博大贸易商品户博大贸易商品127500元，货款未收，记账凭元，货款未收，记账凭证号为证号为36。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年操作步骤：操作步骤：1.在期初余额录入界面，选择会计科目在期初余额录入界面，选择会计科目“1131应收应收账款账款”，双击其后的，双击其后的“期初余额期初

8、余额”栏，系统弹栏，系统弹出出“客户往来期初客户往来期初”录入界面。如图录入界面。如图3-11所示。所示。2.在在“客户往来期初客户往来期初”界面，单击上方界面，单击上方增加增加按按钮，输入日期钮，输入日期“2005-12-28”，凭证号，凭证号“记记-36”，摘要栏输入，摘要栏输入“销货款销货款”，方向为，方向为“借借”，金额栏输入金额金额栏输入金额“127500”。3.点击点击退出退出按钮返回期初余额录入界面，系统按钮返回期初余额录入界面，系统将应收账款余额将应收账款余额127500元带入应收账款科目的元带入应收账款科目的期初余额栏中。期初余额栏中。广东技术师范学院会计电算化课件 2009

9、年广东技术师范学院会计电算化课件 2009年具有部门核算、个人往来、供应商往来、项目核算具有部门核算、个人往来、供应商往来、项目核算的会计科目录入期初余额的方法与上述方法一的会计科目录入期初余额的方法与上述方法一样。不再详述。样。不再详述。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年故障诊断室故障诊断室故障：故障：输入有项目辅助核算会计科目的期初余额时，如输入有项目辅助核算会计科目的期初余额时，如111账套中当输入账套中当输入“121101原材料及主要材料原材料及主要材料”的期初余额时，系统弹出错误信息提示：的期初余额时，系统弹出错误信息提示：“该该科目没有定义项目大类！科目没有定义项目大类！”

10、广东技术师范学院会计电算化课件 2009年原因分析：原因分析：出现此错误提示的原因在于出现此错误提示的原因在于“项目档案项目档案”设置中没设置中没有为有为“原材料项目原材料项目”大类指定核算科目。大类指定核算科目。解决方法：解决方法：回到回到“项目档案项目档案”设置中，将设置中，将“原材料项目原材料项目”大类大类指定的核算科目从待选科目列表转入已选科目指定的核算科目从待选科目列表转入已选科目列表并点击列表并点击确定确定按钮保存后即可。按钮保存后即可。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年(二二)对账及试算平衡对账及试算平衡期初余额录入完毕后，可以通过对账及试算平衡的期初余额录入完毕后，可以

11、通过对账及试算平衡的功能来检验期初余额录入的正确与否。功能来检验期初余额录入的正确与否。对账的主要内容包括：对账的主要内容包括：总账上下级、总账上下级、总账与部门账、总账与部门账、总账与客户往来账、总账与客户往来账、总账与供应商往来账、总账与供应商往来账、总账与个人往来账及总账与项目辅助账的核对。总账与个人往来账及总账与项目辅助账的核对。试算平衡的目的主要是检验期初数据是否满足会计试算平衡的目的主要是检验期初数据是否满足会计等式的要求。等式的要求。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年1.对账对账示例示例3-8：对北京宏远科技有限公司：对北京宏远科技有限公司111账套期初余账套期初余额录入

12、结果进行对账，并查看对账结果。额录入结果进行对账，并查看对账结果。操作要点：在期初余额录入界面，单击上方操作要点：在期初余额录入界面，单击上方对账对账按钮，弹出期初对账界面，单击按钮，弹出期初对账界面，单击开始开始按按钮，开始进行对账并显示对账过程，如图钮，开始进行对账并显示对账过程，如图3-12所示。所示。对账完毕，如有错误，可单击下方对账完毕，如有错误，可单击下方显示对账错误显示对账错误按钮查看对账错误信息。按钮查看对账错误信息。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年广东技术师范学院会计电算化课件 2009年2试算平衡试算平衡示例示例3-9：对北京宏远科技有限公司对北京宏远科技有限公司

13、111账套期初余额录入结果账套期初余额录入结果进行试算平衡，并查看试算平衡结果。进行试算平衡，并查看试算平衡结果。操作要点：操作要点：在期初余额录入界面，单击上方在期初余额录入界面，单击上方试算试算按钮，弹按钮，弹出期初试算平衡表窗口，当显示出期初试算平衡表窗口，当显示“试算结果平试算结果平衡衡”时，表明期初数据录入基本正确，否则需时，表明期初数据录入基本正确，否则需要进一步核对期初数据，如图要进一步核对期初数据，如图3-13所示。所示。广东技术师范学院会计电算化课件 2009年广东技术师范学院会计电算化课件 2009年友情提示：友情提示：1期初余额试算不平衡，期初余额试算不平衡，不能不能记账，记账，但可以但可以填制凭填制凭证。证。2已经记过账，则不能再录入或修改期初余额。已经记过账，则不能再录入或修改期初余额。