公司采购管理制度.doc

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1、采购管理制度采购管理制度一、目的：一、目的：为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围二、适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品。三、采购原则三、采购原则1、询价比价原则物品采购单品或批量在 500 元以上必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。小型或零星的办公用品的采购要由行政人员到指定的办公用品店选购或要求其送货，尽量做到定时定点购买大

2、型办公用品（这里指单位价值在 1000 元以上的固定资产）的采购要两人或两人以上到大型商场询价，对比之后选购价格合适、质量合格的办公用品（固定资产） 。2、一致性原则：采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的 510%。3、低价搜索原则：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4、廉洁原则：（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本

3、。（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则：凡大宗或经常使用的工程物品，都应通过询议价或招标的形式，由综合、财务稽核等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。6、审计监督原则：采购人员要自觉接受稽核部或公司领导对采购活动的监

4、督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员进行处罚、开除直至追究其法律责任。四、采购流程四、采购流程1、采购申请：使用人员提出采购需求，其部门主管审核、填写采购申请表 ，经部门经理（主管）审核签字确认交行政部文员汇总，由行政部做好采购预算后填写申购总清单经有关领导审批后文员或行政部提请公司购买。2、询价比价议价：（1）每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商进行报价。（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表 ，按低价原则进行采购。（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。3

5、、样品提供和确认：（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。4、供应商选择：（1）具有合法经营主体者。（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）信誉良好者。（4）客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。5、合同签定：（1）供应商经送样审查合格后，由人力资源与后勤部与选定的供应商签订合同。（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。6、进度跟催（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应

6、商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。7、验收入库：采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资） 、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具入库单 ，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知人力资源与后勤部，2 日内办理换（退）货手续。8、对帐付款：1. 常用办公用品的结算和报销方式（1）常用办公用品可与固定商家商定结算周期和方式，结算日可由行政部向商家索要办公用品购买记录

7、，并凭发票进行报销应付金额，如数额较大可交由财务部直接结算。（2）小件商品的报销程序可按照常规报销方式，经财务、稽核审批相关领导签字即可直接报销。（3）预支借款：需要先写借据经相关领导签字批准后方可购买，购买以后按照常规报销方式进行报销。2. 固定资产报销经批准购买的办公用品（固定资产）报销方式按常规报销方式报销，未经任何程序购买的物品，一律不予报销。五、领用：五、领用：1、各部门领用物品必须走 OA 流程后,填写“领用单”，由部门负责人核签，到行政部签字后，由保管员办理出库手续。2、除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工具等重复领用时，一律交旧换新。六、保管：六、保管：1、公司物品采购后由保管员

8、验收入库，保管员要严把物品质量关，对照请购单的物品规格、型号、产地、厂家进行严格验收，确保采购物品质量，健全出、入库手续，建立台帐,分类放置统一保管。固定资产的安全按照“谁使用，谁保管，谁丢失，谁负责”的原则实行。责任人对所负责的固定资产必须正确使用，精心爱护，保证固定资产完整性。严禁用公用办公用品办私事。未经许可，不得将固定资产借给外单位或非本单位的人员使用。2 2、每月底对本月所有人使用的办公用品进行核算登记，对库存办公用品进行一次盘点，定期对固定资产进行盘点，并统一编号登记入库七、考核：七、考核：凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。请购单请购单申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号：序号物品名称厂家/品牌缓急程度规格型号单位需求数量用途需用日期库存请购数量备注经办人： 部门负责人： 申请部门分管领导：财务总监： 总经理：库管：询价记录表询价记录表编号：拟定 序号物料名称规格/质量标准付款及开票方式单位数量单价合计报价单位报价人联系方式 供应商采购员： 人力资源与后勤部负责人： 财务总监： 总经理：采购物品验收单采购物品验收单编号：序号品名规格型号单位数量验收意见请购单号验收部门负责人： 验收经办: