郑建-文秘培训.ppt

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1、12一、企业文秘工作的基本特征一、企业文秘工作的基本特征一、企业文秘工作的基本特征一、企业文秘工作的基本特征二、秘书人员的重要价值和作用二、秘书人员的重要价值和作用二、秘书人员的重要价值和作用二、秘书人员的重要价值和作用三、秘书人员的自我角色定位三、秘书人员的自我角色定位三、秘书人员的自我角色定位三、秘书人员的自我角色定位四、秘书性格和心理素质修养四、秘书性格和心理素质修养四、秘书性格和心理素质修养四、秘书性格和心理素质修养五、秘书情感和意志力修养五、秘书情感和意志力修养五、秘书情感和意志力修养五、秘书情感和意志力修养六、个人职业道德品质修养六、个人职业道德品质修养六、个人职业道德品质修养六、

2、个人职业道德品质修养 31 1、秘书的涵义、秘书的涵义 辞海辞海中中“秘书秘书”的的5种涵义种涵义职务名称之一，是领导的助手职务名称之一，是领导的助手官名，秦汉以来的秘书监官名，秦汉以来的秘书监/令令/郎等郎等外交人员，介于参赞和随员之间外交人员，介于参赞和随员之间宫中的藏书宫中的藏书谶纬（谶纬（chen weichen wei），汉汉代流行的迷信书代流行的迷信书一、企业文秘工作的基本特征一、企业文秘工作的基本特征41 1、秘书的涵义、秘书的涵义现代秘书的涵义现代秘书的涵义为政府机关、企事业单位、团体或个人提供为政府机关、企事业单位、团体或个人提供 辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手辅助管

3、理和综合服务的人员，是领导的助手企业单位的秘书企业单位的秘书为企业单位各层次管理组织和领导者个人提为企业单位各层次管理组织和领导者个人提 供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员组织的秘书组织的秘书领导的秘书领导的秘书一、企业文秘工作的基本特征一、企业文秘工作的基本特征52 2、秘书的分类、秘书的分类从服务对象和经济来源来划分从服务对象和经济来源来划分公务秘书公务秘书私人秘书私人秘书从工作的分工或业务的侧重点来划分从工作的分工或业务的侧重点来划分文字秘书文字秘书 机要秘书机要秘书通讯秘书通讯秘书 信访秘书信访秘书外文秘书外文秘书 生活秘书生活秘书教学秘书教学秘书

4、 科研秘书等科研秘书等秘书的层次秘书的层次一、企业文秘工作的基本特征一、企业文秘工作的基本特征63 3、国际上秘书工作的特点、国际上秘书工作的特点当前当前国际上秘书工作有国际上秘书工作有四个特点四个特点职业化（门类众多、具有广泛前途）职业化（门类众多、具有广泛前途）OAOA：办公设备先进，自动化程度越来越高办公设备先进，自动化程度越来越高秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高秘书学科成为一门专业性很强的独立学科秘书学科成为一门专业性很强的独立学科一、企业文秘工作的基本特征一、企业文秘工作的基本特征四四句句顺口溜：顺口溜：秘书工作职业化秘书工作职业化 办公设

5、备自动化办公设备自动化 秘书人员知识化秘书人员知识化 学科研究独立化学科研究独立化74 4、秘书工作的基本特征、秘书工作的基本特征辅助性辅助性主体上的从属性主体上的从属性 工作上的被动性工作上的被动性权力上的非强制性权力上的非强制性 绩效上的间接性绩效上的间接性机密性机密性 文牍性文牍性事务性事务性 政策性政策性综合性综合性一、企业文秘工作的基本特征一、企业文秘工作的基本特征84 4、秘书工作的基本特征、秘书工作的基本特征综合性综合性从职能范围上看从职能范围上看 A A、不承担某一具体工作不承担某一具体工作 B B、承担全面了解、联络、沟通承担全面了解、联络、沟通 C C、起全局性整体协调工作

6、起全局性整体协调工作从工作内容上看从工作内容上看 A A、管理事务管理事务 B B、搞好服务搞好服务 C C、参与政务参与政务一、企业文秘工作的基本特征一、企业文秘工作的基本特征91 1、秘书人员的助手作用、秘书人员的助手作用二、秘书人员的重要价值和作用二、秘书人员的重要价值和作用2 2、秘书人员的参谋作用、秘书人员的参谋作用提供依据提供依据 出谋划策出谋划策103 3、秘书人员的耳目作用、秘书人员的耳目作用4 4、秘书人员的桥梁作用、秘书人员的桥梁作用二、秘书人员的重要价值和作用二、秘书人员的重要价值和作用5 5、不管部作用、不管部作用6 6、窗口作用、窗口作用有什么样的领导就有什么样的秘书

