李家强-高效会议.ppt

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1、管理者的沟通平台管理者的沟通平台高效会议高效会议李家强李家强培训内容培训内容n单元一：高效会议基础单元一：高效会议基础n单元二：会议准备单元二：会议准备n单元三：六顶思考帽与会议互动单元三：六顶思考帽与会议互动n单元四：会议主持人技巧单元四：会议主持人技巧n单元五：会议参与者技巧单元五：会议参与者技巧会议会议1前的民意调查前的民意调查请回答附录请回答附录1中的问题中的问题会议会议1n议题：无效会议的原因议题：无效会议的原因n会议形式：讨论会议形式：讨论n选出会议主持人选出会议主持人n会议时间：会议时间：10分钟分钟无效会议的原因无效会议的原因无效会议的原因无效会议的原因n其它沟通渠道比开会更有

2、效其它沟通渠道比开会更有效n目的、目标不明确目的、目标不明确n与会者与会议主题关系不大与会者与会议主题关系不大n缺乏恰当的程序控制缺乏恰当的程序控制n时间、场地选择不当时间、场地选择不当n？n？单元一：高效会议基础单元一：高效会议基础n工作会议的种类工作会议的种类n会议的功能会议的功能n会议的价值会议的价值n会议成本会议成本n举行会议的原则举行会议的原则工作会议的种类工作会议的种类1.例会例会(常规会议常规会议)：在既定时间、由既：在既定时间、由既定人员参与的会议。会议的议题和议定人员参与的会议。会议的议题和议程较灵活。程较灵活。2.临时会议：根据需要，由会议组织者临时会议：根据需要，由会议组

3、织者事先计划、发起的会议。公司中大多事先计划、发起的会议。公司中大多数是这种类型的会议。数是这种类型的会议。会议的功能会议的功能n发布信息发布信息n解决问题与决策解决问题与决策n协调工作协调工作n总结汇报总结汇报以激励以激励员员工工n检查检查、监监督工作督工作进进展展会议的价值会议的价值n从量上来看，会议的支出会增加企业的从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本营运成本n从质上来看，有效的会议可以为企业节从质上来看，有效的会议可以为企业节省时间、金钱，增强效率省时间、金钱，增强效率n评估会议的价值，要兼顾评估会议的价值，要兼顾“会议是否有会议是否有效效”以及以及“会议开支是否控制在最低程会议

4、开支是否控制在最低程度度”会议价值的估算方法会议价值的估算方法一会议成本会议成本=2ABT+会议实际费用会议实际费用A：全部员工小时平均工资的全部员工小时平均工资的3倍倍乘以乘以2：会议引起管理工作停顿造成的损失：会议引起管理工作停顿造成的损失B：与会者人数与会者人数T：开会小时数开会小时数会议实际费用：包括交通费、场地设施租用费、会议实际费用：包括交通费、场地设施租用费、食宿费、补助费、文具及文件印刷费等食宿费、补助费、文具及文件印刷费等会议价值的估算方法二会议价值的估算方法二会议成本会议成本=与会者小时平均工资与会者小时平均工资x会议时间成本会议时间成本+会议实际费用会议实际费用会议时间成

5、本：会议时间成本：与会者会议准备、旅行时间，会议秘书、与会者会议准备、旅行时间，会议秘书、会议服务人员工作时间，及会议时间的总和会议服务人员工作时间，及会议时间的总和举行会议的原则举行会议的原则1.如果事情能够用比会议更有效的方式解决，就不要开会。如果事情能够用比会议更有效的方式解决，就不要开会。2.每次会议都要有明确的目的，并让与会者都知道。每次会议都要有明确的目的，并让与会者都知道。3.只召集与会议有关的人参加。只召集与会议有关的人参加。4.议题不宜多，不要超出议题范围或临时增加议题。议题不宜多，不要超出议题范围或临时增加议题。5.严格遵守议程及会议时间。严格遵守议程及会议时间。6.不需要

6、分开的会就合并在一起开。能在例会上解决的问题，不需要分开的会就合并在一起开。能在例会上解决的问题，就不要再开临时会议。就不要再开临时会议。7.与会者要做好会前准备，不要到会场后现场想问题。与会者要做好会前准备，不要到会场后现场想问题。8.如果会议不需要了，不要害怕取消如果会议不需要了，不要害怕取消。会议以外的沟通渠道会议以外的沟通渠道n业务通讯业务通讯n布告栏布告栏n录像录像n部门告示部门告示n发给全体员工的个发给全体员工的个人信件人信件n电子邮件电子邮件n公司定期报告公司定期报告n公司手册公司手册n雇员信息摘要雇员信息摘要n公司内部刊物公司内部刊物n电子布告栏电子布告栏n公司内部无线电广播公

