业务流程管理流程.doc

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1、业务流程管理流程文件编号CMPD-SZ-YY-PD001版本/修订A/0第 9 页共 9 页业务流程管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日期版本号修改内容修改人审核人审批人1. 流程图1.1. 无2. 流程概况流程目的为规范公司的业务流程文件管理，明确业务流程文件的版式、编制、审核、批准、发放、标识、保管、更改及作废管理，特制订本流程。适用范围适用于公司业务流程文件的规范化管理。定义1. 业务流程体系文件包括：业务流程、工作指引（标准、技术文件、规范）、记录等。2. 业务流程：为规范公司房地产项目开发过程中跨职能/跨部门的业务活动和业务过程而形成的管理文件。公司流程文件体系中，此级文件主要

2、包括跨职能/跨部门的业务流程及专业委员会工作规范。3. 工作指引：为明确公司房地产项目开发过程中各项具体活动的操作，明确操作的程度及深度而形成的描述性文件。公司流程文件体系中，此级文件主要包括指导具体业务活动的工作指引、标准、技术文件及规范等。4. 标准：指由各职能部门根据公司项目操作实际需要，在国家行业标准基础上制定的适应公司项目操作的技术标准文件。5. 技术文件：指公司在产品实现过程中所依据的国家法律、法规、行政规章、涉及质量管理体系的规范等文件总称。6. 记录：为明确阶段性工作所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。公司流程文件体系中，此级文件以表单、模板为主。流程主导部门运营管理中心

3、流程参与部门各职能部门部门流程中承担职责运营管理中心1. 规范业务流程文件的格式，并负责公司业务流程文件体系的统筹管理。2. 负责业务流程文件的发放、更改、保管、作废的管理。各职能部门1. 负责提出本部门主导的业务流程、工作指引的编写及修订需求。2. 负责编制本部门主导的业务流程、工作指引（标准、技术文件、规范）及相关的表单、模板，并组织相关部门会签。各分管领导1. 审核所分管部门、区域编制的跨职能/跨部门的业务流程文件。2. 审批所分管部门、区域提交的部门内工作指引及表单、模板。总经理1. 审批公司跨部门的业务流程文件。3. 工作程序3.1. 文件管理权限3.1.1. 公司业务流程文件体系由

4、运营管理中心统一归口管理，运营管理中心负责制定文件管理规范，并对控股总部、区域管理总部及城市公司各部门的文件管理人员进行工作指导。3.2. 文件统一的封面格式3.2.1. 统一的封面要求：业务流程体系文件封面上设置公司的标志、文件名称、文件的编制、审核、批准以及修订记录文件的编号、版本。3.2.2. “文件名称”的要求：1） 贴切：业务流程文件名称要与活动领域、文件内容一致；2） 简洁：尽可能用较少的文字涵盖文件内容，文件名一般不超过20个字；3） 字体和字号：宋体，当文件名不超过15个字时，采用二号字体加黑，居中；超过15个字时，可以用小二号字体，文件名称要求一行内写完。3.2.3. 编制、

5、审核、批准及日期1） 编制、审核、批准及日期均为宋体五号字，居中；2） “编制”后位置需填写此份业务流程文件编写人员的姓名；3） “审核”后位置需填写部门负责人姓名；4） “批准”后位置需填写业务流程文件规定的批准人；5） “批准”栏后为修订记录。3.2.4. 修订记录1） “修订记录”为四号宋体居中，内容部分为五号字体加粗居中，不允许跨到下一页。3.2.5. 封面表头1） 表头包括：公司标志、文件名称、文件编号、版本/修订、页码等，为固定格式，不需调整。3.3. 统一的页面设置3.3.1. 页眉1） 文件名称：必须是该文件的全称，与封面一致，字体为宋体，字号为四号加粗；2） 文件编号、版本/

6、修订号：字体为宋体小五号；3） 文件页码：页码统一为“第X页，共X页”，字体为宋体小五号。3.3.2. 字体、字号：文件正文描述使用宋体，小四号，每章的名称要加粗；正文部分第一行缩进两个字体；表格内的字体为五号，特殊情况可按排版需要调整。3.3.3. 行间距：均要求1.5倍行距。3.3.4. 章节编号流程文件设置为：章、节、条、款；编号层次设计，如下所示：章1 节1.1 条1.1.1 款1） 款下级a) 再下级。3.3.5. 段落之间不能有空行。3.4. 统一的章、节设置3.4.1. 业务流程文件采用流程图的形式体现，对流程每一个操作步骤需做文字说明的应在“流程说明”一栏规定清楚，文件结构如：