7、有什么样的领导就有什么样的秘书上情下达上情下达内情外达内情外达下情上达下情上达外情内达外情内达下情上达下情上达外情内达外情内达上情下达上情下达内情外达内情外达11三、秘书人员的自我角色定位三、秘书人员的自我角色定位1 1、角色认知、角色认知秘书人员常扮演的六种角色秘书人员常扮演的六种角色12三、秘书人员的自我角色定位三、秘书人员的自我角色定位1 1、角色认知、角色认知秘书角色的重要意识秘书角色的重要意识心理意识心理意识 A A、主动工作意识主动工作意识 B B、参谋助手意识参谋助手意识 C C、乐于奉献意识乐于奉献意识行为意识行为意识 A A、服从意识服从意识 B B、服务意识服务意识 C C

8、、保密意识保密意识132 2、秘书角色与领导角色、秘书角色与领导角色与领导相处的基本原则与领导相处的基本原则思想一致原则思想一致原则 知识互补原则知识互补原则 相互信任原则相互信任原则 相互适应原则相互适应原则人格平等原则人格平等原则 维护团结原则维护团结原则 三、秘书人员的自我角色定位三、秘书人员的自我角色定位143 3、容易出现的误区、容易出现的误区主观态度上的问题主观态度上的问题服从和服务意识淡薄服从和服务意识淡薄没有敬业精神，工作态度不佳没有敬业精神，工作态度不佳保密意识差，导致泄密事件保密意识差，导致泄密事件向上错位，擅作主张向上错位，擅作主张客观能力上的问题客观能力上的问题专业技能

9、水平差专业技能水平差各类知识较浅薄各类知识较浅薄概念、判断、概括能力差概念、判断、概括能力差三、秘书人员的自我角色定位三、秘书人员的自我角色定位151 1、秘书人员素养能力构成、秘书人员素养能力构成四、秘书性格和心理素质修养四、秘书性格和心理素质修养文秘专业技术修养文秘专业技术修养相关行业知识修养相关行业知识修养秘秘书书人人员员素质素质思想素质思想素质心理素质心理素质文化素质文化素质身体素质身体素质修养修养理论修养理论修养知识修养知识修养其他社会常识修养其他社会常识修养品质修养品质修养性格修养性格修养艺术修养艺术修养文秘技术能力文秘技术能力逻辑思维能力逻辑思维能力执行能力执行能力 能力能力口头

10、表达能力口头表达能力交际能力交际能力 OAINTERNET办事办会办事办会公文写作公文写作文档管理文档管理口头口头文字文字学习能力学习能力 16四、秘书性格和心理素质修养四、秘书性格和心理素质修养2 2、秘书人员的职业素养、秘书人员的职业素养具有强烈的事业心，表现在：具有强烈的事业心，表现在：具有坚定的信念具有坚定的信念 要有较高的思想水平要有较高的思想水平17四、秘书性格和心理素质修养四、秘书性格和心理素质修养3 3、秘书人员的职业性格、秘书人员的职业性格184 4、优秀秘书人员的性格塑造、优秀秘书人员的性格塑造四、秘书性格和心理素质修养四、秘书性格和心理素质修养191 1、情感修养、情感修

11、养注意三个方面注意三个方面 内向与外向的结合内向与外向的结合五、秘书情感和意志力修养五、秘书情感和意志力修养外向型的优点外向型的优点：A A、开朗活泼开朗活泼 B B、敏锐大胆敏锐大胆 C C、善于交际善于交际 内向型的优点：内向型的优点：A A、沉着沉着 B B、冷静冷静 C C、谨慎谨慎 D D、细心细心 E E、稳健稳健 F F、持重持重 热情与沉稳的结合热情与沉稳的结合 宽广与容忍宽广与容忍202 2、秘书人员的意志力修养、秘书人员的意志力修养 五、秘书情感和意志力修养五、秘书情感和意志力修养213 3、秘书人员的作风修养、秘书人员的作风修养思想作风和思想作风和工作作风工作作风正正：?

12、贤贤：?实实：?真真：?严严：?细细：?敏敏：?勤勤：?五、秘书情感和意志力修养五、秘书情感和意志力修养人际交往作风人际交往作风 文明礼貌文明礼貌 谦虚谨慎谦虚谨慎 不卑不亢不卑不亢生活作风生活作风 先公后私先公后私 勤俭戒奢勤俭戒奢 人格高尚人格高尚221 1、秘书人员秘书人员的重要品质的重要品质传统道德的延伸传统道德的延伸中华民族的道德修养观中华民族的道德修养观修身、齐家、治国、平天下修身、齐家、治国、平天下关键的个人品质关键的个人品质有社会责任感有社会责任感 对领导和团队忠心耿耿对领导和团队忠心耿耿有敬业精神有敬业精神 有认真的工作态度有认真的工作态度有任劳任怨的胸怀有任劳任怨的胸怀六、

