采购管理策划(DOC8页).doc

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1、项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件1供方管理合格供方选择评价1. 各部门根据物料采购和服务分包需求，业务经办人负责组织进行供方调查及初选评价工作，收集必要的供方信息资料，填写供方基本信息审查表，并提交部门经理确定是否进行现场考察。2. 决定不进行现场考察的，由业务经办人直接依据供方评价准则进入评分，达到合格供方分数的填写供方合格评定审批表。3. 决定进行现场考察的，考察人员应至少包括2名来自不同部门的人员。考察结束后经办部门人员负责填写供方现场考察记录表，并由参加考察的人员签名。4. 经批准的合格供方由业务经办部门列入合格供方清单，上报集团商管公司审查，批准后作为物料采购和业务

2、分包的选择依据。1. 业务经办部门经理负责审查供方相关住处，并决定是否需要进行现场考察，签署意见。2. 主管领导负责审核供方基本信息审查表、供方现场考察记录表及相关信息资料，并签署意见。3. 总经理负责审批以上记录。业务经办人部门经理供方基本信息审查表供方现场考察记录表供方合格评定审批表合格供方清单供方评价准则合格供方日常管理1. 发现产品质量问题或服务不能满足要求时，及时督促供方改进，必要时发出纠正预防措施报告。2. 对整改效果不能达到公司要求的供方，提出取消合格供方资格申请。总经理负责批准取消合格供方资格。业务部门经办人供方管理规定1供方管理供方监督评估1. 每年度至少进行一次供方的监督评

3、估，依据供方评价准则对供方过去一年或合同期的表现进行综合评价，填写供方年度复评审批表，提出监督评估结论。供方监督评估结论包括：保持合格供方资格；限期整改，视整改效果决定；取消合格供方资格。2. 对供方的监督评估由业务经办部门主持，业务部门主管副总、财务部副总（或经理）、行政部经理参加对供方的监督评估，并签署意见。3. 对整改进行跟踪，如仍达不到要求的应取消其合格供方资格，及时更新合格供方清单，并选择新的合格供方。1.供方年度复评审批表须经主管领导审核、总经理批准。业务经办部门经理供方年度复评审批表合格供方清单供方管理规定分包方监督与评审1. 各业务相关部门必须对供方的履约过程表现进行阶段性的监

4、督和评审，做好供方的履约评估记录。2. 合同执行期间，业务部门指定人员牵头在付款前每月对分包方进行工作评价，填写分包方工作评定表，作为付款的依据之一。3. 在分包合同到期时，根据每月的分包方工作评定表及其它表现，填写分包方评审记录，作为下一个分包期是否优先选择的依据之一。4. 在付款评审及分包过程中，如出现分包服务不符合要求时，填写分包方不合格通知单限期整改。如分包方未按要求提交纠正措施，报公司领导批准取消该项目分包方资格，向分包方发出取消不合格分包方通知单，并将其从合格供方清单中除名。5. 合同履行完毕评审的结果，作为其他项目优先入围和保留合格供方资格的条件。1.行政部、财务部经理参与介入分

5、包方监督与评审工作。2.经办部门经理、财务部负责人、相关部门主管副总、经办部门主管副总参与每月对分包方的工作评价，提出评审意见。3.取消分包方资格需报主管副总审核，总经理审批。业务经办部门经理分包方工作评定表分包方评审记录分包方不合格通知单取消不合格分包方通知单合格供方清单供方评价准则供方管理规定2合同管理合同文件标准化管理1. 使用集团商管公司发布的各类合同电子文本。2. 类别：租赁类合同、多种经营合同、物业服务合同、物管服务外包业务合同、物资采购类合同、管理类协议或公约。合同经办人合同经办部门文员合同内容洽商1. 合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。经招标确定合作方的合同谈判，应由原招标

6、经办部门负责。2. 所有经济合同的谈判，原则上至少有2名经办人员参与。3. 与合同对方进行合同内容洽商后，将双方洽商的结果形成书面内容，双方领导签字确认后作为合同文本形成的依据。1.合同文本的制定和流转控制由主管副总经理负责组织。合同经办人合同文本的制定1. 与合作方签订合同时，应要求己方草拟合同文本。2. 若关于标准格式合同范围内的合同文本的草拟，须参照集团商管公司发布的标准格式合同模板，根据双方洽商的合同内容进行修订。3. 对集团商管公司尚未发布标准格式合同模板的，由业务经办部门自行编制，但应确保合同的内容完整、表述准确，经本公司法律顾问审核后，并将自行编制的合同文本报集团商管公司相关职能