7、3.3.4条第10)款i)中所规定的“流程符号定义”所示。3.4.2. 标准、技术文件、规范类文件采用简单的分点描述即可，结构如下：1、2、3.4.3. 流程文件均统一设置为五个章节。所有章节不能缺少，该章节没有内容时要写“无”。五个章节具体为：1、流程图 2、流程概况 3、工作程序4、支持性文件 5、相关记录3.4.4. 各章节内容的表述要求1） “概况中的目的”：概述本流程/工作指引文件的编写目的和实施本文件期望达到的效果；2） “概况中的适用范围”：概述本流程/工作指引文件由谁来使用、何时使用。适用范围应具体、准确、全面，明确列出本流程/工作指引控制的范围；3） “概况中的定义”：概述本

8、流程/工作指引文件中使用的、需要特别明确的特定名称或缩写。如没有则写“无”，不能留空；4） “概况中的主导部门”：明确本流程/工作指引文件所描述活动的主导部门；5） “概况中的参与部门”：明确本流程/工作指引文件所描述活动的配合参与部门；6） “概况中的职责”：明确涵盖本项活动所涉及的部门/岗位在本活动中所担负的职责和权限，职责分工要清晰，不要遗漏部门/岗位，并且要对应准确，不要有空白，也不要重叠。部门/岗位要具体，部门/岗位名称要与组织结构中一致；7） “工作程序”：按照所描述活动顺序列出该项活动的细节（方法、记录），描述做什么（What），由谁做（Who），何时做（When），在何地做（W

9、here），如何做（How ），留下何种证据（记录），具体会与哪些支持文件接口等。在流程、工作指引文件中做某项工作时产生的记录和引用的支持性文件用 表示。8） “支持性文件”：“工作程序”中引用到的支持性文件的汇总，要按照“工作程序”中引用的顺序排列支持性文件（同名的文件只写一次）。如没有则写“无”，不能留空；9） “相关记录”：记录是对流程/工作指引文件内容的补充，是文件中引用的工作证据的名称，要按照“工作程序”引用顺序排列记录（同名的记录只写一次）。如没有则写“无”，不能留空；10） “流程图”：是对该流程走向和跨职能/跨部门配合参与活动的直观表述：a) 采用VISIO软件绘制跨职能/跨部

10、门工作流程图，采用宋体；b) 流程名称：采用14号字体、加粗；c) 岗位、部门：12号字体、中间对齐；d) 流程图文字：10/8号字体、普通不加粗、中间对齐；e) 连线采用与框内同样字体、中间对齐；f) 流程图的起始为工作内容输入，流程的过程均以基本工作活动以及相互间的逻辑关系顺序为主，且以动词表达，流程图的结束为工作内容输出；g) 流程图的走向为自上而下，从左到右，并按流程走向编制流程符号；h) 绘制流程图时应尽量避免流向连线交叉；i) 流程符号定义：j) 部门岗位描述：尽可能描述到岗位而不是部门，特别是审核、批准类；k) 文字描述要求：框图内用活动来描述，采用如申请、审核、批准、文件编制、

11、记录保存、归档等，语言简练，字数不超过8个，如根据培训需求编制年度计划，应为“编制年度计划”。3.5. 文件标识3.5.1. 业务流程管理体系文件由控股总部运营管理中心统一归口管理。3.5.2. 文件编码标识：完整的文件编号形式为-，其中：1） 代表公司代码（CMPD）；2） 代表文件的适用区域（SZ、BJ、SH、GZ），即以区域名称的汉语拼音简称命名；3） 代表文件编制部门代码（Department Code）（FZ、CH、GC），即以文件编制部门的汉语拼音简称命名；4） 代表文件类型，业务流程以PD（Process Document）表示，工作指引（标准、技术文件、规范）以WI（Worki

12、ng Instruction）表示，业务流程对应的记录以PR（Process Record）表示，工作指引（标准、技术文件、规范）对应的记录以WR（Working Record）表示；5） 代表文件的流水号，用阿拉伯数字表示从001-999；3.5.3. 文件版本标识1） 所有文件均要标明版本及修订状态，即版本号；2） 版本和更改次数格式和规则：X/Y版本号/更改次数，版本号以A、B、C26个英文大写字母为代码，更改次数以0、1、2阿拉伯数字为代码；3） 版本和更改次数升级原则：版本采取十次做一次升级的原则，首次签发的文件版本和更改次数为A/0，第一次更改后文件版本和更改次数为A/1，依次为A

