文职秘书培训大全-通用类秘书培训课程10451.docx

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1、如何成为为上司的的得力助助手一、 秘书概述述1、 英文字典典的定义义依Thee Raandoom HHousse DDicttionnaryy off thhe EEngllishh Laanguuagee中对于于秘书的的定义为为：1) a peersoon, usuuallly aand offficiial, whho iis iin ccharrge of thee reecorrds,corrressponndennce, miinuttes of meeetinngs, annd rrelaatedd afffaiirs of an orgganiizattionn, ccomppa

2、nyy, aassoociaatioon, etcc.2) a peersoon eemplloyeed tto hhanddle corrressponndennce andd doo rooutiine worrk iin aa buusinnesss offficce, usuuallly iinvoolviing takkingg diictaatioon, typpingg, ffilllingg, aand thee liike.2、 秘书的角角色一般而言言，秘书书的角色色定位应应是辅佐佐的功能能。帮助助主管处处理一切切里里外外外的业业务成了了秘书的的职责。一般公公司或机机构，因因

3、为传统统背景的的关系，秘秘书的职职务并不不是那么么确定，秘秘书除了了本身主主管外，和和其他部部门业务务人员的的关系也也非常密密切和重重要，形形成纵横横交错而而复杂的的人际关关系，因因此其工工作范围围是秘书书，又是是一般的的职员，工工作领域域无法正正确的予予以划分分。因此此，渐渐渐地，现现代的工工商秘书书，已演演变成名名副其实实的“业务秘秘书”或“公关秘秘书”了。3、 秘书工作作的性质质秘书的工工作，主主要为协协助主管管执行工工作细节节。想想想大公司司的董事事长或机机关的主主管，如如果每天天早上自自己要打打开信件件，打字字回信、存档处处理、接接听电话话等工作作，那么么，他们们将没有有时间来来从事

4、高高层次的的商业活活动与计计划。所所以，必必须要有有位助理理来处理理这些办办公室事事务。这这位助理理，即是是秘书。秘书工作作最主要要为辅佐佐功能，此此即是其其一主要要的意义义。秘书书工作的的另一重重要意义义为管理理。对很很多秘书书来说，秘秘书工作作的历练练是作为为一行政政主管的的重要阶阶梯。因因为秘书书常帮助助主管处处理与主主管样关关的业务务，所以以对于主主管的工工作有一一全盘的的了解。秘书可可以学到到如何去去指导、督导、规划及及处理问问题，并并且熟悉悉公司的的政策。因此，秘秘书工作作亦是管管理人才才的训练练摇篮，其其理由有有二：1、 秘书熟悉悉人事、业务、程序、管理等等内部作作业。2、 秘书

5、熟悉悉公关、协调、市场等等外部作作业。二、 秘书的业业务1、 秘书在一一天的工工作间中中，有三三分之二二是做下下列业务务：打字接受口授授传真接听电话话处理信件件与主管商商谈档案管理理准备当天天的业务务及下班班前的业业务处理理拟稿及制制作信件件2、 秘书业务务可分为为四类：资讯管理理业务事务业务务公关业务务综合业务务兹就秘书书的功能能与业务务分述如如下：秘书业务务由前述述可知分分为四类类：1、 资读管理理业务2、 事务业务务3、 公关业务务4、 综合业务务兹分别说说明如下下：1、 资讯管理理业务资讯管理理业务，即即是利用用电脑来来处理及及管理一一般业务务。秘书书的资讯讯管理业业务是由由其执行行任

6、务的的功能引引伸而业业。前节节提到秘秘书执行行的任务务有发传传真、拟拟稿、存存款、安安排机票票、安排排看牙医医等，这这些业务务部需要要资讯管管理来处处理。这这在微观观方面，资资讯管理理所处理理之业务务。在钜观方方面，资资讯管理理可处理理之业务务有文书书及情报报方面。文书：包括文件件及书信信之制作作等。以以往皆用用打字机机或手写写，但由由于资讯讯业务之之发达，各各种文书书之制作作皆已电电脑化，以以增加功功能与效效率。在在文书方方面，资资讯管理理所能处处理之业业务有整整理书信信、写信信、中英英文打字字、速记记、档案案管理、约会安安排等。尤其在在书信写写作方面面，由于于有电脑脑软件之之运用，可可节省