13、个人职业道德品质修养六、个人职业道德品质修养231 1、秘书人员秘书人员的重要品质的重要品质秘书人员的职业道德秘书人员的职业道德 六、个人职业道德品质修养六、个人职业道德品质修养242 2、提高秘书人员素质的途径提高秘书人员素质的途径组织途径组织途径 优化组织氛围优化组织氛围提供成长机会提供成长机会 加强工作领导加强工作领导个人途径个人途径勤于学习，完善知识结构勤于学习，完善知识结构 巧于思考，强化认识能力巧于思考，强化认识能力善于修养，优化心理素质善于修养，优化心理素质勇于实践，不断总结提高勇于实践，不断总结提高六、个人职业道德品质修养六、个人职业道德品质修养2526一、秘书人员的知识结构一

14、、秘书人员的知识结构二、秘书人员事务处理技能二、秘书人员事务处理技能三、口头表达能力的培养三、口头表达能力的培养四、文字组织能力的培养四、文字组织能力的培养五、企业公文的类型与应用五、企业公文的类型与应用271 1、不同层次秘书人员技能程度分析不同层次秘书人员技能程度分析 三种能力三种能力战术能力战术能力人事能力人事能力战略能力战略能力备备 注注用用?用用?工作工作模式模式高级高级秘书秘书代表含义：代表含义：很重要很重要 较重要较重要 次重要次重要 不重要不重要中级中级秘书秘书初级初级秘书秘书用用?人手型人手型人才型人才型类型类型评价评价伙伴型伙伴型一、秘书人员的知识结构一、秘书人员的知识结构

15、281 1、不同层次秘书人员技能程度分析不同层次秘书人员技能程度分析不同层次秘书的知识结构异同不同层次秘书的知识结构异同三个层次，两个趋向三个层次，两个趋向一、秘书人员的知识结构一、秘书人员的知识结构三三个个层层次次两个趋向两个趋向 秘书的层次秘书的层次 越高，知识越越高，知识越 丰富，知识结丰富，知识结 构越趋于完善构越趋于完善初级初级基础技能基础技能较高技能较高技能+相关知识结构相关知识结构全面综合技能全面综合技能+系统完善的知识结构系统完善的知识结构292 2、秘书人员应掌握的、秘书人员应掌握的各学科知识各学科知识专业知识：秘书业务知识专业知识：秘书业务知识秘书学知识秘书学知识 秘书写作

16、知识秘书写作知识文书档案知识文书档案知识 调研、会务、调研、会务、人际关系等知识人际关系等知识 所在工作部门所在工作部门 岗位的专业知识岗位的专业知识一、秘书人员的知识结构一、秘书人员的知识结构302 2、秘书人员应掌握的、秘书人员应掌握的各学科知识各学科知识一、秘书人员的知识结构一、秘书人员的知识结构基础知识基础知识 政治哲学类政治哲学类语言文学类语言文学类数学统计类数学统计类 历史地理类历史地理类 法律知识类法律知识类相关的辅助知识相关的辅助知识管理知识管理知识外语知识外语知识 地方志知识地方志知识导游和礼宾导游和礼宾 接待知识接待知识312 2、秘书人员应掌握的、秘书人员应掌握的各学科知

17、识各学科知识秘书人员的个人才艺秘书人员的个人才艺从琴棋书画讲起从琴棋书画讲起中国传统文化中的审美艺术中国传统文化中的审美艺术职业化秘书的个人才艺修养职业化秘书的个人才艺修养诗词歌赋等文化底蕴诗词歌赋等文化底蕴吹拉弹唱等文艺才能吹拉弹唱等文艺才能文化娱乐活动的组织者与主持人文化娱乐活动的组织者与主持人 一、秘书人员的知识结构一、秘书人员的知识结构323 3、高级秘书人员的综合素质、高级秘书人员的综合素质优秀优秀对高级秘书人员的评价对高级秘书人员的评价 优秀的八点表现优秀的八点表现一、秘书人员的知识结构一、秘书人员的知识结构334 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能初级秘书

18、初级秘书的的替身作用替身作用人手型：代替的是哪一部分？人手型：代替的是哪一部分？内容及特点内容及特点 A A、日常事务性工作日常事务性工作 B B、服务性工作内容服务性工作内容 C C、动手而无需动脑动手而无需动脑 D D、简单重复又耗时简单重复又耗时价值在哪里？价值在哪里？一、秘书人员的知识结构一、秘书人员的知识结构人物人物 替身替身 人才人才 替心替心人手人手 替脑替脑现场连线现场连线344 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能初级秘书初级秘书的的替身作用替身作用应知应会与操作技术应知应会与操作技术OAOA：办公自动化系统应用办公自动化系统应用 A A、计算机操作：打