13、/2、A/3、A/4A/9，第十次更改标识为B/0，依次为B/1、B/2、B/3、B/4B/9，依此类推。3.6. 文件编写3.6.1. 跨职能/跨部门业务流程文件编制程序1） 运营管理中心根据公司需要及实际情况，指定某项业务活动的主导部门起草形成公司文件草案；2） 公司各职能部门可根据部门业务活动的需要，提出文件编制需求，说明新编文件的原因及与业务流程体系中其他文件的关联情况，组织相关职能部门进行评审，并报专业分管领导审批；3） 运营管理中心根据相关部门的评审意见审核新编文件的编制目的、适用范围等，避免文件之间存在交叉、矛盾，运营管理中心负责进行文件标识；4） 业务主导部门负责起草形成文件草

14、案，并协调文件草案所涉及的各部门开展文件研讨，各部门负责人审核部门所负责的专业事项，文件主导部门负责将协调修订后的草案及发文会签单报送运营管理中心；5） 运营管理中心根据公司管理要求对草案进行审核，并形成正式文件报专业分管领导审核，总经理审批；6） 各区域管理总部及城市公司可在控股总部业务流程文件管理的原则指导下编写区域管理总部、城市公司的业务管理文件，并按权限报城市公司总经理、区域总或控股总部审批。3.6.2. 专业内/部门内工作指引文件（含标准、技术文件、规范、表单、模板）制定程序1） 各部门可在公司业务流程文件管理原则的指导下，编制专业内/部门内的工作指引、表单及模板等，经分管领导审批确

15、认后，送运营管理中心编号标识；2） 各区域管理总部、城市公司文件管理部门分别为区域运营管理小组及城市公司工程采购部。3.7. 文件发放3.7.1. 运营管理中心负责对公司各级业务流程文件进行统筹管理。3.7.2. 业务流程文件按权限经各级人员在原版纸质文件上签字批准后，由运营管理中心统一发放。3.7.3. 业务流程文件可以电子文件或纸质文件形式发布，运营管理中心在公司OA固定目录下建立流程文件清单，以列明流程体系文件的名称、编号及最新修订状态。同时，将各流程文件的电子文档放在相应目录下，通过设置权限控制发放范围，确保使用人员得到有效文件。该固定目录对流程专员以外人员均为只读，由流程专员根据文件

16、修订需求及时更新和维护。3.7.4. 信息技术部配合运营管理中心发布电子流程文件，新版或修订版流程文件由信息技术部在OA中相应目录下正式发布，同时，通过OA电子邮件方式通知相关部门和人员。电子文档的流程文件需保持与签字审批的原版纸质文本形式的流程文件一致。3.7.5. 更新后纸质文件发放时流程专员要填写文件发放/回收登记表。文件变更时流程专员要将旧版的纸质受控文件收回，将新版的纸质流程文件发放，填写文件发放/回收登记表。3.7.6. 在OA中发布的业务流程文件电子文档和发放的纸质文件均为受控文件，并以此作为正式文件。3.8. 文件的更改3.8.1. 业务流程文件使用过程中，根据公司的发展和部门

17、职能、业务变更等需要增加、删除、修改现有的流程体系文件时，由业务主导部门填写流程优化方案审批表，经部门负责人审核，分管领导、总经理按权限审批后，电子版连同修改的纸质文件一并交由运营管理中心保管，该文件进行修改后应重新发文，以新版本文件覆盖原版文件，不作文件补丁。3.8.2. 文件修改获批后，按第3.7节要求、发放。其它非受控文件不受以上规则的限制。3.9. 作废文件的处理3.9.1. 作废的业务流程文件纸质正本（业务流程、工作指引（标准、技术文件、规范）、记录），由运营管理中心盖“作废”章留存（业务流程文件一般需保留三年），也可根据相关领导的意见进行定期销毁。3.9.2. 作废的电子版业务流程文件，运营管理中心可作为历史资料保存，也可根据相关领导的意见进行删除。4. 支持性文件4.1. CMPD-SZ-YY-WI001业务流程文件审核工作指引5. 相关记录5.1. CMPD-SZ-YY-PR001流程文件清单5.2. CMPD-SZ-YY-PR002流程格式模板5.3. CMPD-SZ-YY-PR003工作指引格式模板5.4. CMPD-SZ-YY-PR004文件发放/回收登记表5.5. CMPD-SZ-YY-PR005流程优化方案审批表