7、构构思之时时间及文文件制作作的精力力。现代代的文书书业务尤尤需要资资讯管理理的配合合以提高高效率。文书与与资讯是是息息相相关了。情报：情报业务务是资讯讯管理所所处理的的主要业业务之一一。情报报业务包包括资料料情报的的搜集、提供、整理、管理、活用与与交换。资料情情报的输输出和输输入都要要经过秘秘书这个个孔道，当当主管将将情报交交给秘书书传达下下去时，首首先秘书书就要根根据情报报的质和和量，按按其重要要性、机机密性、紧急性性来安排排传送的的优先顺顺序。这这时，秘秘书对于于资讯情情报之处处理、筛筛选、分分类与传传遁就可可利用资资管理业业务，以以增进处处理情报报业务的的效率。事务业务务秘书的事事务业务

8、务，源自自其处理理例行事事务和功功能。秘秘书的事事务业务务，为秘秘书在办办公室所所处理的的例行业业务，包包括接听听电话、拆寄信信件、发发传真、档案管管理、更更新办公公室用具具、收集集资料、准备定定期报告告、安排排主管之之行程、约会及及会议等等。虽然然有些项项目是多多种业务务的综合合，但在在此则偏偏重事务务性的。以上的业业务可归归类如下下：通讯方面面：接听听电话、拆寄信信函、发发电传等等。办公室方方面：档档案管理理、更换换用具等等。会议方面面：收集集资料、准备定定期报告告等。安排方面面：安排排行程、约会、会议等等。公关业务务秘书的公公共关系系是需要要创意的的功能来来作其基基础的。创作的的工作，即

9、即要有“先见”。在处处理人与与人间的的关系时时，要能能有洞察察的能力力，要能能见微知知著，要要能以对对方的立立场来看看，必能能广获人人缘，使使业务畅畅通。秘书的职职务，接接触面很很广，为为了要使使业务能能顺利进进行，必必须扮演演着润滑滑剂的功功能，在在公司机机构的里里里外外外，必须须兼顾到到各个层层面的人人物，能能考虑到到各种状状况，能能预见各各类该办办之事，妥妥善处理理人际关关系，圆圆满达成成任务。一般而而言，公公共关系系的业务务包括接接待，与与相关业业务人员员的沟通通联络，消消息的发发布，宣宣传品的的出版、杂志、年报的的出刊、摄影、幻灯片片、影片片的制作作、展览览、市场场情报的的搜集，贸贸

10、易商展展等等。一般业务务的推动动，皆以以人为主主。人由由于人际际关系而而形成自自己的围围体，围围体与围围体的互互动关系系，就形形成了公公共关系系。秘书书的业务务需要顾顾及公司司机构的的上上下下下、里里里外外外的业务务，所以必须须有良好好的公共共关系，才才能使全全盘业务务进行顺顺利。综合业务务综合业务务来自协协调的功功能。直直辖市即即是要与与各单位位沟通以以达圆满满处理业业务。由由于时代代的进步步与科技技的发达达，业务务牵涉范范围愈来来愈广，并并非单项项业务所所能包含含。这时时，就要要靠秘书书来作综综合业务务协调。可见秘秘书的综综合业务务尤其重重要，因因它含括括资讯管管理业务务、事务务业务与与公

11、关业业务等。其秘书书要办妥妥任何单单项业务务，必须须综合协协凋其他他相关业业务。这这样，才才能融会会贯通，发发挥最大大的秘书书业务功功能。例如以接接待业务务来看，必必须配合合资讯管管理以获获得情报报，得知知何人、何时、由何地地来访，来来宾的背背景明细细，来访访的目的的，并做做出行程程表；必必须配合合事务业业务以安安排接待待人员、车辆，骸骸安排饭饭店住宿宿等；必必须配合合公共关关系业务务，以发发布消息息，并安安排参观观与商谈谈等。所所以接待待业务，是是个整体体性的工工作。由以上例例子可看看出，秘秘书的业业务中，最最重要的的是要使使各项业业务综合合协调，才才能使任任务完满满成功。1、 专业的知知识