19、字、制表计算机操作：打字、制表 B B、网络应用：互联网与局域网网络应用：互联网与局域网 C C、数据库（各类资讯）数据库（各类资讯）其它办公设备设施使用其它办公设备设施使用接待人员与电话管理接待人员与电话管理一、秘书人员的知识结构一、秘书人员的知识结构354 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能中级文秘人员的知识技能中级文秘人员的知识技能具备初级文秘人员的基础具备初级文秘人员的基础有较好的文字处理能力，能起草一般性文件有较好的文字处理能力，能起草一般性文件有较好的沟通协调能力，有较好的沟通协调能力，A A、能协助处理内部人际事务，调解纠纷能协助处理内部人际事务，调解纠纷

20、 B B、能外部公共关系协调能外部公共关系协调艺术气质，能主持一定的文艺活动艺术气质，能主持一定的文艺活动计算机熟练，英语优秀计算机熟练，英语优秀摄影、驾驶等摄影、驾驶等一、秘书人员的知识结构一、秘书人员的知识结构364 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能高级文秘人员的知识技能高级文秘人员的知识技能具备初、中级文秘人员的基础具备初、中级文秘人员的基础有良好的文字处理能力，能策划大型文案有良好的文字处理能力，能策划大型文案有良好的沟通协调能力，授权：有良好的沟通协调能力，授权：A A、代表领导裁决内部人际事务代表领导裁决内部人际事务 B B、代表领导出席外务活动（演讲、发

21、言）代表领导出席外务活动（演讲、发言）艺术气质，能主持大型商务、文化活动艺术气质，能主持大型商务、文化活动计算机熟练，多种外语计算机熟练，多种外语有一定的概念、判断、决策能力（助手）有一定的概念、判断、决策能力（助手）一、秘书人员的知识结构一、秘书人员的知识结构371 1、什么是、什么是办事能力办事能力秘书人员有效地处理各种日常事务的本领秘书人员有效地处理各种日常事务的本领文书事务文书事务会议事务会议事务值班事务值班事务接待事务接待事务电话事务电话事务生活管理事务生活管理事务领导交办的其他事务领导交办的其他事务二、秘书人员事务处理技能二、秘书人员事务处理技能382 2、什么是良好的办事能力、什

22、么是良好的办事能力注意事项注意事项要明白职权范围，不越权，讲实效要明白职权范围，不越权，讲实效要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急要善于交往，能同要善于交往，能同 各种人打交道各种人打交道要掌握挡驾艺术，设要掌握挡驾艺术，设 法减轻领导者的负担法减轻领导者的负担二、秘书人员事务处理技能二、秘书人员事务处理技能393 3、事务处理中的关键点事务处理中的关键点理：事务本身的内在逻辑性理：事务本身的内在逻辑性技术层面的原理技术层面的原理哲学层面的哲理哲学层面的哲理人际关系中的做人的道理人际关系中的做人的道理情与法：情与法：情理与法理情理与法理注重平时感情的积累

23、注重平时感情的积累心中的法制观念心中的法制观念大事讲原则，小事讲团结大事讲原则，小事讲团结二、秘书人员事务处理技能二、秘书人员事务处理技能404 4、会务处理与会议分类、会务处理与会议分类党政机关的会议党政机关的会议 学术团体的会议学术团体的会议民间组织的会议民间组织的会议 企业常有的会议企业常有的会议按时间推进划分按时间推进划分按业务类型划分按业务类型划分按层次级别划分按层次级别划分按业务区域划分按业务区域划分按会议特点划分按会议特点划分其它其它二、秘书人员事务处理技能二、秘书人员事务处理技能415 5、会务处理的流程、会务处理的流程明确会议目的（凡事皆有因）明确会议目的（凡事皆有因）作好充

24、分准备（预则立，不预则废）作好充分准备（预则立，不预则废）通知、会议资料、会场布置、发言人等通知、会议资料、会场布置、发言人等人员要有限制（会议的保秘范围）人员要有限制（会议的保秘范围）会场强调纪律（严肃性会场强调纪律（严肃性/领导带头领导带头/会风）会风）会中充分讨论（畅所欲言）会中充分讨论（畅所欲言）会议要有决议（记录会议要有决议（记录/纪要纪要/归档）归档）二、秘书人员事务处理技能二、秘书人员事务处理技能42三、口头表达能力的培养三、口头表达能力的培养1 1、语言的基本常识、语言的基本常识语言概念语言概念人类人类交流交流沟通信息的基本工具沟通信息的基本工具语言分类语言分类口语、书面语、体