7、司内部无线电广播不该开的会不该开的会n无明确议程的会无明确议程的会n不清楚与会者应该是谁的会不清楚与会者应该是谁的会n决定已作出，只是为了例行公事的会决定已作出，只是为了例行公事的会n不知道需用多少时间的会不知道需用多少时间的会n成本过高的会成本过高的会单元二：会议准备单元二：会议准备n确定会议目标及议程确定会议目标及议程n确定会议时间确定会议时间n选择开会地点选择开会地点n确定与会人员确定与会人员n准备适当的视听辅助设施准备适当的视听辅助设施n避免避免“上司效应上司效应”确定会议目标确定会议目标预先决定开会目的预先决定开会目的并把会议目标清楚简洁地陈述出来并把会议目标清楚简洁地陈述出来会议议

8、程实例会议议程实例XX电信公司电信公司A区项目检查会议区项目检查会议日期：日期：2002年年5月月17日，星期五日，星期五时间：上午时间：上午10：3012：00地点：公司第二会议室地点：公司第二会议室会议目的：研究会议目的：研究A区网络项目的进展情况区网络项目的进展情况议程议程1)公司目前的销售情况介绍公司目前的销售情况介绍（10：30-10：45）2)上次会议记录中提出的问题及进展（上次会议记录中提出的问题及进展（10：45-11：00）3)李经理关于系统集成情况的介绍（李经理关于系统集成情况的介绍（11：00-11：15）4)王经理关于网络设备铺设、安装情况介绍（王经理关于网络设备铺设、

9、安装情况介绍（11：15-11：35）5)张经理关于软件设计、测试的进展报告（张经理关于软件设计、测试的进展报告（11:35-11:55)6)下次会议的日期、时间、地点下次会议的日期、时间、地点附件附件1)系统集成情况介绍系统集成情况介绍2)网络设备铺设、安装情况介绍网络设备铺设、安装情况介绍3)软件设计、测试的进展报告软件设计、测试的进展报告确定会议议程的注意事项确定会议议程的注意事项1.议题简明扼要，最好包含一动词议题简明扼要，最好包含一动词2.对每一议题规定时限对每一议题规定时限3.如可能，在每一议题下注明具体的发言人如可能，在每一议题下注明具体的发言人4.需让与会者会前必须了解的情况，

10、应制作成附件或说需让与会者会前必须了解的情况，应制作成附件或说明明5.提前散发议程表，可邀请收件人提出意见或建议提前散发议程表，可邀请收件人提出意见或建议6.在会议开始时可邀请与会者补充提出议题在会议开始时可邀请与会者补充提出议题7.根据事情的缓急而不是重要性由主持人或与会者共同根据事情的缓急而不是重要性由主持人或与会者共同决定是否包括临时提出的议题决定是否包括临时提出的议题8.修改议程：一般将新议题放在会议前期而非后期讨论修改议程：一般将新议题放在会议前期而非后期讨论9.给新议题划拨时间，修正其它议题应用时间，尽量将给新议题划拨时间，修正其它议题应用时间，尽量将会议时间保持在最初计划的水平会

11、议时间保持在最初计划的水平确定开会时间确定开会时间n最好的开会时间一般是周二至周四的上最好的开会时间一般是周二至周四的上午午8：00-11：00或下午或下午2：00-4：00n最差的时间是周一上午和周五的下午及最差的时间是周一上午和周五的下午及午饭后时间午饭后时间n整个会议的持续时间不应超过整个会议的持续时间不应超过2小时小时(以以60-90分钟为宜分钟为宜)，单个议题所用时间也，单个议题所用时间也应该会前规划好应该会前规划好n例会最好两周一次，或者最多一周一次。例会最好两周一次，或者最多一周一次。多数机构将例会安排在周二的早上多数机构将例会安排在周二的早上选择会议地点选择会议地点n若希望轻松

12、地交换意见，可选择某个参若希望轻松地交换意见，可选择某个参与者的办公室与者的办公室n若是协议磋商，找个处于双方中间地带若是协议磋商，找个处于双方中间地带的饭店会议室的饭店会议室n若要显示权威性，找个让自己觉得舒服若要显示权威性，找个让自己觉得舒服自在的地方自在的地方n杜绝电话干扰杜绝电话干扰确定与会人数确定与会人数n4-7人比较理想，人比较理想，10人勉强，超过人勉强，超过12人效人效果就较难保证了果就较难保证了n人数过多的工作会议可能导致的情况人数过多的工作会议可能导致的情况：n参与度悬殊参与度悬殊n与会者感到不受重视与会者感到不受重视n主持得不到与会者有效配合主持得不到与会者有效配合n人数

13、太少的工作会议会很难有高质量的人数太少的工作会议会很难有高质量的讨论讨论确定与会人员资格确定与会人员资格n跟讨论题目有直接关联的人跟讨论题目有直接关联的人n可提供无法从他处取得的资讯，可提供无法从他处取得的资讯，使讨论能更有效率地进行使讨论能更有效率地进行n发言具代表性，能为其团体负责发言具代表性，能为其团体负责会议中的角色会议中的角色n主持人：主持人：过程导演过程导演n任务领导：任务领导：与议题直接相关的责任人，确定具与议题直接相关的责任人，确定具体的任务目标，侧重最终结果，评估有关信息，体的任务目标，侧重最终结果，评估有关信息，衡量讨论结果的满意程度衡量讨论结果的满意程度n会议记录员：会议