12、与技技能关于秘书书专门的的知识与与技能，可可分三项项目来讨讨论：秘秘书专业业知识；实务方方面的技技能；专专门行业业业务知知识。分分述如下下：(1) 秘书的专专业知识识：一般机构构或公司司在雇用用秘书时时，大都都希望秘秘书能受受过专业业训练。这种训训练可来来自机构构公司自自己办理理凤及学学校或民民间秘书书专业训训练中心心提供等等。训练练课程包包括企事事业管理理、会计计学、心心理学、国际贸贸易实务务、国际际汇兑、人事管管理、礼礼仪、公公共关系系、秘书书实务、电脑、打字、英语会会话及商商用英文文等。这这些专业业知识的的训练很很重要，因因为现在在有许多多机构的的秘书，并并未受过过专业的的训练，因因此担

13、任任秘书工工作，往往往不了了解自己己该做什什么工作作，如果果主管亦亦不能发发挥指导导的责任任，则往往往要花花费许多多的时间间和精力力，自己己工作中中去摸索索这方面面的知识识。可见见，如果果秘书人人员，在在就职前前，先接接受秘书书专业知知识课程程的训练练，必能能对其担担任的工工作有所所助益。(2) 实务方面面的技能能：实务方面面的技能能为处理理秘书业业务所需需要的技技术与能能力。一一般而言言，实务务方面的的技能包包括速记记、电脑脑操作、打字技技术、档档案管理理、电话话礼仪、应对能能力、语语言能力力，及其其他事务务机器的的操作等等。早期期的秘书书实务中中，打字字技术占占相当重重要的角角色。近近年来

14、，由由于科技技的发展展与运用用，电脑脑技术广广被需求求，所以以打字技技术与电电脑技术术同为不不可或缺缺的实务务技能。目前各各机构已已推行行行政电脑脑化、组组织电脑脑化、人人事电脑脑化、会会计预算算电脑化化、生产产管理电电脑化等等等。尤尤其是企企业界，要要求秘书书必须接接受电脑脑训练，以以便能应应付电脑脑化的一一切秘书书业务。专门行业业业务知知识：各行各业业的秘书书，都应应通晓其其专业业业务的知知识。国国贸秘书书必须能能熟悉国国际贸易易实务与与流程。法律秘秘书必须须擅长法法律知识识。财务务秘书必必须精通通会计、税务、财政及及商事法法等。由由此可知知，在每每一行业业中，都都有其专专门的业业务知识识

15、。秘书书在决定定从事那那一行业业前，可可先修习习相关的的课程，或或阅读相相关的书书籍以增增加专门门业务知知识，才才能符合合实务业业务的需需要。2、 经验专门知识识与技能能，虽然然非常重重要，但但理论需需要配合合实务。实务上上经验尤尤其珍贵贵。对于于秘书业业务。是是否能顺顺利进行行，尤其其需依赖赖经验。例如，文文书之处处理，光光凭理论论尚嫌不不够，因因必须考考虑到各各种文件件之性质质，文件件之内容容，及文文件之时时效性，然然后订处处理之优优先顺序序。这些些判断需需要以经经验作为为依据。有经验验的秘书书，不必必主管交交待，就就能以其其经验，正正确的判判断力，冷冷静而审审慎的处处理事务务，以其其积极

16、、主动、随机应应变的能能力，圆圆滑的推推动其工工作，若若加上其其纯熟的的技能，就就是一位位非常优优秀而受受欢迎的的秘书了了。3、 人际关系系的技巧巧人际关系系的技巧巧，即是是公共关关系的能能力。秘秘书的人人际关系系可分为为对内与与对外。对内的的人际关关系对象象为上司司、同事事及属下下等。对对外则需需面对顾顾客及业业务相关关的单位位。秘书书必须能能运用灵灵巧的人人际关系系技巧，才才能替上上司主管管建立起起良好的的人际关关系网路路，使其其具有良良好的形形象。对于同事事，秘书书要建立立融洽相相处的人人际关系系，业务务才能顺顺利推展展；对于于属下者者，也需需要好的的人际关关系，才才能使上上下人脉脉和谐

17、，必必能在对对外处理理业务时时，和气气待人，考考虑周到到，圆满满达成任任务。(1) 认明秘书书并非具具“特别身身分”秘书比其其他部门门的同事事，更容容易接受受情报或或听到机机密事项项，这也也是造成成秘书微微妙立场场的主因因。有时时，在会会议室里里倒茶时时，就会会得知人人事调动动的消息息；或听听到董事事长的出出差是为为了洽谈谈与对方方业务合合作的话话题等，诸诸如此类类的情报报，所以以，常给给其他部部门的人人，有种种特殊身身份的印印象。即即使，秘秘书也以以“特殊”为荣，就就很难在在公司里里博得人人缘。(2) 博得人们们的信任任秘书对于于传遁上上司的讯讯息、指指示、或或普通职职员的心心声，都都应明确