25、态语口语、书面语、体态语口语口语交流沟通信息的工具之一交流沟通信息的工具之一最普及、最重要、最常用最普及、最重要、最常用口语的基本特征口语的基本特征声音传递、时间性、临场感、情感性声音传递、时间性、临场感、情感性43三、口头表达能力的培养三、口头表达能力的培养2 2、口语表达能力训练、口语表达能力训练基础前提基础前提丰富的知识基础丰富的知识基础天生一副好嗓子天生一副好嗓子心态与心理素质心态与心理素质客观机遇客观机遇职业型机遇职业型机遇名师指导机遇名师指导机遇其它偶发性机遇其它偶发性机遇442 2、口语表达能力训练、口语表达能力训练没有机遇创造机遇没有机遇创造机遇认识口头表达力的重要价值认识口头

26、表达力的重要价值主观上有强烈的训练欲望主观上有强烈的训练欲望通过一定的方法总可以达到目的通过一定的方法总可以达到目的有目的和有计划地进行口语训练有目的和有计划地进行口语训练训练内容训练内容A A、知识的丰富性积累知识的丰富性积累 、思维的逻辑性培养、思维的逻辑性培养、表达的技巧性训练、心理素质培养、表达的技巧性训练、心理素质培养三、口头表达能力的培养三、口头表达能力的培养45三、口头表达能力的培养三、口头表达能力的培养、口语训练的原则、口语训练的原则表达的准确性表达的准确性(遣词造句遣词造句)意思的完整性意思的完整性(表达明白表达明白)语言的内装饰性语言的内装饰性丰富、形象和生动丰富、形象和生

27、动语言的外装饰性语言的外装饰性标准的普通话标准的普通话声音洪亮有质感声音洪亮有质感语音、语调的美感语音、语调的美感注意口语与书面语的区别注意口语与书面语的区别46三、口头表达能力的培养三、口头表达能力的培养4 4、口语训练的操作、口语训练的操作养成每天朗读的习惯养成每天朗读的习惯当天的报纸、最近的杂志当天的报纸、最近的杂志随便一本你喜欢的书随便一本你喜欢的书早晚各半小时早晚各半小时注意事项注意事项用标准的普通话朗诵用标准的普通话朗诵打开喉咙，扩大口腔空间打开喉咙，扩大口腔空间慢速、中速、快速递进慢速、中速、快速递进尽可能最大声，录音回放找差距尽可能最大声，录音回放找差距471 1、书面语言、书

28、面语言诞生文字，记录口语（古代无法记录口语）诞生文字，记录口语（古代无法记录口语）2 2、书面语诞生的价值、书面语诞生的价值跨越时空，永久保存跨越时空，永久保存记载历史，传承文化记载历史，传承文化3 3、中国文字的特点、中国文字的特点字、词、句与篇章卷册字、词、句与篇章卷册音、形、义音、形、义 与拚音文字的区别与拚音文字的区别4 4、文字组织能力的体现、文字组织能力的体现（文艺作品、应用文）（文艺作品、应用文）5 5、如何培养文字组织能力、如何培养文字组织能力功底、天份、机遇功底、天份、机遇 爱好、爱好、勤奋、行动、勤奋、行动四、文字组织能力的培养四、文字组织能力的培养481 1、企业、企业公

29、文的概念及作用公文的概念及作用概念概念是将企业领导管理思想和意图，通过文字是将企业领导管理思想和意图，通过文字 表达，形成公文文稿的过程表达，形成公文文稿的过程公文的作用公文的作用规范标准作用规范标准作用领导指挥作用领导指挥作用广告广告宣传作用宣传作用沟通信息作用沟通信息作用凭证记载作用凭证记载作用 五、企业公文的类型与应用五、企业公文的类型与应用492 2公文的类型及格式公文的类型及格式 国务院办公厅国务院办公厅国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法，规定现行公文分规定现行公文分10类类15种：种：命令（令）、指令命令（令）、指令 决定、决议决定、决议指示指示 布告、公告、通告布告

30、、公告、通告通知通知 通报通报报告、请示报告、请示 批复批复函函 会议纪要会议纪要后来又增加后来又增加3种公文：种公文：条例、规定、公报条例、规定、公报五、企业公文的类型与应用五、企业公文的类型与应用502 2公文的类型及格式公文的类型及格式企业参照政府机关执行企业参照政府机关执行决定、决议决定、决议、规定、规定、公告、公报、通告、公告、公报、通告、通知、通报通知、通报、报告、报告、请示请示、批复批复、函函、会议纪要会议纪要公文的书面格式公文的书面格式文头、正文、文尾文头、正文、文尾五、企业公文的类型与应用五、企业公文的类型与应用：。：513 3、公文撰写的基本要求、公文撰写的基本要求一般写作