14、记录员：记录会议行动过程和结果，掌握记录会议行动过程和结果，掌握时间，帮助主持人适时小结及确认共识时间，帮助主持人适时小结及确认共识n作为资源的与会者：作为资源的与会者：提出自己的想法和掌握的提出自己的想法和掌握的信息，帮助任务领导完成任务，达到目标信息，帮助任务领导完成任务，达到目标准备适当的视听辅助设施准备适当的视听辅助设施n挂板纸适于讨论及总结挂板纸适于讨论及总结n电脑投影有助于讲话清楚明确电脑投影有助于讲话清楚明确n声象资料活跃会议气氛声象资料活跃会议气氛上司效应上司效应n开会时由于有上司的主持或参与，气氛拘开会时由于有上司的主持或参与，气氛拘谨、紧张、难熬甚至让与会者有受威胁感。谨、

15、紧张、难熬甚至让与会者有受威胁感。n一位企业家将自己主持过的会议比喻成一位企业家将自己主持过的会议比喻成“置身在一个葬礼上置身在一个葬礼上”n表现形式：表现形式：n上司讲话滔滔不绝，不让别人发言上司讲话滔滔不绝，不让别人发言n与会者把上级看成是威胁者、无所不知者与会者把上级看成是威胁者、无所不知者n上司把开会作为训话的工具上司把开会作为训话的工具避免避免“上司效应上司效应”n“上司效应上司效应”是有效会议的大敌是有效会议的大敌n管理者一定要防止管理者一定要防止“上司效应上司效应”的产生的产生n如公司已有这样的现象，管理者如公司已有这样的现象，管理者要努力改变要努力改变单元三：单元三：六顶思考帽

16、与会议互动六顶思考帽与会议互动过程控制行为过程控制行为引发行为引发行为反应行为反应行为澄清行为澄清行为引发行为引发行为行为行为定义定义示例示例提议提议提议提议提出新建议、方案提出新建议、方案或行动计划或行动计划程序性提议：程序性提议：程序性提议：程序性提议：“我们先来讨我们先来讨论一下安检措施吧。论一下安检措施吧。”“我们回到议题上来吧。我们回到议题上来吧。”内容性提议：内容性提议：内容性提议：内容性提议：“我建议我们我建议我们在湖南建一个维修中心。在湖南建一个维修中心。”“我们应首先做一个员工满我们应首先做一个员工满意度调查。意度调查。”引申引申引申引申将别人的建议加以将别人的建议加以引申、

17、丰富引申、丰富“-你的计划中如果再你的计划中如果再多一轮汇报可能会更好。多一轮汇报可能会更好。”“你建议我们应尽快筹款你建议我们应尽快筹款购买。我就来谈谈我们可购买。我就来谈谈我们可以怎样筹款吧。以怎样筹款吧。”反应行为反应行为行为行为定义定义示例示例支持支持支持支持清楚明确地表示对别人或清楚明确地表示对别人或其意见、观点的支持其意见、观点的支持“很好！很好！”“我同意我同意！”“我觉得这想法不错。我觉得这想法不错。”反对反对反对反对直截了当地反对别人的意直截了当地反对别人的意见、观点见、观点(针对事针对事)“对此我不能同意。对此我不能同意。”“你讲的第三点不属实。你讲的第三点不属实。”“你的

18、建议太不实际了。你的建议太不实际了。”防守防守防守防守/反反反反击击击击攻击别人或抵制别人对自攻击别人或抵制别人对自己的批评己的批评(往往针对人，往往针对人，并情绪化并情绪化)“真是太可笑了！真是太可笑了！”“这这主意蠢了点儿吧！主意蠢了点儿吧！”“这这怪不得我。这是他的责任。怪不得我。这是他的责任。”情感情感情感情感分享分享分享分享表达心中不同于以上三种表达心中不同于以上三种的感受的感受“每次一提起这个我就感每次一提起这个我就感到难受。到难受。”“你说你没耐你说你没耐性，我可从来没发现。性，我可从来没发现。”澄清行为澄清行为行为行为定义定义示例示例了解情况了解情况了解情况了解情况 征询事实、

19、信息征询事实、信息或解释或解释“何时开始？何时开始？”“谁能告诉我还有哪家公司谁能告诉我还有哪家公司也在竞标？也在竞标？”“这些客户的情况你了解吗？这些客户的情况你了解吗？”征求建议征求建议征求建议征求建议 征求建议或行动征求建议或行动方案方案“你们认为我们应怎样处理你们认为我们应怎样处理此事？此事？”“一旦这种情况一旦这种情况发生，我们应如何应对？发生，我们应如何应对？”“我们是否该决定项目负责我们是否该决定项目负责人了？人了？”澄清行为澄清行为(续续)提供情况提供情况提供情况提供情况 提供事实、信提供事实、信息或解释息或解释“我们的我们的A级客户数为级客户数为16个。个。”“今天会议的议程