18、确传达，以以完成疏疏通管道道的任务务。这些些表现，久久而久之之就能取取得公司司机构里里里外外外、上上上下下所所有人的的信任。另外，关关于秘书书人际关关系的技技巧，可可分对内内对外两两方面，现现分别列列举如下下：对内：与上司的的人际关关系：熟悉悉上司的的个性及及家庭熟悉悉上司的的交际圈圈勿拘拘泥于前前任上司司的处事事习惯对秘书同同事间的的人际关关系：不该该有优越越感互相相保持和和谐的关关系在业业务上互互相帮助助多注注意上司司的业务务内容与与人际关关系，以以便增进进沟通对属下的的人际关关系：多照照顾属下下多伸伸出援助助之手传达达属下的的心声对待客户户及业务务相关的的单位：诚实实无欺努力力维持长长久

19、的人人际关系系秘书书受客户户私人缴缴请时，不不论是否否接受邀邀约，都都应事前前向上属属报告，以以尊重上上司。4、 资质秘书的资资质，可可决定秘秘书工作作的品质质。一位位主管，当当然需要要一位开开朗、负负责、可可靠的秘秘书。虽虽然资质质意为“天生之之才能”；但秘秘书的资资质则要要求对天天生之才才能再加加以训练练。换句句话说，秘秘书的资资质，并并非可速速成造就就或者完完全靠天天生的，而而是需要要长时期期的训练练与培养养的。秘秘书需要要不断地地反省自自己，找找出缺点点，并予予以更正正，以臻臻完美。秘书的资资质可分分下列十十项，由由T形图来来表示，分分成左右右两边各各五项，左左边代表表对事，右右边代表

20、表对人。此T形图可可列表如如下：秘书十大大特质A对事准确性好判断力力工作效率率机智性主动性B对人考虑周到到圆滑性谨慎性责任感客观性现依对事事与对人人两方面面，分别别说明如如下：(1) 对事方面面：在研究这这些资质质特点之之前，应应知道这这些资质质特点皆皆需费时时，非一一蹴可几几。新进进秘书往往往渴望望自己的的能力强强、速度度快，因因而未花花时间去去注意准准确性、认知事事务轻重重、内涵涵性及变变通性。秘书对对时间及及速度的的重视是是可理解解的，但但如果不不具备以以下五项项的资质质，经常常工作会会终归于于无效率率或产生生尴尬的的局面，增增加主管管之困扰扰。对事方面面的资质质有五项项：准确确性；好好

21、判断力力；工作作效率；机智性性；主动动性。现现分别说说明如下下：准确性准确性在在此五项项中，排排行最前前，可见见其重要要性。秘秘书每天天的工作作，都可可能会有有错。每每打一定定，每写写一字，都都有可能能错。然然而，有有效率的的秘书每每天都做做准确的的工作。没有准准确性，秘秘书的工工作毫无无意义。事实上上，不准准确的工工作比不不做还糟糟，因它它所带来来的麻烦烦，可能能要花更更多的时时间去清清理。但要如何何才能算算是准确确性呢？即是每每件细节节都很精精确。这这是需要要时间、耐心与与专心的的。如果果遵循下下列四步步骤，就就能做出出准确的的工作：小心完完成每件件工作。小心核核对每个个细节小心改改正所有

22、有错误小心检检查修正正过的细细节在制作文文件，如如果需要要列出价价格时，秘秘书要小小心地打打字，小小心地检检查价格格是否正正确，小小心修正正任何错错误，然然后在小小心地核核对修正正过的价价格。你你会怀疑疑，如果果没发现现任何错错误，而而一再检检查，是是否很费费时。不不，绝不不。如果果检查十十次，还还未发现现任何错错误，但但在第十十一次才才发现错错误，所所花的时时间还是是值得的的。准确确性，即即是小心心地检查查过，小小心地改改正过，小小心地再再检查过过的小心心的工作作。好判断力力：每位主管管都要求求秘书有有好的判判断力。如果秘秘书总是是道歉说说：“对不起起，这件件事我未未想到”，那么么，就必必须