31、要求一般写作要求主题明确、结构严谨、层次清楚、文字流畅主题明确、结构严谨、层次清楚、文字流畅特殊的要求特殊的要求一、要符合企业制度规范和发展战略一、要符合企业制度规范和发展战略二、要准确地反映客观实际情况二、要准确地反映客观实际情况三、要恰当地体现企业领导的意图三、要恰当地体现企业领导的意图四、要抓住主要矛盾，突出重点四、要抓住主要矛盾，突出重点五、要符合规定格式，使用惯用语五、要符合规定格式，使用惯用语六、篇幅要简短，文笔要朴实，用词要准确六、篇幅要简短，文笔要朴实，用词要准确五、企业公文的类型与应用五、企业公文的类型与应用5253一、企业文秘档案的管理一、企业文秘档案的管理二、知识经济时代

32、的信息处理二、知识经济时代的信息处理三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间管理技巧四、内外部沟通和社交能力培养四、内外部沟通和社交能力培养五、文秘人员的参谋助手作用五、文秘人员的参谋助手作用 541 1档案工作的内容和原则档案工作的内容和原则档案工作的内容档案工作的内容档案的收集档案的收集 档案的整理档案的整理档案的鉴定档案的鉴定 档案的保管档案的保管统计和提供利用统计和提供利用 档案工作的基本原则档案工作的基本原则集中统一集中统一维护档案的完整与安全维护档案的完整与安全便于各项工作的利用便于各项工作的利用一、企业文秘档案的管理一、企业文秘档案的管理552 2、企业档案的分类与管理、企业档案

33、的分类与管理分类分类人力资源档案人力资源档案（员工资料、人才数据库）（员工资料、人才数据库）行政文秘档案行政文秘档案 （行政文件、制度规范、公司发展历史记录）（行政文件、制度规范、公司发展历史记录）财务档案财务档案（帐务、票据、金融）（帐务、票据、金融）技术档案技术档案（工艺设计图纸、新技术开发等）（工艺设计图纸、新技术开发等）产品档案产品档案（生产系统的其它文件）（生产系统的其它文件）市场客户档案市场客户档案（供应商、销售商、直接用户）（供应商、销售商、直接用户）管理管理（机构、制度、人员，分类、清理、用活档案）（机构、制度、人员，分类、清理、用活档案）一、企业文秘档案的管理一、企业文秘档案

34、的管理561 1、信息的概念及其特征、信息的概念及其特征概念概念信息是客观事物的特征和变化的信息是客观事物的特征和变化的 最新反映，包括自然信息和社会信息最新反映，包括自然信息和社会信息主要特征主要特征（客观性客观性、新颖性新颖性、系统性系统性 ）2 2信息在秘书工作中的作用信息在秘书工作中的作用辅助领导科学决策必须依靠信息辅助领导科学决策必须依靠信息正常管理必须依靠信息正常管理必须依靠信息业务工作更离不开信息业务工作更离不开信息（技术、生产、市场）（技术、生产、市场）3 3、企业信息的分类、企业信息的分类二、知识经济时代的信息处理二、知识经济时代的信息处理574秘书信息工作的原则和基本要求秘

35、书信息工作的原则和基本要求工作原则工作原则追踪原则、超前原则、选优原则追踪原则、超前原则、选优原则秘书信息工作的基本要求秘书信息工作的基本要求准确、及时、全面、适用准确、及时、全面、适用5信息资料的收集和处理信息资料的收集和处理采集、交换、索取、复印采集、交换、索取、复印信息的处理信息的处理 整理加工、储存、传递整理加工、储存、传递6、建立信息收集的规章制度、建立信息收集的规章制度二、知识经济时代的信息处理二、知识经济时代的信息处理587 7信息整料的贮存和传递信息整料的贮存和传递信息资料的科学贮存信息资料的科学贮存分类、著录、建立贮存检索系统、保管分类、著录、建立贮存检索系统、保管信息资料的

36、传递信息资料的传递基本要求是基本要求是“多、快、好、省多、快、好、省”信息资料传递的基本方式信息资料传递的基本方式 A A、单向传递单向传递 B B、双向传递双向传递C C、反馈传递反馈传递 信息传递途径信息传递途径 电讯传递电讯传递、新闻、邮路、新闻、邮路、面授或直接送达面授或直接送达 二、知识经济时代的信息处理二、知识经济时代的信息处理59课程导入：课程导入：时间是怎样产生的时间是怎样产生的日常的时间概念日常的时间概念年、月、日、时、分、秒年、月、日、时、分、秒地球自转、公转与月球公转地球自转、公转与月球公转太阳太阳地球地球地球公转轨道地球公转轨道月球月球三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人