20、包括今天会议的议程包括-”“我记得去年有类似事件发生。我记得去年有类似事件发生。”检验理解检验理解检验理解检验理解 确认对已谈过确认对已谈过的问题、发表的问题、发表的见解的理解的见解的理解“我是否能说对此我们已达成一致？我是否能说对此我们已达成一致？”“大家是不是对我们的计划都听清楚大家是不是对我们的计划都听清楚了？有问题吗？了？有问题吗？”“你是在谈促销的问题吗？你是在谈促销的问题吗？”总结回顾总结回顾总结回顾总结回顾 简要回顾已谈简要回顾已谈过的内容或做过的内容或做过的事过的事“我们已就以下步骤达成一致：我们已就以下步骤达成一致：1)找律师；找律师；2)五月前确定律师人五月前确定律师人选并

21、开始法律程序；选并开始法律程序；3)在新闻媒在新闻媒体上发布消息，表明我们的立场。体上发布消息，表明我们的立场。”过程控制行为过程控制行为行为行为定义定义示例示例邀人加入邀人加入邀人加入邀人加入 请与会者当中未请与会者当中未积极参与的的人积极参与的的人发表观点、意见发表观点、意见“刘力，你对此有何见解？刘力，你对此有何见解？”“老李一直没发表意见，您老李一直没发表意见，您能不能说说您的想法？能不能说说您的想法？”阻挡参与阻挡参与阻挡参与阻挡参与 不让别人说话或不让别人说话或减少其说话的机减少其说话的机会会(中途打断别人中途打断别人说话是最普遍的表说话是最普遍的表现形式现形式)王路：王路：“夏飞

22、，你怎么想？夏飞，你怎么想？”洪途：洪途：“我认为我认为-”(洪途在阻挡夏飞参与洪途在阻挡夏飞参与)张丰：张丰：“我觉得客户服务部我觉得客户服务部应加强培训，并应加强培训，并-”石新：石新：“培训什么？培训什么？”检验理解检验理解+总结回顾同与会者产生误解的关系总结回顾同与会者产生误解的关系(横轴百分比为两种行为占行为总数的比例横轴百分比为两种行为占行为总数的比例)互动交流行为辨别练习互动交流行为辨别练习请参考附录请参考附录2六顶思考帽六顶思考帽（参考附录（参考附录3）n白白帽子：帽子：中性的事实与数据帽中性的事实与数据帽,处理信息的功处理信息的功能能n黄黄帽子：帽子：乐观帽乐观帽,识别事物的

23、积极因素的功能识别事物的积极因素的功能n黑黑帽子：帽子：谨慎帽谨慎帽,发现事物的消极因素的功能发现事物的消极因素的功能n红红帽子：帽子：情感帽情感帽,形成观点和感觉的功能形成观点和感觉的功能n绿绿帽子：帽子：创造力之帽创造力之帽,创造解决问题的方法和创造解决问题的方法和思路的功能思路的功能n蓝蓝帽子帽子：指挥帽：指挥帽,指挥其它帽子，管理整个思指挥其它帽子，管理整个思维进程维进程您的思维倾向您的思维倾向我们每天都会用到这些帽子里的任何一顶我们每天都会用到这些帽子里的任何一顶,但但是个人会倾向于忽略他们最常用的帽子。是个人会倾向于忽略他们最常用的帽子。下面哪顶帽子你用起来感到最舒适下面哪顶帽子你

24、用起来感到最舒适?-帽子帽子1:1:-帽子帽子2:2:这是哪一顶帽子这是哪一顶帽子?n重组会让我们延迟重组会让我们延迟3个月。个月。n我对合并并不感到高兴。我对合并并不感到高兴。n我们的产品是市场上最贵的。我们的产品是市场上最贵的。n它会在社区里提高我们的知名度。它会在社区里提高我们的知名度。n让我们发给参加者免费样品。让我们发给参加者免费样品。n让我们小结一下目前为止我们所有的观点。让我们小结一下目前为止我们所有的观点。n王经理告诉我他会为人事问题感到担心。王经理告诉我他会为人事问题感到担心。n我们已经尝试过可员工并不配合。我们已经尝试过可员工并不配合。n我们的服务物超所值。我们的服务物超所