23、培养养此特质质。幸运运地，这这是可以以培养训训练的。这了要要有好的的判断力力，可遵遵循下列列四个步步骤：第一步骤骤：想想想看你正正在做什什么现在你已已能不必必想而能能够记事事、打字字、读、说、及及听。思思考就是是控制心心思；即即是，集集中精神神。所以以，思考考是训练练好判断断力的绝绝对要素素。第二步骤骤：看看看是否该该采取行行动。如果能集集中思考考，便知知是否该该采取行行动。例例如，是是否有错错要改、有问题题要问、有业务务待改进进、或程程序要变变动等。如果自自己能力力办不到到，找主主管去。不错过过任何采采取行动动的机会会。第三步骤骤：研析析各种因因素。当你需要要采取行行动时，研研析一切切情况一

24、一调查、综合、分析-以判断断是否有有未考虑虑到的因因素，值值得再斟斟酌。第四步骤骤：当机机采取行行动依各种因因素，衡衡量该采采取的行行动。然然后，在在适当的的时机，采采取必要要的行动动。以下下举个好好判断力力的实例例。情况一一主管交待待秘书去去写一封封信。当当秘书在在写信时时对于时时间问题题没有十十分肯定定。经过过判断后后，再去去请示主主管，原原来主管管弄错了了。秘书书的正确确判断，省省下很多多麻烦，也也获得主主管的赞赞许。情况二二主管感冒冒在家。有位很很重要的的客户打打电话来来。急着着要与主主管谈一一笔生意意。秘书书判断分分析，觉觉得良机机不可失失，况且且主管只只是感冒冒而已。所以，秘秘书决

25、定定去电告告知主管管，但首首先准备备客户的的齐全资资料，以以备主管管询问。最后，主主管称赞赞秘书的的好的判判断力。工作效率率：工作效率率即是在在最短的的时间内内有条理理、有系系统地完完成最大大的任务务。一般般办公时时间同样样为八小小时，有有些秘书书能处理理好很多多件任务务；有些些秘书则则处理不不了一件件相同的的任务。如果能能力都相相同的话话，那差差别就在在于做事事有无工工作效率率。有效率的的秘书在在收集资资料做报报告时，会会向各可可靠的来来源获得得资讯并并取下列列的步骤骤：把整个个资料分分成许多多单元把每单单元资料料分别写写在纸条条上把每单单元依其其来源来来分类把纸条条依系统统排列把相关关的单

26、元元归类成成档用此方法法可以有有系统地地完成任任务。有有系统、有条理理即是工工作效率率的先决决条件。在办公公室里的的业务程程序也是是需要有有条理、有系统统。例如如，主管管出差，他他希望秘秘书作电电话记录录。秘书书则必须须能筛选选电话，并并把每通通电话的的重点记记在便条条纸上，以以便主管管回来，即即可一目目了然，这这就是工工作效率率。机智性机智性来来自“再升”（risse aagaiin）之之意。对对于一个个秘书，机机智意即即：在传传统因袭袭的方式式进行不不通时，转转向其他他的资源源或方法法，以求求解决。主管有有时会指指派难以以完成的的任务。秘书，甚甚至在心心里颓丧丧时，必必须保持持乐观的的态度

27、。在遇困困难时，不不放弃，而而试着找找其他可可行之道道，再尝尝试，直直到成功功。有位主管管想找一一份资料料，但在在档案里里，遍找找不着。秘书由由档案里里得知资资料来自自当地的的专业协协会会长长，就决决定去找找这位会会长，但但即发现现电话簿簿没登记记。所以以秘书打打电话到到他家，间间接得知知他办公公室的电电话号码码，再打打给他的的秘书，而而获得那那份资料料。其实实秘书早早就可以以放弃了了，但没没有。机机智是设设法找出出不同的的解决办办法，直直到成功功为止。主动性主动性即即是能预预见该做做的事。没有指指使，便便主动地地去做。所有秘秘书工作作皆需要要主动性性去完成成：指定定的工作作、例行行工作、流程