37、员时间管理技巧601 1、时间的基本特性、时间的基本特性54321三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间管理技巧612 2、什么是时间管理、什么是时间管理概念概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的进行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何减。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间

38、管理技巧623 3、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之一：长期准备（准备之一：长期准备（4 4）购买工具书购买工具书/增加知识储备增加知识储备/提高能力提高能力训练你的快速阅读能力训练你的快速阅读能力把常用的文件把常用的文件/文具放好文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯养成存放思想档案和作记录的习惯 凡事预则立，不预则废。凡事预则立，不预则废。三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间管理技巧633 3、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之二：临时准备（准备之二：临时准备（5 5）明天的工作前晚进行优先级排序明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在

39、一起将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作做好正式工作前的准备工作三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间管理技巧643 3、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法要培养的好习惯（要培养的好习惯（7 7）利用各种装备如电话利用各种装备如电话/信件等节省时间信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会避免上午开会休息片刻休息片

40、刻/伸个懒腰伸个懒腰/冲杯咖啡冲杯咖啡/茶茶/其他饮料其他饮料报刊放在晚上看报刊放在晚上看每晚沉思片刻每晚沉思片刻/回顾与总结回顾与总结三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间管理技巧653 3、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法与外部产生联系时的应变能力（与外部产生联系时的应变能力（4 4）站着接待一向健谈的来访者站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者尽量回避来闲聊者管理电话：管理电话：A A、主动拨号主动拨号 B B、被动接听被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱如遇琐事缠身能快速摆脱三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间管理技巧66、工作优先级综合分

41、析、工作优先级综合分析分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急重要度紧迫性A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间管理技巧675 5、并行与串行工作模式、并行与串行工作模式什么情况下能并行工作什么情况下能并行工作举例举例ABCD公私兼顾公私兼顾一次搞掂一次搞掂三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间管理技巧685 5、并行与串行工作模式、并行与串行工作模式并行串行如何兼顾并行串行如何兼顾ABCD公私兼顾公私兼顾一次搞掂一次搞掂请问请问：A A、B B、C C、D D如何排列？如何排列？三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间管理技巧696

42、6、工作任务转移、工作任务转移学会学会授权与授权与借力借力依据企业管理的组织原则依据企业管理的组织原则遵照公司岗位职责和权限遵照公司岗位职责和权限合理分权为授权的前提合理分权为授权的前提非指挥权限关系的借力非指挥权限关系的借力依靠个人非职务影响力依靠个人非职务影响力7 7、学会说、学会说“不不”8 8、学会休息、学会休息三、秘书人员时间管理技巧三、秘书人员时间管理技巧701 1、组织协调与沟通、组织协调与沟通沟通的定义沟通的定义沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或 其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。组织与

43、沟通组织与沟通组织是由社会中的人组成的群体，成员之间是组织是由社会中的人组成的群体，成员之间是 相互依赖的关系，组织中的沟通是信息在组织成相互依赖的关系，组织中的沟通是信息在组织成 员中的传送者和接收者之间交换的过程。员中的传送者和接收者之间交换的过程。四、内外部沟通和社交能力培养四、内外部沟通和社交能力培养711 1、组织协调与沟通、组织协调与沟通 沟通模型沟通模型四、内外部沟通和社交能力培养四、内外部沟通和社交能力培养722 2、沟通的种类及结构、沟通的种类及结构正式沟通与非正式沟通正式沟通与非正式沟通下行沟通、上行沟通、平行沟通下行沟通、上行沟通、平行沟通单向沟通与双项沟通单向沟通与双项

44、沟通语言沟通与非语言沟通语言沟通与非语言沟通沟通的结构有五种：沟通的结构有五种：环式、轮式、链式、全渠道式和环式、轮式、链式、全渠道式和Y Y型式型式四、内外部沟通和社交能力培养四、内外部沟通和社交能力培养733 3、沟通的四大原则、沟通的四大原则四、内外部沟通和社交能力培养四、内外部沟通和社交能力培养744 4、企业内平级关系的协调、企业内平级关系的协调五大原则五大原则四、内外部沟通和社交能力培养四、内外部沟通和社交能力培养751 1、文秘人员三要点、文秘人员三要点管理事务、搞好服务、参与政务管理事务、搞好服务、参与政务2 2、怎样当好参谋助手、怎样当好参谋助手用心、勤奋、动脑、动手、沟通用