25、值。n我很关心员工的士气。我很关心员工的士气。n我们已经准备好为决定负责了吗我们已经准备好为决定负责了吗?n一个想法被负面地理解了。一个想法被负面地理解了。n会议进入到一个有争议的主题。会议进入到一个有争议的主题。n所有人都对某一个想法过于热情。所有人都对某一个想法过于热情。n同样的老想法不断出现。同样的老想法不断出现。n没有会议议程。没有会议议程。n你们正在推出一种新产品。你们正在推出一种新产品。下列情况下您会要求用哪顶帽子下列情况下您会要求用哪顶帽子？互动行为与六顶思考帽的对应关系互动行为与六顶思考帽的对应关系互动行为互动行为思考帽思考帽程序性提议程序性提议蓝帽子蓝帽子内容性提议内容性提议

26、绿帽子绿帽子引申引申绿帽子绿帽子支持支持红帽子，可引出黄帽子红帽子，可引出黄帽子反对反对红帽子，可引出黑帽子红帽子，可引出黑帽子防守防守/反击反击红帽子，可引出黑帽子红帽子，可引出黑帽子情感分享情感分享红帽子，可引出各种帽子红帽子，可引出各种帽子了解情况了解情况白帽子白帽子征求建议征求建议绿帽子绿帽子提供情况提供情况白帽子，黄帽子，黑帽子白帽子，黄帽子，黑帽子检验理解检验理解蓝帽子蓝帽子总结回顾总结回顾蓝帽子蓝帽子六顶帽子戴起来的一般顺序为：六顶帽子戴起来的一般顺序为：n“蓝帽子蓝帽子”，决定分析问题的程序；，决定分析问题的程序；n“白帽子白帽子”，先把同主题相关的事实和信息罗列出来；，先把同

27、主题相关的事实和信息罗列出来；n“黄帽子黄帽子”，有关主题，有关主题“利利”的部分；的部分；n“黑帽子黑帽子”，有关主题，有关主题“弊弊”的部分；的部分；n“红帽子红帽子”，考虑主题可能给自己和他人带来什么情，考虑主题可能给自己和他人带来什么情感反应；感反应；n“绿帽子绿帽子”，针对主题提出新的见解。，针对主题提出新的见解。n除了除了“蓝帽子蓝帽子”必须先戴以外，其他颜色的帽子戴的必须先戴以外，其他颜色的帽子戴的顺序可以灵活，但须保证的是在某一时间段内只戴一顺序可以灵活，但须保证的是在某一时间段内只戴一顶帽子，即集中思考主题的一个侧面后再考虑另一个顶帽子，即集中思考主题的一个侧面后再考虑另一个

28、侧面，从而对主题作出全面深入的分析。侧面，从而对主题作出全面深入的分析。会议会议2n将六顶思考帽及互动行为运用到会议中将六顶思考帽及互动行为运用到会议中n选出新一位会议主持人选出新一位会议主持人n议题：选择谁与你们同行？议题：选择谁与你们同行？(背景资料请参阅附录背景资料请参阅附录4)n会议时间：会议时间：10-15分钟分钟会议会议2总结总结n会议是否达成共识？会议是否达成共识？n主持人运用了什么技巧帮助了会议进展主持人运用了什么技巧帮助了会议进展？n与会者运用了什么技巧帮助了会议进展与会者运用了什么技巧帮助了会议进展？n哪些行为阻碍了会议进展？哪些行为阻碍了会议进展？n这是一次成功的会议吗？

29、为什么？这是一次成功的会议吗？为什么？单元四：会议主持人技巧单元四：会议主持人技巧n会议主持人的责任会议主持人的责任n会议主持人思考帽与互动交流行为技巧的运用会议主持人思考帽与互动交流行为技巧的运用n激发创意的有效方法激发创意的有效方法n达成决定的有效方法达成决定的有效方法n会议纪要会议纪要n管理者主持会议的注意事项管理者主持会议的注意事项会议主持人的责任会议主持人的责任1.营造和谐气氛营造和谐气氛2.照议程进行照议程进行3.正确总结讨论内容正确总结讨论内容4.引导发言者解释令人困惑的发言引导发言者解释令人困惑的发言5.帮助与会者理清不假思索的想法帮助与会者理清不假思索的想法6.尊重少数人的意

30、见，避免会中意见一面倒的情况尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况7.减少与议题无关的争辩与讨论减少与议题无关的争辩与讨论8.保持中立态度保持中立态度会议主持人互动交流行为的运用会议主持人互动交流行为的运用行行为为应占行为总数的比例应占行为总数的比例程序性提议程序性提议5-10%内容性提议内容性提议0-8%引申引申0-5%支持支持4-8%反对反对2-4%防守防守/反击反击1%检验理解检验理解8-16%行行为为应占行为总数的比例应占行为总数的比例总结回顾总结回顾6-12%了解情况了解情况10-20%征求建议征求建议5-10%提供情况提供情况15-50%阻挡参与阻挡参与4-8%邀人加入邀人加入