28、业业务、及及创意的的工作。主动性可可分为二二种方式式：为主管管的方便便。（服服务性）为主管管分忧解解劳。（业业务性）第一方式式：有位秘书书把客户户来信给给主管看看时，通通常把先先前相关关的通信信资料附附上，以以利主管管参考。主管可可能没时时间看它它，但他他喜欢这这样，以以利得知知来龙去去脉，并并做出最最佳之决决定与指指定。第二方式式：秘书由报报上得知知主管之之朋友被被任命为为某公司司之董事事长。秘秘书把报报导剪下下并附上上自己先先拟的祝祝贺函，一一起呈给给主管。不管主主喜不喜喜欢这封封祝贺函函，他一一定会感感激秘书书的主动动性的。(2) 对人方面面：考虑周到到：秘书要能能体谅、帮助、同情别别人

29、。考考虑周到到即是在在为自己己着想前前，先考考虑别人人。如果果一个人人不能考考虑别人人，便仅仅仅只会会依本性性来做，因因为人总总是先考考虑到自自己。所所以，考考虑周到到的资质质是需要要训练与与培养的的。努力力、纪律律现训练练将有助助于修正正思想模模式。当当秘书能能自然表表达出先先考虑别别人时，必必能获得得真正的的满足。以下的例例子，显显示出如如何恰当当地表现现考虑周周到：如果认认为主管管可能会会急需要要你的帮帮助时，就就留在自自己的位位置上。（考虑虑周到）在主管管处于山山穷水尽尽时，提提供他有有效的策策略；当当他感头头疼时，帮帮他倒一一杯凉水水。（同同情心）主管不不在办公公室时，才才打私人人电

30、话。（以主主管方便便为主）总而言之之，一位位考虑周周到的人人，先考考虑别人人。圆滑性圆滑性使使秘书建建立并维维持和谐谐的工作作关系。使用考考虑周到到的词句句及体贴贴的举止止，秘书书可使人人不感窘窘困与难难过。相相同地，其其他人也也会喜欢欢她（他他），因因为她（他他）的圆圆滑性。由下列的的原则，可可以练习习圆滑性性的技巧巧：小心选用用字：不妥：你什么么时候可可完成那那工作？（语气气强）佳：你在在中午前前可完成成那工作作吗？（委委婉）不妥：现在帮帮我打字字。（命命令式）佳：你介介意现在在帮我打打字吗？（客气气）不妥：你明天天要来上上班。（命命令式）佳：你明明天打算算来上班班吗？（尊尊重对方方）圆滑

31、性就就是承担担责骂：秘书在打打好信后后，发现现有个错错误，是是主管的的疏忽所所致。秘秘书马上上承担是是自己的的错，并并立即修修正。很很微妙地地，秘书书的承担担错误及及承受责责骂，使使得此错错误的情情况，很很完满的的解决了了。圆滑性就就是避免免批评：少说“我我早就告告诉你！”也不要要说“我知道道我是对对的！”就是你你很肯定定，也不不要说这这些话，以以免伤了了对方的的自尊心心。当主主管有错错时，避避免批评评，才能能维持良良好的人人际关系系。圆滑性就就是装聋聋作哑：听到有人人批评，或或听到主主管与他他太太谈谈到私人人的事情情时，一一位圆滑滑的秘书书就必装装聋作哑哑，才能能保持镇镇定，不不受干扰扰，正

32、常常处理业业务。谨慎性：对于有经经验的秘秘书，谨谨慎性意意味着把把公司里里所有业业务保密密。对于于初任的的秘书，谨谨慎性则则意味着着只把机机密性的的业务保保密。一一般秘书书都通晓晓公司业业务，但但有经验验的秘书书，知道道这一切切都是公公司的机机密。公公司主管管也是希希望秘书书能谨慎慎地保密密，不希希望秘书书谈论他他的工作作或他的的私生活活。谨慎慎性即是是谨守业业务机密密，少谈谈论他人人之私务务。责任感：主管通常常把责任任感列为为秘书条条件之首首。有责责任感的的秘书是是非常敬敬业的。忠于职职守，做做事有条条有理，有有始有终终。把主主管所赋赋予的任任务，当当作一种种挑战，全全力以赴赴凤求完完满达成