45、心、勤奋、动脑、动手、沟通调研的方法调研的方法现场观察：看、问、记、思现场观察：看、问、记、思采集结果：客观事务的原貌采集结果：客观事务的原貌运用多学科知识：运用多学科知识：概念、判断、逻辑推理、统计学概念、判断、逻辑推理、统计学常用分析工具常用分析工具五、文秘人员的参谋助手作用五、文秘人员的参谋助手作用 是职责是职责是义务是义务是提升是提升三要点涵义三要点涵义7677一、秘书人员的装束礼仪一、秘书人员的装束礼仪一、秘书人员的装束礼仪一、秘书人员的装束礼仪 职业男装职业男装职业男装职业男装 职业女装职业女装职业女装职业女装二、秘书人员的办公室礼仪二、秘书人员的办公室礼仪二、秘书人员的办公室礼仪

46、二、秘书人员的办公室礼仪三、秘书人员的公共场合礼仪三、秘书人员的公共场合礼仪三、秘书人员的公共场合礼仪三、秘书人员的公共场合礼仪四、秘书人员的接待服务礼仪四、秘书人员的接待服务礼仪四、秘书人员的接待服务礼仪四、秘书人员的接待服务礼仪78一、秘书人员的装束礼仪一、秘书人员的装束礼仪1 1、打造良好的第一印象、打造良好的第一印象个人形象六要素：个人形象六要素：仪表仪表：仪表者外观也：仪表者外观也表情表情：第二语言：第二语言风度风度：优雅的举止：优雅的举止服饰服饰：教养与阅历的写照：教养与阅历的写照谈吐语言谈吐语言：低音量、慎选：低音量、慎选内容、礼貌用语内容、礼貌用语待人接物待人接物792 2、个

47、人形象塑造、个人形象塑造职业男装职业男装商务人员着装原则商务人员着装原则符合身份符合身份 扬长避短扬长避短遵守惯例遵守惯例 区分场合区分场合西服的着装规范西服的着装规范衬衣的穿着规范衬衣的穿着规范领带领带西装的点眼之笔西装的点眼之笔一、秘书人员的装束礼仪一、秘书人员的装束礼仪803 3、个人形象塑造、个人形象塑造职业女性职业女性女性职场着装六不准女性职场着装六不准过分杂乱过分杂乱 不过分鲜艳不过分鲜艳不过分暴露不过分暴露 不过分透视不过分透视不过分短小不过分短小 不过分紧身不过分紧身手饰配戴四原则：手饰配戴四原则：数量原则数量原则 搭配原则搭配原则质色原则质色原则 习惯原则习惯原则4 4、良好

48、的身体语言、良好的身体语言一、秘书人员的装束礼仪一、秘书人员的装束礼仪813 3、个人形象塑造、个人形象塑造职业女性职业女性女性化妆女性化妆是自尊自爱的表现，是自尊自爱的表现，是对人尊重的体现是对人尊重的体现化妆的注意事项化妆的注意事项：A A、自然自然 B B、美化美化 C C、避人避人 D D、协调协调一、秘书人员的装束礼仪一、秘书人员的装束礼仪821 1、电话礼仪、电话礼仪接听电话的注意事项接听电话的注意事项 认真做好记录认真做好记录 使用礼貌语言使用礼貌语言语言简洁、明了语言简洁、明了 注意时间、地点、注意时间、地点、事由和数字等重要词语事由和数字等重要词语避免使用专业术语或简略语避免

49、使用专业术语或简略语注意讲话语速不宜过快注意讲话语速不宜过快打错电话要有礼貌地致歉打错电话要有礼貌地致歉让对方重新确认电话号码让对方重新确认电话号码二、秘书人员的办公室礼仪二、秘书人员的办公室礼仪831 1、电话礼仪、电话礼仪拨打电话的注意事项拨打电话的注意事项 要考虑打电话的时间，对方是否方便接听要考虑打电话的时间，对方是否方便接听注意确认对方的电话号码、单位、姓名注意确认对方的电话号码、单位、姓名准备好所需要用到的资料、文件等准备好所需要用到的资料、文件等讲话的内容要有次序，简洁、明了讲话的内容要有次序，简洁、明了注意通话时间，不宜过长注意通话时间，不宜过长要使用礼貌语言要使用礼貌语言 避

50、免私人电话避免私人电话外界的杂音或私语不能传入电话内外界的杂音或私语不能传入电话内二、秘书人员的办公室礼仪二、秘书人员的办公室礼仪841 1、电话礼仪、电话礼仪电话形象所涉及的四点：电话形象所涉及的四点：通话的内容礼貌用语通话的内容礼貌用语通话的时机技巧通话的时机技巧二、秘书人员的办公室礼仪二、秘书人员的办公室礼仪注意：注意：A A、不选周一上午、上班的前两个小时不选周一上午、上班的前两个小时B B、不选周末、周五下班前不选周末、周五下班前C C、不选晚不选晚1010点到第二天早上点到第二天早上7 7点前打电话点前打电话851 1、电话礼仪、电话礼仪电话形象所涉及的四点：电话形象所涉及的四点：