31、3-6%主持人应善于主持人应善于n程序性提议程序性提议n支持与反对支持与反对n检验理解检验理解n总结回顾总结回顾n了解情况了解情况n征求建议征求建议n提供情况提供情况n邀人加入邀人加入n阻挡参与阻挡参与主持人应善于戴的帽子为：主持人应善于戴的帽子为：主持人应善于戴的帽子为：主持人应善于戴的帽子为：n蓝帽子蓝帽子n白帽子白帽子n绿帽子绿帽子激发创意的有效方法：激发创意的有效方法：水平思考工具水平思考工具n随机词随机词n概念提取概念提取随机词随机词n从字典或报纸中随意选择一个名词从字典或报纸中随意选择一个名词n这个名词与要解决的问题距离越远越好这个名词与要解决的问题距离越远越好 问题问题 随机词随

32、机词 联想联想 创意方案创意方案CEO与表现出色的员工每月与表现出色的员工每月吃吃共进晚餐一次，加深交流。共进晚餐一次，加深交流。主管和同事拿着奖品出其不意主管和同事拿着奖品出其不意碰杯庆贺碰杯庆贺地闯进员工办公室为员工颁奖。地闯进员工办公室为员工颁奖。如何认可员工如何认可员工厨房厨房管理层在每月一次的晚宴上向管理层在每月一次的晚宴上向表现？表现？聚会场所聚会场所员工敬酒。员工敬酒。安排一个有很多员工在场的场安排一个有很多员工在场的场厨师厨师合，向表现好的员工致谢。合，向表现好的员工致谢。每周为表现好的员工提供一每周为表现好的员工提供一次免费餐饮服务。次免费餐饮服务。会议会议3n重新选出会议主

33、持人重新选出会议主持人n议题：公司会议的改善措施议题：公司会议的改善措施n现阶段练习现阶段练习：运用随机词方法提出创意运用随机词方法提出创意n时间：时间：10分钟分钟概念提取：概念提取：如何减轻压力？如何减轻压力？步步 骤骤示示 例例1.围绕围绕问题问题产产生一个方法（主意）。生一个方法（主意）。减减轻压轻压力的一个方法是外出散步力的一个方法是外出散步2.从从这这个个方方法法中中提提炼炼概概念念。概概念念一一般般是是通通过过问问“这这个个方方法法有有什什么么作作用用呢呢？”这这一一问问题题得得出的。出的。外出散步有什么作用呢？外出散步有什么作用呢？锻炼锻炼身体身体3.根根据据所所提提炼炼的的概

34、概念念产产生生新新的的备备选选方方案案，即即“还还有有其其他他方方法法来来实实现现同同样样的的概概念念（效效果果）吗吗？”锻炼锻炼身体的方法身体的方法还还有：有：游泳游泳4.在每一个概念的基在每一个概念的基础础上添加新的主意。上添加新的主意。锻炼锻炼身体身体还还有有举举重、慢跑、爬山等等方法重、慢跑、爬山等等方法5.对对新新的的主主意意按按步步骤骤2、3、4进进行行操操作作，可可以以产产生更多的生更多的创创意。意。爬爬山山可可以以提提炼炼的的概概念念是是“亲亲近近大大自自然然”。还还有有什什么么样样的的亲亲近大自然的方式呢？近大自然的方式呢？外外出出散散步步还还可可以以提提炼炼出出“转转移移注

35、注意意力力”的的概概念念。你你还还有哪些有哪些转转移注意力的方法呢？移注意力的方法呢？概念提取的操作方法概念提取的操作方法会议会议3（续）（续）n议题：公司会议的改善措施议题：公司会议的改善措施n现阶段练习现阶段练习：运用概念提取方法提出创意运用概念提取方法提出创意n时间：时间：10分钟分钟达成决定的有效方法达成决定的有效方法n投票表决法投票表决法n名义群体法名义群体法n打分法打分法n逆向头脑风暴法逆向头脑风暴法n德尔菲法德尔菲法投票表决法投票表决法n少数服从多数少数服从多数n但投票要在充分的讨论之后进行，不能但投票要在充分的讨论之后进行，不能仓促行事，否则主观性过强仓促行事，否则主观性过强名

36、义群体法名义群体法(NominalGroupTechnique)n主持人提出讨论题目；主持人提出讨论题目；n参与者各自将意见匿名写在纸条上，不许讨论，一张纸参与者各自将意见匿名写在纸条上，不许讨论，一张纸条上只写一个意见；条上只写一个意见；n由主持人或指定人员将纸条收集以后，依次将意见抄写由主持人或指定人员将纸条收集以后，依次将意见抄写在大家都能看到的记事板上；同样的意见统计票数。此在大家都能看到的记事板上；同样的意见统计票数。此时也不进行任何讨论；时也不进行任何讨论；n待将所有意见抄写完毕后，参与者对每一条意见进行讨待将所有意见抄写完毕后，参与者对每一条意见进行讨论，但大家不知道每一条意见的