7、部门审核，并转集团法务部审批后，方可进入合同审批程序。4. 必须采用合同对方的合同文本时，须由总经理组织相关部门及人员认真审核合同文本内容，发现不符合本公司利益的条款须及时交涉修正。双方确定后将合同文本报集团商管公司相关职能部门审核，并转集团法务部审批后，方可进入合同审批程序。该文本未纳入集团商管公司的标准格式合同模板的，应及时将此合同文本纳入标准格式合同文本模板中。5. 工程外包合同的制定须充分考虑质量保证及保修内容的确立和修订。6. 物资采购合同的制定须充分考虑质量保证、保修、退换货的内容的确立和修订。合同经办人物业管理合同模板汇编目录物业管理合同模板汇编2合同管理合同报审、报批1. 进行

8、合同报审报批前，须准备：集团商管公司与此合同相关的批复文件、总经理签字的合同决策信息一览表等合同审批条件材料。2. 合同经办人员必须按合同办理流程及审批权限执行公司内部的合同审批，将草拟合同及审批条件材料呈送相关授权人员审批签署。3. 须上报集团商管公司审批时，将本公司相关审批人签字后的合同审批会签单及相关的合同审批条件材料传真及合同文本电子版上报集团商管公司行政部，集团商管公司行政部将合同文本打印，附上审批材料，再按合同办理流程及审批权限流转审批，完成相应的“签字组合”，并将各地商管公司上报的审批材料及合同文本电子版归档。4. 根据办退的合同签批内容，与合同对方交涉修正，并填写合同会签意见落

9、实情况表后，再行上报。5. 报批合同时，须预计充分的审批时间。6. 合同附件作为合同重要的组成部分，须与主体合同文本等同上报、审批及保存。1. 总经理对合同决策信息一览表内容的真实性负责。2. 集团商管公司相关部门的合同审批授权人员负有合同审查责任，就其职能范围对合同进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。3. 对相关条款内容不清楚或需了解更多信息时，及时与地方商管公司经办人员沟通。须办退的合同必须注明办退原因。合同经办人合同经办部门文员合同决策信息一览表合同办理流程及审批权限主力店物业服务合同办理流程图租赁合同办理流程图合同会签意见落实情况表合同签订1. 签订前校审：合同

10、通过审批后，将合同文本打印成正式文稿，根据合同金额按规定实施签订前审稿。2. 签订过程控制：须按集团规定的程序及合同签订的规范要求进行合同签订，严禁未经正式授权的委托签字行为。并在签订合同时验证对方签字代表人及印章的合法代表性。按双方现场签字原则，若双方无法实现同时签订，原则由对方先签。若己方先签，则禁止己方签订且对方未签的合同文本外流。1.合同金额在五万元（含）以下的由经办人、经办部门主管副总经理实施签订前审稿，合同金额在五万元（含）以上的由经办人、经办部门主管副总经理、总经理实施签订前审稿。合同经办人已签订合同文本的保管与借阅1. 已签合同文本的保管与保密：财务部须采取双本保存的方法，将合

11、同正本与复印件共同保存，若有保密数据或条款，复印件应消除保密数据或条款。2. 已签订合同文本的借阅：合同正本不得外借，消除保密数据或条款的复印件可由相关业务监管部门或人员借阅，但需经过有审批权限的领导审批。3. 须建立合同借阅记录，借阅时间不得超过一周。借阅人员不得将合同转借，不得向公司外部的人员透露合同内容。1. 财务部为各种合同的保管部门。2. 主管财务副总经理负责合同复印件的借阅审批。3. 总经理负责涉及主力店及总经理确定为重要合同的复印件的借阅审批。财务部主管会计合同履行的监督管理1. 合同内容的传达与培训：合同履行负责人将相关合同内容传达到与之关联的部门和人员，并组织与合同业务相关的