33、成。责任任感亦是是一种使使命感，一一种使命命去承担担完满达达成主管管所托付付的任务务。由秘书的的业务来来探讨，秘秘书的责责任感可可归纳为为四方面面：努力达达成主管管上司交交待的任任务。尽力去去执行秘秘书的例例行业务务。努力去去完成主主管上司司未交待待但必须须做的任任务。发挥协协调的功功能并以以本身工工作态度度作为其其他职员员之表率率一不迟迟到、不不早退、坦诚待待人、尽尽忠职守守。客观性：客观性是是以超然然的、无无私的态态度，来来看整体体性的情情况后，才才做出反反应。并并即，置置身事外外，以理理智而不不带感情情、不带带私心的的态度来来分析一一件事。秘书是是需要有有客观性性的。有有时候，工工作受到

34、到批评，文文件要重重打；或或建议被被拒绝了了。秘书书可能会会显出沮沮丧、失失望与泄泄气。然然而，主主管即希希望秘书书能退一一步，以以全盘、客观的的方式来来看此事事。想一一想，主主管为了了避免再再度犯错错，才做做批评。这是个个良性的的建议。文件必必须重打打，则是是因主管管做了很很多变更更，已改改得面目目全非了了。另外外，秘书书的建议议虽然有有很多优优点，但但因牵涉涉高成本本，所以以暂被拒拒绝了。尔后，秘秘书对于于提出计计划或建建议，反反而更有有成本概概念了。客观性可可使秘书书在采取取任何反反应前，心心平气和和的研析析情境。5、 健康秘书的业业务包罗罗万象。公司机机构的里里外上下下业务，都都需要照

35、照顾。可可见其责责任之重重大，任任务之深深远。因因此，秘秘书人才才必须要要有健康康的身体体。有健健康的身身体，才才能有健健全的身身心，开开朗的心心胸，乐乐观活泼泼的个性性，以面面对任何何困难，化化解任何何困局，创创造崭新新的情势势，以利利公司机机构业务务之腾远远发展。健康是事事业之基基本，没没有健康康的身体体，万念念俱灰。秘书的的工作性性质是机机敏的、又劳心心劳力的的工作，除除了技能能的工作作需要劳劳心劳外外，还经经常要有有良好的的体力应应付一切切日常活活动性的的工作，因因此若是是没有良良好的健健康作基基础，一一切工作作便无法法积极而而主动的的展开，更更不要谈谈到秘书书的责任任感和工工作意识识

36、了。由由此，可可见健康康对于秘秘书工作作的重要要了。WHATT TOO SAAY OON TTHE TELLEPHHONEE WHHEN1. YOU PLAACE SOMMEONNE OON HHOLDDSituuatiionA cuustoomerr iss inn thhe mmidddle of a vveryy loong stoory, annd yyourr ottherr liiness arre rringgingg offf tthe hoook. Youu muust plaace himm onn hoold.2. YOURR MAANAGGER IS NOTT INNS

37、ituuatiionA clliennt ccallls aand youur ssupeerviisorr iss noot iin. He is on vaccatiion forr twwo wweekks.3. YOURR MAANAGGER IS IN BUTT NOOT TTAKIING CALLLSSituuatiion:Yourr maanagger is behhindd inn hiis ppapeerwoork andd innstrructts yyou nott too taake callls forr thhe nnextt foour houurs. A cus

38、stommer callls andd innsissts on tallkinng wwithh hiim.4. THE CALLLERR REEFUSSES TO GIVVE YYOU A NNAMEESituuatiion:You beggin thee sccreeeninng pproccesss onn a calll, andd thhe ppersson reffusees tto ggivee yoou hhis namme. Youu haave speeciffic insstruuctiionss frrom youur ssupeerviisorr thhat you

39、u arre tto gget thee peersoonss naame befforee trranssferrrinng ccallls.5. YOU MUSST KKNOWW WHHY TTHE PERRSONN ISS CAALLIINGSituuatiion:You havve tthe perrsonns namme, andd noow mmustt fiind outt whhy hhe iis ccalllingg.6. THE CALLLERR SAAYS,”YOOUR MANNAGEER HHAS THEE NUUMBEER”Situuatiion:You aree i

40、nnstrructted to gett teelepphonne nnumbberss frrom peooplee whhen theey lleavve mmesssagees. Ninne ttimees oout of tenn, ttheyy saay,”hhe hhas thee nuumbeer.”7. A CAALL HASS NOOT BBEENN REETURRNEDDSituuatiion:A cuustoomerr caallss annd ssayss,”TThiss iss thhe tthirrd ttimee Ive callledd toodayy.Ive