37、提出者是谁（因此叫名论，但大家不知道每一条意见的提出者是谁（因此叫名义群体）。此时还可发挥头脑风暴引申观点的优点对已义群体）。此时还可发挥头脑风暴引申观点的优点对已经提出的意见加以完善；经提出的意见加以完善；n通过讨论和评估，与会人员再一次匿名对已提出的意见通过讨论和评估，与会人员再一次匿名对已提出的意见的优劣做出排序，一般选出的优劣做出排序，一般选出3-5项。项。n最后综合所有成员的排序，选择最多的意见就是最佳意最后综合所有成员的排序，选择最多的意见就是最佳意见。见。名义群体法的好处名义群体法的好处n防止一言堂防止一言堂n防止自信心较低而表达力又不强的人的防止自信心较低而表达力又不强的人的好

38、主意被埋没好主意被埋没n提出的想法质量一般比头脑风暴法得出提出的想法质量一般比头脑风暴法得出的要高的要高打分法打分法n明确企业和团队的优先事项明确企业和团队的优先事项n列出绝对要求，即决策必须遵循的原则，列出绝对要求，即决策必须遵循的原则，按重要性赋值按重要性赋值n列出希望达到的目标，亦按重要性赋值列出希望达到的目标，亦按重要性赋值n为备选方案分别打分为备选方案分别打分n总分最高的为最佳方案；如果得分相同，总分最高的为最佳方案；如果得分相同，绝对要求分值最高的为最佳方案绝对要求分值最高的为最佳方案打分法示例打分法示例1）明确优先事项明确优先事项列出绝对要求列出绝对要求分值分值最重要最重要108

39、64最不重要最不重要2列出希望达到的目标列出希望达到的目标分值分值最重要最重要10864最不重要最不重要2打分法示例打分法示例2)评价备选方案评价备选方案备选方案备选方案1备选方案备选方案2备选方案备选方案3绝对要求绝对要求分分 A值值 B C理想要求理想要求分分 A值值 B C 各备选方案各备选方案 总分总分总分总分总分总分总分总分逆向头脑风暴法逆向头脑风暴法n将备选方案写出来将备选方案写出来n遵循头脑风暴法的程序，对每一方案遵循头脑风暴法的程序，对每一方案寻找缺陷寻找缺陷n挑出缺点最少，而且最有可能用来解挑出缺点最少，而且最有可能用来解决问题的方案作为最佳方案决问题的方案作为最佳方案德尔菲

40、法德尔菲法n类似名义群体法，但成员不允许见面开会；往往用来类似名义群体法，但成员不允许见面开会；往往用来征求专家意见征求专家意见n步骤：步骤：1、确定问题，向成员分发仔细设计的问卷、确定问题，向成员分发仔细设计的问卷2、每个成员匿名地、独立地完成第一组问卷、每个成员匿名地、独立地完成第一组问卷3、每一组问卷结果集中在一起整理、每一组问卷结果集中在一起整理4、将意见比较统一的结果分发给成员，再次请他们提、将意见比较统一的结果分发给成员，再次请他们提出方案出方案5、重复、重复3、4两步直到取得最终方案两步直到取得最终方案会议纪要会议纪要n会议的备忘录（简称会议纪要）要保证准确而会议的备忘录（简称会

41、议纪要）要保证准确而清晰清晰n保证备忘录的顺序与议程的顺序一致保证备忘录的顺序与议程的顺序一致n简短，写成笔记形式，用数字标出每一点简短，写成笔记形式，用数字标出每一点n确保缺席者能理解确保缺席者能理解n会议主席要批准会议主席要批准n备忘录要在备忘录要在1-2天内分发给有关人员天内分发给有关人员会议纪要的内容会议纪要的内容n会议名称会议名称n日期、地点、起止时间日期、地点、起止时间n出席者、缺席者出席者、缺席者n议程议程n每项议程的结论每项议程的结论n特别事项特别事项7月月6日日销售会销售会议议备备忘忘录录绿龙饭店，上午绿龙饭店，上午11：0011：45出席：出席：EW,LS,RD,KS,FM

42、,SR,DW缺席：缺席：AR1.任命主席：任命主席：SR2.上次会议备忘录：得到批准上次会议备忘录：得到批准3.主席关于最近六个月业绩的回顾：情主席关于最近六个月业绩的回顾：情况看上去很好，然而收入下降令人失况看上去很好，然而收入下降令人失望望4.秋季销售计划：留待下次会议表决秋季销售计划：留待下次会议表决实例实例：会议会议3（续）（续）n议题：公司会议的改善措施议题：公司会议的改善措施n现阶段练习现阶段练习：运用适当的达成决定方法确运用适当的达成决定方法确定最佳改善措施（定最佳改善措施（3-5个）个）n完成会议纪要完成会议纪要n时间：时间：15分钟分钟会议效果评估会议效果评估会议主持人和与会