12、人员进行合同条款的培训。2. 合同履行的检查监督：按相关方管理的制度对合同对方的合同履行情况进行检查监督，发现对方不符合合同条款要求时，及时采取相应措施给予纠正。若对方达到解除合同的条件，按非正常的合同期内解除合同的要求执行。3. 合同履行评估：合同期较长且循环执行的服务分包合同（如清洁、绿化、消杀、设备保养等的合同）评估：a. 评估时机：每月进行定期评估；付款前进行付款评估（若为每月付款的与月评估合并）；合同到期前评估。b.评估结果的处理：评估结果作为业务改进分析、合同付款及合同续签与否的依据。4.租赁类合同及多种经营合同的执行评估：a.评估时机：每季度进行一次定期评估。租金及其他费用收取达

13、到预警程度时进行评估。合同对方经营管理对商业广场可能造成影响时进行评估。己方经营战略发生调整影响到合同续约时进行评估。其它需要评估的时机。b.评估结果处理：作为租金定位、租户调整的依据。1. 合同经办部门负责人为履行合同的主要负责人。2. 总经理是本公司各种合同履行的指导及监督人。3. 集团商管公司相关部门是各地商管公司相应业务的合同履行的监督部门。4. 合同经办部门负责人组织相关人员进行评估。5. 租赁类合同及多种经营合同的执行评估部门是集团商管公司招商中心、租金部、各地商管公司营运部。6. 财务部根据第7项规定的时机和条件时，组织人员对供应商进行评估。合同经办部门负责人5. 一次性业务合同

14、（如工程施工合同、外墙清洗合同等）的评估：付款前由合同经办部门负责人组织进行业务效果评估，评估结果作为款项支付依据。尾款支付前的质量保证评估（如有约定）。6. 主力店物业服务合同的评估：a.物业管理边界发生变化时，由集团物管部组织人员进行评估，评估结果作为物业管理合同谈判依据。b.对方不履行合同条款时由不执行部分归口部门组织进行评估，评估结果作为双方交涉依据。c.双方对合同条款产生重大分歧时进行评估，评估结果作为双方交涉依据。7. 供应商的采购合同评估：a.物资采购金额明显比市场高时。b.采购货物经常性供应不足时。c.采购货物质量不符合要求或供应商未按合同提供维修、退货、换货时。d.评估结果作

15、为是否解除合同的依据。8. 其它类别的合同参照以上合同评估时机和条件进行。9. 所有合同执行评估均需保留相关记录。10. 合同款项支付：a.须根据合同支付款项时，支付前须进行合同执行评估。合同履行监督责任人的书面检查评估意见，须作为上级签批合同款项支付申请以及财务部支付款项的前提和依据。b.付款前评估标准须按合同约定的质量标准执行。c.严格执行合同中适用于质量保证的尾款（若有）延迟支付及质量问题扣款的条款内容。11. 合同款项收取详见集团商业管理公司制度中租费管理。集团商业管理公司制度合同续签1. 外包（采购）业务合同的续签条件须均满足以下要求：a. 上个合同期间，合同对方提供的服务（物资）质

16、量符合甚至超越集团商管公司及地方商管公司要求，且双方合作愉快。相关依据见合同到期前评价。b. 上个合同期间，客户对外包服务的满意度高于公司质量指标。c. 当前外包（采购）业务在同等条件下符合或低于市场价格。2. 租赁及多种经营合同续签时须考虑以下条件：a. 上个合同期间，合同对方按时提交租金及其他费用的。b. 守法经营且经营品类及档次不影响商业广场业态规划及整体品牌形象的。c. 下个合同期租金符合集团商管公司期望的。d. 其他要求。3.合同续签审批要求：合同续签报批时，须按“合同报审、报批”要求同时上报续签合同的审批条件。合同解除1.正常合同到期解除：不符合或放弃续签条件的，按合同规定的时间通知对方本合同期中止合作关系，并做好代替的相关方聘请的准备工作。2.非正常的合同期内解除：若因一方违反合同，根据合同约定在合同期内非正常解除合同，须注意避免合同解除对商业广场经营管理的风险，并做好相关方仓促离场的应急措施。3.合同解除期间，须做好业务正常过渡及物资保全工作。4.其他合同管理工作按集团相关要求执行。