41、beeen ccalllingg foor wweekks.WWhy hassntt hee caalleed mme bbackk? AAre youu suure youuree giivinng hhim my messsagges?”8. THE CALLLERR WAANTSS SOOMETTHINNG TTHATT ISS NOOT YYOURR JOOB TTO HHANDDLE Situuatiion:A cuustoomerr caallss annd aask youu too heelp himm ennrolll iin aa seeminnar youur ccomp

42、panyy iss giivinng tthd folllowwingg weeek. Yoou hhavee nootinng tto ddo wwithh thhe ssemiinarr,annd kknoww noothiing aboout it.9. THEYY SAAY TTHEYY WEERE PROOMISSED SOMMETHHINGG WOOULDD HAAPPEEN TTHATT DIIDNTSituuatiion:A cuustoomerr iss caalliing to commplaain thaat aa saalessmann whho wworkks ffo

43、r youur ccomppanyy prromiisedd thhat insstruuctiion boookleets forr thhe pprodductt yoou sselll woouldd arrrivve tthe dayy affterr thhe cconttracct wwas sinngneed. Thee innstrructtionn boooklletss haave nott arrrivved, annd tthe cusstommer hass beeen unaablee too usse yyourr prroduuct forr ovver a w

44、weekk.如何提升升工作效效率与效效能讲义所刊刊内容，非非经全友友管理顾顾问有限限公司同同意，禁禁止任意意翻印、转载为为任何形形式如何提升升工作效效率与效效能一、 高效率的的档案管管理技巧巧二、 如何为上上司与自自己管理理时间三、 会议管理理技巧四、 行程安排排技巧一、 高效率的的档案管管理技巧巧1、 档案管理理(1) 档案归档档的方法法按字顺序序以编号分分档依地理位位置分档档依日期顺顺序归档档依数字分分档(2) 如何减低低档案管管理的工工作量尽量维持持办公桌桌的整齐齐建立特定定的整理理档案的的时间表表建立一个个“暂持存存放”的系统统寄放不不需马上上归档的的文件如果同时时替一人人以上工工作，

45、应应分开存存放要归归档的文文件桌上应放放一个“文件篮篮”应随时准准确接受受新科技技随时改进进自己的的档案管管理系统统“双重”归档如何追踪踪“传阅”的文件件如何剪报报2、 档案管理理的原则则理想的档档案管理理原则是是：正确确、简明明、经济济及富有有弹性，兹兹分别简简述如下下：(1) 正确：良好的档档案管理理，是希希望能做做到调阅阅某一档档案时，就就能迅速速地找到到，因此此档案的的分类及及存放要要正确，取取用后归归档也要要正确地地放回原原处，不不可紊乱乱。(2) 简明档案管理理须力求求简单明明了，其其分类也也要简明明，放置置的位置置及使用用的方法法，让公公司里的的有关人人员都能能清楚与与了解，使使

46、上司或或其他同同事也随随时可取取用参考考。(3) 经济：档案管理理人员的的多寡，视视实际需需要而定定，不宜宜太多，以以节省开开支；档档案所占占的位置置愈小愈愈好，以以免浪费费空间，因因此档案案要确定定。保存存年限，适适时的销销毁（即即处理掉掉）清理理已失时时效者。(4) 富有弹性性档案的分分类上立立案上要要富有弹弹性，以以适应业业务的扩扩充或临临时的变变动。如如以人事事的档案案为例，若若机关或或公司规规模小，人人事十分分单纯，分分类就不不心太精精细，而而公司扩扩弃人员员增加后后便须详详细划分分，分为为任用、训练、考核、薪资、升迁、请假、退休、辞职等等类。3、 档案的重重要性(1) 处理业务务的参考考一个机关关或公司司的档案案，可以以供业务务承办人人员在处处理业务务时作为为了解案案情及立立意遣词词的参考考或援引引；以期期在业务务处理上上不会发发生矛盾盾分歧的的现象，回回复信件件也不致致于重复复。(2) 可作为法法令的依依据一个机关关或公司司业务的的计划与与施行，必必定要牵牵涉到许许多国家家的法令令或公司司本身的的规章或或会议的的决议，而而法令、规章、会议记记录，都都是公司司档案的的一种，所所以档案案可作为为法令的的依据。(3) 可作为了了解机关关或公司司历史的的参考：介绍一个个机关或或公司的的概况，必必须要叙叙述其