43、者都应在会后考虑：会议主持人和与会者都应在会后考虑：n是否达到会议目标？若否，为什么？是否达到会议目标？若否，为什么？n下次会议如何提高效率？下次会议如何提高效率？n本次会议中主持人还可以做什么来提高会议效率？本次会议中主持人还可以做什么来提高会议效率？n本次会议中与会者还可以做什么来提高会议效率？本次会议中与会者还可以做什么来提高会议效率？n若不召开此次会议，能够以其它方式达到目标吗？若不召开此次会议，能够以其它方式达到目标吗？n根据以上问题设计会议效果评估表根据以上问题设计会议效果评估表管理者主持会议的注意事项管理者主持会议的注意事项1.以饱满的工作热情及奋发进取的精神面貌出现以饱满的工作

44、热情及奋发进取的精神面貌出现在会议上，振奋与会人员的工作情绪。在会议上，振奋与会人员的工作情绪。n男性领导要衣着整齐、面容整洁男性领导要衣着整齐、面容整洁n女性领导可以穿色彩鲜艳一些，款式新潮一些的职女性领导可以穿色彩鲜艳一些，款式新潮一些的职业女装，做一个漂亮的发形并配一件精巧的头饰业女装，做一个漂亮的发形并配一件精巧的头饰2.常务性例会，每次都尽量有新意。常务性例会，每次都尽量有新意。3.紧紧围绕会议主题。紧紧围绕会议主题。4.讲话简明扼要，风趣幽默，热情洋溢，中肯有讲话简明扼要，风趣幽默，热情洋溢，中肯有力。力。管理者主持会议的注意事项管理者主持会议的注意事项(续续)5.关注与会者的心理

45、状态，引导、激发大家的关注与会者的心理状态，引导、激发大家的思维活力，共同创造良好的会议气氛。思维活力，共同创造良好的会议气氛。6.不要过早表态，而应集思广益，防止压抑与不要过早表态，而应集思广益，防止压抑与会者的积极性和创造性。会者的积极性和创造性。7.处理讨论离题时，要在冷静的基础上寻找契处理讨论离题时，要在冷静的基础上寻找契机尽早引导纠正，争取得到与会者和发言者机尽早引导纠正，争取得到与会者和发言者本人愉快的接受。本人愉快的接受。8.把握时间长度。会议较长时，应重视与会人把握时间长度。会议较长时，应重视与会人员的休息和娱乐。员的休息和娱乐。9.会议结束后，要善于做总结。会议结束后，要善于

46、做总结。单元五：会议参与者技巧单元五：会议参与者技巧n与会者会议前责任与会者会议前责任n与会者应注重的思考帽和互动交流行为与会者应注重的思考帽和互动交流行为n会后总结：管理者的良好习惯会后总结：管理者的良好习惯与会者会议前责任与会者会议前责任n处理好会议通知，决定是自己还是派他人参加处理好会议通知，决定是自己还是派他人参加n充分了解自己负责的议题，依据所提供的文件、充分了解自己负责的议题，依据所提供的文件、资料，准备论证材料资料，准备论证材料n即使未被指定发言，也要做好在会议中尽量表达即使未被指定发言，也要做好在会议中尽量表达的心理准备的心理准备n努力去了解其他与会者对议题的观点，他们的兴努力

47、去了解其他与会者对议题的观点，他们的兴趣所在，是否有权威在背后支持这些观点趣所在，是否有权威在背后支持这些观点n找出可能存在的你的反对者，并预先与其协商、找出可能存在的你的反对者，并预先与其协商、折中折中与会者应注重的互动交流行为与会者应注重的互动交流行为多做多做多做多做n内容性提议内容性提议n支持支持n引申引申n检验理解检验理解n提供情况提供情况n邀人加入邀人加入少做少做少做少做n防守防守/反击反击n阻挡参与阻挡参与与会者应善于戴的帽子为：与会者应善于戴的帽子为：与会者应善于戴的帽子为：与会者应善于戴的帽子为：n绿帽子绿帽子n黄帽子黄帽子n白帽子白帽子n黑帽子黑帽子n蓝帽子蓝帽子会议之后做总

48、结：一个良好的习惯会议之后做总结：一个良好的习惯n查阅会议记录，对与自己工作相关的信息作查阅会议记录，对与自己工作相关的信息作出标记出标记n回顾会议过程，分析一下不同与会者对同一回顾会议过程，分析一下不同与会者对同一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系问题的不同态度和表现，分析一下人际关系状态状态n考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案考虑会议上所分派给自己的任务的完成方案n会议很可能是新的任务的开始，要考虑是否会议很可能是新的任务的开始，要考虑是否再次召开本部门会议进行动员和安排，并将再次召开本部门会议进行动员和安排，并将会议精神贯彻进下一步的工作中会议精神贯彻进下一步的工作中会议会议4n重新选出会议主持人重新选出会议主持人n议题：总结培训收获，如何应用到现实议题：总结培训收获，如何应用到现实中去中去n时间：时间：20分钟分钟n目的：练习主持及与会技巧目的：练习主持及与会技巧祝愿您人生幸福，管理成功！祝愿您人生幸福，管理成功！